Veel gestelde vragen

De Raad van Commissarissen (afgekort RvC of ook de Raad van Toezicht, RvT) heeft om meerdere reden belang bij het voltallig bijwonen van het halfjaarlijks overleg wat bestuurder(s) en ondernemingsraad moeten houden. Het halfjaarlijks overleg ( of ook wel Artikel 24 Overleg of Algemene gang van zaken overleg) kent een aantal doelstellingen:

• Zicht geven op welke manier medezeggenschap functioneert in de onderneming aan de hand van een evaluatie en vragen vanuit de commissarissen. Daarmee voldoen zij aan hun eigen statuut waarin behoort te staan dat zij actief en periodiek nagaan of de besluitvorming in de organisatie op een tijdige en zorgvuldige wijze tot stand komt.

• Zicht geven op - en die bespreken met elkaar - van de ontwikkelingen binnen en buiten de onderneming
• Mededelingen doen vanuit bestuurder over voorgenomen besluiten in het komende half jaar
• Gezamenlijk vaststellen welke van die onderwerpen mogelijk vallen onder het Advies dan wel Instemmingsrecht
• Afspraken maken over de wijze waarop en vanaf welk moment in de voorbereiding van die besluiten de OR betrokken zal worden
• Zicht geven door de OR op onderwerpen waarvan hij vindt dat die (meer) aandacht moeten krijgen in de onderneming. En daarover met de bestuurder afspraken maken over wie, hoe, met welke ondersteuning die onderwerpen opgepakt gaan worden
• Zicht geven als RvT/RvC op welke manier en welke thema’s er in het komende half jaar toezicht wordt uitgeoefend

De vraag:
Wij hebben een eigen callcenter. Omdat de hoeveelheid werk op dit moment niet door eigen personeel verwerkt kan worden wil de bestuurder een pilot starten. Inhuren van een extern callcenter voor 6 maanden en daar 1 soort werkzaamheid plaatsen. Na die 6 maanden zou het moeten stoppen en zou ons eigen callcenter alles weer aankunnen. Het contract is by the way al getekend. Dus slecht omkeerbaar?! Maar de afname van deze werkzaamheden is wel ingrijpend. De kennis van deze werkzaamheden zakt weg, onzekerheid komt er voor mensen met tijdelijke contracten. Mijn vraag; is dit instemmingsplichtig? Ik denk van wel.
 
Het antwoord:
Deze pilot valt onder Adviesrecht (artikel 25, lid 1c,d,f). Omdat het gaat om een tijdelijke aanpassing van de organisatie, werkverdeling, bevoegdheden, locatie van het werk en omdat het mogelijk impact veroorzaakt nu of op de termijn van 6 maanden op de bestaande medewerkers. Of dat vaste medewerkers zijn of met een tijdelijke aanstelling maakt niet uit.
 
De bestuurder had over zijn voornemen (outsourcen deel van het takenpakket) om de hoeveelheid werk aan te kunnen vooraf advies aan de OR moeten vragen. Ik neem even aan dat de functiebeschrijving van de medewerkers in het callcenter nu niet wordt aangepast, maar dat hen ‘gevraagd’ wordt een deel van hun taken niet uit te voeren.
 
Nu het contract al getekend is, zou je kunnen denken dat het gaat om een voldongen feit, gerealiseerde verandering. En ja er moet een oplossing komen voor te veel werk natuurlijk. Maar de bestuurder moet nu alsnog een Adviesaanvraag indienen bij de OR. De eerste zin daarvan zouden zijn excuses moeten zijn over het niet betrekken van de OR in dit traject.
 
In de Adviesaanvraag moet o.a. komen te staan:

• Welk probleem lost de bestuurder op?
• Welke andere dan de nu gekozen oplossing zijn overwogen?
• Welke voorwaarden zijn er gesteld aan de externe partij?
• Is er een aanbesteding gedaan?
• Wie bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening die onder de naam van de organisatie elders wordt uitgevoerd?
• Op welke manier wordt dit gemeten?
• Kent het contract een begin en einddatum?
• Bevat het contract een intentieverklaring voor verdergaande samenwerking?
• Op welke manier wordt ervoor gezorgd dat de pilot na 6 maanden beëindigt kan worden?
• Zijn er afspraken gemaakt over medewerkersbehoud/overdracht met de externe partij?
• Hoe wordt de kennis van de bestaande medewerkers in de komende 6 maanden voor deze overgedragen taken behouden.

De vraag:
De organisatie kiest ervoor om eigen risicodrager (ERD) te worden voor de ziektekosten. Heeft de OR daarop advies- of instemmingsrecht?
 
Het antwoord:
Het onderwerp inderdaad valt onder het Adviesrecht (art 25 WOR, lid 1m), maar door de mogelijke impact van het voorgenomen besluit, raakt het ook aan onderwerpen die vallen onder het Instemmingsrecht (art 27 WOR, lid 1d en 1k).
 
Het gaat namelijk om een wijziging van de volgende Advies-onderwerpen:

• Eigen risicodragerschap
• Financiële impact
• Verruiming van werkzaamheden (ophanging en invulling functie re-integratie)

• Arbeidsomstandigheden
• Preventiebeleid en uitvoering
• Verzuimbeleid
• Re-integratie
• Bescherming persoonsgegevens medewerkers

• Was de OR op de hoogte gesteld van het uit te voeren onderzoek?
• Is de OR de gelegenheid geboden om advies te geven over dit voorgenomen besluit tot het doen van onderzoek naar ERD?
• Is de OR betrokken in de opdrachtomschrijving voor het uit te voeren onderzoek?
• In welke zin is dit bureau te kwalificeren als ‘specialistisch’?
• Heeft de OR de opdrachtbeschrijving, het onderzoeksrapport en de daarin opgevoerde scenario’s ontvangen en is er een toelichting op verstrekt?
• Wat wordt verstaan onder ‘waarbij ook gekeken is naar de reële uitstroom in de laatste jaren’? Wat is ‘gekeken’ en wat is ‘reëel’ en wat is ‘laatste jaren’?
• Er is gerekend in de drie scenario’s met een ‘x’ aantal zieke medewerkers. Hoe is die ‘x’ vastgesteld en is er een relatie met de ‘reële uitstroom’?

• een minder aantrekkelijk werkgeverschap
• een niet positieve sfeer in de onderneming over de in eigen beheer uitgevoerde re-integratietaken op enig moment
• onvoldoende borging van de persoonlijke gegevens van medewerkers waarover strikte wetgeving bestaat.
• Het dilemma bij het management tussen kosten van ziekte en goed werkgeverschap ondanks de kosten.

De situatie:
In maart 2016 hebben we als OR instemming gegeven voor de invoering van een nieuw rooster en plansysteem. De OR was destijds van mening dat er betere systemen op de markt waren, maar de organisatie wilde graag 1 integraal systeem (een elektronisch zorgdossier en een roosterplanningsmodule).

Zie de tekst van onderstaande brief.
++++++++++
Geachte Raad van Bestuur,
 Op 12 januari jl. heeft de OR uw brief ontvangen waarin u advies vraagt voor de aanschaf van het rooster- en planningsysteem X. Na het inwinnen van juridisch advies heeft de OR besloten deze aanvraag te behandelen als zijnde een instemmingsverzoek.

Tijdens de overlegvergadering van 10 maart jl. is het voorgenomen besluit uitgebreid met u besproken. De OR is zich er van bewust dat er momenteel betere rooster- en plansystemen op de markt zijn maar vindt het van doorslaggevend belang dat de organisatie van acht naar één systeem kan overgaan.

De OR besluit dan ook om in te stemmen met de aanschaf van het planning- en roostersysteem X met inachtneming dat bij de verdere inrichting van het systeem tijdig instemming wordt gevraagd aan de OR. De OR stelt als belangrijke voorwaarde, dat bij de verdere inrichting van het systeem daadwerkelijk wordt gerealiseerd, wat nodig is om efficiënt en gebruiksvriendelijk te kunnen plannen en (zelf)roosteren.

Graag vernemen wij uw definitieve besluit.

Met vriendelijke groet,
De Ondernemingsraad
++++++++++

Inmiddels is dit project 2 jaar na dato uitgelopen op een mislukking en is de Raad van Bestuur voornemens om over te stappen op een ander systeem dat in andere divisie reeds in gebruik is. De OR heeft echter toestemming gegeven voor X en wil nu zeker een strakkere vinger aan de pols op het onderdeel roosterplanning omdat X in werkelijkheid een stap terug in de tijd is en als veel te complex werd ingeschat door onze medewerkers.

Belangrijkste vraag: moet de RVB het proces opnieuw opstarten en een nieuw instemmingsverzoek doen?
 
Antwoord en advies:
Beste OR,

Hartelijk dank voor jullie vraag. Eerst wil ik jullie als OR een compliment geven over de wijze waarop jullie vanaf 2016 op dit dossier actief zijn. Constructief, gedegen, gebruikmakend van de juiste rechten uit de WOR, open voor oplossingen.

Het instemmen destijds met de keuze van een implementatie van X is te begrijpen. Ook het verzoek om op een later tijdstip opnieuw betrokken te worden bij de daadwerkelijke invoering ook. De gestelde eisen aan gebruikersvriendelijkheid zijn dan ook zeer terecht.

Nu de bestuurder tot de conclusie is gekomen om niet door te gaan met X en te kiezen voor Y heeft de OR inderdaad recht opnieuw op een aanvraag tot instemming.

Het betreft hier immers een wijziging van een systeem met waarschijnlijk opnieuw impact op de organisatie (processen, werkwijze, taken, bevoegdheden, privacy data) en haar al medewerkers.

Van belang zijn nog een aantal zaken:

• Een goede evaluatie waarom en waardoor X niet heeft kunnen slagen (lessons learned).
• Een toets van het systeem Y aan de doelstellingen, criteria uit 2016 (selectiecriteria bijstellen eventueel).
• Een enquête/interview met de huidige gebruikers van Y in de thuiszorgpoot om te achterhalen welke voor en nadelen dit systeem kent (om kinderziektes te voorkomen).
• Herziening van de begroting. Gemaakte kosten X, kosten overhevelen X naar Y, aanvangskosten Y.
• Communicatie naar de gehele organisatie vanuit de bestuurder en de OR over niet slagen implementatie en aanpak selectie en keuze voor Y (transparant over gemaakte fouten en draagkracht voor de omwisseling verkrijgen).

Eerst maar eens de betreffende leden uit artikel 25 WOR hieronder plaatsen:
De ondernemingsraad wordt door de ondernemer in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk door hem voorgenomen besluit tot:

3. beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel daarvan;
4. belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming;
5. belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming.

Deze vraag wordt vaker gesteld op momenten waarop er door een fusie of overname een tijdelijke ondernemingsraad (TOR of BOR) gevormd moet worden. De wet kent twee indelingscriteria voor het vaststellen van een ondernemingsraad waarin meer dan 1 organisatieonderdeel vertegenwoordigt moet worden. Dat zijn ‘de evenredige verdeling’ en ‘de eis van afdoende representativiteit’.
 
Onderstaand eerst een casus waarover de Ondernemingskamer zich in 2018 heeft uitgesproken.
 
Als een ondernemer voor zijn 8 werkmaatschappijen een groepsondernemingsraad (GOR) willen instellen blijkt dat één van de huidige ondernemingsraden het niet eens is met de toekomstige zetelverdeling in de GOR. Uiteindelijk start die ene OR een procedure bij de kantonrechter omdat hij een evenredige verdeling van de zetels wil over de betrokken bedrijven, waarbij rekening gehouden wordt met het aantal in de onderneming werkzame personen.
 
Het overzicht aan ondernemingen met de in de onderneming werkzame personen ziet er als volgt uit:
 

Onderneming	Aantal werknemers	Aantal zetels	Aantal werknemers per zetel
Onderneming 1	130	2	65
Onderneming 2	73	2	36,5
Onderneming 3	654	3	218
Onderneming 4	324	2	162
Onderneming 5	570	3	190
Onderneming 6	1040	4	260
Onderneming 7	288	2	144
Onderneming 8	231	2	115,5
Tot​aal	3310	20

De OR van onderneming 6 is het niet met de verdeling eens. Zo moeten zij één zetel onder 260 medewerkers ‘verdelen’, terwijl bijvoorbeeld onderneming 2 die zetel onder 36/37 medewerkers kan ‘verdelen’. Daarom is er geen sprake van een evenredige verdeling van de beschikbare zetels. 
 
Volgens de ondernemer is die evenredigheid niet per se noodzakelijk, zolang er maar sprake van representativiteit is. Ook hebben ze rekening gehouden met de omvang en complexiteit van de aard en aansturing van de onderneming. Ze geven ook aan dat de rest van de ondernemingsraden zich wél kunnen vinden in de voorgestelde zetelverdeling. 
 

Oordeel kantonrechter   Volgens de kantonrechter bevat de Wet op de ondernemingsraden (WOR) geen specifieke norm voor de zetelverdeling in een groepsondernemingsraad. De WOR bepaalt dat de verschillende groepen van de betrokken ondernemingen zoveel als mogelijk in de GOR vertegenwoordigd moeten zijn en dat het reglement van de GOR een dergelijke bepaling daarover dient te bevatten. Zie artikel 34, lid 3.   De kantonrechter vindt dat de ondernemers bij hun voorstel rekening gehouden hebben met deze representativiteit in combinatie met de omvang van de ondernemingen en de internationale aansturing. Uitsluitend de verdeling bepalen op grond van de omvang van de ondernemingen is niet voldoende. In dit geval is ook daar door de ondernemers naar gekeken, maar ook naar de andere factoren. De ondernemingsraad van onderneming 6 verliest zijn procedure.   Uitspraak: Rb. Zeeland-West-Brabant 21 december 2017 - zaaknummer 6185067 OV EJ 17-8339

 
Advies WORonline
Natuurlijk ligt een verdeling op grond van werknemersaantallen per onderneming voor de hand, maar in de praktijk levert dat soms geen effectieve medezeggenschap op en geen belangenvertegenwoordiging die recht doet aan de hele onderneming. De WOR wil voorkomen dat een enkel onderdeel van de organisatie omwille van zijn omvang naar werknemersaantallen de medezeggenschap overheerst. Uit de uitspraak van de kantonrechter wordt duidelijk dat er naast de evenredige vertegenwoordiging ook andere factoren meegewogen moeten worden. Daarbij mag je denken aan de toegevoegde waarde van een kleiner ondernemingsdeel aan het gehele functioneren van de organisatie of bijvoorbeeld de vertegenwoordiging van alle vestigingen hoe klein ook.
 
Bij de inrichting van tijdelijke medezeggenschap - na een fusie of overname - is het ook zaak om beide onderneming en daarin werkzame personen recht te doen door er voor te zorgen dat er een goede vertegenwoordiging van beider belangen kan plaatsvinden.
 
Voorbeeld daarvan zijn de Transitie-COR uit 2008 - 2011 bij ABNAMRO. Die bestond uit 7 zetels met OR-leden van Fortis Bank Nederland en 18 zetels van de COR ABNAMRO. Daarbij werd ook vastgesteld dat de 7 zetels van Fortis evenveel (50%) stemwaarde vertegenwoordigden als de 18 zetels (ook 50%) van de COR ABNAMRO. Op dat moment is er sprake van effectieve medezeggenschap waarbij de continuïteit van de onderneming en de belangen van alle werknemers mee gediend zijn. Dit indelingsprincipe (naar representativiteit of pariteit) is een veel toegepaste methode om GOR, COR, BOR en TOR op een goede manier te laten werken.
 
Het feit dat de andere 7 ondernemingsraden in de casus hierboven met de voorgestelde verdeling van zetels akkoord zijn gegaan zal in dit geval ook een rol hebben gespeeld bij de uitspraak van de Ondernemingskamer. De ondernemer moet namelijk zijn indelingsvoorstel voorleggen en in overleg met alle betrokken OR-en brengen, voordat hij een nieuwe indeling gaat hanteren. De motivatie waarom er gekozen wordt voor deze specifieke indeling die afwijkt van de evenredige vertegenwoordiging geeft daarbij de doorslag.;

De aanleiding:
Wij hebben een paar maanden geleden een nietigheidsverklaring aan de bestuurder gezonden. Zijn voornemen om de leaseregeling te wijzigingen kreeg van de OR geen instemming. De bestuurder legde die afwijzing naast zich neer en zond een brief aan alle medewerkers die in een leaseauto rijden. De OR heeft vervolgens nietigheid ingeroepen door de bestuurder een officiële verklaring te sturen. Vervolgens heeft de bestuurder eieren voor zijn geld gekozen en alle leaserijders opnieuw een brief gestuurd waarin hij zijn besluit terugdraait en excuses aanbood aan de medewerkers en de OR.

De vraag:
Nu vraagt de OR zich af of je dan de nietigheidsverklaring moet opheffen of intrekken en hoe zij de bestuurder daarvan op de hoogte moet stellen?

Antwoord:
Een nietig verklaring is een zwaar middel. Het toont van lef wanneer een OR die gebruikt. Maar wanneer de OR van mening is dat een bestuurder ten onrechte een maatregel doorzet zonder daarbij het instemmingsrecht van de OR te respecteren moet de OR wel. Door middel van de nietigheidsverklaring kan zij de uitvoering van de ongewenste regeling per direct stil laten leggen. Daaruit blijkt dan duidelijk dat het recht op instemming het zwaarste recht is van elke OR!
De bestuurder die toch zijn wijziging van de leaseregeling wil doorvoeren heeft dan maar één optie: en dat is naar de rechtbank. 
Gelukkig heeft de bestuurder voor gekozen om op zijn schreden terug te keren en de wijziging van de leaseregeling terug te draaien. Daarmee is de aanleiding en reden die de OR had om nietigheid in te roepen komen te vervallen. Het is goed om dat vast te leggen. Je kan er als OR voor kiezen dat je een tweede verklaring (brief) stuurt waarin je de bestuurder complimenteert met zijn herziening van zijn eerder genomen foutieve beslissing. De WOR kent geen stap die daar in voorziet, maar ik raad het de OR wel aan om het te doen.
Het instemmingsrecht is zeer procedureel. Daarom adviseer ik een OR ook altijd om er procedureel mee om te gaan als de situatie wijzigt.
Meld de bestuurder schriftelijk dat de OR haar nietigheidsverklaring intrekt en motiveer kort waarom dat is. Vermeld dat de actie van de bestuurder daartoe geleid heeft. Laat de brief terugkomen op de agenda van de eerstvolgende Overlegvergadering als ingekomen stuk. Daarmee wordt ook officieel gearchiveerd dat er sprake is geweest van een onjuist uitgevoerd verzoek tot instemming. Daar kan je als OR dan altijd op terug grijpen. Soms is vastlegging van gezette stappen en genomen besluiten of herziening daarvan belangrijk. Daar waar het gaat om het sterkste recht van de OR raad ik het zeker aan.;

De vraag:
Een van de OR-leden heeft te kennen gegeven zich terug te trekken uit de OR.

Betrokkene heeft dit verder nog niet gecommuniceerd. Wat is het stappenplan/procedure die we als OR moeten doorlopen? Wie behoort dit te communiceren naar bestuurder en achterban? Hoe gaat het daarna verder? We willen het liefst iemand van de backoffice erbij. Mogen we mensen individueel polsen of mogen/moeten we een algemene oproep doen tot kandidaatstelling en degene die gehoor geeft benoemen, of moeten we officiële verkiezingen instellen?
 
Het antwoord:
De eerste actie van betrokkene is om de OR en de bestuurder te informeren over het beschikbaar stellen van de zetel door betrokkene. Dat kan mondeling of per mail en later in de overlegvergadering komt het dan formeel in het verslag.
 
In de eerstvolgende nieuwsbrief kan het aftreden van het OR-lid komen te staan. Er is geen haast bij. Je kunt als OR ook een korte mail zenden aan iedereen, waarbij je dan wel moet weten of je daarin een algemene oproep doet om de vacante zetel in te vullen. Lees daarvoor hieronder even door.
 
In de WOR vindt je geen bepalingen over hoe te handelen als OR in geval er een vacature ontstaat tijdens de zittingstermijn. De WOR zegt in artikel 10 dat de OR een huishoudelijk reglement moet opstellen waarin zij dat regelt. In het reglement mag de OR zelf bepalen wat zij doet wanneer er een vacature ontstaat.
 
De eerste stap is het goed nalezen wat in het reglement is vastgelegd m.b.t. het ontstaan van een tussentijdse vacatures. Die stappen moet je nauwgezet doorlopen.
 
Ik neem aan dat jullie een reglement hebben en dat daar in staat dat bij het ontstaan van een vacature de eerstvolgende op de kandidatenlijst van de laatst gehouden verkiezingen gevraagd wordt de zetel te vervullen. Als die er is, dan moet je die eerst vragen om de vrijgekomen zetel in te nemen.
 
Daarbij gelden geen criteria vooraf in de zin van geschikt of niet geschikt volgens jullie of de bestuurder en ook niet uit welk onderdeel hij of zij komt. Tenzij er sprake was van kiesgroepen of lijsten.
 
Als er geen rest-kandidaat meer is, dan moet de OR een algemene oproep plaatsen om de vacature te vullen. Vertel in die oproep wat het OR-werk inhoud, hoeveel tijd het kost, wat er van een OR-lid verwacht wordt, hoe interessant het is en hoe leuk en wanneer je vergadert etc. Geef dus informatie!
 
Iedereen zich mag aanmelden. Je mag echter aangeven dat je hoopt (dus geen voorkeur) op een kandidaat vanuit de backoffice.  
 
Wanneer zich meer kandidaten melden voor de vacante zetel moet je tussentijdse verkiezingen organiseren.  Zelf een keuze maken uit meerdere kandidaten is niet toegestaan.
 
De bestuurder en HR kunnen ook een rol vervullen door in hun communicatie naar medewerkers het belang van het OR-werk te promoten en iets te delen van hun ervaringen met de OR.
 
Afscheid nemen van het aftredende OR-lid
Je kunt overwegen om met betrokkene een ‘exit’-gesprek voeren, met het doel om betrokkene te bedanken voor de inzet en de zittingsperiode te evalueren. Waarom stelt iemand zijn zetel ter beschikking? Heeft dat te maken met het OR-werk, weerstand van de werkvloer of om persoonlijke redenen.
 
In het laatste geval is het spijtig dat iemand ermee stopt, maar als betrokkene met een positief gevoel op afgelopen periode terugkijkt, dan kan zo iemand wel als ambassadeur voor een OR optreden. Dat geeft een positieve impuls aan het wervingstraject voor nieuwe kandidaten.
 
Ligt het aan het OR-werk, dan kun je daar misschien lering uit trekken en kijken wat je aan de pijnpunten kunt doen. Misschien ook eens polsen bij je andere OR-leden of zij het ook zo ervaren.
 
Heeft het met weerstanden op de werkvloer te maken, dan kan je dat bij de bestuurder aankaarten, waarop hij het weer met de leidinggevende van betrokkene moet bespreken.;

In maart 2016 hebben we als OR instemming gegeven voor de invoering van een nieuw rooster en plansysteem (XXX). De OR was destijds van mening dat er betere systemen op de markt waren, maar de organisatie wilde graag 1 integraal systeem (het elektronisch zorgdossier van XXX en hun andere modules waaronder de roosterplanningsmodule).

Zie de tekst van onderstaande brief.
+++++++++++++++++++++++++++
Geachte Raad van Bestuur,
 Op 12 januari jl. heeft de OR uw brief ontvangen waarin u advies vraagt voor de aanschaf van het rooster- en planningsysteem XXX. Na het inwinnen van juridisch advies heeft de OR besloten deze aanvraag te behandelen als zijnde een instemmingsverzoek.

Tijdens de overlegvergadering van 10 maart jl. is het voorgenomen besluit uitgebreid met u besproken. De OR is zich er van bewust dat er momenteel betere rooster- en plansystemen op de markt zijn maar vindt het van doorslaggevend belang dat de organisatie van acht naar één systeem kan overgaan.

De OR besluit dan ook om in te stemmen met de aanschaf van het planning- en roostersysteem XXX met inachtneming dat bij de verdere inrichting van het systeem tijdig instemming wordt gevraagd aan de OR. De OR stelt als belangrijke voorwaarde, dat bij de verdere inrichting van het systeem daadwerkelijk wordt gerealiseerd, wat nodig is om efficiënt en gebruiksvriendelijk te kunnen plannen en (zelf)roosteren.

Graag vernemen wij uw definitieve besluit.

Met vriendelijke groet,
Ondernemingsraad XYZ
+++++++++++++++++++++++++++

Inmiddels is dit project 2 jaar na dato uitgelopen op een mislukking en is de Raad van Bestuur voornemens om over te stappen op een ander systeem dat in onze thuiszorgpoot reeds in gebruik is. Dit systeem heet YYY. De OR heeft echter toestemming gegeven voor XXX en wil nu zeker een strakkere vinger aan de pols op het onderdeel roosterplanning omdat XXX 4 in werkelijkheid een stap terug in de tijd is en als veel te complex werd ingeschat door onze medewerkers.

Belangrijkste vraag: moet de RVB het proces opnieuw opstarten en een nieuw instemmingsverzoek doen?
Dit een goed voorbeeld van een OR die constructief, gedegen en gebruikmakend van de juiste rechten uit de WOR, meedenkt over oplossingen.

Het instemmen destijds met de keuze van een implementatie van XXX is te begrijpen. Ook het verzoek om op een later tijdstip opnieuw betrokken te worden bij de daadwerkelijke invoering ook. De gestelde eisen aan gebruikersvriendelijkheid zijn dan ook zeer terecht.

Nu de bestuurder heeft besloten om niet door te gaan met XXX  maar te kiezen voor YYY dient aan de OR inderdaad de aanvraag tot instemming opnieuw te worden voorgelegd.

Het betreft hier immers een wijziging van een systeem met waarschijnlijk opnieuw impact op de organisatie (processen, werkwijze, taken, bevoegdheden, privacy data) en al haar medewerkers.
 
ANTWOORD en ADVIES:
Van belang zijn nog een aantal zaken:

• Zorg altijd voor een zgn. Programma van eisen (PvE). Hierin moeten de "eisen" (criteria) waaraan moet worden voldaan zijn opgenomen en de "wensen" waaraan zo veel mogelijk moet worden voldaan. Stel dit op voordat er een pakketselectie plaatsvindt.
• Stel een goede evaluatie op waarom en waardoor XXX niet heeft kunnen slagen (lessons learned).
• Doe een toets van het systeem YYY aan de doelstellingen die in 2016 waren geformuleerd. (selectiecriteria bijstellen eventueel).
• Organiseer een enquête/interview met de huidige gebruikers van YYY in de thuiszorgpoot om te achterhalen welke voor- en nadelen dit systeem kent (om kinderziektes te voorkomen).
• Vraag om een herziening van de begroting. Gemaakte kosten XXX, kosten overhevelen XXX naar YYY, aanvangskosten YYY.
• Vraag om communicatie naar de gehele organisatie vanuit de bestuurder en licht als OR in je nieuwsbrief toe over het niet slagen van de implementatie XXX,  de pakketselectie en keuze voor YYY. Wees transparant over gemaakte fouten om zo het draagvlak voor de omwisseling naar YYY te verkrijgen.

In de WOR zelf staat er niets over geschreven. De WOR verwijst voor alle zaken waar het gaat om kandidaatstelling, verkiezingen etc. naar het Huishoudelijk Reglement. De SER heeft ooit een voorbeeldreglement opgesteld. Let wel dit is een voorbeeld en geen geldende wet en regelgeving. Maar ook daarin staat niets over het maximumaantal zittingstermijnen.

Er is wel jurisprudentie die gaat over wat een OR afwijkend mag regelen als het gaat om het aantal zetels, zittingstermijnen en verkiezingen.
 
In al die uitspraken zie je een duidelijke lijn van redeneren:

1. De OR doet een voorstel om haar eigen reglement aan te passen.
2. Zij motiveert haar idee, onderbouwt het met bijvoorbeeld argumenten die wijzen op de goede doorstroming, vers bloed, goede demografische vertegenwoordiging, etc, en beoogt daarmee dat er effectieve medezeggenschap plaatsvindt. Dat laatste ‘effectieve medezeggenschap’ is namelijk het grote doel van de WOR.
3. Zodra de OR heeft opgeschreven dat het beter is dat er na bijvoorbeeld 2 aaneengesloten zittingstermijnen minimaal een zittingstermijn sabbatical moet zijn, bespreekt ze dat intern en neemt er een voorgenomen besluit over tot het aanpassen van het Huishoudelijk Reglement op dat punt. Slim is om een paar andere punten ook mee te nemen in de aanpassing. De ervaring leert anders dat het onderwerp al snel terecht komt in een ‘ja’ of ‘nee’ discussie. Zorg dus dat het onderdeel is van het aantrekkelijker maken van de medezeggenschap in zijn geheel en het beter verspreiden van de medezeggenschap in de organisatie.
4. Vervolgens leg je het ‘nieuwe’ reglement voor aan de bestuurder. Die geeft er zijn mening over. Het kan helpen als de bestuurder ook van mening is dat dit een goede maatregel is en als hij dat onderbouwt ook zelf.
5. Dan neem je als OR het besluit om het reglement aan te passen per de eerstvolgende zittingstermijn. Je maakt het bekend in de organisatie en geeft de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen. Dat laatste is een verplichting wanneer je het Huishoudelijk Reglement op deze onderwerpen aanpast.
6. Als niemand bezwaar heeft wijzigt het reglement per de eerstvolgende reguliere verkiezing. Vanaf daar heb je een reglement met daarin een maximum op het aantal aaneengesloten zittingstermijnen per OR-lid. Voorbije zittingstermijnen kunnen niet worden meegeteld.
7. Een zittend OR-lid die zich na de wijziging alsnog weer kandidaat stelt nadat hij het maximum heeft overschreden kan niet als verkiesbaar worden ‘opgesteld’ en verdwijnt op aangeven van de verkiezingscommissie van de lijst met kandidaten. Zo’n medewerker kan dan bezwaar aantekenen natuurlijk maar krijgt geen gelijk want dat punt zijn we dan al gepasseerd in de vorige termijn van bezwaar.
8. Mocht een OR-lid dan alsnog naar de kantonrechter of Ondernemingskamer stappen dan zal er een marginale toetsing (zorgvuldigheid gehanteerde procedure) worden verricht. Goede vastlegging van de aanpassing van het huishoudelijk reglement is daarom van groot belang.  

De situatie:
Onze organisatie gaat verhuizen. Wij zijn hoofdhuurder en zorgen voor de BHV en een ontruimingsplan. Dit ontruimingsplan wordt vervolgens besproken met de OR en deze stemt dan, als het goed is, in. Nu zegt de OR van de medehuurder, het plan ook te willen checken om vervolgens te kunnen instemmen.
 
De vraag is dus: moet met dit plan door beide OR-ren worden ingestemd of is alleen de OR van de organisatie die het plan schrijft? Met andere woorden. Als onze OR instemt met het plan, is dit voldoende en is het dan voldoende dat de medehuurder het plan ter info krijgt?
 
Het antwoord:
De WOR doet hier geen uitspraak over. De WOR gaat wel uit van de relatie bestuurder en OR. De vraag moet dus eigenlijk zijn wie voor dit pand eindverantwoordelijk is in de zeggenschapskant. Als dat de WOR-bestuurder van X is zal die een verzoek kunnen doen aan de OR waarvan hij bestuurder is om te kijken naar het ontruimingsplan. Het ontruimingsplan is in principe ook niet vallend onder advies of instemming, maar ik snap dat de OR er iets over wil zeggen, omdat het raakt aan de arbeidsomstandigheden en waarschijnlijk ook onderdeel uitmaakt van een RI&E.
 
Dan de OR van medehuurder. Als je onderhuurder bent heb je te voegen naar de voorwaarden die in het huurcontract (SLA) staan. Waarschijnlijk is daarin opgenomen dat de medehuurder zich moet schikken naar wat de hoofdhuurder aan beleid op het gebied van veiligheid etc. heeft opgesteld.
 
Als OR van X heb je geen verplichting om de OR van medehuurder te informeren of anderszins te betrekken. De huurrelatie en het samen gehuisvest zijn, is geen grond om gedeelde of gemandateerde medezeggenschap in te richten.
 
Als de OR van medehuurder hier iets mee wil, moet hij zich melden bij de eigen WOR-bestuurder en daar betogen dat zij de gelegenheid willen krijgen om in te stemmen. Hun WOR-bestuurder moet dan maar uitleggen en of regelen of dat wel of niet kan gezien de huurovereenkomst.
 
Uiteraard moet het ontruimingsplan wel bij alle bewoners bekend zijn.;

De vraag:
Is het verplicht om zelf een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen of mag je die ook inhuren?
 
Onze organisatie is een joint venture van meerdere bedrijven en stelt voor om bij de invoering van de AVG gebruik te maken van de Preventiemedewerker van de joint venture-partij. Heeft de OR instemmingsrecht op de taken en bevoegdheden van deze ‘externe’ functionaris?
 
Het antwoord:
Het korte antwoord is: Jazeker, je mag onder de nieuwe wet AVG een Functionaris Gegevensbescherming delen met andere delen van de organisatie. Er is wel een maar overigens.
 
Hoe en waar de verantwoordelijkheid op functieniveau wordt belegd door de organisatie (al of niet in samenwerking met andere organisatieonderdelen) bepaald niet of de OR instemmingsrecht heeft of niet.
 
De OR heeft over het Privacy beleid voor zover het de gegevensbescherming van het eigen personeel raakt, het instemmingsrecht. Zodra het gaat om de gegevens van cliënten en bezoekers gaat de OR er niet over.
 
Er is veel onduidelijkheid over de invoering van de AVG en wat de OR ermee moet.
 
Het instemmingsrecht van de OR over de AVG van 25 mei 2018
Aan het aanstellen van een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) gaan een aantal keuzes vooraf. Dat is allereerst het beleid op Gegevensbescherming. Vanuit het beleid is te bepalen of de bescherming van data van cliënten en medewerkers met elkaar verweven zijn. Doorgaans is dat het geval omdat beide datasets zijn ondergebracht in IT-systemen die voor veel medewerkers toegankelijk zijn. Die vermenging is van belang omdat het instemmingsrecht wat de OR heeft op het beheer, gebruik en de bescherming van de gegevens van de medewerkers/collega’s als vanzelf in beeld komt bij de behandeling van een instemmingsverzoek over beheer, gebruik en bescherming van de cliëntgegevens.
 
Nadat duidelijk is over welke dataset het gaat kan er gekeken worden naar de benodigde inrichting. Dat dit alleen online, digitaal en om geautomatiseerde gegevens zou gaan is een misvatting. In veel organisaties worden nog veel datasets in fysieke vorm opgeslagen (ordners, kaartenbakken, gespreksverslagen) ook. Daar gaat de AVG dus ook over!
 
Waarop geeft de OR haar instemming?
De OR gaat ook over het takenpakket, de bevoegdheden, de contractomvang, de plaats binnen of buiten de onderneming bij het aanstellen van een ‘eigen’ functionaris gegevensbescherming (FG). Deze keuzes maken onderdeel uit van de besluitvorming over het intern toezicht op gegevensbescherming. De vraag die de OR zich moet stellen is of de organisatie zich voldoende bewust is van de impact van de nieuwe wetgeving. En heeft de organisatie afdoend beleid geformuleerd en passende maatregelen genomen om de data van cliënten goed te beheren, gebruiken en beschermen.
 
Op dat geheel aan maatregelen en keuzes die vaak worden vastgelegd in een plan van aanpak heeft de OR haar instemming te verlenen.
 
Takenpakket van de Functionaris Gegevensbescherming (FG)
Een FG zal vooral toezien op een veilige gegevensverwerking van derden (burgers, klanten, cliënten), echter dit ‘externe’ privacy beleid kan sterk verweven zijn met het interne privacy beleid door toegang van de FG tot persoonsgegevens van het personeel. En wanneer het gaat om datalekken kan dat zowel persoonsgegevens van derden als van het eigen personeel betreffen. Directiebesluiten over het interne toezicht dat ook gegevens van het personeel raakt of voorzieningen betreft die geschikt zijn voor het administratief of digitaal ‘volgen’ van personeel, zullen ter instemming aan de OR moeten worden voorgelegd.
 
Welke criteria gelden voor de classificatie van de data (hoog vertrouwelijk, vertrouwelijk, laag vertrouwelijk), hoe het beheer is ingericht, op welke wijze de medewerkers geïnformeerd (gaan) worden over de vastlegging, beheer en gebruik van hun data. Helder moet zijn als het gaat over beheer van data wie daar eindverantwoordelijk voor is, wie de melding gaat doen bij calamiteiten en wie op het hele proces regelmatig gaat een audit uitvoert.
 
Omdat de keuzes over de inhoud van de functie en de taken van de FG medebepalend zijn voor de verdere uitwerking van beleid en maatregelen, zullen ook die keuzes onderdeel van het instemmingsrecht van de OR zijn. Bovenstaande is de input voor een goede functieomschrijving en profiel. Tot zover reikt de verantwoordelijkheid van de OR. De selectie van de man/vrouw om deze functie in te vullen valt niet onder de verantwoordelijkheid van de OR.;

Onderstaand een uitspraak naar aanleiding van een door de OR van de gemeente X aangespannen geding. Hier was de aanleiding anders, maar de uitspraak en toelichting van de Rechtbank wijst duidelijk op de ‘onmogelijkheid om af te wijken van het geldende huishoudelijk reglement tijdens de zittingstermijn’. Ik heb de relevante delen zijn cursief en onderstreept.
 
De enige pragmatische en toegestane oplossing bestaat uit het installeren van een vaste commissie waarin OR-leden en de belangstellenden (interim-medewerker die niet voldoet aan actief/passief kiesrecht) als zijnde experts tot commissielid te benoemen. Door deze commissie te kwalificeren als vaste commissie (naar de WOR art 15) verkrijgen alle leden van deze vaste commissie dezelfde rechten, plichten en faciliteiten als de OR-leden. Enkel het stemrecht kan niet worden toegekend aan een expert-commissielid.
 
Invulling tussentijdse OR-vacatures kan niet naar eigen inzicht
(Bron: Ester Damen, Kennedy van der Laan, op 07 maart 2016)
 
Feiten
Bij de gemeente X heeft in 2015 een ingrijpende herstructurering plaatsgevonden. Het is op dit moment nog onduidelijk wat er gaat gebeuren met de ondernemingsraden van de verschillende stadsdelen. In oktober 2014 zijn, in afwachting van de gevolgen van de herstructurering, leden gekozen voor de OR van het stadsdeel Zuid. Bij de verkiezingen hebben Lijst A en de Lijst B allebei zes zetels gekregen. De Lijst C kreeg één zetel.
 
Binnen de OR is er een conflict ontstaan tussen de Lijst A en de Lijst C enerzijds en de Lijst B anderzijds. Naar aanleiding van dit conflict hebben de zes leden van Lijst B hun werkzaamheden neergelegd. Deze leden zijn vervangen door kandidaten van de Lijst A en de Lijst C. De OR heeft de gemeente verzocht om de zes nieuwe leden van de OR verschillende faciliteiten toe te kennen, zoals een urenvrijstelling, een mobiele telefoon en een iPad. De gemeente heeft dit geweigerd.
 
Daarnaast speelt er een conflict over een convenant tussen de OR en de gemeente. Dit convenant liep in 2013 af maar is op dat moment stilzwijgend verlengd. De gemeente zou het convenant nu op twee punten niet willen verlengen, namelijk de beschikbaarheid van een ambtelijk secretaris en een eigen budget.
 
De OR heeft in kort geding gevorderd te bepalen dat de gemeente de nieuwe leden op gebruikelijke wijze moet faciliteren. Daarnaast vordert de OR te bepalen dat het convenant tussen de OR en de gemeente wordt nageleefd.
 
De kantonrechter heeft de gevorderde voorzieningen afgewezen. De OR heeft hoger beroep ingesteld.
 

Het oordeel van het hof   Het hof wijst op het reglement van de OR waarin is bepaald dat, in geval van een tussentijdse vacature, de OR de kandidaat als opvolger aanwijst die volgens de uitslag van de laatste verkiezingen daarvoor als eerste in aanmerking komt. Omdat er geen kandidaten meer beschikbaar waren had de OR tussentijdse verkiezingen moeten uitschrijven of in overleg met de bestuurder de vacature op een andere wijze moeten invullen. De OR heeft deze procedure niet gevolgd.   Omdat de handelwijze van de OR zodanig in strijd is met het eigen reglement en met het beginsel dat een OR een afspiegeling dient te zijn van alle personeelsleden kan de gemeente niet gehouden worden daaraan medewerking te verlenen door de nieuwe leden te faciliteren. De vordering van de OR wordt daarom afgewezen.   Ook de vordering met betrekking tot het convenant wordt afgewezen. Nadat de OR de samenwerking met de toenmalige secretaris met onmiddellijke ingang heeft beëindigd, heeft de gemeente zich voldoende ingespannen om een nieuwe secretaris te werven. De gemeente heeft verder in redelijkheid kunnen besluiten om de OR niet een ‘naar eigen inzicht te besteden’ budget toe te kennen. Het is voldoende aannemelijk geworden dat de OR het budget uit 2014 aanzienlijk heeft overschreden. Het convenant verplicht de gemeente niet tot het toekennen van een budget dat naar eigen inzicht kan worden besteed.

 
Tips:

1. In het OR-reglement is over het algemeen uitvoerig weergegeven op welke wijze verkiezingen dienen plaats te vinden en hoe moet worden omgegaan met vacatures in de OR. In de rechtspraak is al meerdere malen bevestigd dat een OR niet naar eigen inzicht van zijn reglement kan afwijken.
    
2. In artikel 22 van de Wet op de Ondernemingsraden is neergelegd dat de ondernemer gehouden is om de kosten voor zijn rekening te nemen die redelijkerwijze noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de OR en zijn commissies. Uit deze uitspraak volgt dat deze verplichting alleen geldt ten opzichte van OR-leden die op de juiste wijze zitting in de OR hebben genomen.
    
3. Om te voorkomen dat de (on)kostenvergoeding een terugkerend discussiepunt wordt, kan er in onderling overleg voor worden gekozen om de OR jaarlijks een budget toe te kennen dat hij naar eigen inzicht kan besteden. Zoals ook in deze uitspraak wordt bevestigd, is dit echter geenszins een verplichting.

De vraag:
In het Meerjaren Investeringsprogramma (MIP) is een grote infrastructurele investering opgenomen. Onze bestuurder is van mening dat dit niet adviesplichtig is. Ze geeft aan dat het "business as usual" is, de investeringen zijn immers opgenomen in het (MIP).
 
De OR is van mening dat een grote investering met bijbehorende beslag op financiële middelen, organisatorische inzet, risico's en tussen de ondernemingen afhankelijkheden welke goede afspraken vereisen wel adviesplichtig is.
 
Hoe zit het?
 
Het antwoord:
Relevante WOR artikelen
Artikel 23, lid 1: De ondernemer en de ondernemingsraad komen met elkaar bijeen binnen twee weken nadat hetzij de ondernemingsraad hetzij de ondernemer daarom onder opgave van redenen heeft verzocht.
 
Artikel 23, lid 2: In de in het eerste lid bedoelde overlegvergaderingen worden de aangelegenheden, de onderneming betreffende, aan de orde gesteld, ten aanzien waarvan hetzij de ondernemer, hetzij de ondernemingsraad overleg wenselijk acht. De ondernemingsraad is bevoegd omtrent de bedoelde aangelegenheden voorstellen te doen en standpunten kenbaar te maken.
 
Artikel 23, lid 3: De ondernemingsraad is ook buiten de overlegvergadering bevoegd aan de ondernemer voorstellen te doen omtrent de in het tweede lid bedoelde aangelegenheden. Een dergelijk voorstel wordt schriftelijk en voorzien van een toelichting aan de ondernemer voorgelegd. De ondernemer beslist over het voorstel niet dan nadat daarvoor ten minste éénmaal overleg is gepleegd in een overlegvergadering. Na het overleg deelt de ondernemer zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed aan de ondernemingsraad mee, of en in hoeverre hij overeenkomstig het voorstel zal besluiten.
 
Artikel 25, lid 1b: het vestigen van, dan wel het overnemen of afstoten van de zeggenschap over, een andere onderneming, alsmede het aangaan van, het aanbrengen van een belangrijke wijziging in of het verbreken van duurzame samenwerking met een andere onderneming, waaronder begrepen het aangaan, in belangrijke mate wijzigen of verbreken van een belangrijke financiële deelneming vanwege of ten behoeve van een dergelijke onderneming;
 
Artikel 25, lid 1d: belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming;
 
Artikel 25, lid 1h: het doen van een belangrijke investering ten behoeve van de onderneming;
 
Artikel 25, lid 1L: het treffen van een belangrijke maatregel in verband met de zorg van de onderneming voor het milieu, waaronder begrepen het treffen of wijzigen van een beleidsmatige, organisatorische en administratieve voorziening in verband met het milieu;
 
(Zie ook artikel 28 lid 1,2 en 4:  ‘de speciale taken van de OR’ inzake arbeidsvoorwaarden en voorschriften voor de arbeidsomstandigheden, het overleg over de regeling van de arbeid binnen het onderdeel waar zij werkzaam zijn, alsook de zorg voor het milieu)
 
Artikel 25, lid 5: Voor zover de ondernemingsraad daarover nog niet heeft geadviseerd, wordt voorts het advies van de ondernemingsraad ingewonnen over de uitvoering van het besluit.
 
Antwoord:
De WOR gaat ervan uit dat een ondernemingsraad het recht heeft om onderwerpen aan te dragen, voorstellen te doen en aangelegenheden aan de orde te stellen (artikel 23).
 
Bij het indienen van een voorstel vanuit Artikel 23 (initiatiefrecht) is er geen koppeling vereist met de limitatieve lijst van redenen zoals de WOR die opsomt in artikel 25 Advies.
 
Dus ook wanneer de bestuurder halsstarrig blijft in haar opvatting dat het niet Adviesplichtig is belegd de OR alsnog een extra Overlegvergadering en brengt haar mening naar voren.
 
Het betreft een uitvoeringsadvies OR cf. artikel 25 WOR, lid 5
Artikel 25 van de WOR is duidelijk genoeg over het feit of de OR over deze investering gaat of niet.
 
Van belang is ook of de OR eerder over het MIP advies heeft uitgebracht. Dat advies moet dan zijn gegaan over het voornemen (strategische richting en bijbehorende begroting) om in de komende jaren investeringen te doen. Dit advies richt zich vooral op de beweegredenen, de (bedrijfseconomische) noodzakelijkheid en het belang voor de onderneming. Dit is de WAAROM doen wij dit? En hecht aan artikel 25, lid 1 tm 4.
 
In een MIP is doorgaans nog niet exact vastgelegd welke investeringen, met welke partijen of onderdelen van de onderneming gedaan zullen worden. Dergelijke deelbesluiten vallen onder artikel 25, lid 5 en verplichten de bestuurder om aan de OR een uitvoeringsadvies te vragen. Dat is een Adviesaanvraag die verduidelijkt welk deelplan nu wordt gestart, wie daarvoor verantwoordelijk wordt (*1, welke impact dat heeft op de organisatie, financiën (is het conform en passend binnen de MIP-begroting?) en medewerkers (hun aansturing, voorwaarden, arbeidsomstandigheden, recht op regelingen, etc).  Dit is het HOE deel van de Adviesaanvraag. De WOR geeft geen minimale bedragen of percentages om vast te stellen of een OR een Adviesaanvraag moet ontvangen.
 
Het begrip ‘belangrijk’ wordt in de WOR gehanteerd en moet worden geïnterpreteerd als ‘het veroorzaakt mogelijk impact op de organisatie (strategisch, financieel, beleidsmatig, administratief, inzet medewerkers) en of impact op de medewerkers (arbeidsvoorwaarden, wijziging bevoegdheden, dagelijkse aansturing, arbeidsomstandigheden, locatie van de werkzaamheden (lees: impact op woon/werkverkeer)), waarbij de eventuele gevolgen voorzien moeten worden van passende maatregelen om dat alles te ondervangen.
 
*1) Het is niet relevant welke entiteit (deelneming) de werkzaamheden uitvoert. Het valt onder de bevoegdheid van de OR, omdat het impact veroorzaakt op haar financiën en medewerkers.
 
NB: in soortgelijke meningsverschillen tussen bestuurder en OR heeft de Ondernemingskamer (OK) al meerdere keren uitspraken gedaan. Ik kan zonder enige twijfel voorspellen dat als de OR bovenstaande casus voorlegt aan de OK er een uitspraak komt die de opvatting en onderbouwing van de OR ondersteund en waarbij de bestuurder verplicht wordt alsnog compleet en tijdig advies in te winnen. Er zijn voldoende voorbeelden bekend waarbij de bestuurder de opdracht kreeg om zijn investering en operationele opdrachten om het werk te starten moest opschorten. De organisatie kan zichzelf de kosten van een rechtsgang besparen door de OR alsnog op korte termijn een duidelijke Adviesaanvraag toe te zenden. Ik adviseer de OR om dit document integraal te delen met de bestuurder om elke twijfel bij haar weg te nemen en de hoge kosten van een gang naar de OK te voorkomen.
 
Strategische ontwikkeling van de onderneming:
Er zijn meer organisaties die naast het kernbedrijf (waar de medewerkers in dienst zijn voornamelijk) tal van deelnemingen, joint-ventures en samenwerkingsverbanden aangaat en of initieert. Vanuit financiële, politieke, juridische en aansprakelijkheid geredeneerd, kan daarvoor voldoende grond zijn, maar dat betekent niet dat de OR van het kernbedrijf er geen medezeggenschap meer op heeft.
 
Ook daarover is de OK voldoende duidelijk geweest in het verleden.
 
De OR heeft rechten zodra het raakt aan de strategische richting, organisatorische inrichting, financiële haalbaarheid en of de arbeidsvoorwaarden en omstandigheden van de medewerkers. De wijze waarop de organisatie haar medewerkers inzet neigt naar een ‘uitzendorganisatie van professionals’ in tal van projecten met een diversiteit in de (juridische) aansturing, juridische ophanging en aansturing.
 
Een goed onderbouwd advies van de OR om die ontwikkeling te toetsen is gewenst en conform haar rechten zoals in de WOR opgenomen. En daar zou de bestuurder én de Raad van Commissarissen op uit moeten zijn (toetsing vooraf en onderbouwd advies) in plaats van het trachten te voorkomen op basis van een ‘business-as-usual’- argumentatie. De WOR kent geen business-as-usual als criterium om vast te stellen of een onderwerp valt onder Advies of niet.;

De vraag:
De OR heeft een instemmingsaanvraag Kledingregeling ontvangen. Volgens RvB betreft het een harmonisatie van twee oude regelingen. De OR vindt het meer een beschrijving van de huidige situatie. Op een paar essentiële onderdelen moeten nog keuzes worden gemaakt, waarschijnlijk gebeurt dit pas aan het einde van het jaar. De OR wil de instemmingsaanvraag niet in behandeling nemen en wil voorstellen om een nieuwe instemmingsaanvraag te ontvangen nadat er echte beleidskeuzes zijn gemaakt. Wel wil de OR eventueel alvast een aantal punten ter verbetering meegeven.
 
Het antwoord:
Wanneer de OR een vraag om instemming krijgt van de bestuurder is het verstandig daar gepast en rekening houdend met de kwaliteit van de aanvraag en aangeleverde documentatie op te reageren.
 
Er zijn bij instemming slechts 2 opties: JA of NEE. Je stemt er mee in of je stemt er niet mee in. In beide gevallen moet de OR gemotiveerd aangeven waarom zij wel of niet instemt.
 
In jullie situatie wordt de Kledingregeling geharmoniseerd van 2 naar 1 regeling. En dat is voor de bestuurder een goede reden om instemming aan de OR te vragen. Sterker nog het is zijn wettelijk plicht. Ook al verandert er nu inhoudelijk misschien niet veel en moeten er nog veel echte keuzes gemaakt worden aan het einde van het jaar. Het is mooi dat de bestuurder om instemming vraagt. Hij kent de wet dus!
 
Nu beide oude regelingen samengevoegd worden én de huidige situatie wordt beschreven, is het aan de OR om daarop instemming verlenen. Je mag als OR een onderbouwing en of een uitgebreid voorbehoud toevoegen. Naar verwachting zullen in het lopende jaar nog een aantal essentiële keuzes gemaakt moeten worden die in de nu voorliggende regeling dan moeten worden opgenomen. Hier ligt voor de OR een kans. Want de bestuurder vraagt tijdig naar de mening van de OR. Maak er gebruik van voor door duidelijk aan te geven wat de OR graag wil opgenomen hebben in de uiteindelijke Bedrijfskledingregeling.
 
Advies
Het advies is om instemming te verlenen aan de harmonisatie van 2 oude regelingen in 1 nieuwe regeling en daarbij duidelijk aan te geven op welke punten de OR nog verbeteringen wil zien in de uiteindelijke regeling. Benadruk dat je dit ziet als een tussentijdse aanpassing en dat de OR verwacht nogmaals instemming te moeten verlenen.
 
Een OR kan een instemmingsaanvraag eigenlijk niet naast zich neerleggen. Dat kan hij wel doen, maar dan verliest de OR het recht binnen nu en een maand op het verlenen van instemming op deze regeling. De historie van het verlenen van instemming is namelijk ook van belang. Zodra je een keer overslaat zeg maar neemt je recht af. Dat is gebleken bij uitspraken die de Ondernemingskamer heeft gedaan over het verliezen van het recht op instemming door laksheid van de OR.
 
Het is ook aan te raden om in elk advies en instemming wat de OR afgeeft een disclaimer op te nemen:
 
“Dit advies of deze instemming is geldig met alle daarin gestelde voorwaarden en voorbehouden, totdat er nieuwe informatie en of omstandigheden bekend worden gemaakt door de bestuurder of worden waargenomen door de ondernemingsraad.”;

Afgelopen week onderging ik een nieuwe ervaring.
 
Na een uitgebreide telefonische intake omwille van de corona-maatregelen, bracht ik aan de scholingscommissie van de ondernemingsraad offerte uit. Offertes gaan altijd gepaard met een scholingsvoorstel op maat.
 
Daarin staat wat de OR met de scholing wil bereiken, welke methoden er gebruikt worden en wat het tijdsbeslag is voor elk OR-lid. Het voorstel bevatte nu naast een aantal offline dagdelen per commissie (kleine groepen in grote ruimten gaat prima) ook online onderdelen.
 
Online scholen als onderdeel van het hele traject werkt goed voor de voorbereiding van onderdelen en of om kennis op te doen. Een visie OR opstellen, speerpunten 2020 formuleren en een e-learning WOR volgen in eigen tempo achter de computer vanuit huis bevalt veel OR-leden goed.
 
Het hele pakket kende een beslag van 3 dagen scholing aan de OR. Voor deze OR waren dat de eerste dagen training die ze zouden gaan volgen na de onlangs gehouden verkiezingen. Een wat je noemt belangrijk moment voor de OR, organisatie en bestuurders om de medezeggenschap zo snel als mogelijk effectief te krijgen. Juist in de corona periode is dat belangrijk.
 
Maar het liep anders.
 
Valt de scholing van de OR onder de strikt noodzakelijke kosten?
Het tweede telefonische contact was met de voorzitter van de OR. Die vertelde mij dat de offerte niet goedgekeurd was door de bestuurder. De reden van niet goedkeuren lag niet in het voorgestelde programma. Sterker nog, die vonden OR en bestuurder juist erg mooi. Het lag ook niet aan het tarief. Kan ook niet want ik hanteer de adviestarieven van de SER.
 
De reden was anders. De bestuurder gaf aan dat de scholing van de OR niet viel onder de strikt noodzakelijke kosten. Met een verwijzing naar de impact die corona ook had op hun bedrijfsvoering. Ik viel even stil.
 
Voor de meeste ondernemingsraden is inmiddels wel duidelijk dat de OR gaat over de inhuur van zijn eigen scholing en het trainingsbureau. Wanneer het bureau een redelijke (SER-adviestarief is leidend) offerte uitbrengt en de OR blijft binnen de 5 dagen minimale scholing waar hij per jaar recht op heeft ligt er niets in de weg om over te gaan tot uitvoering.
 
De bestuurder stak er nu een stokje voor door gebruik te maken van het criterium ‘strikt noodzakelijke kosten’.
 
Welke vragen moet je nu stellen?
Het vervolg laat zich raden. Ik vroeg aan de voorzitter of hij al een adviesaanvraag had ontvangen. Toen viel het even stil aan de andere kant van de lijn.
 
Wanneer een directie over gaat tot het niet meer investeren in scholing en blijkbaar omwille van de impact van corona zijn investeringen terugschroeft is er sprake van een belangrijke wijziging. Al was het alleen maar op het vlak van het fors afwijken van de begroting. De eerste vragen die deze OR moet gaan stellen aan de bestuurder zijn dan ook:

• Is er een besluit genomen over kostenbesparing?
• Is er een definitie ‘strikt noodzakelijke kosten’?
• Welke kosten vallen op dit moment onder die definitie?
• Wat beoogt u te besparen c.q. niet meer zoals begroot uit te geven?
• Is er nu of binnenkort sprake van ingrijpen in de onderneming naar aanleiding van de impact die corona heeft op de (financiële) gezondheid van de organisatie?
• Hoe rijmt u uw beslissing om de OR haar scholing te onthouden met het recht van de OR op minimaal 5 dagen training per kalenderjaar? 

De vraag: 
We zijn van mening dat de OR betrokken had moeten worden bij het opstellen van functiebeschrijving voor de functionaris gegevensbescherming. Dat is niet gebeurd. Wel heeft bestuurder aangegeven dat de functieomschrijving zoals die nu is opgesteld, zo minimaal mogelijk is en dat slechts voldaan wordt aan de wettelijke plicht. De OR zou daarom op dit moment ‘niets te vinden hebben’.  Wanneer het definitieve functieprofiel zal worden opgesteld, over een jaar, zal de OR hierbij wel betrokken worden, geeft bestuurder aan.
 
Is deze gang van zaken correct? Zie je in de vacature wellicht zaken waarop de organisatie op dit moment (jegens de OR) tekort geschoten is?
 
Het antwoord:
De OR gaat niet over de selectie van de kandidaat voor de functie. Dus deelname aan sollicitatiegesprekken voor functies op dit niveau in de organisatie is af te raden. Dat is niet je vak/expertise om de beste kandidaat te vinden, te beoordelen en te selecteren.
 
Het kan dat de OR gaat over de functiebeschrijving. Dan moet er wel sprake zijn van een gewoonte binnen de organisatie om (nieuwe) functiebeschrijvingen voor te leggen aan de OR ter instemming. Als dat voorheen niet gebeurde met aangepaste of nieuwe functiebeschrijvingen voor functies op dit niveau heb je nu ook geen instemming hierop. De WOR kent alleen rechten toe aan de OR als het gaat om bestuurders en leden van raden van toezicht/commissarissen. Een uitzondering daarop is de preventiemedewerker waarop de OR wel instemming heeft op functiebeschrijving en selectie van de kandidaat. Die wetgeving is per 1 juli 2017 ingegaan.
 
Wanneer de OR voorheen iets heeft vastgelegd (bovenwettelijk in een convenant) in de zin dat zij op enkele specifieke werkgebieden of functiegroepen instemming of adviesrecht heeft kan de OR zich daar nu op beroepen. Maar ik vermoed dat dit er niet is in jullie geval.
 
De enkele opmerking dat het nu een minimale invulling betreft die voldoet aan de wet is geen argument om wel of niet instemming of advies te vragen.
 
De wet is al sinds 2001 in werking immers.
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/wetten/wet-bescherming-persoonsgegevens
 
Advies:
Belangrijker is de vraag of deze vacaturestelling (nieuwe functie) voortkomt uit eerder beleid op het gebied van beveiliging medewerkers/cliënten gegevens beveiliging. Ik herinner mij natuurlijk je vorige vraag over vervanging systemen. Als je de vacaturestelling en de beschrijving van deze functie kan koppelen aan die eerdere behandeling of aan een ander beleidsstuk over HR-beleid en privacy van medewerkersdata kan je betogen dat je wilt toetsen of dat wat nu praktisch wordt ingericht (nieuwe functie) conform is met het toen opgestelde beleid en doelen die behaald moesten worden.
 
Je hebt dan een redelijk goede kapstok om dit aan op te hangen. Het gaat hier dan om een uitvoeringsadvies (implementatie van maatregelen vanuit eerder vastgesteld beleid).
 
Het aanbod van de bestuurder om op een later moment wel invloed te hebben is natuurlijk ook een mogelijkheid, maar het argument om dat dan nu niet toe te staan in zin van ‘we richten het eerst minimaal en wettelijk verplichtend in’ is geen goede reden.
 
Eigenlijk zegt de bestuurder dat hij wel om jullie instemming had gevraagd als hij het gelijk in één keer goed had ingericht nu. De beste vraag is dan ook nu waarom er voor gekozen is om het nu slechts minimaal in te richten en daarop ook te werven. En wordt de kandidaat dat ook verteld?;

De vraag:
Het idee is om deze OR conclusie (de OR ziet geen ruimte in de CAO om af te wijken van de cao bepalingen) naar de bestuurder te verwoorden en hem te vragen, als hij die ruimte wel ziet, de OR hiervan te overtuigen. We sturen de instemmingsvraag dus terug. Staat dit gelijk met het geven van geen instemming?
 
Het antwoord:
Er zijn 2 artikelen in het geding.

• Artikel 27, lid 2
  De ondernemer legt het te nemen besluit schriftelijk aan de ondernemingsraad voor. Hij verstrekt daarbij een overzicht van de beweegredenen voor het besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de in de onderneming werkzame personen zal hebben. De ondernemingsraad beslist niet dan nadat over de betrokken aangelegenheid ten minste éénmaal overleg is gepleegd in een overlegvergadering. Na het overleg deelt de ondernemingsraad zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed zijn beslissing aan de ondernemer mee. Na de beslissing van de ondernemingsraad deelt de ondernemer zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de ondernemingsraad mee welk besluit hij heeft genomen en met ingang van welke datum hij dat besluit zal uitvoeren.

• Artikel 27, lid 3
  De in het eerste lid bedoelde instemming is niet vereist, voor zover de betrokken aangelegenheid voor de onderneming reeds inhoudelijk is geregeld in een collectieve arbeidsovereenkomst of een regeling van arbeidsvoorwaarden vastgesteld door een publiekrechtelijk orgaan.

De achtergrond:
Onderstaande mail ontving de hele organisatie. Wij als OR zijn niet meegenomen in het proces, laat staan de inhoud. We krijgen nu al veel vragen van de achterban over of dit zo maar kan. Veel mensen begrijpen het inhoudelijk ook niet. Volgens ons vergt verlofregeling instemmingsrecht, klopt dit?
 
Hoe had het proces moeten gaan en wat kunnen wij nu nog doen om te zorgen dat er duidelijkheid komt naar de achterban. Ook over overuren, want daar wordt niets over gezegd en die maken mensen wel en compenseren deze dan ook weer.
 
Is de door de bestuurder gestelde termijn van een half jaar ook gerechtvaardigd, of zou dit langer moeten zijn? (De directie heeft in een eerder overleg gezegd dat er een termijn van een jaar gehanteerd zou worden.)

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
5 juni 2017

Beste collega, 
 
Met ingang van 1 januari 2012 is er een nieuwe vakantiewetgeving in werking getreden. De wet bepaalt dat er bij een fulltime dienstverband 20 vakantiedagen worden toegekend. Dit zijn wettelijke vakantiedagen. Daarnaast bestaan er bovenwettelijke vakantiedagen. Dit zijn vakantiedagen bovenop de wettelijke vakantiedagen. Voor de wettelijke vakantiedagen geldt dat deze komen te vervallen binnen een half jaar na het opbouwjaar.
 
Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt dat deze vervallen na een periode van vijf jaar. Een fulltimer heeft 25 verlofdagen (200 uur waarvan 160 wettelijk en 40 bovenwettelijk). Voor een parttimer is dit beide naar rato.
 
Bovenstaande was nog niet zo ingeregeld in ons systeem maar is nu met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2017 gecorrigeerd. Omdat het verlofsaldo tot en met april 2017 al was geboekt hebben we hier een correctie op gedaan en vanaf mei 2017 wordt maandelijks het verlof juist geboekt. Vanaf heden zijn dan ook je verlofuren opgesplitst in wettelijke uren en bovenwettelijke uren in het systeem met de juiste vervaldatum.
 
Op dit moment zijn er dus een aantal medewerkers met wettelijke uren die dit jaar al op 30-06-2017 komen te vervallen. Aangezien dit zou betekenen dat dat je nog maar twee weken hebt om dit op te nemen hebben we besloten om eenmalig van deze uren de vervaldatum te verzetten, namelijk naar 31-12-2017.
 
Jouw leidinggevende ontvangt een mail met jouw verlofuren die wettelijk gezien komen te vervallen op 30 juni 2017. Ook kun je al in het systeem kijken of je onder deze groep valt en uren op moet gaan nemen voor het einde van het jaar. 
 
Groet,
HR business partner
+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
 
Het antwoord:
De OR heeft instemmingsrecht op de invoering, wijziging en opheffing van een verlofregeling.

In dit geval gaat het om wetgeving die per 2012 is ingegaan en pas 4,5 jaar later wordt ingevoerd in jullie organisatie.

Het mag helder zijn dat de werkgever zeer nalatig is met zijn enorm verlate inrichting van deze wet. Dan is een zorgvuldige invoering door bestuurder en HR vereist.  

De OR kan niet meer instemmen met iets wat 4,5 jaar geleden al om formele instemming vroeg. Daarbij komt dat het wetgeving is. Waar de OR nog wel over gaat is de manier waarop je de transitie van huidige opgebouwde uren en het opnemen daarvan laat verlopen naar de wettelijk onderbouwde aanpak.
Om de rust en het vertrouwen te herstellen kan de bestuurder het volgende doen:

• Excuses aanbieden aan medewerkers voor deze zeer verlate invoering van de wetgeving.
• Informeren over wat de nieuwe regeling behelst.
• Tijd inruimen om samen met de leidinggevende en de medewerkers te bezien of er ‘opname-problemen’ privé/werk gaan ontstaan. Moet een medewerker bepaalde (omzet)doelstellingen halen en ontstaat er daardoor mogelijk extra werkdruk of een lager variabel te behalen inkomen?
• Tijd inruimen op teamniveau om samen te beoordelen of de dienstverlening, de bezetting en onderlinge vervanging haalbaar blijft?
• Een richtlijn vastleggen voor schrijnende gevallen, waardoor zij bij wijze van uitzondering in plaats van een half jaar bijvoorbeeld een jaar mogen doen over de extra versnelde opname van vrije dagen.

(Vervolg)

Huidige ontstane situatie van de organisatie
Ik neem hieronder de aan mij toegezonden briefing vanuit de OR over en geef daar dan in een anders gekleurde letter commentaar op. Daarna zal ik mijn advies geven voor het vervolg van het lopende traject.
 
De huidige bestuurder gaat in met pensioen. De Raad van Toezicht is een traject gestart voor de werving van een nieuwe bestuurder. De OR heeft meegedacht over het opstellen van het profiel en vier OR leden zijn uiteindelijk geïnterviewd door het selectiebureau.
 
Het is goed dat de OR is gevraagd mee te denken en praten over het gewenste profiel.
 
De betrokkenheid van de OR in het vervolgtraject is dat deze vier mensen de kennismakingsgesprekken met een of twee benoembare kandidaten opvolging Raad van Bestuur hebben. Dit groepje van vier OR leden vormt dan als het ware de adviescommissie.
 
Op zich is het prima dat een kleinere delegatie van de OR actief deelneemt in het wervingsproces. Je mag ze zelfs ‘adviescommissie’ noemen, maar dat zegt niets over wie (deze vier of de hele OR) advies gaat uitbrengen. De commissie brengt dus hooguit advies uit aan de OR, die vervolgens adviseert over de kandidaten.
 
Volgens de Raad van Toezicht is deze deelname persoonlijk en niet overdraagbaar.
 
De OR beslist over welke OR-leden deel uitmaken van de commissie. Voor de zorgvuldigheid van het proces (geheimhouding, vergelijkbare gesprekken, gedeeld oordeel) is het inderdaad verstandig de samenstelling van de vier zo min mogelijk te wisselen.
 
We vragen ons een paar dingen af:
1. Kan de Raad van Toezicht bepalen dat deelname persoonlijk en niet overdraagbaar is en of dat een deel of hele OR moet zijn (in verband met adviesrecht OR)?
 
Wanneer de RvT wil dat steeds dezelfde vier (of bij afwezigheid van 1 van de vier geen vervangers) de gesprekken voeren in het traject, hadden zij dit vooraf moeten aangeven als wens. De OR had zich dan vooraf kunnen afvragen of zij met die voorwaarde akkoord wilde gaan. Ik ontkoppel hier en eerder ook al de causaliteit die wordt aangebracht tussen de vier leden en het adviesrecht van de OR. Alleen een OR (de hele OR) heeft adviesrecht. Tenzij vooraf is besloten door de OR (mogelijk als wens van de RvT) om een vaste (benoemings)commissie in het leven te roepen conform artikel 15 WOR. Die vaste commissie moet worden geïnstalleerd voorzien van een instellingsbesluit, waarover ook de huidige bestuurder geconsulteerd had moeten worden. In het instellingsbesluit wordt dan het mandaat geregeld van de commissie. Hetgeen wil zeggen met welke bevoegdheid zij te werk kan gaan. Daarin was het mogelijk geweest om aan de vier OR-leden, die dan de commissie vormden, het adviesrecht over te dragen. Overigens raadt de Ondernemingskamer dergelijke delegatie af als het gaat om Advisering (artikel 25), Instemming (artikel 27) en Benoeming (artikel 30). En dat is natuurlijk heel begrijpelijk omdat de WOR wil bevorderen dat het vertegenwoordigend ORgaan op basis van een zo breed mogelijk draagvlak haar besluiten neemt in belangrijke kwesties.
 
2. De OR heeft bij de Raad van Toezicht aangegeven eerder betrokken te willen worden in het proces (bij de laatste vier kandidaten) in verband met wezenlijke invloed die je dan nog hebt.
 
Dat is dan goed gedaan door de OR en op grond van de juiste begrippen uit de wet.
 
Dit was alleen mogelijk als werd afgezien van betrokkenheid later in het traject (dus niet meer bij laatste twee). Zouden we kunnen afdwingen dat we in beide rondes betrokken worden? De Raad van Toezicht ziet dit namelijk dan als twee adviesmomenten.
 
Op grond waarvan de RvT van mening is dat het alleen mogelijk was als er van iets anders in het traject zou worden afgezien is nergens op gebaseerd. En al helemaal niet op het argument dat er dan sprake zou zijn van twee adviesmomenten. ‘Adviesmomenten’ bestaan niet.  1 Adviesaanvraag en 1 Advies geven wel. Maar ik neem aan dat de OR maar 1x advies gaat geven en dat is aan het bijna-einde van het traject wanneer de 4 leden aan de OR een terugkoppeling en preadvies afgegeven hebben over de dan nog in aanmerking komende kandidaten.
 
3. Kunnen vier OR leden namens hele OR (13 leden) advies geven. Gevraagd is om direct na de sollicitatierondes te acteren, op dezelfde dag. Tot hoever strekt het mandaat van de OR zich in dit geval? In ons reglement zijn daar geen afspraken over opgenomen.
 
De vier OR-leden zijn niet gemandateerd door de OR om zonder ruggenspraak advies te geven. Dit mag dus niet. De WOR staat het niet toe en uit de jurisprudentie blijkt dat dit geen zorgvuldig ingericht proces is wat leidt tot het hoognodige draagvlak wat er nodig is voor belangrijke besluiten die de continuïteit van de onderneming aangaan. En dat is wat een benoeming van een bestuurder behelst.
 
Het is mij ook onduidelijk waarom het op dezelfde dag moet per se. Maar stel dat dit niet anders kan, dan nog is het mogelijk om op diezelfde dag als OR bij elkaar te komen en als hele OR advies uit te brengen. Dan moeten alle andere dingen (werk, privé) er maar een keer voor wijken.
 
In het voorjaar heeft de OR gevraagd om betrokkenheid bij de opdrachtverstrekking aan het externe bureau die de organisatie analyse zou gaan doen (zij brachten advies uit over eenhoofdige, tweehoofdige RvB etc).
 
Op een wijziging van de aansturing van de organisatie behoort de OR advies te geven en ook op de inhuur van een extern bureau.
 
In verband met vertraging van proces, men wilde liever geen lang adviestraject hierover, is in samenspraak besloten om dit niet te doen. De opdrachtverstrekking aan het bureau is toen ter informatie aan OR voorgelegd. Dit bureau heeft een interview gehouden met (nagenoeg) hele OR. Daarna volgde het interview door het wervingsbureau met 4 OR leden. Keuze van dit bureau is geheel langs ons heen gegaan, zoals telefonisch aangegeven gisteren, geen betrokkenheid.
 
Dat is jammer. Had de OR beter moeten doen. Niet moeten laten opjagen met idee van vertraging. Tijd is rekbaar begrip als je prioriteit verkiest. ;

Onderstaand lezen jullie de toelichting op het Adviesrecht van de OR bij het aanstellen van een nieuwe bestuurder. De indeling van het document is als volgt:

• Relevante WOR-artikelen
• Toelichting op de artikelen
• Procestekening benoeming bestuurder
• Huidige ontstane situatie organisatie (deel 2)
• Advies WORonline, eindredacteur JOhan Berends

1. De ondernemingsraad wordt door de ondernemer in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk door hem voorgenomen besluit tot benoeming of ontslag van een bestuurder van de onderneming.
2. Het advies moet op een zodanig tijdstip worden gevraagd, dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit.
3. De ondernemer stelt de ondernemingsraad in kennis van de beweegredenen voor het besluit en verstrekt voorts in het geval van een benoeming gegevens waaruit de ondernemingsraad zich een oordeel kan vormen over de betrokkene, in verband met diens toekomstige functie in de onderneming.

De situatie:
Binnen onze zorgorganisatie is 1 september 2015 een rookbeleid vastgesteld voor medewerkers, cliënten en bezoekers. Het huidige rookbeleid biedt ruimte voor het aanwijzen van rookplekken in klinieken voor cliënten en bezoekers. Medewerkers mogen binnen de vestigingen helemaal niet roken, ook niet in voor rokende cliënten en bezoekers aangewezen rookruimtes. Op verschillende plekken is dat tot nu toe niet strikt gehandhaafd en is roken hier en daar op het terrein gedoogd. Nu heeft de directie aangegeven dat zij strikt gaat handhaven.
 
De directie wil verder nieuwe en bestaande locaties helemaal rookvrij maken. Dit betekent dat er in en om het pand niet meer gerookt kan worden en dat rookplekken en asbakken worden opgeheven. Ook voor cliënten en bezoekers overigens. Medewerkers wordt niet alleen gevraagd om het actuele rookverbod in acht te nemen maar daarnaast ook te kiezen voor rookvrije werkdagen.
 
Het antwoord:
U heeft als OR instemmingsrecht op het rookbeleid voor de medewerkers wanneer de directie daarin een wijziging wil aanbrengen. Dat is het korte en eenvoudige antwoord.
 
In principe gaat de OR niet over het rookbeleid voor cliënten en bezoekers, tenzij dat beleid (voor cliënten en bezoekers) van invloed is op het uitvoeren van de werkzaamheden door medewerkers. Even omdraaien nu. Stel de directie bedenkt dat cliënten weer mogen roken in de openbare ruimtes in het gebouw. Dan ondervinden medewerkers wel de impact op de uitvoering van hun werk.
 
Andersom is natuurlijk de vraag, nu de directie het roken volledig wil uitbannen binnen de grenzen van de instelling, wat nog de mogelijkheden voor collega’s zijn om binnen de tijd dat ze op het werk aanwezig zijn, te roken. Ik zeg dus niet 'te roken in de tijd van de baas', maar 'te roken in je eigen tijd, binnen de uren dat je ingepland bent'. Je mag in de officiële pauzes een plek buiten de instelling zoeken om te roken.
 
Er zijn organisaties binnen de zorg die het als hun maatschappelijke verantwoordelijkheid zien om het roken door bezoekers, cliënten en medewerkers volledig te verbieden. Als de directie dit beleid onderbouwd kan koppelen aan haar doelstelling en de behandelingen die zij verleent dan is daar niets mis mee en ook niet om die visie actief uit te dragen naar bezoekers, cliënten en medewerkers. Sterker nog dat is aan te bevelen dat je doet wat je zegt, dat je laat zien waar je voor staat.
 
Er is nog een maar. Er zijn nog altijd rokers. Die werken nu bij je in de organisatie. Die mag je omwille van je visie op hoe ongezond roken is helpen om ervan af te komen. En je mag medewerkers ook vragen om het niet in werktijd binnen de grenzen van het gebouw en terrein te doen. Daarbij moet je dan wel actief investeren in hulp aan collega's die ervan af willen en je moet collega's die dat niet willen actief afspraken maken over wat de impact van hun roken is de planning, bezetting etc.
 
Er zijn organisaties die voor rokers een afwijkende arbeidsduur overeenkomen. Rokende collega's werken per dag een half uur langer en mogen dat half uur in 3x 10 minuten (vooraf en op vaste tijden gepland) naar buiten om te roken, bovenop het roken in de reguliere pauzes. Dat is passend of tijdelijk (bijvoorbeeld 2 jaar nog) rookbeleid om rokende collega's te bewegen tot stoppen of op zoek gaan naar ander werk waar je nog mag roken. Creëer een goede plek of uitgang op het terrein waarbij collega's buiten beeld van bezoekers en cliënten ongestoord kunnen roken.
 
Argumenten als 'maar andere collega's zitten te Facebooken, of lopen hun eigen ‘post’rondjes door het gebouw' etc doen niet ter zake ;-).;

Een organisatie behoeft de nodige aansturing. Daarvoor zijn soms nieuwe functies nodig. Op dit moment lijkt het erop dat de OR verrast wordt door het herhaaldelijk toevoegen van functies en de invulling daarvan.
 
Van belang is om te weten of er sprake is van een ‘reorganisatie’ (of verandering die geen reorganisatie mag heten volgens de bestuurder) waarin vooraf aan de OR is gevraagd om haar advies te geven. Als dat zo is zou ik daarop teruggrijpen en vaststellen of de voorgenomen wijzigingen in het functiehuis (andere aansturing, taakverdeling, span of control, bevoegdheden) nu uitgevoerd worden zoals destijds beschreven.
 
Maar ik ga er maar even vanuit dat dit nu niet het geval is en dat de OR nu waarneemt dat de bestuurder wel heel veel nieuwe functies in de managementlaag creëert en invult. Waarbij onduidelijk is waarom dit gebeurt, waartoe dat moet gaan bijdragen en waar het een keer stopt.
 
Van belang is allereerst om een helder beeld (diagnose) te stellen. Schrijf als OR eens op hoe de aansturing een jaar (of twee jaar) geleden eruitzag. Welke functies, welke span of control, welke vorm van aansturing (directief/hiërarchisch of zelfsturing) er toen was ingericht om de organisatie goed te laten functioneren. Dat is het WAS-beeld. Dan schrijf je op hoe de situatie nu is. Het IS-beeld. Wat zijn de verschillen? Zijn die verklaarbaar? Was er bijvoorbeeld sprake van slechte cijfers en was vanuit die gedachte de versterking van de financiële functie noodzakelijk? Of was er sprake van een gebrek aan innovatie of slechte zorg en is van daaruit te verklaren waarom bepaalde functies nu ingevuld worden?
 
Met andere woorden voordat je als OR vragen gaat stellen aan de bestuurder, probeer eerst zelf gebaseerd op goede gronden te verklaren waarom de managementlaag voor bepaalde functies uitgebreid moest worden. Dat is de OR-analyse van wat er nu gaande is.
 
Met die analyse ga je naar de bestuurder en stel je de onderstaande vragen:

• “Bent u zich bewust van het feit dat er in het afgelopen jaar x functies in de managementlaag zijn toegevoegd?”
• “Uit de analyse van de OR blijkt dat wij ons goed kunnen voorstellen dat functie 1, 3, 7 en 11 van belang waren om kwalitatief goed in te vullen, maar kunt u ons helpen aan een argumentatie waarom functies 2, 4, 5, 6, 8, 9 en 10 ook van belang zijn om in te vullen?”
• “Werkt u toe naar een ander besturingsmodel en welke model is dit?”
• “Verwacht u na functie 11 nog meer functies te gaan toevoegen en kunt u aangeven om welke verantwoordelijkheden/taakgebieden dat gaat?”
• “Wat is de positieve impact op de medewerkers (betere aansturing, tevredenheid, ontwikkeling, meer tijd voor zorg) en dienstverlening (kwaliteit, efficiency, cliënttevredenheid) van deze nieuwe functies?”
• “Heeft u in de begroting budget opgenomen voor de creatie van deze nieuwe functies?”
• “Wat is de financiële impact van de versterking van de managementlaag?”
• “Is te verwachten dat de versterking van de managementlaag leidt tot andere personele wijzigingen?”
• “Welke opdrachten, targets en of doelen geeft u mee aan deze nieuwe functies?”

De situatie:
Onze OR heeft vier onderdeelcommissies (OC’s) die niet worden gekozen, maar waar alleen OR-leden in zitten.
 
In ons reglement staat: 'Artikel 23: Per verzameling van scholen bestaat een onderdeelcommissie. Deze commissies bestaat in principe uit leden van de ondernemingsraad die voor de duur van de zittingstermijn van de ondernemingsraad worden benoemd. De onderdeelcommissies hebben als taak zich te verdiepen in de onderwerpen die van belang zijn voor één of meerdere scholen”.
 
De onderdeelcommissies hebben geen bevoegdheid tot geven van advies en verlenen van instemming. De werkzaamheden van de onderdeelcommissie vallen met name onder artikel 31 WOR (recht op informatie) en de bijzondere taken van de ondernemingsraad zoals genoemd in artikel 28 van de WOR.
 
Elke onderdeelcommissie voert het overleg met de eigen directie van de scholengroep.
 
Onze bestuurder meent dat het zo niet mag, omdat de OR dan niet meer zelf met de directies kan praten (dat doen de onderdeelcommissies).
 
We hebben er zelf al erg op zitten puzzelen, maar vragen ons toch af of hij gelijk heeft. Mogen we een onderdeelcommissie wettelijk gezien zo regelen als wij het hebben gedaan?
 
Het antwoord:
Bedankt voor je uitgebreide beschrijving en citaten in je vraag. Dat maakt het voor mij mogelijk om het goed te beoordelen en erover te adviseren.
 
Ik neem aan dat de destijds ingestelde structuur om te werken met onderdeelcommissies en het aan hen verstrekte mandaat (wel informatie en overleg, maar geen advies of instemming), takenpakket, informatierecht en samenstelling aan de bestuurder is voorgelegd. Als de bestuurder toen niet heeft geprotesteerd tegen het op deze manier opstellen van een instellingsbesluit onderdeelcommissies, dan is er op deze werkwijze een akkoord verleend.
 
Vanzelfsprekend mag de bestuurder op enig moment de huidige overeenkomst willen wijzigen. Daarbij is het wel vereist dat, als hij een wijziging wenst van het instellingsbesluit, hij dit onderbouwd vraagt aan de OR met een uitgebreide motivering. De ondernemingsraad is namelijk degene die een instellingsbesluit commissies opstelt en de bestuurder neemt daar kennis van en geeft zijn wensen daarover helder weer.

Het argument wat de bestuurder nu aandraagt - dat met een onderdeelcommissie de overlegpartner is toegedeeld en dat zo wordt voorkomen dat de OR niet meer zou kunnen praten met die schooldirecteuren - is geen juiste stelling. Sterker nog, een onderdeelcommissie bestaat in jullie situatie enkel uit OR-leden die gemandateerd zijn om voor dat onderdeel het overleg te voeren. Die OR-leden vertegenwoordigen derhalve de hele OR. Zij hebben geen advies of instemmingsrecht gemandateerd gekregen, maar dat is ook niet het bezwaar van de bestuurder.
 
Overigens is het ook zo dat niets de OR, de onderdeelcommissie en de overlegpartner van de diverse OC’s weerhoudt om - als daar reden toe is - de hele OR uit te nodigen voor het OC-overleg. Dat kan eventueel per onderwerp op de agenda of met een frequentie van 4x per jaar bijvoorbeeld. Dit in goed overleg met OC en overlegpartner OC.
 
Jullie regeling voldoet aan de wet. Mogelijk heeft de bestuurder het gevoel dat er op onderdeelniveau onderwerpen worden (voor)besproken waarover hij eerder en met de hele OR over wil praten. Vraag hem/haar eens naar de aanleiding van zijn bewering over de inzet van de OC’s zoals het nu geregeld is en waarom (niet omdat de wet niet zou worden gevolgd) hij het anders wil toekomstig.;

De vraag:
Bij de OR van een van onze BV’s is onrust ontstaan doordat de bestuurder drie scenario's heeft gepresenteerd als oplossing voor (financiële) problemen binnen een afdeling. Het is nog niet bekend voor welk scenario gekozen wordt. Men onderzoekt nog welke de beste is.
 
Een van de leden maakt zich erg zorgen en vraagt zich het volgende af:
“Daar een van de scenario’s personele consequenties kan hebben, lijkt het mij zinvol dat wij weten wat de mogelijkheden zijn in dit stadium en nadat het is geëffectueerd.”
 
Wat kunnen wij allemaal eisen van bestuurder aangaande informatie/betrokkenheid naar OR? Wat kunnen we doen om de achterban te informeren? Kunnen we “acties” organiseren om onvrede kenbaar te maken, om personele gevolgen te vermijden? Kunnen we huidige personeelswerving etc. on hold zetten tot er meer bekend is?
 
Ik wil er alles aan doen wat mogelijk is en niet na een eventueel negatief besluit te moeten zeggen of te horen dat we iets hebben verzuimd."
 
Het antwoord:
De feitelijke informatie/situatie is:

• De bestuurder erkent dat er financiële problemen zijn
• Hij heeft drie scenario’s als oplossing
• ‘men’ (wie?) denkt nog na over welke van de 3 het gaat worden
• Bij minimaal 1 scenario is rekening gehouden met personele impact

1. Wanneer is de OR op de hoogte gebracht van de financiële problemen?
2. Op welke manier? Actief door de bestuurder?
3. Heeft de OR inzicht in de mate van de financiële problemen? Omvang t.o.v. begroting.
4. Klopt het dat er financiële problemen op slechts 1 afdeling zijn? Dat is vrij uniek.
5. Is duidelijk hoe en waardoor die ontstaan zijn?
6. Is het reëel om scenario’s te overdenken om een dergelijke ‘lokaal’ probleem in de organisatie op te lossen? Waarom grijpt de bestuurder niet gewoon in?

• Wat is het exacte probleem wat opgelost of voorkomen moet worden:
  • gaat het om financiële problemen als gevolg van verkeerd beleid
  • externe ontwikkelingen
  • verkeerd gebruik van bevoegdheid en middelen
  • ??
• Is het noodzakelijk is om in te grijpen en in welke mate?

Het antwoord:
De eerste actie is om als OR-voorzitter de bestuurder en de ondernemingsraad te informeren over het beschikbaar komen van een zetel door het vertrek van een OR-lid. Dat kan mondeling of per mail en later in de overlegvergadering komt het dan formeel in het verslag te staan.
 
Vervolgens zou ik proberen om als OR-voorzitter met het plotseling vertrokken OR-lid een ‘exit’-gesprek te voeren. Doel is om haar persoonlijk te bedanken voor haar inzet. De beste ambassadeur voor een OR en nieuwe kandidaten is iemand die het OR-werk kent en met een goed gevoel de OR verlaat ook al is dat mogelijk vanwege een voor die persoon niet prettige reden.
 
Dan de communicatie naar de medewerkers. Die kan in de eerstvolgende nieuwsbrief komen te staan. Er is geen haast bij per se. Maar je kan als OR ook een korte mail zenden aan iedereen, waarbij je voorzichtig moet zijn wat je vertelt over het vertrokken OR-lid.
 
Een vacature invullen
In de WOR vindt je geen bepalingen over hoe te handelen als OR in geval er een vacature ontstaat tijdens de zittingstermijn. De WOR zegt in artikel 10 dat de OR een reglement moet opstellen waarin zij dat regelt. In het reglement mag de OR dus zelf bepalen wat zij doet wanneer er een vacature ontstaat.
De eerste stap is dus het goed nalezen wat jullie hebben vastgelegd in jullie huishoudelijk reglement over tussentijdse vacatures. Die stappen moet je doorlopen.
 
Meest voorkomend is dat als er een vacature ontstaat de eerstvolgende op de kandidatenlijst van destijds gevraagd wordt de zetel te vervullen. Als die er is, dan moet je die eerst vragen om de vacante zetel in te nemen.
 
Daarbij gelden geen criteria vooraf in de zin van geschikt of niet geschikt volgens jullie of de bestuurder en ook niet uit welk onderdeel hij of zij komt. Tenzij er  sprake was van kiesgroepen of lijsten.
 
Als de lijst met reserve-kandidaten leeg is.
Wanneer er geen restkandidaten meer over zijn, moet de OR een algemene oproep plaatsen om de vacature te vervullen. In die oproep mag je best vertellen wat het OR-werk inhoud, hoe veel tijd het kost, wat er van een OR-lid verwacht wordt, hoe interessant het is en hoe leuk en wanneer je vergadert etc. Geef dus informatie!
 
Je mag ook aangeven dat je hoopt op (dus niet voorkeur hebt voor….) een kandidaat vanuit een bepaald onderdeel waarvan nu in de OR een slechte vertegenwoordiging is.
 
Wanneer er meer dan 1 kandidaat zich meld moet je tussentijdse verkiezingen organiseren. Zelf een keuze maken uit meerdere kandidaten is niet toegestaan.
 
De bestuurder en hoofd HR kunnen ook een rol vervullen door in hun communicatie naar medewerkers het belang van het OR-werk te promoten en iets te delen van hun ervaringen tot dusver met de medezeggenschap.;

Een MTO kan – als het op de goede manier wordt ingezet – van grote waarde zijn voor de organisatie en haar medewerkers.
 
Belangrijkste voorwaarde is dat het anoniem ingevuld kan worden en de resultaten niet op individueel niveau beschikbaar komen. Ook niet aan HR c.q. de opdrachtgever.

Dit helder communiceren en dan ook een extern bureau inschakelen voor de uitvoering en het opleveren van de resultaten is om die reden alleen al een vereiste.
 
Een MTO kan bruikbare resultaten opleveren.
Daarbij is het vooral van belang dat je van tevoren nadenkt over welke onderdelen je vragen wilt gaan stellen. Dat hoeft namelijk niet alleen – zoals wel vaak het geval is – te gaan over de (on)tevredenheid van medewerkers. Je kan juist ook navraag doen naar andere onderwerpen die voor de organisatie en haar continuïteit van belang zijn. Door ook die vragen op te nemen in een MTO wordt het een meer betrouwbare barometer voor het hele welbevinden en het commitment van de medewerkers aan de doelen van de organisatie.
 
Uit veel MTO’s blijkt dat een bepaald percentage medewerkers ontevreden is over hun werkdruk, stress en voorwaarden waaronder gewerkt moeten worden. Dat is welhaast voorspelbaar een dergelijke uitkomst.
 
Probeer relaties te leggen tussen wat er in de organisatie aan veranderingen doorgevoerd is in bijvoorbeeld het takenpakket, de dienstverlening. Want tevredenheid over het werk ontstaat doorgaans vanuit het gevoel dat een medewerker heeft kunnen bijdragen, dat hij invloed had op de manier van werken en voor zichzelf kan vaststellen of dat wat hij doet daadwerkelijk bijdraagt aan het behoud van zijn baan.
 
Van tevoren nadenken – samen met HR – over op welke beleidsterreinen de uitkomsten van nut kunnen zijn is een goede voorbereiding. En alvast voordat de resultaten bekend zijn de mogelijke scenario’s en bijbehorende oplossingen (aanpassing beleid) uitschrijven geeft een betere bespreking van de uitkomsten. Anders wordt het doorgaans een reactieve bespreking op met name de slechts scorende onderdelen.
 
Dus ja, een MTO inzetten kan een goed middel zijn. Geen doel op zich. Het doel moet vooraf helder zijn en ook vooraf goed nadenken over mogelijke scenario’s qua uitkomsten en bijpassende maatregelen zal ervoor zorgen dat je meer uit een MTO haalt.;

De vraag:
Hoe bepaal je in een kleine organisatie wanneer je er als OR iets mee moet? M.a.w. op hoeveel medewerkers moet een verandering minimaal impact hebben zodat de OR ermee aan de slag kan?

In onze organisatie zijn 6 medewerkers die van Pensioenfonds A naar Pensioenfonds B switchen. Ze zijn ooit bij het verkeerde pensioenfonds ingedeeld. Kan de OR daar alleen iets mee als ze allemaal een vraag hebben aan de OR hebben? Of moet de OR proactief de betrokkenen informeren en informatie verzamelen? 

Het antwoord:
De WOR geeft geen exacte aantallen aan van betrokken of het door een maatregel geraakte aantal medewerkers. Ook procentueel (x % van de medewerkers) is geen norm die in de wet is opgenomen.
 
Letterlijk staat in artikel 27 Instemmingsrecht (w.o. de wijziging van een Pensioenregeling valt):
 
“……..een en ander voor zover betrekking hebbende op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen”
 
De wet biedt ruimte om zelf als OR de omvang van de ‘groep’ die het betreft als groot genoeg te kwalificeren. Dus alles meer dan 1 werknemer die het betreft kan door de OR worden aangemerkt als ‘groep’ voor de wet.
 
In jullie situatie betreft het 6 medewerkers die door een eerder gemaakte (administratieve fout) nu geconfronteerd worden met de overgang van Pensioenfonds A naar Pensioenfonds B.
 
Het kan zijn dat er sprake is van een achteruitgang in voorwaarden voor deze medewerkers. Ook een wijziging van premie (hogere eigen bijdrage) of verlaging van de uitkeringszekerheid (werknemer gaat meer risico lopen) kan een belangrijke verandering zijn. Voor een OR dus voldoende reden om hier op eigen initiatief nog beter naar te kijken.
 
Als OR heb je daarbij het voordeel van 2 routes:

1. Als eerste de bestuurder. Stel vragen over de overgang van Pensioenfonds en de impact voor de organisatie en medewerkers.
2. Als tweede kan je als OR contact zoeken met de betrokken medewerkers. Vraag hen of zij zich bewust zijn van het feit dat een overgang (financiële) consequenties kan hebben voor nu en later. Doe dat door ze individueel te benaderen, wanneer je weet om wie het gaat. Anders stuur je een mail gericht aan de functiegroep waarin zij vallen.

Toelichting bestuurder:
Er komen voor een beperkt aantal medewerkers nieuwe functie profielen tot stand met daaraan gekoppelde competenties. Alle medewerkers worden geplaatst in één van de processpecialisaties. Het is mogelijk dat niet alle medewerkers conform het plaatsingsbesluit de functie aanvaarden. Ook kan uitwijzen dat de medewerker niet in staat is het bepaalde niveau te halen dat verwacht wordt in de nieuwe functie. Daarom is het geen ingrijpende wijziging van de organisatie van de werkzaamheden en of functies. Wij verwachten niet dat medewerkers moeten of gaan vertrekken. Het lijkt niet nodig nu om van de OR een Advies of Instemming te ontvangen.
 
Het antwoord:
Puur naar de letter van de Wet op de Ondernemingsraden valt dit onder het Adviesrecht.
 
Het gaat hier om een reorganisatie (het anders organiseren van het werk en het anders verdelen van de bevoegdheden daarbinnen art 25, lid 1e.) Mogelijk is er ook nog sprake op een later moment van uitbreiding, wijziging van het aantal betrokken medewerkers en kan er mismatch van medewerkers en functies ontstaan. Al met al een klassieke ‘kleine’ reorganisatie. Dat geeft de bestuurder ook wel aan in zijn aankondiging c.q. uitleg.
 
Dan gaat het enkel nog over de kwalificatie ‘ingrijpend’. Het woord ‘ingrijpend’ komt niet voor in de WOR. Bestuurders gebruiken het graag en dan vooral met het woordje ‘niet’ ervoor. De WOR kent enkel het begrip ‘belangrijk’ en uit jurisprudentie blijkt (zie ook de link hieronder) dat iets belangrijk is, als de wijziging gevolgen heeft voor medewerkers. Daarbij stelt de WOR en de Ondernemingskamer geen criteria in de zin van het minimum aantal betrokken werknemers.
 
Met andere woorden, de casus die voorligt valt onder het adviesrecht en de bestuurder moet daarom een advies aan de OR vragen. Als de bestuurder er niet om vraagt, kan de OR ervoor kiezen om er ongevraagd een advies over uit te brengen.
 
Wat ook chique is, is om voor te stellen aan de bestuurder om geen tijd te besteden aan de discussie of het wel of niet valt onder het Advies- en of Instemmingsrecht, maar elkaar toe te staan erover van gedachten te wisselen in de eerstvolgende overlegvergadering. Dan adviseer ik jullie vervolgens een memo in te brengen voor dat overlegpunt, waarin je de mening van de OR opneemt over deze reorganisatie.
 
Een pragmatische oplossing is dat de OR met de bestuurder overeenkomt dat hij advies vraagt met een voorbehoud, namelijk dat hij van mening blijft dat het voorgenomen besluit niet adviesplichtig is. Partijen kunnen zich dan concentreren op de inhoudelijke kant in plaats van op de procedurele kant van de zaak. Een vergelijkbare situatie is eens voorgelegd aan de Ondernemingskamer. Zie hier:
 
https://www.woronline.nl/artikel/73/Artikel-25.-Het-adviesrecht-van-de-OR

Het Antwoord:
Het is in ieder geval niet adviesplichtig conform artikel 25 van de WOR.
 
Het is Instemming, geen Advies
Een OR heeft instemmingsrecht (artikel 27) op de invoering, wijziging en opheffing van tal van regelingen.De regeling ‘parkeerbeleid’ staat niet expliciet in de WOR overigens. In de vraag wordt ‘arbeidsvoorwaarden’ genoemd. Mogelijk is er sprake van parkeerbeleid waarbij bepaalde groepen medewerkers een betere gelegenheid tot parkeren wordt geboden (bijv. dichter bij de voordeur in verband met vroege of late diensten, mobiliteit, spoedsituaties, zware apparatuur etc.).
 
Redenen genoeg om er als OR even naar te kijken en enkele aanbevelingen te doen.
 
Vanuit de jurisprudentie is er ook een richtlijn als het gaat om de instemming op regelingen. De Ondernemingskamer heeft meerdere malen benadrukt dat er alleen sprake is van instemming op regelingen die niet expliciet in de WOR genoemd worden, wanneer er al eerder door de OR instemming op is verleend. Het is een soort ‘historisch criterium’. Een dergelijk recht om instemming te geven op een regeling begint dan op het moment dat de bestuurder er een keer om vraagt. Nu dus.
 
Naast artikel 27 (instemming) kan je mogelijk ook nog artikel 28 (Speciale taken van de OR) aanhalen. Daarin staan belangen die de OR moet behartigen ten aanzien van het milieu, gehandicapten, gelijke behandeling, arbeidsvoorwaarden.
 
Niets doen is ook een optie soms
Stel je als OR ook eens de vraag of je op ‘parkeerbeleid’ instemming wilt verlenen? Is het belangrijk genoeg voor de achterban? Heb je er de tijd voor? En worden andere belangrijkere onderwerpen gemist misschien? Een OR moet geen Advies geven of Instemming verlenen. Je kan er ook voor kiezen het niet te behandelen. Daarmee is het overigens geen positief advies of verleende instemming geworden. Sommige bestuurders willen dat graag zo zien en communiceren. ;

De situatie:
De bestuurder heeft een plan van aanpak harmonisatie functiegebouw gereed en wil die bespreken met de OR. Het plan komt voort uit de fusie van twee organisaties. Het harmoniseren van de functiebeschrijvingen is de volgende stap. De OR vraagt zich af of dit instemmingsplichtig is.
 
De bestuurder wil aan een aantal functies 3 nieuwe kerncompetenties toevoegen. Deze kerncompetenties sluiten aan bij het strategisch beleidsplan. Volgens de managers veranderen de functieomschrijvingen inhoudelijk niet (ze blijven taakgericht) en om die reden zou er geen instemming van de OR nodig zijn.
 
De OR vraagt zich af of een dergelijke toevoeging van kerncompetenties instemmingsplichtig is? De manager P&O stelt dat het adviesplichtig is omdat het inhoudelijke keuzes van de organisatie betreft. De OR vindt dat functiebeschrijvingen een belangrijke basis zijn voor de beoordeling van medewerkers en daarom onder instemming vallen. De competenties kunnen wel worden besproken, bijvoorbeeld tijdens de jaargesprekken maar dat kan ook nu al zonder dat ze zijn opgenomen in de functiebeschrijving. Om die reden valt het volgens het RVB niet onder artikel 27 1 C en/of 1 G van de WOR.
 
Onze organisatie heeft geen beoordelings- en beloningssystematiek ingevoerd. We vallen onder de CAO Ziekenhuizen. Iedereen krijgt automatisch een periodiek totdat je bovenaan in je salarisschaal zit. Het is ook niet de insteek van de kerncompetenties om nu een beoordelingssystematiek in te voeren, zegt de RvB. We vragen ons af wat er gebeurt als iemand niet over de juiste vaardigheden beschikt om aan de kerncompetenties te voldoen. De manager geeft aan dat er dan wordt verwezen naar het protocol disfunctioneren dat gaat meestal over vaardigheden, houding en gedrag.
 
Het antwoord:
Het is belangrijk voordat je aan een verzoek van de bestuurder begint vast te stellen waar een adviesaanvraag of instemmingsverzoek ‘vandaan’ komt. Ik bedoel daarmee dat het uitmaakt of een aanvraag/verzoek voortkomt uit een strategische verandering of dat het gaat om een eenvoudige wijziging binnen het bestaande beleid. De WOR maakt dit onderscheid ook nadrukkelijk. Om dit goed te onderscheiden maak ik graag gebruik van het STO-model © van Metamorfase. Dat model is behulpzaam om te onderscheiden of een onderwerp strategisch, tactisch of operationeel van aard is en of het valt onder het Adviesrecht of onder het recht op Instemming. Hieronder is het model opgenomen.
 

 
De idee van de bestuurder om de functiebeschrijvingen aan te passen c.q. te harmoniseren komt voort uit de fusie. Daarmee is het een logisch vervolg op een eerdere strategische beslissing. Dat is van belang.
 
Artikel 25 van de WOR stelt in lid 5 en 6 dat er voor die onderwerpen die volgen uit een fusie/overname een uitvoeringsbesluit kan worden gegeven op een later moment wanneer de impact op organisatie en medewerkers van de fusie helder geworden is.
 
Normaal gesproken verwacht je dat regelingen (daaronder vallen personeelsbeleid, beoordelingssystematiek, opleidingsplan etc.) onder het instemmingsrecht vallen. In die gevallen gaat het dus over een bestaande organisatie waarin een wijziging optreedt in dat soort regelingen en op dat niveau.
Maar op het moment dat het voortkomt uit een fusie/overname (samenvoeging ondernemingen) valt het onder het adviesrecht als een uitvoeringsbesluit. De manager P&O heeft het dus juist gezien; het gaat hier om Adviesrecht.
 
Wat wel opvalt is dat er geen beoordelingscyclus of systematiek bestaat, maar wel functiebeschrijvingen, competenties en een protocol disfunctioneren. Dat komt vreemd over en lijkt inconsequent. Het ontbreekt mij aan informatie nu om daar meer over te zeggen.
 
Ga als OR eens met de manager P&O praten over het HR-beleid en alle regelingen die daarvoor zijn ingericht. Het komt wat incompleet over nu.

Op dit moment is er geen wettelijke verplichting tot vaccinatie. Ook niet voor zorgmedewerkers. Voor andere vaccinaties (kinderinfectieziekten) is die er ook niet. Dit omdat het raakt aan de grondrechten van iedere Nederlandse burger om zelf beslissingen te nemen over zijn lichaam.
 
De grondrechten op onaantastbaarheid van het lichaam (artikel 8 EVRM - Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens - en artikel 11 Grondwet) en het recht op vrijheid van religie en geweten (artikel 9 EVRM en artikel 6 Grondwet) brengen met zich dat (zorg)personeel in beginsel recht heeft op een vrije keuze om zich te laten vaccineren.
 
Geen enkele cao of bedrijfsspecifieke regeling kan dat recht overstijgen. Het medewerkers verplichten om zich te laten vaccineren kan niet! En dat vastleggen of dat uitvragen in een werving & selectieproces is onrechtmatig gezien deze grondrechten.
 
Ook de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) heeft bepaald dat het hier gaat om een ‘bijzonder persoonsgegeven’. Daaraan worden zwaardere eisen gesteld. Ik ga ervan uit dat de Functionaris Gegevensbescherming (FG) goed op de hoogte is van de artikelen die over deze bijzondere persoonsgegevens gaan en kan nagaan welke andere vergelijkbare gegevens er nu al vastliggen in de (personeel)systemen in de organisatie en of bekend zijn bij de bedrijfsarts.
 
De enige mogelijkheid die bestaat is dat de werkgever overgaat tot het motiveren van medewerkers waarom het van belang is om gevaccineerd te worden zodra dat kan. Hij mag daartoe zijn beweegredenen aandragen. Dit noem je dan niet een ‘dwingend advies’ maar slechts ‘het belang benadrukken' in de hoop dat medewerkers daarna over gaan tot vaccinatie. Waarbij geen registratieplicht wordt ingevoerd door de werkgever.
 
Het is wel voor te stellen dat de bestuurder een voorstel (memo, geen regeling vanuit HR) doet aan alle medewerkers waarin hij voorstelt om op vrijwillige basis vaccinatie te ondergaan. En medewerkers die dat niet willen te vragen daar melding van te doen aan hun leidinggevende. Het niet doen van de melding betekent niet per se dat de betrokken medewerker zich niet heeft laten vaccineren overigens. Het is geen waterdichte administratie. Het lukt niet om organisatie breed de exacte vaccinatiegraad vast te stellen. Je blijft afhankelijk van de bereidwilligheid van betrokken medewerkers.
 
Het opstellen van een voor alle medewerkers verplichte regeling door HR – die dan ook onder het Instemmingsrecht van de OR zou vallen – is omwille van bovenstaande niet een reële optie. Die regeling kan namelijk nooit wettelijke of arbeidsrechtelijk geldend verklaard worden voor alle medewerkers. Een werkgever wint die zaak niet bij de rechtbank op grond van de grondrechten zoals hierboven genoemd. 
 
ADVIES
Het beste advies is eigenlijk ‘goede communicatie vanuit werkgever aan alle medewerkers’ waarin hij uitlegt waarom vaccinatie gewenst is en benadrukt welk belang voor cliënten en of collega’s daarmee gemoeid is.
 
En de oproep aan collega’s die op basis van hun grondrechten willen afzien van vaccinatie dat vrijwillig te melden bij hun leidinggevende opdat in het belang van cliënten en collega’s er tijdelijk een niet-cliënt gebonden takenpakket kan worden samengesteld voor hen. Waarbij doorbetaling salaris gehandhaafd blijft en er geen nadelige gevolgen ontstaan voor hun carrière op een later moment.
 
Feitelijk maak je als medewerker en organisatie gebruik van het begrip ‘hardheidsclausule’. Die clausule wordt ook toegepast in situaties waarin organisatieveranderingen voor een of meerdere medewerkers leiden tot een te onredelijk gevolg, waarvoor een (extra) uitzonderingsmaatregel billijk is om toe te passen. Een uitzondering voor hen die zwaarder worden getroffen door externe niet beïnvloedbare ontwikkelingen.
 
In dit geval pas je de hardheidsclausule toe op hen die er - na het onderbouwde verzoek van de werkgever - van af zien zich te laten vaccineren. Zij worden elders tijdelijk tewerkgesteld zonder dat dit consequenties heeft voor hun arbeidsvoorwaarden nu én ook niet op lange termijn voor hun ambities in de organisatie.
 
Je erkent dan hun grondrecht, hun privacy, het uitblijven van wetgeving op dit vlak en het belang van cliënten en collega’s om te voorkomen dat er besmetting plaatsvindt in de komende maanden. Dat getuigt van goed werkgeverschap, wederzijds respect en het belang van continuïteit voor de zorgverlening te continueren.;

Deze vraag is in eerste instantie eenvoudig te beantwoorden. Van een ondernemer met een onderneming waarin 50 of meer medewerkers werkzaam zijn (vast en flex tezamen) wordt verwacht dat hij een ondernemingsraad installeert. Die tekst vind je terug in de artikelen 2 en 5.

Maar in artikel 5 is ook opgenomen dat een organisatie met minder dan 50 medewerkers ook een OR van minimaal 3 medewerkers kan opstarten. Dat staat de bestuurder vrij om zelf te doen.

Maar organisaties met minder dan 50 medewerkers hebben nog een andere optie om aan medezeggenschap vorm te geven. Daarmee voldoen ze ook aan de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Die staat bekend onder de titel ‘personeelsvertegenwoordiging’ (PVT) en die vind je in artikel 35 b t/m d in de WOR.

Daarin is geregeld wat de bevoegdheden van een personeelsvertegenwoordiging (PVT) zijn. Die zijn anders dan die voor een OR. Je hebt minder rechten als PVT dan als OR.

Het aantal leden van een OR of PVT doet er ook toe. Het zijn er minimaal 3 zoals ik al schreef en vervolgens wordt de OR elke keer met 2 leden groter afhankelijk van het aantal medewerkers in de organisatie. Kijk maar eens in artikel 6 waarin die aantallen OR-leden per aantal medewerkers zijn opgenomen. Het maximum voor een OR is overigens altijd 25 leden. Dat heeft te maken met de werkbaarheid en de effectiviteit.

Een OR of PVT opstarten is een ingewikkeld traject en de ervaring leert dat de eerste klap een daalder waard is. Schakel altijd externe hulp in wanneer je als bedrijf overweegt een OR of PVT te installeren.

De WOR kent niet de mogelijkheid om de zittingstermijn van een OR te verlengen. Feitelijk is dit dan ook niet mogelijk. In de praktijk gebeurt dit echter wel, als daarover tussen alle partijen (OR, bestuurder, vakbonden, achterban) overeenstemming bestaat. Voor uitstel van de verkiezingen en daarmee verlenging van de zittingstermijn, moeten gegronde redenen zijn en de verlenging geldt voor een redelijke en overzichtelijke periode.
 
Verder is het van belang dat de OR e.e.a. goed communiceert binnen de organisatie en ook de verlenging beargumenteert. Iedere belanghebbende, waaronder alle in de onderneming werkzame personen, kan bezwaar maken tegen het uitstellen van de verkiezingen. Daarom is het belangrijk hier goed over te communiceren. Het overleg met de werknemers hierover kan ook in de vorm van een gemotiveerd bericht aan de werknemers waarop zij moeten reageren wanneer ze bezwaar zouden hebben tegen uitstel. Is er geen mandaat van bovengenoemde partijen, dan kan de verlenging in strijd met de wet geacht worden en kan de OR gedurende deze periode geen rechtsgeldige besluiten nemen.;

De vraag:
De bestuurder wil het advies van de OR - wat zij heeft ingediend door middel van een initiatiefvoorstel - niet overnemen met als reden dat het advies niet te koppelen is aan een lid uit artikel 25 van de WOR.

Kan de bestuurder op die grond een initiatiefvoorstel (ongevraagd advies) naast zich neerleggen?
 
Toelichting op de vraag:
Inleiding: Voor het doen van onderzoek met gegevens en menselijk lichaamsmateriaal van donors is (logischerwijze) toestemming nodig van de Ethische Advies Raad (EAR). In ons kwaliteitshandboek is een Standard Operating Procedure (SOP) voor het indienen van een onderzoeksvoorstel bij de EAR. In deze SOP versie 2, geldig vanaf 15-09-2018, wordt de procedure van de EAR duidelijk beschreven. Echter in deze SOP ontbreekt een tijdspad.
 
In de praktijk is het in de afgelopen jaren meer dan eens voorgekomen, dat een formele terugkoppeling van de adviesraad zo lang is uitgebleven, dat de voortgang van onderzoeken/projecten in gevaar is gekomen.
 
Initiatiefvoorstel: De OR stelt voor om de SOP versie 2, aan te passen met duidelijke tijdslijnen voor de EAR, zodat onderzoekers op redelijke termijn een formeel antwoord (go/no go/ go mits) krijgen op hun onderzoeksvoorstel. De OR stelt voor om aan te sluiten bij de termijnen die gebruikelijk zijn bij erkende Medisch-ethische toetsingscommissies (METC). Op grond van de Algemene wet bestuursrecht hanteren deze een "redelijke termijn" van 8 weken na indiening om tot een besluit te komen. Met kennisgeving binnen deze termijn is een uitstel met nog eens 8 weken mogelijk. Hiermee wordt voorkomen dat (goedgekeurde) projecten ernstig worden vertraagd, c.q. niet worden uitgevoerd.
 
Antwoord bestuurder:
Geachte leden van de Ondernemingsraad, wij hebben uw initiatiefvoorstel in goede orde ontvangen. Bij de beoordeling hiervan hebben wij bekeken waar wij aansluiting kunnen vinden bij de WOR-artikel 25 en in het bijzonder lid k (invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening). Alles in overweging nemend raakt uw initiatiefvoorstel naar onze mening de eigen verantwoordelijkheid die de organisatie heeft bij het inrichten van haar processen en in het bijzonder eventuele aanpassingen aan SOP versie 2. Om deze reden zullen wij uw initiatiefvoorstel dan ook niet overnemen.
 
We waarderen de rol die de OR kan spelen in het meedenken en adviseren bij belangrijke en materiele zaken.
 
De vraag is of deze uitleg van de bestuurder juist is. Ik kan het niet verklaren met dit artikel.
 
Het antwoord:
Eerst even de relevante WOR-artikelen in beeld:
Artikel 23, lid 1: De ondernemer en de ondernemingsraad komen met elkaar bijeen binnen twee weken nadat hetzij de ondernemingsraad hetzij de ondernemer daarom onder opgave van redenen heeft verzocht.
Artikel 23, lid 2: In de in het eerste lid bedoelde overlegvergaderingen worden de aangelegenheden, de onderneming betreffende, aan de orde gesteld, ten aanzien waarvan hetzij de ondernemer, hetzij de ondernemingsraad overleg wenselijk acht.
De ondernemingsraad is bevoegd omtrent de bedoelde aangelegenheden voorstellen te doen en standpunten kenbaar te maken.
Artikel 23, lid 3: De ondernemingsraad is ook buiten de overlegvergadering bevoegd aan de ondernemer voorstellen te doen omtrent de in het tweede lid bedoelde aangelegenheden. Een dergelijk voorstel wordt schriftelijk en voorzien van een toelichting aan de ondernemer voorgelegd. De ondernemer beslist over het voorstel niet dan nadat daarvoor ten minste éénmaal overleg is gepleegd in een overlegvergadering. Na het overleg deelt de ondernemer zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed aan de ondernemingsraad mee, of en in hoeverre hij overeenkomstig het voorstel zal besluiten.
 
De WOR gaat ervan uit dat een ondernemingsraad het recht heeft om onderwerpen aan te dragen, voorstellen te doen en aangelegenheden aan de orde te stellen. Sterker nog de WOR geeft dat recht aan de OR in artikel 23. Dat is voor 24, 25, 27 en 31, respectievelijk, Algemene Gang van Zaken Overleg, Adviesrecht, Instemmingsrecht en Informatierecht.
 
Bij het indienen van een voorstel vanuit Artikel 23 (initiatiefrecht) is er geen koppeling vereist met de limitatieve lijst van redenen zoals de WOR die opsomt in artikel 25 Advies.
 
Ik begrijp dan ook niet waarom de bestuurder in haar antwoord verwijst naar artikel 25, lid 1k (technologische voorziening)? Of heeft de OR zelf - in zijn Initiatiefvoorstel - het ‘ongevraagde advies’ daaraan opgehangen? Dat was dan niet nodig en beter gezegd niet verstandig.
 
Artikel 23 is juist bedacht om onderwerpen in overleg te brengen of aan te dragen in een voorstel zonder dat er advies of instemming vereist is als juridische titel.
 
Het is dan ook aan de bestuurder om alsnog inhoudelijk te reageren op het gedane voorstel. En wel allereerst in een overlegvergadering (lid 1 en 3) zodat de bestuurder en de OR van gedachten kunnen wisselen over het probleem, de oorzaak, het gevolg (imagoschade, demotivatie onderzoekers etc.) en de mogelijke oplossingen.
 
Vervolgens neemt de bestuurder een besluit en deelt dat schriftelijk en met redenen omkleed aan de ondernemingsraad (lid 3). Voor de goede orde; een mededeling zoals die nu ontvangen is, is niet acceptabel omdat de grond (verwijzing naar Adviesrecht-artikel 25, lid 1k) niet terecht is. Daarnaast bevat het antwoord ook geen inhoudelijk onderbouwing.
 
De vraag WAAROM de bestuurder het initiatiefvoorstel van de OR niet overneemt zal daarom alsnog beantwoord moeten worden.
 
Dus zet het onderwerp op de agenda van de eerstvolgende overlegvergadering voor een inhoudelijke behandeling en vraag op welke termijn de bestuurder zijn inhoudelijk onderbouwde finale besluit schriftelijk deelt met de OR.
 
Er is afdoende jurisprudentie over initiatiefrecht en hoe die van een gedegen antwoord moet worden voorzien. Daaronder uitkomen door te verwijzen naar een ander WOR-artikel houdt geen stand.
 
Het zou de bestuurder sieren zijn OR die initiatief neemt niet meer procedureel weg te zenden, maar haar uit te nodigen en te willen weten waarom de OR zich over deze omissie in het proces zoveel zorgen maakt dat zij de moeite neemt daar een voorstel over in te dienen.
 
De OR mag na de behandeling in het overleg en de ontvangst van het schriftelijk antwoord van de bestuurder, haar achterban (en dan met name de onderzoekers) inlichten over haar poging om dit niet soepel verlopende proces te verbeteren en of de bestuurder er daadwerkelijk actie in onderneemt.;

Het antwoord:
Zoals wel vaker het geval is met algemeen geldende wetgeving en specifieke rollen, krijg je geen eensluidende antwoorden. De wetgeving rond vertrouwenspersonen (Arbowet en WOR) maken vooral duidelijk waaraan de functie moet voldoen. De wet geeft wel duidelijke aanwijzingen over de voorwaarden waaraan een vertrouwenspersoon moet voldoen en de onafhankelijke ophanging in de organisatie.
 
De koppeling met het lidmaatschap van de OR komt nergens naar voren. Dus komt het aan op de interpretatie of deze twee rollen elkaar versterken, complementair aan elkaar kunnen worden vervuld, of dat zij (deels) ‘strijdig zijn’ met elkaar in de uitoefening.
 
Allereest de koppeling van de vertrouwenspersoon en de OR. Art 27, lid 1d van de WOR is van belang voor de vraag of een OR-lid vertrouwenspersoon kan zijn. In dit artikel staat als je het goed leest dat de OR instemmingsrecht heeft op de invoering van een regeling Vertrouwenspersoon of een wijziging daarin.
 
De WOR en de Arbowet zeggen dus niet of een OR-lid ook vertrouwenspersoon kan of mag zijn. En de OR gaat niet over de aanstelling van een specifiek persoon. Het gaat altijd om de regeling, het beleid en de evaluatie op de uitvoering van de functie en het takenpakket van de vertrouwenspersoon.
 
Een vertrouwenspersoon richt zich doorgaans op individuele gevallen en de OR is verantwoordelijk voor groepen medewerkers en dient hun medewerkersbelangen én de continuïteit van de gehele onderneming. Die beide belangen (individu vs bedrijfsbelang) staan soms haaks op elkaar. Dat kan aan medewerkers het idee geven dat de OR (als geheel) zich ook bezighoudt met situaties die juist niet bij de OR thuishoren.
 
Ik raad de koppeling tussen OR-lid en vertrouwenspersoon niet direct af, maar waarschuw wel voor een overduidelijke communicatie bij de start van elk gesprek wat een vertrouwenspersoon voert. Het moet altijd helder zijn met welke pet op iemand zijn reactie geeft.
 
Praktische tips
Belangrijk is ook dat de Vertrouwenspersoon én OR lid zich in zijn gesprekken goed bewust is van waar hij op aangesproken wordt. En dat hij helder communiceert in welk traject (vertrouwenspersoon of OR) zaken worden behandeld en besproken. De medewerker/collega/bestuurder/HR moet er niet door in verwarring raken.
 
Mogelijk kan de vertrouwenspersoon/OR-lid dat heel duidelijk maken in een gesprek door een kubus op zijn bureau te zetten waarop zijn onderscheiden rollen beschreven zijn: medewerker, OR-lid, Vertrouwenspersoon, etc. Dan plaats de medewerker de kubus in het gesprek op de goede stand naar de bezoeker. Het is een ontspannende manier om iets duidelijk te maken.
 
Er is hoe dan ook geen bezwaar vanuit de WOR of anderszins in de Arbowet. Dus het mag, ga er goed en transparant mee om en las een evaluatie in na 1 jaar. De Vertrouwenspersoon kan op een later moment zijn OR-lidmaatschap opzeggen als het niet blijkt te werken.;

De WOR geeft geen exacte aantallen aan van betrokken of door een maatregel geraakte aantal medewerkers. Ook procentueel (x % van de medewerkers) is geen norm die in de wet is opgenomen.
Letterlijk staat er in artikel 27 Instemmingsrecht (w.o. de wijziging van de Pensioenregeling valt):
  

……..een en ander voor zover betrekking hebbende op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen

 
De wet biedt dus ruimte om zelf als OR de omvang van de ‘groep’ die het betreft als groot genoeg te kwalificeren. Dus alles meer dan 1 werknemer die het betreft kan door de OR worden aangemerkt als ‘groep’ voor de wet.
 
In jullie geval betreft het 6 medewerkers die door een eerder gemaakte (administratieve of inschattingsfout) nu geconfronteerd worden met de overgang van het ene naar het andere Pensioenfonds.
Je gaf ook aan dat er sprake is van een achteruitgang in de voorwaarden en mogelijk ook een wijziging van de premie (netto/bruto en of eigen bijdrage) en of de mate van zekerheid van de uitkering op pensioendatum. Voldoende veranderingen om je als OR over te buigen.
 
Als OR heb je het voordeel van 2 ingangen: als eerste de bestuurder. Stel hem vragen over deze verplichte aanpassing. Maar kies er ook voor om de andere ingang – de medewerkers – actief uit te vragen of zij zich bewust zijn van deze overgang en welke impact die op hen heeft nu of later.

Doe dat gericht door deze groep van betrokkenen voor zover mogelijk gericht te benaderen.
 
Let op dat je goed nadenkt over de vraagstelling. Ik bedoel daarmee dat je neutrale vragen moet stellen aan medewerkers. Daarin horen geen voor-aannames te zijn verwoord in de zin van dat het allemaal heel slecht is en verschrikkelijk voor hen.
 
Voorbeelden van slechte vragen zijn: 

• “Bent u ook zo geschrokken van het bericht dat u van Pensioenfonds moet switchen?”
• “Weet u wel dat u er mogelijk erg op inlevert nu u naar Pensioenfonds X moet?”

Voorbeelden van goede vragen zijn: 

• “Bent u geïnformeerd onlangs over de overstap van Pensioenfonds?”
• “Heeft u uw vragen gesteld aan de werkgever en heeft u daarop antwoord ontvangen?”

Mijn advies is om eerst proces-vragen te stellen en te bezien of er in de antwoorden inhoudelijke opmerkingen en vragen terugkomen. De OR moet geen Klaagmuur worden waar medewerkers nog even hun nadelen komen droppen, terwijl ze geen echte vragen meer hebben over de reden, inhoud en verstrekte communicatie.

In principe geeft de WOR in artikel 27 de OR het recht om in te stemmen met een wijziging van de regeling. Daaronder valt het beleid, de regelmethodiek – lees wijze van roosteren – en welke extra criteria gelden bij het roosteren (zeg uitgangspunten van het roosteren).
 
Zo mag de regeling geen voordeel of nadeel (discriminatie art 28 WOR) kennen voor een deel van de medewerkers. Bijvoorbeeld parttimers mogen als eerste hun voorkeur aangeven voor inroosteren op avonddiensten. Of de reisafstand van woon-werkverkeer bepaald de inzet op avonddiensten. Het gaat dus echt om de manier van roosteren, de uitgangspunten/regels en uitzonderingsregels waar een OR instemming op verleend.
 
Wat als er door een team wordt afgeweken van die regels/methodiek of op teamniveau uitzonderingen worden bedacht, die afwijken van de organisatiemethodiek.
 
Stel de organisatie heeft als beleid/roosteruitgangspunt: ploegendiensten starten nu op elke vestiging van 8u – 16u, 16u – 24u, 24u – 8u, maar er is één team wat besluit (zelfsturende teams immers) om te gaan werken met 6u – 14u, 14u – 22u, 22u – 6u omdat er veel moeders met schoolgaande kinderen in het team werken toevallig.
 
Ik adviseer de OR dan wel om eerst na te gaan in hoeverre de betreffende teamleden én HR het acceptabel vinden wat er gebeurt. Waarbij je als OR met enige gezonde afstand moet kijken of de eigen methodiek die dit team heeft uitgedacht geen precedent gaat scheppen. Want voor collega’s die willen verkassen van team of nieuwe medewerkers kan het een belemmering gaan vormen. Daarmee belemmer je de interne mobiliteit bijvoorbeeld en misschien is dat nou net één van de speerpunten van HR. Dus bekijk als de OR de impact op langere termijn en op organisatieniveau. Achterhaal de reden van afwijken bij het team. En bevraag de bestuurder met die informatie of het past in het HR-beleid.
 ;

De vraag:
Ik ben op zoek naar een methode waarmee de OR een meer professionele opstelling richting de bestuurder kan krijgen.
 
Het antwoord:
Elke OR wil zoveel en zo vroeg als mogelijk bijdragen aan de goede besluitvorming. Een OR moet zich dus proactief en toetsend opstellen; niet per se veel vragen stellen, maar vooral goede vragen stellen.
 
Goede vragen stellen is niet makkelijk! Ieder stelt zijn vragen op zijn eigen wijze. De definitie van een goede vraag is: ‘Een korte zin, zonder mening er in’
 
Diversiteit is de kracht van de OR
OR-leden hebben vaak een mening. Dat is ook doorgaans waarom medewerkers zich aanmelden voor een OR-lidmaatschap. Zij vinden iets van hoe het gaat in de organisatie. Of vragen zich af waarom de dingen gaan zoals ze gaan. Zij lezen de interne communicatie over een verandering van de strategie en verdiepen zich in de externe ontwikkelingen. Door die vergaring van informatie en mede daardoor een toename van kennis ontstaat een mening. De kracht van elke OR is ziin diversiteit.
 
De OR-vergadering
In de eigen OR-vergadering is dat enigszins te structureren door te werken met het BOB-model (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluit). Zijn wij als OR op dit onderwerp in de fase van Beeldvorming, Oordeelsvorming of nemen we nu een Besluit.
 
Hygiëne aanbrengen op je proces van vragen stellen
Het helpt wanneer je als OR uitschrijft wat je tot op dit moment vindt van een onderwerp. En dat je vervolgens iedereen de gelegenheid geeft om vragen toe te voegen. De vragen kan je het beste vooraf in een PowerPoint zetten en die in de vergadering projecteren. Dat voorkomt veel gepraat, opnieuw toelichten door het OR-lid en dwingt je om vast te houden aan de gestelde vraag. Daarmee breng je vooraf een soort van hygiëne aan op je vraagstelling, de formulering en de manier waarop die behandeld gaat worden.
 
Wil je als OR vragen stellen aan de bestuurder dan raad ik je aan die vooraf (zelfde PowerPoint) toe te sturen aan de bestuurder. Waarom zou je de bestuurder willen verrassen? Je wil toch goede en heldere antwoorden en soms heeft de bestuurder ook even ruggenspraak nodig met zijn MT-leden of experts in de staf.
 
Voorbeelden van goede vragen zijn:

• Waarom heeft u ervoor gekozen om de bevoegdheden van MT-leden te wijzigen?
• Wat is de overweging of het belangrijkste argument geweest om de afdeling X en Y samen te voegen?
• Heeft u kennis genomen van het landelijke onderzoek naar de effecten van fusies op operationele afdelingen?

Het instellen van een EOR #33
 
De situatie:
De RvB is voornemens een EOR in te stellen, omdat zij een buitenlands bedrijf (te noemen PPB) hebben overgenomen.
 
De structuur van de organisatie is als volgt: 

• Een stichting met daaronder de publieke delen met elk een eigen OR.
• Een holding die onder de stichting hangt met daarin o.a. de B.V. SPP.
• Alle B.V.'s hebben ook een eigen OR.
• Boven/onder alle OR-en staat een COR.

 
Mijn vraag is: wie heeft het recht op onderhandeling over en zitting nemen in de EOR? Is dat de COR of de OR SPP?
 
Vermeld dient dat er een "laundrylist" is waarin afspraken staan over de bevoegdheden van de B.V.'s t.a.v. het nemen van zelfstandige besluiten.
 
Het antwoord:

Uit de beschrijving maak ik op dat PPB juridisch wordt opgehangen onder aansturing van de Holding. Gelijk aan de andere BV’s in Nederland.
 
Wat van belang is of PPB in gelijke mate als de andere BV’s in Nederland ‘zelfstandig’ bevoegd is om te ondernemen, besluiten te nemen over strategie, investeringen, eigen arbeidsvoorwaardenbeleid te voeren etc. Het mandaat c.q. resultaatverplichting (lees eigen broek ophouden, ook financieel) wat aan elke BV is toegekend moet voor PPB vergelijkbaar worden ingericht.
 
Wanneer dat niet het geval is en PPB in feite wordt (of zal worden) aangestuurd door de BV SPP ontstaat er een andere situatie. Dan praten we over een ‘vestiging’ c.q. een ‘locatie in het buitenland’.
 
In de WEOR (Wet op de Europese Ondernemingsraden) vind je een aantal artikelen die relevant zijn. Ik heb ze hieronder opgenomen. De WEOR wijst de COR aan als deelnemer aan de onderhandelingsgroep. Maar ook hier laat de WEOR ruimte om onderliggende OR-en mochten die meer dan gemiddeld ‘geraakt’ worden door het ontstaan van een EOR meer dan naar evenredigheid op te nemen in de onderhandelingsgroep. Dat is wijs van de COR als zij dat inziet en op die manier de betrokkenheid en toekomstige medezeggenschap vanaf de start van effectiviteit voorziet.
 
De onderhandelingsgroep overlegd met de directie over de opstart van een EOR. De samenstelling van een EOR is beschreven in de WEOR. Zie artikel 9, lid 1. In de onderhandelingsgroep bepaal je hoe de toekomstige medezeggenschap op Europees niveau zijn werk moet gaan doen. Uiteindelijk leg je dit vast in het Huishoudelijk reglement van de EOR. Zie artikel 11, lid 3 van de WEOR. Let op dat ook daarin wordt vastgelegd welke ‘vestigingen’ per land in de EOR vertegenwoordigt zullen gaan worden. Het kan dus ook in de situatie van Sanquin leiden tot een EOR waarin niet alle onderliggende OR-en een zetel verkrijgen. Bijvoorbeeld de publieke delen hebben nu wel zitting in de (Nederlandse) COR, maar hoeven omwille van de puur private activiteiten die PPB uitvoert niet ook zitting en zetels te verkrijgen in de op te richten EOR. Zelfs een EOR bestaande uit enkel OR-leden van SPP en de ‘OR’ van PPB kan een model van medezeggenschap zijn.
 
Bepalend is in hoeverre de activiteiten die PPB gaat uitoefenen raakvlak in organisatorische, financiële en arbeidsvoorwaardelijke zin hebben met alle of een deel van de Nederlandse publieke en private onderdelen.
 
Een onderhandelingsgroep kent een samenstelling op grond van de WEOR, maar die samenstelling hoeft niet 1 op 1 over te gaan in een EOR. De COR NL kan naast de EOR blijven bestaan. Het ene vervangt het andere niet.
 
Een overzicht van alle in de ondernemingen werkzame personen is van belang en de governance over alle ondernemingen.
 
De vraag die aan de RvB gesteld zou kunnen worden is: ‘waarom zij nu een EOR willen?” en aanvullend ‘Wat zijn de internationale ambities?”
 
WEOR, artikel 9. Lid 1
De bijzondere onderhandelingsgroep bestaat uit een zodanig aantal vertegenwoordigers van de werknemers van de communautaire onderneming of groep dat is gewaarborgd dat per betrokken staat een lid wordt gekozen of aangewezen voor elke 10%, of een deel daarvan, van de werknemers die in de betrokken staat werkzaam zijn, berekend over het totale aantal werknemers dat bij de communautaire onderneming of groep in alle betrokken staten tezamen werkzaam is.
 
WEOR, artikel 10, lid 1 en 2
Met betrekking tot de Nederlandse vestigingen en ondernemingen worden de leden van de bijzondere onderhandelingsgroep aangewezen, dan wel wordt hun aanwijzing ingetrokken, door de bij die vestigingen of ondernemingen ingestelde ondernemingsraden.
 
Indien met betrekking tot ondernemingsraden als bedoeld in het eerste lid een of meer centrale ondernemingsraden zijn ingesteld, geschiedt de aanwijzing of intrekking door die raad of raden.
 
WEOR, artikel 11, lid 3
Indien het hoofdbestuur en de bijzondere onderhandelingsgroep overeenkomen een Europese ondernemingsraad in te stellen, dan wordt bij overeenkomst tevens het reglement van de raad vastgesteld. Tenzij het hoofdbestuur en de bijzondere onderhandelingsgroep anders overeenkomen, regelt het reglement tenminste de volgende aangelegenheden: 

1. voor welke vestigingen of ondernemingen van de communautaire onderneming of groep de Europese ondernemingsraad is ingesteld;
2. de omvang en samenstelling van de raad, waarbij werknemers zoveel mogelijk evenwichtig vertegenwoordigd worden, en de zittingsduur van zijn leden;
3. het werkterrein en de bevoegdheden van de raad;
4. de wijze waarop de raad wordt ingelicht en geraadpleegd;
5. de wijze waarop de informatieverstrekking en raadpleging van de raad en de informatieverstrekking en raadpleging van de vertegenwoordigers van werknemers, bedoeld in artikel 3, tweede lid, aan elkaar worden gekoppeld, rekening houdend met hun bevoegdheden;
6. de frequentie, duur en plaats van de vergaderingen van de raad;
7. de financiële en materiële middelen waarover de raad kan beschikken;
8. indien binnen de raad een beperkt comité wordt ingesteld: de samenstelling, de aanwijzingsprocedure, de taakomschrijving en het reglement daarvan.

De vraag:
De bestuurder is van plan om het volgende te gaan inregelen: duurzame inzetbaarheid personeel, ontwikkelingen en flexibilisering werkaanbod. De vraag is over welke onderwerpen heeft de OR instemmingsrecht volgens artikel 27 WOR.
 
Het antwoord:
Hieronder artikel 27 WOR. Ik heb lid 1 uit dit artikel overgenomen en dan de opsomming die daar wordt gegeven waarop een OR instemming moet verlenen.
 
Artikel 27 WOR, lid 1

• De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van:
• een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling; een belonings- of een functiewaarderingssysteem; een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid; een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid; een regeling op het gebied van de personeelsopleiding; een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling; een regeling op het gebied van het werkoverleg; een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;

De vraag:
Valt een wijziging in de opleiding voor Eerst Verantwoordelijke Verzorgenden (EVV-ers) onder het instemmingsrecht? Tot nu toe vindt de EVV-opleiding plaats bij een externe organisatie. Het voornemen is om als organisatie intern een eigen opleiding te ontwikkelen. En, waar letten we als OR op?
 
Het antwoord:
Eerst even de relevante WOR-artikelen in beeld:
 
Artikel 25, lid 1

4. belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming;
5. belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming.
6. wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent;

6. een regeling op het gebied van de personeelsopleiding;

De functie van de RI&E, AVG, Arbowet, richtlijnen RIVM en de Wet op de Ondernemingsraden toegelicht

Inleiding
Corona heeft ons allen verrast. En het veroorzaakt grote impact op ons leven. Privé, reizen en genieten zien erop eens anders uit. Ook als het gaat om wanneer, waar en hoe we werken is er veel anders geworden.
 
Werkgevers en werknemers hebben sinds jaar en dag de wijze waarop er gewerkt wordt bepaald en vastgelegd in beleid, regelingen, handboeken en of gedrag. Daarbij gelden de wetten en richtlijnen vanuit de overheid zoals die zijn vastgelegd in bijvoorbeeld de Arbowet. Door corona zijn er aanvullende en nieuwe richtlijnen opgesteld. Mede op advies van het RIVM.
 
Corona is nog niet weg en daarom is het van belang om als werkgever na te denken over hoe de dienstverlening - rekening houdend met de dreiging van corona – toch doorgang kan vinden. Naast het opvolgen van de bestaande wet, regelgeving en aanvullende richtlijnen vanuit de overheid is het van groot belang om ervoor te zorgen dat er draagvlak is binnen de organisatie voor de aangepaste omstandigheden en voorwaarden waaronder er gewerkt kan worden op een vestiging of thuis.
 
Corona heeft ons verrast. Veroorzaakte een crisis. Vroeg om direct ingrijpen en vraagt nu om nieuw beleid, duurzame maatregelen en een herschikking van de omstandigheden en voorwaarden nu duidelijk is dat het langer duurt dan een crisis. De aanpassing van de manier van werken (waar, wanneer en hoe) heeft impact op de medewerkers en de organisatie. Die gevolgen veroorzaken hoe dan ook een aanpassing in de bestaande afspraken over thuiswerken, reizen, reiskosten, aansturing medewerkers, wijze van beoordeling, privacy, privé-werkbalans, thuiswerkomstandigheden, etc,
 
Veel organisaties stellen nu een corona-protocol, ‘weer-naar-kantoor-plan’ of i.d. op. De inhoud van deze plannen is doorgaans praktisch, facilitair en met de thans bekende en beschikbare middelen. Veel is nog onbekend wanneer het gaat om hoe corona verspreid wordt en welke maatregelen wel of niet effectief zijn. De mondkapjes discussie en de inblaas/uitblaas-ventilatie systemen al of niet met het juiste filter zijn daar goede voorbeelden van.

Aanpak corona-impact baseren op de RI&E in combinatie met de bestaande regelingen
Om te beoordelen of de voorgestelde maatregelen om corona-besmettingen te voorkomen effectief zijn moet je van goeden huize komen. Die kennis en ervaring ontbreekt nog. Van belang is wel om alle voorgestelde maatregelen die genomen worden in het kader van ‘weer-naar-kantoor of niet’ te beoordelen aan de hand van richtlijnen die al langer (duurzaam) in werking zijn. De beste aanpak is daarom de wettelijk verplichte RI&E te gebruiken. Elke organisatie is verplicht (vanaf 1994 al) jaarlijks een RI&E te laten uitvoeren.

Ook bij de ingebruikname van een nieuw pand hoort een RI&E – naast het bouwbesluit – te worden uitgevoerd. De RI&E geeft een organisatie en haar medewerkers inzicht in hoe het gesteld is met de arbeidsomstandigheden wanneer medewerkers werken. Wijzigt de plaats van de werkzaamheden, de omgeving, de faciliteiten, de ter beschikking gestelde middelen, etc dan geeft de RI&E inzicht in de eventuele risico’s en welke maatregelen genomen moeten worden. Daaraan worden ook termijnen gekoppeld. Veelal leiden die maatregelen vervolgens tot aanpassingen in de interne regelingen vanuit HR en de gedragslijnen binnen de organisatie.
 
OR moet instemmen met aangepast beleid naar aanleiding van het coronavirus
Veel werkgevers treffen maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Omdat deze maatregelen de bestaande regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden wijzigingen of aanvullen, heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht.

Een aantal maatregelen (extra hygiënemaatregelen in de sfeer van plexiglas scheidingswanden, 1,5 meter, desinfecteren van handen en bureaus) kan je scharen onder door de RIVM aangedragen adviezen die landelijk worden opgevolgd.

Maar er zijn ook meer fundamentele wijzigingen: denk aan bijvoorbeeld thuiswerken of om reizen met openbaar vervoer tijdens de spits te mijden. Dergelijke wijzigingen van wanneer, waar en hoe er gewerkt wordt en hoe dat aangestuurd, beoordeelt en gedeeld wordt hebben hoe dan ook impact op de bestaande regelingen. Nog geen jaar geleden maakten wij ons allen druk over de AVG (privacy, delen gegevens medewerkers en cliënten) en nu zoomen, teams-en en skypen wij dat het een lieve lust is. Welke organisatie heeft haar regelingen op dat vlak gelegd naast de nu voorgestelde aanpassingen omwille van corona?

De Wet op de Ondernemingsraden
De WOR stelt dat een bestuurder verplicht is op de onderwerpen die genoemd worden in artikel 25 (advies) en artikel 27 (Instemming) en artikel 28 (Bijzondere taken OR) dit vroegtijdig voor te leggen aan de ondernemingsraad. Wijziging van de plaats van waar het werk (kantoor of thuis of allebei) wordt uitgevoerd is advies plichtig.

Wijziging van de arbeidsomstandigheden (welke middelen worden ter beschikking gesteld en waar moeten die aan voldoen) en de wijze waarop ziek zijn, herstellen, re-integreren en de begeleiding daarbij plaatsvinden in die gewijzigde setting vallen onder Instemming. Artikel 28 verwacht van de bestuurder en de OR dat zij samen vroegtijdig vaststellen welke arbeidsomstandigheden (welzijn, milieu, werkoverleg, discriminatie en andere situatie gebonden impact voor medewerkers) wijzigen en of daarvoor andere en of extra voorwaarden moeten worden geboden.

De bestuurder is volgens artikel 27, lid 1d van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) verplicht om de ondernemingsraad (OR) om instemming te vragen voor een voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid. Hieronder valt dus ook het beleid rond het coronavirus.

Het instemmingsrecht van de OR geldt ook als de werkgever zich houdt aan de adviezen van het RIVM (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu).

De instemmingsplicht van de OR komt namelijk alleen te vervallen als en voor zover er sprake is van wettelijke voorschriften of als er regelingen zijn getroffen in de cao. Bekend is dat geen enkele cao bepalingen bevat over een virus-crisis.

De OR moet de belangen van werknemers naar voren brengen
De OR kan bij een instemmingsverzoek bekijken of de voorgestelde maatregelen overeenkomen met de adviezen van het RIVM. Daarnaast kan de OR de bestuurder natuurlijk informeren en adviseren over eventuele bijzonderheden voor bepaalde groepen werknemers. Is het bijvoorbeeld wel voor alle werknemers mogelijk om thuis te werken? Wat zijn de alternatieven als thuiswerken niet mogelijk is? Ook moet de OR de rechten van de werknemers goed bewaken. Zo is het niet toegestaan dat een werkgever de werknemers vakantiedagen laat opnemen, bijvoorbeeld omdat een werknemer in quarantaine zit of omdat hij geen mogelijkheden heeft om thuis te werken. In het geval de scholen en kinderdagverblijven sluiten, hebben werknemers recht op calamiteiten- en ander kort verzuimverlof. Bovendien moet de bestuurder zich bij het nemen van de maatregelen houden aan de privacywetgeving. Veel bedrijven stellen soortgelijke 'corona-protocollen' op. Protocollen is een ander woord voor 'regeling' wat in de WOR valt onder artikel 27 Instemmingsrecht.

Van belang is dat in deze protocollen goed onderbouwde, gecheckt op RI&E, Arbowetgeving, preventiemedewerker én OR hun bijdrage vooraf hebben kunnen leveren.

Breed draagvlak is doorslaggevend voor de effectiviteit van nieuwe maatregelen
Je moet als bestuurder ook zorgen voor draagvlak voor de gekozen aanpak en daar hoort een achterbanraadpleging bij. Die kan de OR uitstekend uitvoeren als stap in het opstellen van een voor iedereen werkbaar protocol waarbij vooral de arbeidsomstandigheden (AVG, ergonomisch thuiswerken, privé-werk-balans, re-integratie na ziekte, etc) een plaats krijgen.

Tot aan nu is er vooral veel aandacht voor een 'waar mag ik zijn en lopen'- protocol. Kort gezegd de pijlen op de grond.

Ga er eens van uit dat deze maatregelen nog meer dan een jaar nodig zijn. Zijn ze dan ook passend in de sfeer van toekomstbestendige organisatie en aantrekkelijk werkgeverschap en voldoende om thuiswerken conform de normen te kunnen blijven volhouden?

Wettelijke verplichting tot het opstellen van een RI&E
Werkgevers zijn wettelijk verplicht om binnen hun bedrijf een risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) op te stellen, waarin zij alle gezondheids- en veiligheidsrisico’s van het werk inventariseren, evalueren en aangeven hoe ze die risico’s aanpakken.

Voor bedrijven die nu nog geen RI&E hebben gemaakt kan de handreiking (zie www.rie.nl) dienen om hiermee een start te maken; immers, ook het risico op besmetting met het coronavirus en de manier waarop de werkgever dit risico aanpakt moet in de RI&E zijn opgenomen.

De sociale partners raden bedrijven dan ook aan om dit moment te gebruiken om een volledige RI&E op te stellen. Bedrijven kunnen de informatie en adviezen uit de algemene handreiking gebruiken om te inventariseren op welke manier zij het risico op besmetting met corona aan kunnen pakken.

Omdat de handreiking door de Inspectie SZW wordt gezien als een goed hulpmiddel bij het uitwerken van hun RI&E kunnen bedrijven erop vertrouwen dat zij de maatregelen uit deze handreiking kunnen gebruiken om te voldoen aan hun RI&E-verplichting bij het tegengaan van besmetting met het coronavirus.

Bij het opstellen van de RI&E en het nemen van maatregelen, zoals bij de aanpak van het risico op besmetting met het coronavirus binnen de organisatie, is het van belang om onderscheid te maken naar gelang de verschillende type werkzaamheden binnen het bedrijf en de contacten met anderen die tijdens deze werkzaamheden plaatsvinden.

Wat is de rol van de OR bij het opstellen van de RI&E?
De OR en PVT (personeelsvertegenwoordiging) hebben op het gebied van regelingen m.b.t. arbeidsomstandigheden een instemmingsrecht. Dit is vastgelegd in artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Ten aanzien van de RI&E houdt dit in dat de OR/ PVT moet instemmen met: 

• Het RI&E-instrument dat het bedrijf wil gebruiken.
• De manier waarop vorm en inhoud wordt gegeven aan het basiscontract met de arbodienst of Arbo deskundige die o.a. betrokken wordt voor het toetsen van de RI&E.
• De getoetste RI&E en het plan van aanpak (pva).
• Het bijstellen van de RI&E (actualiseren n.a.v. een crisis)

Je kan stellen dat een tijdelijk plan opgesteld vanuit noodzakelijke maatregelen om het werken onder het corona-virus weer mogelijk te maken gezien kan worden als een set van maatregelen om een risico te ondervangen. De RI&E is de daarmee de meest geëigende basis om die set van maatregelen aan te toetsen op de duurzaamheid, redelijkheid en haalbaarheid ervan.
 
 
 

Toelichting op de vraag:
Binnenkort moeten alle medewerkers trainingen, cursussen etc. gaan volgen. Daarbij verzamelen zij leerpunten. Per jaar gaat er een minimum aantal punten behaald moeten worden.
 
Het antwoord:
Opleidingsbeleid valt onder het recht op Instemming. Dit is te lezen in artikel 27, lid 1e, 1f en 1g van de WOR. Het gaat hier waarschijnlijk om alle drie de leden van dit artikel.
 
e. een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid;
f. een regeling op het gebied van de personeelsopleiding;
g. een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling;
 
Als OR geef je instemming op de regeling zelf. Dus hoe die in elkaar zit. Is die eerlijk, rechtvaardig en haalbaar voor de betrokken medewerkers? Zijn de gestelde eisen (soort opleidingen, de kans op het behalen van de punten, het verstrekken van voldoende tijd) reëel voor de betrokken medewerkers? Is het vereist om deze punten te behalen voor de uitoefening van de taken of gaat het om een externe eis van voldoende registratie (de BIG-registratie bijvoorbeeld).
 
De WOR kent dus een pragmatische beoordeling (naar de letter) maar vraagt ook naar de achterliggende bedoeling (naar de geest) met het invoeren of wijzigen van een dergelijke regeling. Van belang is om te achterhalen wat er met de registratie van leerpunten gaat gebeuren. Worden ze onderdeel van de doelstellingen en heeft het al of niet behalen van het minimum aantal punten in een jaar consequenties voor de beoordeling? Bepaald het aantal punten de kansen op een andere functie intern?
 
Als OR moet je nu doorvragen op het doel van de invoering van het puntensysteem en wat daarbij de mogelijk impact is op medewerkers. Krijgen medewerkers voldoende tijd om hun minimale aantal punten te behalen? Worden alle kosten voor het behalen van de punten door de werkgever betaald?
 
Onderstaand nog een link naar jurisprudentie hierover.
https://www.woronline.nl/artikel/71/Artikel-27.-Het-instemmingsrecht-van-de-OR
 
Maak gebruik van je instemmingsrecht. Stel bovenstaande vragen aan jezelf als OR, aan de betrokken collega’s en vervolgens in een Overlegvergadering aan de bestuurder.

Allereerst de relevante WOR artikelen:
Artikel 27 WOR, lid 1

4. een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid;

6. een regeling op het gebied van de personeelsopleiding;
7. een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling;

1. een regeling op het gebied van het werkoverleg;
10. een regeling op het gebied van de behandeling van klachten.

Er wordt al jaren gewerkt aan een modernisering van het faillissementsrecht. De belangen van een divers aantal stakeholders (eigenaren, aandeelhouders, crediteuren, leveranciers en werknemers) zijn in het geding bij een dreigend faillissement. Met een nieuwe EU Richtlijn en een tweetal nieuwe wetten (wovo én whoa) wordt getracht de verhoudingen zo te regelen dat een doorstart aantrekkelijker wordt.

Ook voor de ondernemingsraad (OR) is een grote rol weggelegd als het spannend wordt qua continuïteit. Je kunt je met recht afvragen of in de nieuwe wetgeving de rol van de OR verstevigd wordt. Want in artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) was het al goed geregeld.

Het Adviesrecht van de OR bij een faillissement bestaat al.
De OR heeft adviesrecht bij de overgang van onderneming. Artikel 25 lid 1a tot en met 1e is daar volstrekt helder over. Vaak worden die artikelen gekoppeld aan een overname, fusie of reorganisatie in de klassieke zin. Dus daar waar er geen directe ‘financiële’ druk op zit.

De idee dat het door de nieuwe EU Richtlijn en de twee nieuwe wetten beter geregeld wordt voor de OR lijkt mij niet juist. Het was al goed geregeld, maar het werd tot voor kort niet goed toegepast.

In de WOR staat letterlijk dat een ondernemer bij elk voorgenomen besluit tijdig de OR moet informeren en om zijn advies moet vragen. Zodra een ondernemer ziet aankomen dat strategisch ingrijpen (dreigend faillissement) noodzakelijk is, moet de ondernemer een overzicht verstrekken aan de OR van zijn beweegredenen en de te nemen maatregelen. Ook moet hij inzicht geven in de mogelijke impact op de onderneming (continuïteit) en de impact op werknemers (werkgelegenheid). En beschrijven hoe hij de eventuele gevolgen van zijn maatregelen denkt te ondervangen. 

De primaire reactie is vaak dat het bij een dreigend faillissement al te laat is. En dat is nu precies waarom het draait als het begrip ‘tijdig’ ingevuld moet worden.

Ik weet uit ervaring met tal van reorganisaties en faillissementen dat het vaak ‘te laat uitgevoerde strategische veranderingen’ betreffen. Wanneer een ondernemer eerder intern zijn moeilijke (financiële) positie deelt met zijn medewerkers heeft hij een extra en tijdige mogelijkheid om met de kennis en betrokkenheid van zijn eigen mensen en ook nog eens zonder externe kosten een geruisloze doorstart te maken.

‘Reorganisaties en faillissementen zijn in feite te laat uitgevoerde strategische veranderingen. De WOR voorziet al in een stevige rol voor de OR daarbij’
 
Lees het whitepaper met daarin het artikel uit het Financieele Dagblad van zaterdag 13 juli 2019 om weer helemaal bij te zijn op de (aanstaande) wetswijzigingen.

Het OR-vergaderverslag
Er is geen exacte richtlijn over welk verslag wel of niet gedeeld mag of moet worden met de medewerkers. In ieder geval is er onderscheid tussen de OR-vergadering en de Overlegvergadering (OR en bestuurder samen). Voor de eerste moet de OR een afspraak maken en voor de tweede moet de OR in afstemming met de bestuurder een afspraak maken.
 
Artikel 14 van de WOR (lid 14.2h) is relevant. Daarin staat dat de OR in zijn reglement een aantal zaken moet regelen, waaronder ‘het opmaken en bekendmaken - aan de ondernemer, de leden van de ondernemingsraad en aan de andere in de onderneming werkzame personen - van de verslagen van de vergaderingen van de ondernemingsraad en van het jaarverslag van de ondernemingsraad’
 
Hier staat dus dat er een verslag moet komen van de OR-vergadering voor iedereen die in de organisatie werkt. Er staat niets over de inhoud van dit verslag (uitgebreid of beknopt), waar het te vinden moet zijn of dat het actief toegestuurd moet worden, etc.
 
M.a.w. de OR moet zelf nadenken over welk verslag zij voor zichzelf maakt (intern verslag met een goede vastlegging om weging van alle argumenten en meningen te kunnen terughalen) en welk verslag zij opstelt waarmee zij de hele onderneming informeert en uitnodigt om het OR-werk te volgen en erop te reageren.
 
Het verslag aan de ondernemer, de leden van de ondernemingsraad en aan de andere in de onderneming werkzame personen hoeft niet per se in de vorm van de notulen van de vergadering. Het kan ook een blog-achtig verslag zijn bijvoorbeeld als de OR daartoe besluit.
 
Het OV-vergaderverslag
In de WOR staan in artikel 23a, lid 5 bepalingen over de overlegvergadering: ‘De ondernemer en de ondernemingsraad maken gezamenlijk afspraken over de gang van zaken bij de overlegvergadering.’
 
De WOR zegt niet expliciet dat een overlegvergadering openbaar is of niet, dat is aan de bestuurder en de OR om dit samen te regelen. Er zijn ook tussenvormen denkbaar. Openbaar, tenzij een agendapunt vertrouwelijkheid vraagt.
 
In hetzelfde artikel staat vervolgens: ‘De ondernemer en de ondernemingsraad maken gezamenlijk afspraken over de wijze en het tijdstip waarop de agenda en het verslag van de overlegvergadering aan de in de onderneming werkzame personen bekend worden gemaakt.’
 
Hieruit valt af te leiden dat het verslag (en de agenda) openbaar is. Maak als OR nadere afspraken op welk tijdstip (na goedkeuring door OR en bestuurder) en in welke vorm dat gebeurt (onverkorte notulen of een aangepast verslag).
 
Advies
Een ondernemingsraad is een vertegenwoordigend orgaan. Met een klein deel uit de hele groep van medewerkers vorm je deze raad. Van belang is dat de ondernemingsraad alle collega’s die zij vertegenwoordigt van informatie voorziet over haar activiteiten.
 
De agenda dient dan om te laten zien welke onderwerpen er binnenkort besproken gaan worden door de OR en of door de OR én bestuurder.
 
Het verslag van die bijeenkomsten moet een aantrekkelijk en leesbaar bericht zijn over de inhoud van de vergadering en de daar besproken onderwerpen en gemaakte afspraken.
 
Het verspreiden van gedetailleerde notulen met alle vergaderonderdelen en de actielijst vind ik ongewenst. Dit is je interne vergader hygiëne en draagt niet bij aan het informeren en actief betrekken van de achterban bij de medezeggenschap.
 
Van belang is dus om als OR na te denken over de verslaglegging van beide soorten overleggen - OR en OV - en die laatste met de bestuurder qua vorm over een te komen.;

De privacy rechten van werknemers volgens de AVG
Net als klanten waarvan persoonsgegevens worden verwerkt, hebben ook werknemers privacy rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze rechten zijn op verschillende plekken in de AVG terug te vinden. Een samenvatting van de privacy rechten die de werknemer kan inroepen jegens de verwerkingsverantwoordelijke, de werkgever.
 
(Bron: ORnet 1 oktober 2018, door Suzan van der Meer, advocaat arbeidsrecht bij Boontje Advocaten)
 
Recht om toestemming in te trekken (art. 7 lid 3 AVG)
Een van de grondslagen om persoonsgegevens te mogen verwerken is op grond van de vrijelijk gegeven toestemming van de betrokkene. Een werkgever zal zich echter vaak op één van de andere grondslagen uit de AVG (moeten) beroepen, omdat de toestemming van een werknemer – gezien de afhankelijkheidsrelatie tot zijn werkgever – doorgaans niet vrijelijk zal zijn gegeven.
 
In sommige gevallen (bijvoorbeeld bij het gebruik van een foto in een smoelenboek) kan wel met toestemming van de werknemer worden gewerkt. Als de werknemer in zo’n geval toestemming heeft gegeven dan kan hij deze toestemming ook weer te allen tijde intrekken.
 
Recht op transparante informatie (art. 12 AVG)
De AVG bepaalt dat informatie die bestemd is voor de werknemer – overeenkomstig het transparantiebeginsel – beknopt, eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk moet zijn en dat duidelijke en eenvoudige taal moet worden gebruikt. Het gaat hier onder meer om de communicatie die geschiedt als de werknemer één van zijn rechten op grond van de AVG inroept.
 
Recht op informatie en toegang (art. 13 en 14 AVG)
De werknemer heeft het recht om te weten wat er met zijn persoonsgegevens gebeurt en waarom. Hij moet bewust worden gemaakt van de risico’s van de gegevensverwerking, de regels die ervoor gelden, de waarborgen en de manier waarop hij zijn rechten met betrekking tot de verwerking van gegevens kan uitoefenen. De werkgever dient de werknemer te informeren over de gegevensverwerkingen.
 
Recht op inzage en kopie (art. 15 AVG)
De werknemer heeft het recht om de persoonsgegevens die van hem verzameld zijn in te zien. Hij mag de werkgever met redelijke tussenpozen vragen of, en zo ja welke, persoonsgegevens van hem worden verwerkt.
 
 
 
Recht op rectificatie (art. 16 AVG)
De werkgever dient er zorg voor te dragen dat wanneer er persoonsgegevens worden verwerkt, deze gegevens accuraat zijn en blijven. Als de gegevens niet (meer) accuraat zijn, dan heeft de werknemer het recht om van de werkgever te verlangen deze onjuiste persoonsgegevens onverwijld te rectificeren.
 
Recht op verwijdering (recht op vergetelheid) (art. 17 AVG)
De werknemer heeft onder bepaalde omstandigheden het recht om zijn persoonsgegevens door de werkgever te laten verwijderen, bijvoorbeeld als de verwerking onrechtmatig is.
 
Daarnaast heeft de werknemer het recht om ‘vergeten te worden’. Het gaat hier bijvoorbeeld om de situatie waarin de werkgever persoonsgegevens van de werknemer openbaar heeft gemaakt (bijvoorbeeld op een website), in welk geval de werknemer het recht heeft van de werkgever te verlangen deze gegevens te wissen.
 
Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
Het recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens houdt in dat in bepaalde situaties (bijvoorbeeld als de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist of verwerking onrechtmatig is) de werknemer de mogelijkheid heeft om de verwerking van zijn persoonsgegevens tijdelijk stil te laten zetten.
 
De werknemer kan dit recht onder meer inzetten als hij meent dat er te veel persoonsgegevens van hem worden verwerkt, zonder duidelijk en legitiem doel.
 
Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG)
De werknemer heeft het recht om een kopie van zijn persoonsgegevens, die hij aan de werkgever heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen.
 
Recht van bezwaar (art. 21 AVG)
Een werknemer kan vanwege redenen die verband houden met zijn specifieke situatie gebruik maken van dit recht van bezwaar tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens, mits voldaan is aan de in de AVG genoemde vereisten.
 
Als een werknemer bezwaar maakt staakt de werkgever de verwerking, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden anders bepalen.
 
Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluiten (art. 22)
Er is sprake van geautomatiseerde individuele besluitvorming, als persoonsgegevens worden gebruikt om tot een bepaalde beslissing te komen en deze beslissing uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.
 
Een werknemer heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een enkel op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit, wanneer dit rechtsgevolgen heeft voor hem of hem anderszins in aanzienlijke mate treft.
 
Dit zou bijvoorbeeld aan de orde kunnen zijn in het geval een arbeidsovereenkomst wordt opgezegd, enkel omdat de computer aangeeft dat de werknemer een risico vormt voor de organisatie. In zo’n geval kan de werknemer een beroep doen op het recht op een menselijke blik bij het nemen van besluiten.
 
Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (art. 77 AVG)
De werknemer heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als hij vermoedt dat zijn persoonsgegevens zijn verwerkt op een manier die in strijd is met de AVG. De AP neemt hierop een besluit.
 
Als de werknemer het niet eens is met dit besluit kan hij hiertegen nog in beroep bij de rechtbank.
 
Recht om een doeltreffende voorziening in rechte in te stellen (art. 78 en 79 AVG)
Een werknemer kan een voorziening in rechte instellen tegen de AP, de werkgever of een verwerker, indien hij van mening is dat de verwerking van zijn persoonsgegevens niet in lijn met de geldende wet- en regelgeving heeft plaatsgevonden. Dit betreft een civielrechtelijke procedure.
 
Collectief actierecht/recht op vertegenwoordiging (art. 80 AVG)
Een werknemer mag een organisatie, orgaan of vereniging zonder winstoogmerk machtigen om namens hem een klacht in te dienen of de rechten uit te oefenen die hem gegeven zijn uit hoofde van de AVG.
 
Recht op schadevergoeding (art. 82 AVG)
Als een werknemer materiële of immateriële schade heeft geleden als gevolg van een overtreding van de AVG, dan heeft hij het recht om een schadevergoeding te ontvangen voor de geleden schade.
 
De werknemer heeft dus een breed scala aan rechten ter bescherming van zijn privacy tot zijn beschikking. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om de werknemers te wijzen op deze rechten, bijvoorbeeld in een privacybeleid of – statement.;

De bestuurder heeft onlangs een 'tussenholding' opgericht tussen de Holding en een werkmaatschappij. Wij zijn OR van de werkmaatschappij, maar worden nu ook gevraagd advies en instemming te verlenen aan de tussenholding. Hoe zit het met onze bevoegdheden? Lopen we risico?

De situatie:
Onder de holding van onderneming X hangen een viertal bedrijven. De OR heeft positief geadviseerd over de oprichting van een tussenholding tussen de holding en Bedrijf #1, één van de vier bedrijven onder de holding.
 
De directie van Bedrijf #1 is nu de directie van de tussenholding. Ook de Raad van Commissarissen (RvC) van Bedrijf #1 is nu de RvC voor de tussenholding. De positie van de ondernemingsraad van Bedrijf #1 is ongewijzigd gebleven en overlegt met de directie van de tussenholding.
 
Met de adviesprocedure is afgesproken dat er voor de OR niets zou veranderen en dat de OR al haar rechten zal behouden
 
Antwoord:
Hieronder volgt eerst een schets van de situatie.

In de adviesprocedure is overeengekomen dat na tussenplaatsing van de TUSSENHOLDING de OR van Bedrijf #1 mandaat heeft over onder de WOR vallende rechten en plichten aangaande TUSSENHOLDING, Bedrijf #1 en overige activiteiten, waarbij sommige activiteiten worden voorzien van medezeggenschap in de vorm van een Onderdeel commissie (OC).

Het eerste wat opvalt in het convenant wat u meezond is dat het een beperkte geldigheidsduur kent. De reden en of noodzaak daarvan is onduidelijk. Verder zijn er bepalingen in het convenant opgenomen die voorzien in een eenzijdige opzegging, hetgeen ongewenst is en ook niet naar de geest van de WOR.
 
Het feit dat de directie (Raad van Bestuur) en toezicht (RvC) identiek zijn in én de TUSSENHOLDING én in Bedrijf #1 helpt daar niet aan mee. De WOR is daar heel duidelijk over. U kunt maar één overlegpartner hebben. Medezeggenschap moet zeggenschap volgen waar het gaat om het ontstaan van nieuwe entiteiten binnen een concern.
 
Als het zo is dat de TUSSENHOLDING alleen de tussenholding is voor de daaronder getekende activiteiten, dan behoort de volgende OR haar naam te wijzigen in “OR Tussenholding”. Op dat niveau is de hoogste zeggenschap nu belegt en daar hoort dan ook de OR haar plaats en bijbehorende rechten en plichten te hebben. Dan kan het convenant wat voortkwam uit de plaatsing van de tussenholding (een begrip wat overigens juridisch geen enkele betekenis heeft) vervallen. Een goed huishoudelijk reglement voor de 'nieuwe OR Tussenholding' is dan een meer toekomst vaste en juridisch betere oplossing.
 
Is er dan nu reden om direct zorgen te hebben over deze constructie? Nee! Zolang de zittingstermijn loopt kan alles blijven zoals het nu is. De jurisprudentie die verschenen is over soortgelijke situaties biedt voldoende borging om geen problemen te krijgen.
 
Het advies is om er voorlopig pragmatisch mee om te gaan en elke adviesaanvraag die u ontvangt te behandelen. Verwijs in het advies ook altijd naar de gemaakte afspraken uit het convenant. In de zin van ‘ons mandaat als OR Tussenholding is vastgelegd in het HR en het convenant uit [jaartal]’.
 
De jurisprudentie leert mede dat gekeken wordt naar de historie. Daaruit is af te lezen welke adviesvraag aan de OR zijn voorgelegd. Die gedragslijn leidt tot een soort mandaat vanuit gewoonte. Zie het als opgebouwde rechten.

Zonder de precieze achtergrond info is dit lastig in te schatten. Zolang de regeling ‘aanschaffen fiets’ beschikbaar was en medewerkers nog niet geïnformeerd waren over het opheffen of aanpassen van die faciliteit, mogen zij uitgaan van een beoordeling bij de toekenning op grond van de toen geldende criteria. Je mag medewerkers niet ongelijk behandelen die over dezelfde informatie beschikten. Ook hier moet de toets van de OR (vragen stellen aan de bestuurder) gericht zijn op redelijkheid en billijkheid en goed werkgeverschap. Ook is een onderbouwing van de aanpassing van de regeling benodigd en tijdige communicatie naar medewerkers.
 
In lid 4 van artikel 27 is opgenomen dat alleen wanneer er sprake is van ‘zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen’ een maatregel per direct van kracht kan worden. In alle andere gevallen moet de bestuurder vroegtijdig en goed onderbouwd aangeven waarom, wanneer en hoe een geldende arbeidsvoorwaarde wordt aangepast.
 
Door de aantrekkende arbeidsmarkt wordt het lastiger om personeel aan te trekken en te behouden. Als een werkgever met deze op het oog kleinere zaken - secundaire arbeidsvoorwaarden - niet transparant en betrouwbaar omgaat, kan dat hem op een gegeven moment tegenwerken.
 
Als OR ben je ook verantwoordelijk voor de continuïteit van de organisatie en mag je de bestuurder met dat argument ook aanspreken op zijn handelswijze.;

De vraag:
We zijn een nieuw hygiënevoorschrift aan het opstellen. De eisen hierin zouden mogelijk redelijk ver kunnen gaan. Als voorbeeld werd genoemd dat de nagels maar een bepaalde lengte mogen hebben, geen mobiele telefoons meer op de afdeling etc. Mijn vraag is dit instemmingsplichtig? Kon geen uitsluitsel vinden bij artikel 27. Of is het een ARBO onderwerp.

Het antwoord:
In de WOR, artikel 27 lid 1d staat het volgende: een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden;
 
en in artikel 27 lid 1L staat het volgende: een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;
 
Of je op een dergelijke regeling instemming moet claimen is niet precies duidelijk. Je kan er ook voor kiezen om het als arbeidsomstandigheden te laten bespreken door een commissie. Het gaat om werkafspraken die bijdragen aan het goed kunnen uitoefenen van het werk.
 
Als OR kom je met dit soort zaken al gauw in de positie dat enkele medewerkers een dergelijke afspraak maar niks vinden. De vraag is of je die medewerkers, beter dan HR of hun leidinggevende, kan uitleggen waarom een dergelijke regeling noodzakelijk is.
 
Het is lastig. Is er een aanleiding geweest (incidenten) waar het mis gegaan is in de uitvoering van het werk? Is er nieuwe wetgeving, vereisten vanuit een andere policy waarin hygiëne meer aandacht krijgt of moet krijgen? Zijn er klachten ontvangen van cliënten?
 
Het is wel de uitdaging van de OR om weg te blijven van de details, de randzaken (nagellengte) van HR-beleid. Dergelijke afspraken zijn vast bedoeld om het werk veilig en hygiënisch te kunnen uitvoeren. Pas als de hele OR van mening is dat het gaat om een extravagante maatregel kan je hier een punt van maken.;

Toelichting op de vraag:
Binnen onze organisatie zijn medewerkers ondergebracht bij twee pensioenfondsen: Pensioenfonds A en Pensioenfonds B. Na vergelijkend onderzoek is aan medewerkers aangeboden om vanuit het Pensioenfonds B over te stappen naar Pensioenfonds A. Daarbij is de toezegging gedaan door de werkgever dat bij deelname in het pensioenfonds van Pensioenfonds A het oude niveau van inleg door de werkgever gehandhaafd blijft. Die toezegging hebben wij ontvangen per email van het hoofd Finance in juli 2018.
 
Inmiddels hebben meerdere collega’s de overstap (opzeggen bij Pensioenfonds B en aanmelden bij Pensioenfonds A) gemaakt. Die overstap geeft wat administratief gedoe, maar dat wordt wel opgelost naar het lijkt. Wat nog ontbreekt is de schriftelijke bevestiging vanuit de werkgever waarin bevestigd wordt wat de toezeggingen zijn over eigen bijdrage versus de bijdrage (inleg werkgever) die de organisatie blijft doen ook in de nieuwe regeling bij Pensioenfonds A.
 
Op ons verzoek om deze toezegging zwart op wit vast te leggen krijgen wij tot dusver nul op ons rekest. Waar hebben wij precies recht op?
 
Het antwoord:
Veel organisaties en hun medewerkers krijgen te maken met wijzigingen in de pensioenregeling. De reden is dan vaak of de verlenging van het pensioencontract of de harmonisatie van de verschillende pensioenregelingen voortkomend uit een fusie of overname.
 
In beide gevallen is van belang dat het hier gaat om een primaire arbeidsvoorwaarde die de werkgever en de werknemer met elkaar overeenkomen. Pensioen is salaris wat op een later moment wordt uitbetaald. De pensioentoezegging wordt geregeld in de arbeidsovereenkomst of er is een verwijzing opgenomen naar een addendum met daarin de pensioenafspraken.
 
ONDERNEMINGSRAAD
Wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden en regelingen waarin die zijn vastgelegd vallen om die reden onder het instemmingsrecht (WOR art 27, lid 7) en onder het informatierecht (WOR art 31f).
 
De ondernemingsraad heeft een belangrijke bevoegdheid derhalve en moet haar instemming verlenen aan de voorgestelde wijziging. Daarbij toetst zij de noodzaak, de redelijkheid en de billijkheid van de wijzing voor de organisatie (continuïteit en betaalbaarheid) en de medewerkersrechten (redelijkheid van de voorgestelde aanpassing).
 
Ook doet zij aanbevelingen over de wijze van informeren van de medewerkers en ziet zij toe op de tijdige en zorgvuldige verwerking van de overgang van het ene naar het andere pensioenfonds.
 
Medewerkers hebben recht op tijdige en volledige (lees uitgebreide) informatie over de wijziging. Voldoende bedenktijd wanneer zij een keuze moeten maken. En een heldere bevestiging van de nieuwe pensioenuitvoerder welke voorwaarden in de nieuwe pensioenregeling van toepassing zijn. In die schriftelijke bevestiging moeten ook opgenomen zijn de aanvullende voorwaarden die voor een groep van medewerkers zijn overeengekomen. Deze informatie moet zijn opgenomen in het instemmingsverzoek.
 
Het opstellen en verzenden van de schriftelijke bevestiging kan verricht worden door de pensioenuitvoerder, maar de werkgever blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de realisatie daarvan. Wanneer een pensioenuitvoerder in gebreke blijft ondanks herhaaldelijke verzoeken wend je je als medewerker tot het hoofd HR.
 
Als ook dan de schriftelijke bevestiging uitblijft meld je aan het hoofd HR dat je de bestuurder en de OR inschakelt om jouw belangen als medewerker te waarborgen.
 
De OR heeft de mogelijkheid om druk uit te oefenen op de uitvoering van het door haar verleende instemming. Dat kan door vragen te stellen en of het onderwerp te agenderen ter evaluatie. Daarbij is het van belang dat de OR duidelijk aangeeft welke impact een dergelijke handelswijze kan veroorzaken in de organisatie (zie hieronder).
 
IMPACT
Organisaties die hun administratieve verplichtingen niet volledig, tijdig en correct nakomen veroorzaken bij hun medewerkers irritatie, onzekerheid en het gevoel dat goede vastlegging er niet toe doet. Bekend is uit onderzoek dat wanneer organisaties (lees HR) zich op deze manier gedragen bij het verwerken van primaire arbeidsvoorwaarden op termijn dezelfde houding en gedrag activeren bij hun medewerkers in de bediening van klanten. Slordigheid roept slordigheid op. Het onderschatten van de zorgvuldige en tijdige verwerking van administratieve handelingen heeft gevolgen die impact kunnen gaan hebben op de medewerkerstevredenheid, de klantbediening en daardoor op het imago en mogelijk zelfs de omzet.

VERANTWOORDELIJKHEID ligt bij HR
Ik adviseer jullie om jullie verzoek te richten aan het hoofd HR in jullie organisatie en niet aan het hoofd Finance. Mogelijk heeft die laatste het voortraject en de contacten gehad met de betrokken pensioenverzekeraars, maar voelt hij zich niet verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling op het vlak van de arbeidsvoorwaarden.
 
RECHTSPRAAK
Wanneer HR ook niet binnen een redelijke termijn levert, rest de medewerkers alleen nog de gang naar de rechter om hun recht op correcte vastlegging van de pensioenafspraken af te dwingen. Zover zal een werkgever het niet snel laten komen is mijn ervaring.;

ANTWOORD:
Die vraag is in eerste instantie eenvoudig te beantwoorden. Van een ondernemer met een onderneming waarin 50 of meer medewerkers werkzaam zijn (vast en flex tezamen) wordt verwacht dat hij een ondernemingsraad installeert.
 
Jullie organisatie haalt dat aantal van 50 medewerkers (voorlopig) niet.
 
Maar de WOR kent nog een tweede bepaling over de installatie van medezeggenschap voor organisaties kleiner dan 50 medewerkers. Die staat bekend onder de titel ‘personeelsvertegenwoordiging’. De tekst is te vinden in artikel 35 b t/m d van de WOR.
 
Meer weten?
Maak gebruik van de zoekbalk en voer daar het begrip ‘personeelsvertegenwoordiging’ in. Zo vind je eenvoudig alle relevante artikelen en jurisprudentie over dit onderwerp.;

De vraag:
De organisatie heeft voor alle medewerkers een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden. Nu zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd waaronder; vergoedingen aangepast (verhoogd) en termijnen aangepast van 3 naar 5 jaar en is de mogelijkheid om extra vakantie-uren toegevoegd. De COR is hiervan in kennis gesteld. De vraag is zijn de wijzigingen instemmingsplichtig conform artikel 27 of volstaat een mededeling? Graag uw advies.
 
Het antwoord:
Elke wetgeving kent een uitleg naar de letter en naar de geest.
 
Artikel 27 WOR Instemmingsrecht is overigens heel duidelijk over wanneer de OR om instemming moet worden gevraagd: ‘zodra de werkgever een nieuwe regeling invoert, een bestaande regeling wijzigt of een regeling afschaft.
 
De onderdelen die je noemt vallen binnen een bestaande regeling ‘meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden’ en zijn bij wijziging instemming plichtig. En met instemming is het ook nog eens zo dat als een bestuurder er niet om vraagt en de OR ‘eist’ het niet op je als OR ook het recht verliest om er op een later moment nog op terug te komen. De WOR stelt daarvoor een termijn van maximaal 1 maand na invoering c.q. wanneer de OR redelijkerwijs op de hoogte kon zijn. In jullie geval ben je op de hoogte omdat je de mededeling hebt ontvangen.
 
Ik kan niet goed beoordelen of alle genoemde wijzigingen positief uitpakken voor het personeel nu, maar dat kan geen argument zijn om wel of niet instemming te vragen aan de OR of als OR te denken om het erbij te laten zitten. Daarmee snij je jezelf op de langere termijn in de vingers.
 
Ook als de bestuurder voornemens is om te melden bij de communicatie naar medewerkers over de wijzigingen dat ‘de OR geïnformeerd is over de aanpassingen’ frons ik mijn wenkbrauwen.
 
M.a.w. ik adviseer jullie om alsnog te vragen naar een verzoek tot instemming. Die kan je als de OR er geen opmerkingen over heeft als hamerstuk laten passeren. Daarmee borg je wel naar voren toe dat de bestuurder en OR hun rol en mandaat zuiver houden.
 
De WOR kent geen ‘mededelingen’ als middel/instrument om iets met de OR te regelen, te informeren etc.
 
Het is belangrijk om te weten WAAROM de bestuurder met deze aanpassingen komt. Wat wil hij ermee bereiken. Die onderbouwing moet in ieder geval op papier staan. Daarmee kan je latere vragen om instemming toetsen. Wordt er gewerkt vanuit een HR-visie en consequent beleid en passen we daarom nu de voorwaarden aan. Of is er een externe ontwikkeling (wetgeving of arbeidsmarkt) die ons dwingt het aan te passen. Of is er een visie op werving en behoud medewerkers die vraagt om deze aanpassingen door te voeren.
 
Dat is altijd mijn redeneertrant: ‘Leg mij uit beste bestuurder waarom u dit wil wijzigen’.
 
In de ophanging en verdeling van taken zoals u die schets in uw organisatie ontstaat al snel de praktijk van een taakje erbij en de slager die zijn eigen vlees keurt.;

De vraag:
Lidmaatschap van de OR kent in onze organisatie geen beperking. Aftredende leden kunnen zich altijd meteen herkiesbaar stellen. Of lidmaatschap aan termijnen gebonden moet zijn, is wel altijd een discussieonderwerp als we het reglement actualiseren.
 
Ik sprak met een van de juristen in de organisatie en zij vertelde dat volgens haar het kan zijn dat lidmaatschap in het OR-reglement weliswaar aan termijnen gebonden kan zijn, maar dat die beperking niet houdbaar is, omdat de WOR die beperking niet kent.
 
Een lid dat zich na bv twee termijnen niet herkiesbaar kan stellen, maar dat toch doet, zou daarmee toch herkiesbaar zijn. Ik ben benieuwd hoe jij dat ziet.
 
Het antwoord:
In de WOR zelf staat er niets over geschreven. De WOR verwijst voor alle zaken waar het gaat om kandidaatstelling, verkiezingen etc. naar het Huishoudelijk Reglement. De SER heeft ooit een voorbeeldreglement opgesteld. Let wel dit is een voorbeeld en geen geldende wet en regelgeving. Maar ook daarin staat niets over het maximumaantal zittingstermijnen.
 
Er is wel jurisprudentie die gaat over wat en hoe een ondernemingsraad zaken die raken aan beperkingen (denk aan aantal zetels minder dan de wet stelt, aan verkiesbaar zijn anders dan de termijnen die de wet stelt, bepaalde groepen in de onderneming meer of minder vertegenwoordigt laten zijn in de OR, etc) moet regelen.
 
In al die uitspraken zie je een duidelijke lijn van redeneren: 

1. De OR stelt het voor om iets aan te passen in haar reglement.
2. Zij motiveert haar idee, onderbouwt het (bijvoorbeeld goede doorstroming, vers bloed, goede demografische vertegenwoordiging etc) idee om daarmee te beogen dat er effectieve medezeggenschap plaatsvindt. Dat laatste ‘effectieve medezeggenschap’ is namelijk het doel van de WOR. 
3. Zodra de OR heeft opgeschreven dat het beter is dat er na 3 zittingstermijnen een zittingstermijn sabbatical moet zijn bespreekt ze dat intern en neemt er een voorgenomen besluit over tot het aanpassen van het Huishoudelijk Reglement op dat punt. Slim is om een paar andere punten ook mee te nemen, anders wordt het zo’n op zichzelf staand onderwerp en verval je al gauw in de ‘ja’ of ‘nee’ discussie. Zorg dus dat het onderdeel is van het aantrekkelijker maken van de medezeggenschap in zijn geheel en het beter verspreiden van de medezeggenschap in de organisatie 
4. Vervolgens leg je het ‘nieuwe’ reglement voor aan de bestuurder. Die geeft er zijn mening over. Het kan helpen als de bestuurder ook van mening is dat dit een goede maatregel is en als hij dat onderbouwt ook. 
5. Dan neem je als OR het besluit om het reglement aan te passen per de eerstvolgende zittingstermijn. Je maakt het bekend in de organisatie en geeft de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen. 
6. Als niemand dat doet heb je per de eerstvolgende reguliere verkiezingen een reglement met daarin een maximumaantal zittingstermijnen per OR-lid. 
7. Een zittend OR-lid die zich dan alsnog weer kandidaat stelt kan niet als verkiesbaar worden ‘opgesteld’ en verdwijnt op aangeven van de verkiezingscommissie van de lijst met kandidaten. Zo’n medewerker kan dan bezwaar aantekenen natuurlijk maar krijgt geen gelijk want dat punt zijn we dan al gepasseerd in de vorige termijn.
8. Mocht een OR-lid dan alsnog naar de kantonrechter of Ondernemingskamer stappen dan zal er een marginale toetsing (zorgvuldigheid procedure) worden verricht en door goede vastlegging van de aanpassing van het huishoudelijk reglement wordt het desbetreffende OR-lid in het ongelijk gesteld.

De vraag:
Onze organisatie is vorig jaar gefuseerd. De bestuurder is bezig alle regelingen van de beide oude bedrijven samen te voegen. Nu is het plan om de oude regelingen over het gebruik van internet en email te harmoniseren. De directie is van mening dat deze samenvoeging voortkomt uit de fusie en daarom geen instemming verlangd van de OR. Klopt dat?
 
Het antwoord:
De WOR geeft ondernemingsraden het recht om instemming te verlenen aan regelingen die impact hebben op het personeel. Daaronder vallen ook regelingen die eerder zijn toegepast binnen de oude entiteiten van voor de fusie. Aangezien een fusie een samensmelting is van 2 organisatorische eenheden (definitie WOR) tot 1 nieuwe organisatorische eenheid, komt uit het fusiebesluit als vanzelf de noodzaak tot harmonisatie van alle geldende (personeel)regelingen naar voren.
 
De OR heeft hier een recht. Maar heeft zij recht op instemming of recht op advies?
 
In de normale situatie (dus zonder fusie of overname) is er altijd sprake van recht op instemming wat de OR heeft. Want artikel 27 van de WOR zegt dat elke invoering, wijziging of afschaffing van een regeling valt onder het instemmingsrecht. Dus enkel de afschaffing van de 2 oude regelingen valt al onder die definitie. Maar ook de invoering van de nieuwe regeling valt op die manier onder het instemmingsrecht.
 
Toch is er een uitzondering. De WOR stelt in artikel 25 (Adviesrecht) dat alle wijzigingen die voortkomen uit het fusiebesluit vallen onder het Adviesrecht. Het woord fusie komt niet voor in de WOR overigens. Voor fusie, overname etc is de term ‘overgang van onderneming’ in de WOR opgenomen.
 
Zodra er sprake is van een overgang van onderneming heeft de OR Adviesrecht. De WOR - en ook de jurisprudentie van de Ondernemingskamer – stelt dat alle wijzigingen die voortkomen uit de fusie vallen onder het Adviesrecht. De OR moet in haar eerste advies over de fusie opnemen dat alle uit de fusie voortkomende wijzigingen telkens moeten worden aangeboden bij de OR om er een uitvoeringsadvies op te kunnen geven. Zie artikel 25 WOR lid 5 (citaat: “Voor zover de ondernemingsraad daarover nog niet heeft geadviseerd, wordt voorts het advies van de ondernemingsraad ingewonnen over de uitvoering van het besluit”).
 
Er zijn ondernemingsraden die in hun advies over de fusie opnemen dat zij alle wijzigingen die voortkomen uit de fusie ter instemming voorgelegd willen krijgen. Dat kan door in het eerste advies de volgende zinsnede op te nemen. De OR claimt hiermee een recht op instemming waar zij conform de WOR en jurisprudentie niet per se recht op heeft. Maar wie niet vraagt, krijgt ook niet.
 
Nu de OR advies heeft uitgebracht over de fusie/overname verzoekt zij de bestuurder alle wijzigingen die voortkomen uit de fusie (harmonisatie regelingen en arbeidsvoorwaarden) ter instemming bij de OR aan te bieden.;

Situatieschets:
De OR van heeft in maart een instemmingsverzoek gehad over het verzuimbeleid.
 
De wijze waarop het verzuimbeleid is beschreven zou volgens de bestuurder niet instemmingsplichtig zijn, maar adviesplichtig. Ik kan me daar iets bij voorstellen. Helemaal wanneer er geen regelingen bij betrokken zijn die een verandering of wijzigingen aangeven.
 
In mijn beleving is een visie niet adviesplichtig. Wordt dit omgezet in beleid dan kan het advies- of instemmingsplichtig worden, afhankelijk van het onderwerp. Je zou kunnen zeggen dat de OR op bijgevoegd verzuimbeleidsstuk geen instemming heeft. Dit omdat het een voornemen is om het beleid aan te passen en zo gauw je met een verdere uitwerking komt dat het dan wel instemmingsplichtig is.
 
Aan jou de vraag of het gebruikelijk is bij een artikel 27 onderwerp om op het beleid advies te vragen en op de verdere uitwerking instemming?
 
Verder heb ik het idee dat met dit verzuimbeleid er hier en daar wel veranderingen ingang worden gezet. Veranderingen die gevolgen kan hebben voor medewerkers, omdat ze b.v. op een andere wijze zich moeten ziekmelden.
 
Overigens heeft de OR wel positief geadviseerd op het verzuimbeleid en dat had ook een instemming kunnen zijn.
 
Relevante WOR artikelen:
Artikel 27. Het instemmingsrecht van de OR 

1. De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van:
   1. een belonings- of een functiewaarderingssysteem;
   2. een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid;
   3. een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid;
2. een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling;
    
3. een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen;
4. een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;

 
Advies:
De WOR gaat uit van de aard van het onderwerp om te bepalen of het onder Advies of Instemming valt. Daarbij maakt het niet uit in welk stadium van besluitvorming het onderwerp zich op het moment van bespreken en indienen bevindt. In het ‘voorgenomen’ besluit inzake verzuim, re-integratie, etc. is het duidelijk dat het valt onder Instemming, artikel 27 van de WOR. Te meer daar het uiteindelijk impact gaat hebben op alle medewerkers en ook nog op meer aspecten dan alleen verzuim.
 
Een bestuurder die wil switchen tussen Advies en Instemming per fase van zijn duidelijkheid in het besluitvormingstraject heeft de WOR niet goed begrepen.
 
Uitzondering:
Er is natuurlijk ook een uitzondering. Wanneer een bestuurder regelingen aanpast die qua onderwerp normaal gesproken vallen onder Instemming, maar nu vanuit een harmonisatie van arbeidsvoorwaarden voortkomend uit een fusie of overname, dan valt de algehele harmonisatie van arbeidsvoorwaarden en alle regelingen die daardoor geraakt worden onder het Adviesrecht. Dat komt omdat de OR over een fusie/overname Adviesrecht heeft en dat een goede fusie/overname vereist dat de bestuurder mag doorpakken, ook op het harmoniseren en integreren van zijn organisatie en hoe daar gewerkt moet gaan worden.
 
Dat betekent dan wel dat de bestuurder in de Adviesaanvraag van de fusie/overname moet vermelden dat er ook op enig moment een harmonisatie van alle voorwaarden en bijbehorende regelingen ingepland is. Dat moet dan wel binnen een redelijke termijn. En uitstel (traineren) kan leiden tot op enig moment het weer overgaan naar Instemmingsrecht voor de OR. De Ondernemingskamer heeft daarover wel eens wat uitgesproken, maar dat is divers.
 
Conclusie:
In jullie situatie is er sprake van Instemmingsrecht vanaf het eerste moment dat de bestuurder doorkwam met zijn voornemen het beleid en de uitvoering van de verzuimaanpak te gaan wijzigen.

Het antwoord:

Uitzendkrachten en or-verkiezingen
De FNV wil dat een uitzendkracht die 24 maanden of langer bij een bedrijf werkt, stemrecht voor de or krijgt. In een door de FNV aangespannen rechtszaak, oordeelde de rechter helaas anders. De FNV is voorstander van verkorte termijnen voor actief en passief kiesrecht.
 
Uitzendkracht heeft lange adem nodig
Volgens de rechter is een uitzendkracht pas na 24 maanden een 'in de onderneming werkzame persoon' in de zin van de WOR. Vervolgens zullen zij  - net als alle andere werknemers in het bedrijf - pas kiesgerechtigd zijn als ze tenminste 6 maanden in de onderneming werkzaam zijn geweest. Een uitzendkracht moet dus 24 + 6 = 30 maanden in het bedrijf werken voordat hij actief kiesrecht heeft bij z'n inlener. En voor het passieve kiesrecht (gekozen worden in de or) is dat nog langer, namelijk 24+ 12= 36 maanden. Dat komt neer op 3 jaar wachten dus!
 
Or mag van de termijnen afwijken
Maar het kan ook anders. Als het namelijk bevorderlijk is voor een goede toepassing van de wet, bijvoorbeeld bij een bedrijf waar een groot deel van het werk gedaan wordt door uitzendkrachten, dan mag de or van de gestelde termijnen afwijken. De or moet dit dan in het eigen reglement opnemen. In het voorbeeldreglement van de FNV (pdf) zijn beide termijnen dan ook verkort tot 12 weken.;

In de WOR, artikel 27 lid 1L staat het volgende:

• een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;

Uitgebreide vraag:
De laatste tijd zijn wij bezig met onderwerpen die naar onze mening advies- dan wel instemmingsplichtig zijn. De bestuurder is het hier regelmatig niet mee eens. Het laatste onderwerp is de vervanging van het eigen IT-systeem voor een vergelijkbaar landelijk IT-systeem. De bestuurder zegt hierover het volgende:
 
“Als ik de sub-leden in artikel 25 lid 1 van de WOR naloop, vallen alle sub-leden van artikel 25 lid 1 met uitzondering van h en k zonder meer af. Maar er is ook geen sprake van een belangrijke investering of het invoeren of wijzigen van een technologische voorziening. De investering past binnen de begroting en in het meerjareninvesteringsplan en we voeren geen technologische voorziening in en wijzigen er ook geen. We vervangen gewoon het ene systeem (DDJGZ = digitale kind dossier) door een ander vergelijkbaar systeem”
 
Wij merken dat bestuurder zich de laatste tijd steeds vaker bedient van de woorden ‘het is slechts een vervanging, dus hoeft de OR geen advies te geven’. In de toekomst gaat dit bijvoorbeeld ook spelen met telefonie. Naar aanleiding van de opmerking die bestuurder plaatst zien wij juist een rol voor de OR weggelegd. Klopt dit naar jouw mening? Zo ja, voor welke zaken wel en voor welke zaken niet? Welke onderbouwing zouden wij moeten kiezen om ons wel in deze rol te plaatsen?
 
Antwoord en advies:
Allereerst dit. De bestuurder doet het voorkomen of het nieuwe systeem gelijk is aan het huidige. Uit jullie vraag blijkt, dat het eigen systeem vervangen wordt door een landelijk systeem. Het is zeer onwaarschijnlijk dat dit exact hetzelfde systeem is. De bestuurder spreekt van “een vergelijkbaar systeem”. Er is dus sprake van een ander systeem. (Een vergelijkbare auto is een andere auto; beide kan je in rijden immers, maar toch kunnen ze van merk en comfort en bediening verschillen.)
 
Het systeem zal in ieder geval technisch anders zijn. Denk daarbij aan de leverancier en mogelijk ook aan het beheer en gebruiksvoorwaarden. Waarschijnlijk zijn er ook inhoudelijke verschillen in beide systemen t.a.v. wat wordt geregistreerd (misschien meer of minder dan voorheen) en wie toegang hebben tot de gegevens (heeft “landelijk” een directe toegang tot de jullie gegevens?).
 
Vervolgens. Het IT-systeem in jullie organisatie (DDJGZ = het digitale kind-dossier) is eigendom van de gemeente. Die is de opdrachtgever om over te gaan naar het landelijke systeem. Het gaat hier om een technologische voorziening (een digitaal hulpmiddel) waarmee de diensten die jullie leveren in beeld gebracht worden en dan niet alleen bij jullie zelf zoals voorheen.
 
Er zijn een aantal punten van belang om vast te stellen of de OR hierover advies moet geven:

1. Er is sprake van een begroting en een meerjareninvesteringsplan. Mogelijk hebben jullie daarover - dus op de begroting en het meerjarenplan - al eerder advies uitgebracht. Wellicht veronderstelt de bestuurder dat jullie al bekend waren met een post op de begroting c.q. in het meerjarenplan om het DDJGZ te gaan vervangen. Het is niet zo dat het adviseren over de begroting ook gelijk inhoudt dat je het met de uitvoering en de keuzes die binnen elke post op de begroting gemaakt worden ook eens bent.
    
2. Mocht het zo zijn dat jullie eerder advies hebben uitgebracht op de begroting/meerjarenplan dan is de vraag of jullie in dat advies een ‘disclaimer’ hebben opgenomen. Daarmee kan je vastleggen dat over alle investeringen die worden gedaan vanuit de goedgekeurde begroting, er alsnog inhoudelijk advies gevraagd moet worden zodra deze investeringen gedaan wordt. Neem in elk advies wat je schrijft een disclaimer op. De WOR voorziet daar ook in.
    
3. Een 'kale' vervanging is ook een wijziging in het kader van de WOR. De WOR komt in artikel 25 met een uitputtende lijst. Dat wil zeggen dat de WOR concreet benoemd wat onder advisering valt. Staat het niet in die opsomming dan valt het formeel niet onder het adviesrecht. Zo werkt de lijst met onderwerpen in artikel 27 Instemmingsrecht ook. De WOR gebruikt het woord 'uitputtend' en dat wil zeggen dat het in de lijst moet staan.
   
   ​Maar de WOR geeft ook veel vrijheid aan de medezeggenschap om met ‘opgaaf van redenen’ (=motiveren) aan te geven dat iets nu juist wel onder advies e.o. instemming zou moeten vallen omwille van de impact op de organisatie en haar medewerkers. 

• Wat is de aanleiding/reden om het huidige systeem te vervangen?
  Is die opgelegd door de gemeente?
  Heeft het te maken met landelijke ontwikkelingen, bijvoorbeeld koppeling van lokale DDJGZ aan een landelijk systeem?
  Wijzigingen in de techniek?
  Je zoekt naar de beweegreden c.q. de aanleiding.
   
• Wat verandert er in het nieuwe systeem?
  Is het op dezelfde manier te gebruiken door medewerkers?
  Veranderen er rechten van medewerkers?
  Worden gegevens op dezelfde manier vastgelegd, verwerkt, uitgelezen, ter beschikking gesteld aan de interne organisatie en externe partijen?
  Hoe zit het met de privacy voor medewerkers? Denk aan de nieuwe wetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
  Hoe lang wordt zoekgedrag en gebruiksgedrag op het nieuwe systeem centraal bewaard en wie mag daarnaar kijken of het raadplegen?
  Zijn er aanpassingen van werkprocessen nodig intern of met derden?
  Is de beveiliging van het nieuwe systeem tegen datalekken, hack en cybercriminaliteit op hetzelfde niveau als in het oude systeem?

• Overweeg om in alle adviezen/instemmingen een heldere disclaimer op te nemen over (vervangings-)investeringen, in die zin dat die ook onder advies en of instemming vallen. Dus een advies op de begroting betekent niet automatisch dat er zomaar tot aanschaf overgegaan mag worden vanuit die begroting.
   
• Als een bestuurder heel procedureel de uitputtende lijsten van de artikelen 25 en 27 afvinkt, kan dat iets zeggen over de relatie tussen bestuurder en OR. Heeft dat te maken met de bestuurder of heeft de OR boter op zijn hoofd door te veel en/of te vaak te willen adviseren over onderwerpen met marginale impact op organisatie en/of medewerker?

• Dat een systeem wordt vervangen door exact hetzelfde systeem is zeer onwaarschijnlijk. Er zal een reden/aanleiding zijn voor de vervanging. De veranderingen oud/nieuw moeten in beeld gebracht worden. Beoordeel op basis daarvan de impact op de organisatie en/of de medewerkers. Gebruik de genoemde artikelen uit de WOR als leidraad.
   
• Investeer in de relatie met je bestuurder. Kijk wat jullie relatie in de weg staat en probeer de oorzaken weg te nemen. Dat wil niet zeggen dat je nooit meer recht tegenover elkaar komt te staan, maar misschien minder vaak en misschien kom je makkelijker tot overeenstemming in volgende onderwerpen.

De situatie
De bestuurder heeft een vacature uitstaan voor een projectleider en daar het volgende over gecommuniceerd:
“Ook is zoals aangegeven in de presentatie voor de OR van januari dit jaar tijdelijk een projectleider X nodig om dit programma te managen, in goede banen te leiden en tot een goed einde te brengen. Zeker wanneer we naast de A-producten een deel van de B-producten willen gaan registreren. Ik heb bij de HR een projectleider voor 2 jaar aangevraagd. HR heeft vandaag akkoord gegeven. Dit wordt een tijdelijke situatie (opnieuw te evalueren na 1,5 jaar of er permanent iets ingericht zou moeten worden) en heeft geen wijzigingen voor het organogram tot gevolg. Omdat dit een divisiebreed project is valt de projectleider direct onder de directie. Volgende week willen we de vacature uitzetten om snel van start te kunnen gaan."
 
Een deel van de discussie binnen de OR:
OR-lid 1
Klopt het dat het onder deze voorwaarden niet adviesplichtig is? Hij komt direct onder de directeur maar toch zegt men geen organogramwijziging te zien.  
 
OR-lid 2
Er komt een vacature op de borden met een tijdelijk aanstelling van 2 jaar. Deze functie staat nog niet in het organogram. Gaat om een project van 2 jaar. Is hiervoor een adviesaanvraag voor nodig? Zelf denk ik dat het niet nodig is, omdat de functie tijdelijk is. Dit zou betekenen dat je het organogram aanpast waarna je naar 2 jaar weer terug moet draaien. Het zou mij logischer lijken als de functie na die 2 jaar wel een vaste functie zou worden dan pas een adviesaanvraag moeten komen. Vraag: is het wel of niet advies plichtig?
 
Het antwoord;
Ik lees dat er sprake is van een functie Projectleider (PL). Blijkbaar kent de organisatie deze functietitel al en is die in een functiebeschrijving vastgelegd. Waarschijnlijk is de functie ook ergens opgehangen in het organogram. Laten we zeggen in de afdeling Projectmanagement. Als dat allemaal zo is dan is er geen Adviesrecht op de functie, de tijdelijkheid van 2 jaar ervan etc.
 
Maar..
 
Als er nu sprake is van een functie PL divisie breed (die we nog niet kenden) en die in het organogram wordt opgehangen direct onder de directie (waar we nog niet eerder PL’s ophingen) en de opdrachtomschrijving (functie-inhoud/opdracht) nieuw is en er ook sprake is van andere bevoegdheden dan de ‘normale PL’s’ dan is er wel degelijk sprake van een belangrijke wijziging van de organisatie van het werk en de bevoegdheden die daarvoor nodig zijn (artikel 25, lid 1 d,e).
 
De tijdelijkheid (2 jaar) is ook wel iets om als OR iets van te vinden. De WOR geeft geen termijnen natuurlijk. In feite is ook de aanstelling (vast, flex, tijdelijk) geen criterium om uit af te leiden of iets wel of niet adviesplichtig is. Het gaat om wijziging werkzaamheden, ophanging en bevoegdheden.
 
Ik kan mij zo voorstellen dat het een belangrijke klus is voor de organisatiecontinuïteit. Daarom zou ik ook vragen om een evaluatie over 8 maanden én 1,5 jaar. En dan niet alleen op het punt van een eventuele ‘vaste functie’, maar ook hoe succesvol de opdracht tot dusver is uitgevoerd.
 
Wanneer de bestuurder elke keer komt met een nieuwe of anders opgehangen functie en altijd voor meer dan 1 jaar tijdelijk, dan kan je hem aanspreken op het ontbreken van een visie op zijn inrichting van de organisatie qua stabiele functies, die de organisatie moeten dragen.
 
Leg dit antwoord eens voor aan de OR en vraag de OR of zij het een belangrijke functie en opdracht vinden. Of zij voorzien dat het welslagen van deze opdracht van belang is voor de continuïteit van de organisatie? En of zij de ophanging voldoende hoog of laag in het organogram vinden?
 
Heeft de OR er geen moeite mee, dan kan je het laten gaan. Vindt de OR dat het anders moet, meer zicht wil op de gemaakte afspraken of vaker evalueren in de komende 2 jaar, vraag daar dan om bij de bestuurder.;

De vraag:
Tijdens de reorganisatie is een functie regiomanager X vervallen en is de regiomanager Y de nieuwe regiomanager van deze twee regio's geworden, dus regiomanager X/Y.

De ervaring leert dat dit toch niet handig is.

Klopt het dat hiervoor wel een adviesaanvraag nodig is, omdat er een nieuwe functie bij komt? De functie van Regiomanager X/Y wordt gesplitst in één voor X en één voor Y.
 
Het antwoord:
 
WOR artikel 25 lid 1e
Belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming.
 
Bij goede lezing valt op dat het gaat om twee punten in dit artikel:

• Belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming
• Belangrijke verdeling van de bevoegdheden binnen de onderneming

De vraag:
De OR heeft een instemmingsverzoek gekregen voor de gedeeltelijke wijziging van de arbeidsvoorwaardenregeling. Een deel van de wijziging is nodig door nieuwe wetgeving en een ander deel vanuit hernieuwde inzichten van de directie. De oude arbeidsvoorwaardenregeling is tot stand gekomen voordat er een OR was. Wij vragen ons af waarop we nu instemmingsrecht hebben? Alleen op de wijzigingen die de directie voorstelt of op het geheel?

Het antwoord:
De WOR is daar niet duidelijk in. Die zegt dat de OR gaat over de invoering, wijziging en opheffing van regelingen. De jurisprudentie laat een soort ‘historisch recht’ zien. Wanneer de OR eerder heeft ingestemd met een deel van de regeling dan ontstaat er een recht om dat daarna ook te mogen doen.
 
Dat zou betekenen, dat je precies moet documenteren op welke onderdelen je instemmingsrecht hebt en waarop niet. Dat brengt een administratieve lastendruk met zich mee voor de OR en de bestuurder. Na een paar rondes van wijzigingen en aanvullingen kan het zo maar zijn dat je als OR en de directie de draad kwijt bent.
 
Dus als er nu een verzoek komt om met de nieuwe regeling in te stemmen zou ik ervoor kiezen om over het geheel instemming te gaan geven. Dat is eenmalig misschien meer werk, maar maakt het later eenvoudiger. Kijk vooral of de voorgestelde aanpassingen van de directie passen in het algehele HR-beleid. Regel je met deze nieuwe voorwaarden wat je als ‘visie op medewerker’ wil uitdragen?
 
De wijzigingen vanuit de nieuwe wetgeving is een opgelegde aanpassing. Daarover hoef je als OR in feite geen standpunt in te nemen. Zodra er op die momenten meer wijzigingen in de regeling worden aangebracht is het je verantwoordelijkheid als OR om naar het geheel te kijken.;

De vraag:
Onze organisatie is voornemens om te starten met een tweejaarlijks te houden medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). Een OR-lid vroeg zich af of dit ter instemming aan de OR voorgelegd moet worden?
 
Het antwoord:
De invoering van een MTO (Medewerkerstevredenheidsonderzoek) is instemmingsplichtig. Dat is eenvoudig af te leiden uit de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). In artikel 27 lid 1D, 1J en 1L vind je met de begrippen ‘een regeling voor arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim, re-integratie, klachten en prestatie’ voldoende aanknopingspunten om dat te motiveren.
 
Het doel van een MTO
Een MTO inzetten kan een goed middel zijn om je HR-beleid en alle daaruit voorkomende regelingen te evalueren. Hier noem ik een doel om het MTO in te zetten. Het kan ook een ander doel hebben. Het doel van het inzetten van een MTO moet vooraf helder zijn bij de bestuurder, HR en de organisatie.
 
Belangrijk is ook dat HR goed nadenkt vooraf over de mogelijke uitkomsten. Misschien verrast het dat ik dit zo expliciet noem. Maar een organisatie die niet durft of kan inschatten hoe ‘de vlag’ erbij hangt intern leert ook niets uit een MTO. Vaak zie en hoor ik OR-en die het MTO ontvangen hebben en er vervolgens met bestuurder en HR over in gesprek gaan. Veel gehoorde reacties zijn dan ‘het heeft ons verrast’ of ‘dat is wel heel laag’ en ‘maar vergelijkbare organisaties scoren daarop ook laag hoor’.

Aan dat soort analyses (achteraf) heeft niemand iets. Het eerste MTO wat je als organisatie uitvoert is in feite een nulmeting. Aan de hand van de voorspelling van de uitslagen en de uitslagen uit het eerste MTO kun je als organisatie een goede analyse maken op welke punten aandacht nodig is.
 
Een MTO kan - als het op de goede manier wordt ingezet - van grote waarde zijn voor de organisatie en haar medewerkers.
 
Voorwaarden voor de inzet van een MTO
Belangrijkste voorwaarde is dat het anoniem ingevuld kan worden en de resultaten niet op individueel niveau beschikbaar komen. Ook niet voor HR. Dit moet helder gecommuniceerd worden bij het verzenden van de vragenlijsten. Dat zorgt voor draagvlak en motiveert medewerkers om mee te doen aan de MTO. Om de anonimiteit te waarborgen is het inschakelen van een extern bureau welhaast een must.

Het heeft mijn voorkeur wanneer de bestuurder zelf opdrachtgever is voor een MTO en niet HR. HR wordt vaak gezien als de stafafdeling die in alle personeelskwesties (werving, beoordeling en exit) een belangrijke rol speelt.
 
Voor het inschakelen van een extern bureau heeft de OR recht op advies. Het kan ook meegenomen worden in de instemmingsaanvraag.
 
Het nut van een MTO
Een MTO kan bruikbare resultaten opleveren. Daarbij is het vooral van belang dat je van tevoren nadenkt over de onderdelen waarover je vragen gaat stellen. Dat hoeft namelijk niet alleen, zoals wel vaak het geval is, te gaan over de (on)tevredenheid van medewerkers. Je kan juist ook navraag doen naar andere onderwerpen die voor de organisatie en haar continuïteit van belang zijn. Door ook die vragen op te nemen in een MTO wordt het een meer betrouwbare barometer voor het hele welbevinden en het commitment van de medewerkers aan de doelen van de organisatie.
 
Uit veel MTO’s blijkt dat een bepaald percentage medewerkers ontevreden is over hun werkdruk, stress en voorwaarden waaronder gewerkt moeten worden. Dat is welhaast een voorspelbare uitkomst.
 
Probeer relaties te leggen tussen wat er in de organisatie aan veranderingen doorgevoerd is in bijvoorbeeld het takenpakket, de dienstverlening, extra opleiding, enz. Tevredenheid over het werk ontstaat doorgaans vanuit het gevoel dat een medewerker heeft kunnen bijdragen, dat hij invloed had op de manier van werken en voor zichzelf kan vaststellen of dat wat hij doet daadwerkelijk bijdraagt aan de doelstelling van de organisatie en het behoud van zijn baan. (autonoom zijn).
 
Van tevoren nadenken – als OR en HR samen – over op welke beleidsterreinen de uitkomsten van nut kunnen zijn is een goede voorbereiding. Schrijf voordat de resultaten bekend zijn de mogelijke uitkomsten op en ook de daarbij best passende oplossingen (aanpassingen in het HR-beleid). Dit geeft een betere bespreking van de uitkomsten zodra ze er zijn. Zo voorkom je ook dat het  een reactieve bespreking wordt op met name de slechts scorende onderdelen.;

De situatie:
Om als arbeids-, bedrijfs- of fysiotherapeut geregistreerd te blijven staan moet je elke 5 jaar voldoende accreditatie punten behalen. De huidige periode loopt van 1 jan 2015 t/m 31 dec 2019.
 
Tot nu toe zorgde de organisatie er middels interne opleidingen voor dat we die punten behaalden. Nu hebben we zonder vooraankondiging op 30 juni te horen gekregen dat we het van nu af aan zelf moeten regelen en zelf verantwoordelijk zijn. De organisatie wil wel faciliteren en ondersteunen.
 
Dit zijn de nieuwe voorwaarden die de werkgever stelt:

• De medewerker is zelf verantwoordelijk voor de herregistratie in het kwaliteitsregister.
• De organisatie wil dat haar adviseurs minimaal als Arbeidsfysiotherapeut geregistreerd staan.
• De organisatie betaalt de registratie kosten voor de registers Algemeen Fysiotherapeut, Arbeidsfysiotherapeut en Bedrijfsfysiotherapeut.
• Er wordt geen bedrag vastgesteld per medewerker. Iedere aanvraag wordt besproken met de leidinggevende. Opleidingen met een hogere prijskaart worden in het MT besproken.

1. Kan dit zomaar zonder de OR te hebben geraadpleegd? Heeft de OR instemmingsrecht?
2. Hoe kunnen we als OR hier het beste op reageren? Wat zijn onze mogelijkheden nu nog?
3. Had met deze wijziging niet gewacht moeten worden tot de volgende herregistratieperiode?

De situatie:
Onze organisatie is een joint venture van meerdere bedrijven en stelt voor om bij de invoering van de AVG gebruik te maken van de Preventiemedewerker van de joint venture-partij. Heeft de OR instemmingsrecht op de taken en bevoegdheden van deze ‘externe’ functionaris?
 
Het antwoord:
Het korte antwoord is: Jazeker, je mag onder de nieuwe wet AVG een Functionaris Gegevensbescherming delen met andere onderdelen van de organisatie.
 
Er is wel een maar. Waar de functionaris organisatorisch zijn plek krijgt bepaalt niet of de OR instemmingsrecht heeft of niet. De OR heeft over het gehele privacy beleid - voor zover het de gegevensbescherming van het eigen personeel raakt - het instemmingsrecht. Zodra het gaat om de gegevens van cliënten en bezoekers gaat de OR er niet over.
 
Er is veel onduidelijkheid over de invoering van de AVG en wat de OR ermee moet.
 
Het instemmingsrecht van de OR over de AVG van 25 mei 2018
Aan het aanstellen van een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) gaan een aantal keuzes vooraf. Dat is allereerst het beleid op Gegevensbescherming. Vanuit het beleid is te bepalen of de bescherming van data van cliënten en medewerkers met elkaar verweven zijn. Doorgaans is dat het geval omdat beide datasets zijn ondergebracht in IT-systemen die voor veel medewerkers toegankelijk zijn. Die vermenging is van belang omdat het instemmingsrecht wat de OR heeft op het beheer, gebruik en de bescherming van de gegevens van de medewerkers/collega’s als vanzelf in beeld komt bij de behandeling van een instemmingsverzoek over beheer, gebruik en bescherming van de cliëntgegevens.
 
Nadat duidelijk is over welke dataset het gaat, kan gekeken worden naar de benodigde inrichting. Dat dit alleen online, digitaal en om geautomatiseerde gegevens zou gaan is een misvatting. In veel organisaties worden nog veel datasets in fysieke vorm opgeslagen (ordners, kaartenbakken, gespreksverslagen) ook. Daar gaat de AVG dus ook over!
 
Waarop geeft de OR haar instemming?
De OR gaat ook over het takenpakket, de bevoegdheden, de contractomvang, de plaats binnen of buiten de onderneming bij het aanstellen van een ‘eigen’ functionaris gegevensbescherming (FG).
 
Deze keuzes maken onderdeel uit van de besluitvorming over het intern toezicht op gegevensbescherming. De vraag die de OR zich moet stellen is of de organisatie zich voldoende bewust is van de impact van de nieuwe wetgeving. En heeft de organisatie afdoend beleid geformuleerd en passende maatregelen genomen om de data van cliënten goed te beheren, gebruiken en beschermen.
 
Op dat geheel aan maatregelen en keuzes die vaak worden vastgelegd in een plan van aanpak heeft de OR haar instemming te verlenen.
 
Takenpakket van de Functionaris Gegevensbescherming (FG)
Een FG zal vooral toezien op een veilige gegevensverwerking van derden (burgers, klanten, cliënten), echter dit ‘externe’ privacy beleid kan sterk verweven zijn met het interne privacy beleid door toegang van de FG tot persoonsgegevens van het personeel. En wanneer het gaat om datalekken kan dat zowel persoonsgegevens van derden als van het eigen personeel betreffen. Directiebesluiten over het interne toezicht dat ook gegevens van het personeel raakt of voorzieningen betreft die geschikt zijn voor het administratief of digitaal ‘volgen’ van personeel, zullen ter instemming aan de OR moeten worden voorgelegd.
 
Welke criteria gelden voor de classificatie van de data (hoog vertrouwelijk, vertrouwelijk, laag vertrouwelijk), hoe het beheer is ingericht, op welke wijze de medewerkers geïnformeerd (gaan) worden over de vastlegging, beheer en gebruik van hun data. Helder moet zijn als het gaat over beheer van data wie daar eindverantwoordelijk voor is, wie de melding gaat doen bij calamiteiten en wie op het hele proces regelmatig gaat een audit uitvoert.
 
Omdat de keuzes over de inhoud van de functie en de taken van de FG medebepalend zijn voor de verdere uitwerking van beleid en maatregelen, zullen ook die keuzes onderdeel van het instemmingsrecht van de OR zijn.
 
Bovenstaande is de input voor een goede functieomschrijving en profiel. Tot zover reikt de verantwoordelijkheid van de OR. De selectie van de man/vrouw om deze functie in te vullen valt niet onder de verantwoordelijkheid van de OR.;

De vraag:
Het recht van de werknemer om voor een second opinion naar een tweede bedrijfsarts (buiten de organisatie) te gaan zal mogelijk per 1 juli 2017 wettelijk vastgelegd worden. Klopt het dat de OR hier een instemmingsaanvraag over moet ontvangen?
 
Het antwoord:
De ondernemingsraad krijgt instemmingsrecht bij de inschakeling van een tweede bedrijfsarts. Deze tweede bedrijfsarts, buiten de bestaande arbodienst om, is speciaal bedoeld voor het uitvoeren van een second opinion als een werknemer niet tevreden is met het advies van de eerste bedrijfsarts. Dat staat in twee nieuwe artikelen 2.14.d en 2.14.e van de Arbowet, die ingaan per 1 juli 2017. Het vroegtijdig vastleggen van de tweede bedrijfsarts moet ongewenste vertraging in de re-integratie voorkomen.
 
Per se
Voortaan moet in het contract met een arbodienst staan wie de second opinion verricht. Dat moeten per se een of meer bedrijfsartsen zijn buiten de gecontracteerde arbodienst. Zorg als organisatie/OR dat dit goed is geregeld. De tweede bedrijfsarts moet iemand zijn in wie werknemers vertrouwen hebben. Let bij uw keuze op de specifieke kennis van de (eerste en tweede) bedrijfsarts over de sector en veelvoorkomende beroepsziektes. In verband met een goede afspiegeling van het personeelsbestand kunt u ook de culturele achtergrond, genderspecifieke situatie en persoonlijke ervaring van de bedrijfsarts laten meewegen bij uw keuze.
 
Redelijkheid
De werknemer bepaalt overigens zelf of het advies van de tweede bedrijfsarts ook aan de eerste bedrijfsarts beschikbaar wordt gesteld. Mocht de werknemer een second opinion van een andere dan de tweede bedrijfsarts willen, dan blijft dat ook mogelijk na overleg met de werkgever. De werkgever mag de werknemer zo’n buitencontractuele second opinion in redelijkheid niet weigeren.

NB: Zelfs wanneer het bestaande contract met de eerste bedrijfsarts zonder wijzigingen verlengd moet worden mag je als OR/organisatie instemming verlenen op de persoon en de huidige inhoud van het contract. Dus bij de toevoeging van een ‘2^e’ bedrijfsarts (second opinion regeling) heb je zeker instemmingsrecht.;

De wet
In de Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz) van 1 januari 2016 is vastgelegd dat alle organisaties in de zorg uiterlijk op 1 januari 2017 een klachtenregeling en een klachtenfunctionaris moeten hebben. Een organisatie mag ervoor kiezen om ook nog een klachtencommissie in te stellen, maar hoeft dat niet te doen. Verder is het zo dat de organisatie moet zijn aangesloten bij een onafhankelijke geschilleninstantie die door de minister is erkend.
 
De regeling en het profiel
Vervolgens is van belang welke verschillende verantwoordelijkheden binnen de organisatie belegd moeten worden om een de klachtenafhandeling te waarborgen.
 
Allereerst moet er een klachtenregeling komen. Op die regeling heeft de Cliëntenraad Adviesrecht en de ondernemingsraad Instemmingsrecht. Doorgaans is in de regeling beschreven hoe de klachtenafhandeling qua proces gaat plaatsvinden, wie eindverantwoordelijk is, welke geschilleninstantie is aangetrokken en wat de werkzaamheden zullen zijn van de klachtenfunctionaris.
 
Soms is ook het profiel voor een klachtenfunctionaris opgenomen in de regeling. Alleen dan gaat de OR over het profiel en mag zij zijn instemming verlenen.
 
Van belang is dat de functie van klachtenfunctionaris dusdanig is belegd en uitgeschreven en met waarborgen omkleedt waardoor de persoon die deze functie gaat invullen volledig onafhankelijk kan optreden, adviseren en finale voorstellen kan doen. Daarbij mag nooit meewegen welke andere hiërarchische lijnen er naast de functie van klachtenfunctionaris zijn. Dat borgen en bewaken regelmatig is echt een taak voor de OR.
 
De persoon
De werving en selectie van een klachtenfunctionaris valt buiten de bevoegdheid van de OR. De cliëntenraad mag hierover wel adviseren. Goed contact met de cliëntenraad is altijd verstandig en in deze situatie dus ook.
 
Wanneer de OR de gelegenheid krijgt om in de eerste ronde de gesprekken met kandidaten bij te wonen zou ik dat zeker doen. Maar laat je niet verleiden tot het maken van een keuze of een al te stellig advies over personen/collega’s. Je wordt dan onderdeel van de selectie en het beperkt je als OR om later objectief te kunnen bewaken, evalueren en bijsturen op de uitvoering van de regeling.;

ANTWOORD
Elke wet kent een uitleg naar de letter en naar de geest. In de Arbowet (artikel 13) wordt er expliciet gesproken over het aanstellen van minimaal één preventiemedewerker. Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) moet de OR instemming verlenen aan de persoon en de plek in de organisatie.

Met andere woorden het verdelen van de wettelijke en overige taken (zie hieronder het takenpakket van de Preventiemedewerker) over meerdere medewerkers is niet naar de geest van de wet. Elk bedrijf moet de vraag kunnen beantwoorden:

'Wie is de preventiemedewerker in onze organisatie?'

Elke onderneming moet 1 hoofdverantwoordelijke hebben die op alle taken m.b.t. een veilig en gezonde werkomgeving kan worden aangesproken.

Dat die ene persoon - de preventiemedewerker - het daadwerkelijk uitvoeren van een deel van zijn takenpakket delegeert en her en der in andere functies als deeltaak onderbrengt is aan hem/haar. Maar ook over die delegatie ( het leggen van de verantwoordelijkheid op een niveau elders in de organisatie) heeft de OR instemmingsrecht.

De idee dat in een  bedrijf de directeur of het hoofd P&O de preventiemedewerker is kan naar de letter van de wet. Maar dat betekent wel dat deze functionaris dan ook de contactpersoon is voor alle stakeholders en dus ook voor de OR om regelmatig te praten over zijn verantwoordelijkheid als preventiemedewerker.

Een preventiemedewerker moet namelijk nogal wat leveren aan concrete producten: het uitvoeren van inspecties, bijhouden van registers, overleg met de bedrijfsarts etc. En doorgaans komt een directeur of hoofd P&O aan dergelijke taken niet toe. Daarnaast moet hij zich daarop ook scholen, de wetgeving bijhouden en van alle processen in de organisatie een RI&E kunnen uitvoeren.

Dat een Hoofd P&O of een aantal managers/medewerkers goed is opgeleid voor deze specifieke taken en in staat zijn om de kennis daarover op peil te houden om adequate inspecties uit te voeren lijkt niet waarschijnlijk.
 
De plek van de functie in de organisatie (plaats in het organogram) en de verdeling van de taken moet elke schijn van belangenverstrengeling voorkomen, zodat niet gesproken kan worden over “de slager die z’n eigen vlees keurt”.
 
ADVIES:
Zet u als OR in op het verlenen van instemming op de persoon (1 hoofdverantwoordelijke) en de positie (ophanging in het organogram) van de Preventiemedewerker.

Maak deze verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een visie op veilig en gezond werken, het opstellen van een Beleidsplan, de jaarlijks uitvoering van een RI&E in samenwerking met de OR, de jaarlijkse monitoring etc. Tevens moet er op worden toegezien dat deze medewerker de middelen en de faciliteiten krijgt om zijn functie naar behoren uit te voeren.

7 vragen over de Preventiemedewerker

• meewerken aan het verrichten en opstellen van een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E)
• adviseren aan of nauw samenwerken met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging over de maatregelen voor een zo goed mogelijk arbobeleid
• adviseren aan en samenwerken met de bedrijfsarts en andere arbodienstverleners.
• (mede) uitvoeren van deze maatregelen

De vraag:
De medewerkers hebben de mogelijkheid om via het reglement arbeidsvoorwaarden tegen elkaar te ruilen. Op 1 januari 2018 zijn alle medewerkers op de hoogte gebracht dat het reglement per 8 januari 2018 is gewijzigd. De OR wil weten of het nieuwe systeem instemmingsplichtig is conform de WOR-artikel 27.

Het antwoord:
Zodra de bestuurder/HR iets wil gaan wijzigen in de arbeidsvoorwaarden moet zij om instemming verzoeken aan de OR. Dat moet de bestuurder tijdig doen opdat de OR nog in staat is om invloed uit te oefenen op het voornemen wijzigingen door te voeren. Zelfs zoveel tijd dat de OR in staat is haar achterban binnen een redelijke termijn te raadplegen.
 
Mocht het zo zijn dat de voorgestelde wijzigingen bij wet (of vanuit en een cao-wijzigingen) worden opgelegd aan de organisatie, dan nog is instemming op de exacte uitvoering en de mogelijke (nadelige) impact op medewerkers en de compensatie daarvan instemming plichtig.
Daar gaat de OR gewoon over! Artikel 27, lid 1d.
 
Een termijn van 1 week om wijzigingen bekend te maken en in te voeren is niet billijk. Daarmee breng je mogelijk werknemers (en hun thuissituatie) in de problemen. Een wijziging van arbeidsomstandigheden vereist een goede communicatie met een uitgebreide onderbouwing van de beweegredenen, uitleg over de eventuele wettelijke wijzigingen en de onderbouwing van de gemaakte keuzes voor aanpassing van het reglement en de oplossing van ontstane verschillen met de oude toepassing.;

Vervolgvraag: De 6 medewerkers die van pensioen moeten switchen omdat ze ooit verkeerd zijn ingedeeld. Kunnen wij daar alleen iets mee als ze allemaal een vraag aan ons stellen of moeten we ze ook actief informeren en informatie bij hen ophalen?

De WOR geeft geen exacte aantallen aan van betrokken of door een maatregel geraakte aantal medewerkers. Ook procentueel (x % van de medewerkers) is geen norm die in de wet is opgenomen. Letterlijk staat er in artikel 27 Instemmingsrecht (w.o. de wijziging van de Pensioenregeling valt): 

“........een en ander voor zover betrekking hebbende op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen”

De wet biedt dus ruimte om zelf als OR de omvang van de ‘groep’ die het betreft als groot genoeg te kwalificeren. Dus alles meer dan 1 werknemer die het betreft kan door de OR worden aangemerkt als ‘groep’ voor de wet.

In jullie geval betreft het 6 medewerkers die door een eerder gemaakte (administratieve of inschattingsfout) nu geconfronteerd worden met de overgang van het ene naar het andere Pensioenfonds.
Je gaf ook aan dat er sprake is van een achteruitgang in de voorwaarden en mogelijk ook een wijziging van de premie (netto/bruto en of eigen bijdrage) en of de mate van zekerheid van de uitkering op pensioendatum. Voldoende veranderingen om je als OR over te buigen.

Als OR heb je het voordeel van 2 ingangen:

Als eerste de bestuurder. Stel hem vragen over deze verplichte aanpassing. Maar kies er ook voor om de andere ingang – de medewerkers – actief uit te vragen of zij zich bewust zijn van deze overgang en welke impact die op hen heeft nu of later.
Doe dat gericht door deze groep van betrokkenen voor zover mogelijk gericht te benaderen.

Hoe stel je goede vragen?

Let op dat je goed nadenkt over de vraagstelling. Ik bedoel daarmee dat je neutrale vragen moet stellen aan medewerkers. Daarin horen geen voor-aannames te zijn verwoord in de zin van dat het allemaal heel slecht is en verschrikkelijk voor hen.

Voorbeelden van slechte vragen zijn: 

• “Bent u ook zo geschrokken van het bericht dat u van Pensioenfonds moet switchen?”
• “Weet u wel dat u er mogelijk erg op inlevert nu u naar Pensioenfonds X moet?”

Voorbeelden van goede vragen zijn: 

• “Bent u geïnformeerd onlangs over de overstap van Pensioenfonds?”
• “Heeft u uw vragen gesteld aan de werkgever en heeft u daarop antwoord ontvangen?”

Mijn advies is om eerst proces-vragen te stellen en te bezien of er in de antwoorden inhoudelijke opmerkingen en vragen terugkomen.

De OR moet geen Klaagmuur worden waar medewerkers nog even hun nadelen komen droppen, terwijl ze geen echte vragen meer hebben over de reden, inhoud en de verstrekte communicatie.

Instemming OR op keuze arbodienst en inhoud contract

De keuze voor een arbodienst is een belangrijk onderdeel van het verzuimbeleid in elke organisatie. Dat geldt natuurlijk ook voor de inhoud van het contract met de arbodienst. De arbodienst adviseert en ondersteunt de organisatie op het gebied van gezondheid en veiligheid van de werknemers. Alhoewel er een aantal zaken verplicht in het basiscontract moeten staan, zijn er ook veel keuzeopties. 

Zowel het voorgenomen besluit van de bestuurder om voor een arbodienst te kiezen, als de inhoud van het contract met de arbodienst heeft de instemming van de ondernemingsraad nodig. 

Artikel 27, lid 1d, stelt expliciet dat de bestuurder instemming van de ondernemingsraad nodig heeft voor elk ‘voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim en re-integratie’. Hieronder vallen dus het aangaan van een contract, het wisselen van arbodienst, het verlengen of inhoudelijk wijzigen van het contract.

In artikel 28 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat zelfs de plicht van de OR om arbobeleid te stimuleren. Het inschakelen van een arbodienst kan hierbij helpen en valt dus direct onder jullie verantwoordelijkheid als OR. 

Artikel 31b van de WOR geeft de OR het recht alle informatie op te vragen over arbo-gerelateerde onderwerpen. Onder de titel ‘sociaal beleid’ vallen de gegevens die nodig zijn om op een onderbouwde wijze te kunnen adviseren (art 25) en instemmen (art 27).

Er is geen geldende richtlijn als het gaat om het verlengen van het contract en ook geen limiet aan het aantal keren dat een contract verlengt kan worden met dezelfde arbodienst.

Wanneer uw bestuurder invulling wil geven aan het arbobeleid met een maatwerkregeling geldt zelfs het Overeenstemmingsrecht. Dit betekent dat uw werkgever zijn plannen niet kan doorvoeren zonder toestemming van de OR. Toestemming is een nog zwaarder recht dan Instemming.

Wat doet de arbodienst?

Een arbodienst helpt de bestuurder, maar ook werknemers en de ondernemingsraad bij het uitvoeren van de wettelijke regels op het gebied van arbeidsomstandigheden. De dienstverlening van een arbodienst kan bestaan uit:

• arbeidsomstandigheden;
• verzuimbegeleiding;
• re-integratie;
• risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E).

Daarnaast bieden de meeste arbodiensten nog andere diensten aan. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de arbodienst in het bedrijf een vast spreekuur houdt. Ook heeft iedere werknemer het recht om zonder toestemming van de werkgever de bedrijfsarts te bezoeken. Sommige arbodiensten bieden ook andere vormen van verzuimbegeleiding aan. Ook hebben sommigen experts in huis zoals een fysiotherapeut, een arbeidshygiënist en een psycholoog. 

De kerntaken van een arbodienst bestaan uit het inzichtelijk maken van de veiligheid en gezondheid van alle medewerkers en het aanbieden van middelen waarmee deze veiligheid en gezondheid gewaarborgd blijft en waar nodig verbeterd en of hersteld wordt.

Verplichting voor afsluiten van een basiscontract

Het is de verantwoordelijkheid van de bestuurder om ervoor te zorgen dat alle werknemers hun werk veilig en gezond kunnen uitvoeren. Werkgevers moeten minimumeisen voor gezond en veilig werk afspreken met bijvoorbeeld de bedrijfsarts en Arbo deskundige. 

Het is verplicht om een basiscontract te hebben met een arbodienst. In dit contract staan de minimale rechten en plichten voor de werkgever, werknemer en de arbodienstverlener zelf. De bestuurder moet gebruikmaken van deskundige (gecertificeerde) ondersteuning. Dat is een wettelijke verplichting.

 Keuze uit een vangnetregeling of maatwerkregeling?

De bestuurder heeft keuze uit de vangnetregeling of een maatwerkregeling. Bij de maatwerkregeling kan de bestuurder zelf kiezen welke deskundigen hij nodig heeft. Hij kan gebruikmaken van verschillende arbodienstverleners in plaats van één gecontracteerde arbodienst. Bij de vangnetregeling hoeft de bestuurder maar met één gecertificeerde arbodienst een contract aan te gaan.

Wil de bestuurder een maatwerkregeling? Dan moet de ondernemingsraad eerst akkoord gaan met die keuze, anders gaat de maatwerkregeling niet door en zal de bestuurder gedwongen zijn tot een vangnetregeling. 

Waar moet de OR op letten bij het verlenen van Instemming?

Bij het inhuren van een arbodienst zijn er een aantal zaken waar je als OR op moet letten:

Vanaf welk moment onderneemt de arbodienst actie bij een zieke werknemer? Pas wanneer dit na de 6e ziekteweek verplicht is, of al eerder?

Hoe vaak neemt de arbodienst contact op met een zieke werknemer? En hoe vaak heeft de arbodienst contact met de organisatie? Wat zijn de contactmogelijkheden voor de OR met de arbodienst? Het advies is jaarlijks.

Welke specialisten heeft de arbodienst in huis? Is er bijvoorbeeld een psycholoog of een fysiotherapeut die ingeschakeld kan worden bij specifieke ziektebeelden? Denk ook aan specialisten zoals een re-integratie-adviseur.

De bedrijfsarts is onder andere verantwoordelijk voor het periodieke arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO), voor advies tijdens het opstellen van een plan van aanpak na zes weken ziekteverlof en bij een eventuele aanstellingskeuring. Ook moeten werknemers de gelegenheid hebben de bedrijfsarts te bezoeken bij vragen over gezondheid in relatie tot het werk, ook als er nog geen klachten zijn. In de praktijk zullen (zieke) werknemers het meest te maken krijgen met de bedrijfsarts. 

Ook bij een verlenging van het contract met de arbodienst is het goed als OR om bij bovenstaande punten stil te staan. 

Zorg dat je als OR betrokken wordt bij de evaluatie met de arbodienst en instemming verleent voordat het contract verlengd wordt.

Het is niet voor niets dat artikel 31 gelijk in 31a start met de verstrekking van gegevens over het financieel én economisch beleid van uw organisatie. De belangrijke koppeling wordt daardoor aangebracht tussen de harde cijfers en een goede toelichting ervan. Blijkbaar is het enkel opvragen van wat financiële gegevens niet afdoende.

Een begroting, balans en verlies & winstrekening – samengebracht in de jaarrekening – bevatten inderdaad de financiële resultaten. Daar zijn het gros van alle ondernemingen in dit land bij wet toe verplicht. Ze moeten deze stukken laten opstellen door een accountant en ze tijdig deponeren bij e Kamer van Koophandel. Een zeer belangrijk onderdeel van de jaarrekening is de accountantsverklaring. Deze moet worden bijgevoegd en afgetekend door een accountant.

Het rapporteren in een afgesproken format en daarbij ook voldoen aan allerlei boekhoudkundige regels is in ons land goed geregeld. Veel ondernemingsraden verdiepen zich ook in de financiële stukken. De vraag is dan hoe zij dit doen? Kijken zij vooral en eerst naar de cijfers?

Cijfers dienen als ondersteuning in het gesprek over het gevoerde beleid

Maar weinig OR-leden beschikken over voldoende boekhoudkundige kennis en ervaring om beter dan de afdeling Financiën of het hoofd Boekhouding de jaarrekening te beoordelen. Al helemaal niet op juistheid natuurlijk. Sterker nog het heeft weinig zin want het zijn al goedgekeurde stukken. De cijfers doen er wel toe, maar eigenlijk is het belangrijkste deel van de hele jaarrekening de toelichting daarop. In het kader onderaan zie je een overzicht van belangrijke financiële begrippen. Zoek die begrippen eens op in jullie jaarrekening en lees dan de toelichting daarop. Begrijp je het niet, vraag er dan op door bij de financieel directeur. Zie die bespreking als voorbereiding op de daaropvolgende Overlegvergadering met de bestuurder.

Maar voor ondernemingsraden is uiteindelijk het allerbelangrijkste onderdeel de toelichting van de bestuurder op de gepresenteerde resultaten. Hij moet de koppeling kunnen leggen tussen de kale cijfers en de het gevoerde economisch beleid. Met andere woorden kunnen toelichten welk beleid (oorzaak) heeft geleid tot deze financiële resultaten (gevolg).

Wanneer je als OR op deze manier de financiële informatie gebruikt om het overleg over gevoerd en toekomstig beleid te verhelderen maak je als OR actief gebruik van je Informatierecht op grond van artikel 31a WOR.

Schriftelijke gegevens per onderdeel waar medezeggenschap is ingericht

De Wet op de Ondernemingsraden (WOR) stelt dat informatie schriftelijk aan de OR moet worden verstrekt. Om die reden is het een goed idee om de aanvullend benodigde informatie schriftelijk op te vragen. In de overlegvergaderingen van OR en bestuurder worden vaak toezeggingen gedaan om data aan te leveren. Dit ligt dan vast in de notulen. Maar het advies is om daarnaast een separaat informatieverzoek te sturen. Eventueel als bijlage bij het vergaderverslag. In het kader hiernaast zie je de manier die ondernemingsraden elders gebruiken om hun informatieverzoek te formuleren.

De wet regelt in dit artikel ook direct alle uitzonderingen die ontstaan op het moment dat er sprake is van juridische of boekhoudkundige constructies (de geconsolideerde jaarrekening). Een OR van een dochteronderneming heeft recht op financiële data op dat niveau ook al heeft de organisatie enkel een balans voor de hele onderneming laten opstellen. De bestuurder moet apart schriftelijk financiële informatie verstrekken waaruit de OR kan opmaken hoe het staat met de financiële gezondheid van het onderdeel waar hij vertegenwoordiger van is.

Maar ook wanneer er sprake is van deelnemingen in andere ondernemingen in binnen -en buitenland moet de OR geïnformeerd worden over de resultaten in die onderdelen.

Koppeling met andere artikelen uit de WOR

Artikel 31a verwijst actief naar een aantal andere artikelen. Als eerste artikel 24. Letterlijk is daar de wettekst aangehaald ‘de bespreking van de algemene gang van zaken van de onderneming, tenminste tweemaal per jaar’. En ook ‘algemene gegevens omtrent de werkzaamheden’.

De officiële stukken dienen als ondersteuning voor het tweemaal per jaar te voeren gesprek met Raad van Bestuur én Raad van Toezicht/Commissarissen. Het drie-raden overleg moet dus ook gaan over het te voeren economisch beleid en de financiële resultaten. De idee dat het alleen een soort benen-op-tafel en daarmee informeel gesprek is klopt niet.

Een andere verwijzing die gedaan wordt in dit artikel is die naar artikel 25 ‘in het bijzonder met betrekking tot aangelegenheden als bedoeld in artikel 25’. Het informatierecht voorziet met name in de veranderingen die vallen onder het adviesrecht. Die veranderingen raken namelijk aan de organisatiestructuur, de bevoegdheden, het eigendom, grote investeringen en kredieten. Veranderingen met een grote impact op de toekomstbestendigheid van de organisatie en juist daarom het recht op informatie daarover. 

Hier heeft de WOR de koppeling tussen financiële resultaten en economisch beleid op artikelniveau vastgelegd in de wet. Dat betekent dus ook dat naast de periodieke levering van de officiële stukken - zoals de jaarrekening - er ook een financieel aanvullend informatierecht bestaat bij elk onder artikel 25 Adviesrecht vallend onderwerp. Een reorganisatie, een fusie of het afstoten van een organisatieonderdeel moet in de daarover toegezonden adviesaanvraag ook een heldere paragraaf bevatten waarin de financiële impact van de voorgestelde aanpassing expliciet is doorgerekend. Bij voorkeur zelfs met het tonen van alternatieve scenario’s. 

Informatie bij aanvang van de zittingstermijn

Elke ondernemingsraad die na de verkiezingen aan een nieuwe zittingstermijn begint heeft recht op inzicht in een aantal onderwerpen. Dat zijn vooral zaken die raken aan het eigenaarschap en de bevoegdhedenverdeling in de top van de organisatie. Die informatie is van belang voor elke ondernemingsraad om te verkrijgen. Je moet als OR weten met wie je zaken hebt te doen. Wie is de ondernemer? Wie is de bestuurder? Letterlijk schrijft de WOR hier dat u te horen moet krijgen Conform de definities zoals de WOR die in artikel 1 verwoord.

Recht op informatie moet niet leiden tot reactieve medezeggenschap

Om veel informatie vragen en die dan ook nog krijgen maakt de meeste ondernemingsraden reactief. Je wacht op informatie en reageert op dat wat er staat. Eerder las je in deze serie over artikel 23 ‘het recht op initiatief’. Daar waar artikel 31 je reactief kan maken als OR, kan artikel 23 stimuleren om proactief te zijn. En zo heeft de WOR het bedacht. Naar de geest van de WOR dient het informatierecht enkel om je te helpen beter onderbouwd te overleggen, adviseren en in te stemmen.

In lid 7 van artikel 31a WOR is nog een bijzondere bepaling opgenomen. Daar staat dat de bestuurder ook zijn raming of begroting moet delen met de OR. Dat betekent dat de OR ook tijdig geïnformeerd moet worden over daar waar het geld aan besteedt gaat worden in het komende jaar. Een OR gaat over voorgenomen besluiten. Die zijn strategisch c.q. economisch van aard. Maar bij dit te gaan voeren beleid hoort ook een financiële doorrekening geleverd te worden in de vorm van een begroting. Laat je als OR niet met een kluitje in het riet sturen wat dat betreft.

Belangrijke financiële begrippen:

Uitgestelde belastingen                   Over welke boekjaren en in welke omvang?

Openstaande vorderingen               Bedrag, bij wie, hoe lang al en waarom?

Voorzieningen                                   waar is het voor en in welke mate zijn ze benut al?

Reserves                                            Voor algemene doeleinden of met een specifieke bestemming?

Liquiditeitsprognose                         Hoe is het verloop over alle maanden qua liquiditeit?

Netto schuldquote                            Welke schulden staan kort uit en welke lang en bij wie?

Weerstandsvermogen                      Wat is de omvang en komt die overeen met de in de accountantsverklaring opgesomde en gekwantificeerde risico’s?

Voorbeeld formulering informatieverzoek aan de WOR-bestuurder

Beste bestuurder,

Graag ontvangen wij de in de bijlage weergegeven documenten (opsomming specifieke documenten toevoegen).

Met deze informatie is de OR in staat om zijn verantwoordelijkheid – de toetsing van de strategische, financiële en operationele gezondheid van de organisatie (continuïteitsbelang) en de belangen van de medewerkers - volwaardig uit te voeren. 

De OR wil zich een beeld kunnen vormen van de logische verbanden tussen de missie/visie van onze organisatie, de gekozen strategie, de daaruit voortkomende jaarplannen, de daarvoor vereiste investeringen en de begrote bedragen. 

Vervolgens wil de OR kunnen beoordelen of deze plannen (Meerjarig en jaarplan) ook daadwerkelijk gerealiseerd worden en tot uiting komen. Om die reden verzoekt de OR ook de beschikking te krijgen over informatie waaruit dat blijkt. Hierbij kan gedacht worden aan kwartaalcijfers, jaarrekening, HR-cijfers op het vlak van verzuim (kort/langdurend), gebudgetteerde en genoten opleidingen, beloningsverhoudingen man/vrouw per functie.

Met betrekking tot de financiële en HR-gerelateerde cijfers wil de OR of een van zijn commissies graag in overleg met de financieel directeur en hoofd HR een set van data vaststellen die met een vaste frequentie verstrekt wordt aan de OR en bestuurder.

Met vriendelijke groet,

Uw ondernemingsraad

In januari 2022 eindigt de zittingstermijn van de OR. 7 OR leden stellen zich opnieuw beschikbaar. Na vooronderzoek blijkt er weinig animo te zijn van medewerkers om zich kandidaat te stellen. 2 medewerkers hebben zich gemeld als geïnteresseerde en samen met de 7 oud OR-leden is dat precies genoeg om de OR weer te vullen. Dan kunnen we nu toch zonder verkiezingen te houden benoemen? Natuurlijk worden de bonden, de bestuurder, en de medewerkers gevraagd of ze bezwaar hebben. 

Antwoord:

Ik heb moeite met jullie aanpak tot dusver.

In de WOR wordt ervan uitgegaan dat de bestuurder (ja die) en ook de OR (die ook) hun uiterste best moeten doen om voldoende kandidaten te werven voor de reguliere verkiezingen van de OR. Een 'vooronderzoek' - wat dat precies is en hoe je dat uitvoert - komt in de WOR niet voor. Daar heb ik dus echt moeite mee.

Want een bericht aan de medewerkers 'dat het eigenlijk al geregeld is allemaal en dat als je bezwaar hebt je je maar moet melden' is niet te kwalificeren als een campagne waarin je echt wervend bezig bent om meer dan voldoende kandidaten te vinden.

Je behoort als organisatie - zelfs al zou je al voldoende zittende OR-leden hebben die allemaal door willen gaan - fors campagne te voeren voor nog veel meer kandidaten.

Het houden van verkiezingen is een belangrijk moment om de zichtbaarheid van de OR, de legitimatie van de oud OR-leden voor een volgende termijn en het belang van effectieve medezeggenschap te benadrukken. Daarvoor moet je als bestuurder en OR enorm inspannen. Letterlijk alles uit de kast trekken.

Ik zou als Dagelijks Bestuur dit nog eens bespreken met de bestuurder en vervolgens gezamenlijk een bericht opstellen aan alle medewerkers en iedereen echt dringend uit te nodigen om zich kandidaat te stellen voor deze mooie en belangrijke extra rol in de organisatie.

Verkiezingen zijn een belangrijk instrument om de OR te legitimeren opnieuw. Mandaat te geven voor de komende zittingstermijn. En te veel kandidaten betekent in ieder geval een aantal medewerkers op de reservelijst om direct aan te treden als er tussentijds een vacature ontstaat in de komende drie jaar.

Kort samengevat: ga werven samen met de bestuurder. Doe nog een forse poging!

De WOR heeft in artikel 9 vastgelegd dat het mogelijk is om kandidatenlijsten in te dienen. En in lid 3 van dat artikel wordt benadrukt dat het mogelijk is de kandidaatstelling zo in te richten dat bepaalde groepen van de in de onderneming werkzame personen en of bepaalde onderdelen waaruit de onderneming bestaat als aparte groep kunnen worden gekwalificeerd bij de verkiezingen.   

Normaal gesproken is het zo dat je de omvang van een ondernemingsraad (aantal zetels) op grond van artikel 6 vaststelt naar het aantal in de onderneming werkzame personen (vast en flex optellen). 

In de ‘normale’ situatie waarin je werkt met kiesgroepen deel je de zetels per kiesgroep toe naar evenredigheid. Evenredigheid wil zeggen dat de eerdergenoemde ‘bepaalde groepen’ of ‘bepaalde onderdelen’ dan een specifiek aantal zetels krijgt toegewezen die overeenkomen met de in dat deel van de organisatie aantallen werkzame medewerkers. 

Maar je mag per kiesgroep ook een afwijkend aantal zetels toekennen. Dat is dan conform lid 3 van artikel 9 waarin je delen in de organisatie verhoudingsgewijs meer of minder zetels gunt dan dat zij op grond van het aantal in dat onderdeel werkzame medewerkers recht op zouden hebben. Deze niet-evenredige toewijzing van zetels noemen we ‘naar pariteit’.

Je mag bij de instelling van kiesgroepen ook aangeven op hoeveel zetels elke kiesgroep minimaal mag rekenen en dat niet gevulde zetels in een bepaalde volgorde aan de overige kiesgroepen toekomen als zij meer kandidaten kunnen leveren bij de verkiezingen.

Complexiteit kan verwarrend zijn

De praktijk leert dat naarmate de opdelingscriteria (bijvoorbeeld functie, regio, vestiging, etc) op grond waarvan de kiesgroepen zijn bepaald tot onbegrip kan leiden in de organisatie, bij de directie en ook bij de kandidaten.

Kort samengevat staat de WOR je toe om in je reglement af te wijken van de evenredigheid – zelfs binnen je kiesgroepen – om er zo voor te zorgen dat bepaalde groepen of onderdelen meer dan evenredig vertegenwoordigd zijn in de OR. Belangrijkste daarbij is duidelijk te maken wat dat precies bevordert en waarom het noodzakelijk is.

Wie stemt op wie

Dan nog de variatie qua stemmen op kandidaten. Normaal gesproken stem je op collega’s die je kent en of waarmee je je verbonden voelt. Dat geeft het gevoel aan een stemmer dat hij/zij zich vertegenwoordigt weet. Toch is dat een niet geheel juiste gedacht als het gaat om medezeggenschap. Die gedachte past beter bij ons politiek systeem met verkiezingsprogramma’s en fracties, etc.

De ondernemingsraad is een eigenstandige entiteit. Die pas na de verkiezingen in de nieuwe samenstelling haar visie, speerpunten, werkwijze, dagelijks bestuur etc vaststelt. En voor OR-leden is er geen functiebeschrijving, profiel, ervarings- of competentie-overzicht. Met andere woorden ‘iedereen is geschikt als kandidaat’. 

Dat elke ondernemingsraad adviseert over het beleid en mogelijk instemt met regelingen met impact voor alle collega’s maakt het een grote verantwoordelijkheid. Daarom is regelmatige achterbanraadpleging in de zittingstermijn zo belangrijk. Met name dat vergroot de zichtbaarheid van de OR blijkt keer op keer.

Stemmen op...

Maar goed terug naar het stemmen op kandidaten. De OR mag besluiten om medewerkers te laten stemmen op kandidaten in en buiten de kiesgroep. Dat leg je dan vast in je reglement. Vraag is wel wat daarvan het doel is precies? Welk effect heeft dat op het verloop van de zeteltoewijzing uiteindelijk na de gehouden verkiezingen? Want als er al gekozen is voor een toewijzing van specifieke zetels per kiesgroep zullen opkomst en aantal uitgebrachte stemmen geen invloed hebben op de toedeling. 

Mogelijk ontstaat er wel een effect dat vanuit andere kiesgroepen kandidaten worden ‘bestemd’ die in de hele organisatie bekend staan als geschikt voor de OR. En dus met een organisatie breder draagvlak de zetel in hun kiesgroep mogen gaan bezetten. 

De praktijk (mijn ervaring elders) wijst overigens uit dat het eventuele effect op de uitslag en of opkomstpercentages marginaal is. En dat het voor medewerkers tijdens het stemmen verwarrend kan zijn op wie zij mogen stemmen en vooral hoeveel stemmen ze dan mogen uitbrengen. 

Wanneer de kiesgroepen ongelijk verdeeld zijn qua aantallen zetels krijg je ook nog eens het effect van ongelijke kiesdrempels per groep en maakt het ook uit of een specifieke kiesgroep weinig of veel kandidaten kent voor de verkiezingen in mei.

Realiseer je wel dat het een aanpassing van het reglement is waarover de bestuurder ook geconsulteerd moet worden.

Zoals vanochtend reeds aangegeven gaat onze huidige vice-voorzitter switchen van baan intern, waardoor hij het vicevoorzitterschap en het OR-lidmaatschap tijdelijk wil neerleggen. Zijn vicevoorzitterschap wordt overgedragen naar een ander OR-lid en over een half jaar bekijkt hij (de huidige vice-voorzitter) of hij terug wil in de OR. Hij verwacht dan ingewerkt te zijn in zijn nieuwe functie. 

In de OR is dit besproken en besloten dat het vicevoorzitterschap (iig voor een half jaar) naar een ander OR-lid gaat. Dit lijkt me volgens mij ook geen probleem toch? En er is afgesproken dat de huidige vice-voorzitter ‘slapend’ OR-lid blijft voor het komende half jaar. 

Onze HR-adviseur vroeg of dit wel kan vanuit de WOR en ons reglement, dat iemand dus tijdelijk niet deelneemt aan de OR-vergaderingen? Ik zie hier niet direct iets van terug in de WOR of het reglement. Ons reglement bepaalt dat de OR bestaat uit 9 leden. 

 Zover ik weet, komt het wel vaker voor (al dan niet tijdelijk) dat niet alle posities binnen een OR zijn opgevuld. Gezien we namelijk toch al moeite hadden de opengevallen plekken op te vullen, wat nu net wel gelukt is, vond de OR het niet handig dit nu al weer te moeten doen. En over circa een half jaar gaan we starten met de voorbereidingen voor de verkiezingen. 

++++++++++++++++++++++++     ANTWOORD en ADVIES    +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

OR-werk is werk. Deze rol in én voor de onderneming wordt in een paar uur per week gedaan. Je wordt ervoor gekozen en bent lid zolang je dat zelf wil. De mogelijkheden om het lidmaatschap te beëindigen is door opzegging door het lid zelf, door beëindiging van het arbeidscontract of wanneer het OR-lid het overleg met bestuurder zo verstoord dat de OR en bestuurder op grond van artikel 13 WOR naar de rechtbank gaan voor een royement.

Vitaliteitsbewustzijn

Jullie vice-voorzitter heeft aangegeven dan hij in een afgebakende periode van 6 maanden onvoldoende tijd kan besteden aan het OR-werk. En wel omdat er sprake is van een volgende loopbaanstap binnen de organisatie. Om die stap en start goed te kunnen maken beseft dit OR-lid (tevens vice-voorzitter) dat er iets extra’s van hem gevraagd wordt. In tijd, aandacht en energie. Je zou je als HR meer van dit soort medewerkers wensen! Die zich bewust zijn van de impact van het aangaan van een nieuwe functie, zich verantwoordelijk voelen voor een goede start in die functie en de verwachtingen managen naar de OR over het zich minder kunnen inzetten dan verwacht. Wanneer je een voorbeeld zoekt van verstandige duurzame inzetbaarheid (vitaliteit) en ‘voorkomen is beter dan genezen-principe’ heb je dat voorbeeld hier gevonden.

Vicevoorzitterschap

Dit OR-lid mag aangeven aan de OR dat hij het vicevoorzitterschap tijdelijk niet kan vervullen. Alleen de OR gaat over de vervanging. De OR kiest namelijk uit zijn midden de voorzitter en vicevoorzitters (plaatsvervangende voorzitter). 

Interne werkverdeling OR

Dan de tijdelijke afwezigheid van dit OR-lid. Ook dit is aan de OR in eerste instantie. Je mag als OR zelf bepalen hoe je intern en onderling het werk verdeeld. En ook dat je sommige leden zwaarder of minder zwaar belast. De termijn die dit OR-lid aangeeft (6 maanden) is te overzien. Wanneer de andere 8 OR-leden hier akkoord mee gaan en de taken worden belegd bij hen is het niet aan de WOR-bestuurder om van die interne werkverdeling iets te vinden.

Belang WOR-bestuurder

Er is dus geen sprake van een vacante zetel nu en dus ook niet van tussentijdse verkiezingen per direct. Het is wel zo dat de WOR-bestuurder zijn mening mag geven en dan inderdaad op het punt van waar het raakt aan het overleg tussen OR en bestuurder. Wanneer er stelselmatig in de Overlegvergaderingen de helft van de OR-leden ontbreekt heeft de WOR-bestuurder wel degelijk een punt in de zin van ‘slapende’ OR.

De bestuurder kan zich dan enkele vragen stellen:

1. Heb ik wel een voltallige OR?
2. Wordt de tijd en faciliteiten die ik de OR-leden gun voldoende besteed aan de vertegenwoordiging van medewerkers?
3. Kunnen er rechtsgeldige besluiten (advies en instemming) genomen worden wanneer minder dan de helft van de OR regelmatig niet aanwezig is?

Dit noemen wij in de WOR het quorum: het minimaal vereiste aantal gevulde zetels om tot rechtsgeldige besluitvorming te komen. In jullie situatie is er sprake van een goed gevulde OR en lijkt het mij ook mogelijk als de nood aan de man is om dit slapend OR-lid op te roepen.

Tussentijdse verkiezingen

Dan is er nog het punt dat er binnen afzienbare tijd reguliere verkiezingen zullen gaan plaatsvinden. In veel reglementen is opgenomen dat wanneer er binnen 6 maanden verkiezingen gehouden zullen worden dat er geen tussentijdse verkiezingen noodzakelijk zijn voor ontstane vacatures.

Het argument dat het moeilijk is open plekken gevuld te krijgen is overigens geen geldig argument om niks te doen. Als er vacatures ontstaan moet je werven normaal gesproken. En dan het liefst als OR samen met de WOR-bestuurder.

Buitenlid

Er is nog wel een alternatief om de ‘lege’ plek in de OR op te vangen. Mocht je iemand kennen in de organisatie die wel een half jaar wil bijdragen aan het OR-werk, dan mag je die als ‘buitenlid’ aanstellen. Die heeft geen stemrecht, maar kan wel inhoudelijk meedoen ten volle. Daarover moet je de WOR-bestuurder consulteren want ook een buitenlid moet gefaciliteerd worden natuurlijk in tijd en middelen.

Advies

Alles overziend kom ik tot de conclusie dat zoals jullie het nu bedacht hebben het prima kan. Evalueer deze aanpak na 4 maanden en deel de uitkomst daarvan ook met de WOR-bestuurder.

Met vriendelijke groet,

JOhan Berends

Redactie WORonline

Ik begrijp dat de medewerkers van het Corona-team zijn ingeschaald op basis van de cao. Maar dat de bestuurder nu overweegt om aan hen een eenmalige uitkering (bonus) te verstrekken. 

Jullie vraag of dat instemmingsplichtig begrijp ik ook.

Op die vraag is geen JA of NEE te geven. Daarvoor is het van belang om te weten in hoeverre er binnen de organisatie al sprake is van een salarissysteem waarin het uitdelen van bonussen voor geleverde bijzondere prestaties geregeld is. Is er HR beleid waaruit blijkt op grond van welke criteria (prestatie, extra inzet/uren, vertoond goed gedrag, etc) er mogelijk bonussen kunnen worden toegekend? Dan zou het passen in staand HR-beleid zeg maar.

Als er niet eerder of ten minste in de afgelopen jaren (dus ook pre-covid) geen sprake is geweest van bonussen, dan praat je hier toch echt over een wijziging van je regeling/systeem om arbeid extra, variabel - bovenop de in de cao en of arbeidsovereenkomst gemaakte afspraken - te gaan belonen. En dan is het zeker instemmingsplichtig. Want dan moet van te voren gaan vaststaan op welke gronden/criteria de 'bonus-regeling' toegepast kan worden. En dan niet alleen nu voor corona-taken, maar ook voor andere extra verrichte werkzaamheden. Corona lijkt nu een goede en waarschijnlijk ook wel terechte reden, maar dan kan je over een half jaar meer onderwerpen bedenken als organisatie om de bonussen uit te gaan keren. 

De OR gaat niet over de hoogte van de bonus of aan wie die toekomt. Je gaat als OR over de regeling, over het systeem, over de maatregel van wel of niet variabel en of uitzonderlijk belonen. En dat relateer je aan de organisatie, de branche en dat wat medewerkers in de organisatie gewend zijn.
 

De vraag is natuurlijk of jullie organisatie hybride gaat werken omdat er sprake is van een verandering van de visie op ‘werken’. Met andere woorden is er sprake van een beleidswijziging en waardoor is die veroorzaakt? Komt het door covid en de lockdowns die thuiswerken als enige oplossing kende? Is het omdat er een nieuwe visie op ‘werken’ ligt en die in een nieuw of te verbouwen pand ingericht gaat worden? Is het omdat er in een tijdelijke pand beperkte(re) ruimte is en het daarom noodzakelijk is om meer medewerkers vanuit huis te laten werken? Of is er sprake van een wijziging van hoe de organisatie wil omgaan met de ‘waarneming’ of aansturing van medewerkers als het gaat om hun prestatie, aanwezigheid, zelfstandigheid, gedrag etc?

Met andere woorden, waar komt dit vandaan eigenlijk?

Misschien is die vraag door niemand goed te beantwoorden en is het een smeltkroes van redenen waarom we hybride willen gaan werken. 

Toekomstbestendig

Laten we er eens vanuit gaan dat hybride werken (gedeeltelijk online/offline en kantoor/thuis/ambulant) een logische en met breed draagvlak in de organisatie gezien wordt als een gewenste beweging. De katalysator is misschien wel covid geweest. Die heeft tot ander inzicht geleidt zo her en der. Dan is het belangrijk om een visie op hybride werken te ontwikkelen als HR en OR. 

Hybride werken kent velerlei vormen

Wat is hybride werken? Soms is het enkel het onderscheid tussen thuis en op kantoor/werkplaats. Soms is het online of offline. En soms is het ‘activiteit-gerelateerd’ werken. En dan is de vraag of daar een heldere definitie van is opgesteld en of dit getoetst is bij medewerkers of zij in staat zijn dat voor zichzelf te bepalen?

Personele gevolgen

Er zijn veel aspecten die raken aan hybride werken. Ik heb ze hieronder in een schema gezet en direct gekoppeld aan respectievelijk artikel 25 Adviesrecht en artikel 27 Instemming.

Advies

Zoals je al ziet zijn er voldoende formuleringen in de artikelen 25 en 27 die aangeven dat er hier sprake is van wijzigingen die de aandacht van de OR vragen. Ik adviseer jullie om met de bestuurder een afspraak te maken over de advisering over al deze aspecten. Daarbij ga ik ervan uit dat de organisatie en ook de medewerkers samen deze wijzigingen van de werkfilosofie willen insteken. 

Maar het is ook zaak om naar de personele gevolgen specifiek te kijken. Daarbij zijn vragen te stellen als:

1. Is de visie op ‘activiteit-gerelateerd’ werken helder en getoetst op haar toepasbaarheid in alle functies?
2. Is helder welke functies wel en niet voor ‘hybride werken’ in aanmerking komen?
3. Is het voor medewerkers helder welke criteria gelden voor aanwezigheid, camera-gebruik (aan of uit in het overleg), hybride werkoverleg etc
4. Is geregeld dat de werkgever ook verantwoordelijk is voor een ergonomische werkplek ook thuis (small RI&E)?
5. Hoe zit het met ziekmeldingen, re-integratie voorzieningen? 
6. Op welke manier worden de door medewerkers ingediende aanbevelingen/tips gewogen?
7. Hoe is de bescherming van privé gegevens van medewerkers geregeld technologisch?
8. Is er sprake van waarneming van activiteit (online zijn, aantal toetsaanslagen, opgeslagen MB’s, aantal ontvangen en verzonden mails, etc) per medewerker of afdeling?
9. Wat zijn de consequenties van het niet hanteren van de clean-desk-policy en of het niet adequaat reageren op feedback van collega’s onderling?
10. Wat is er afgesproken over bereikbaarheid tijdens niet werkuren (kantoor/thuis en online/offline)?

Je kan er ook voor kiezen het niet aan een commissie of werkgroep van de OR toe te kennen, maar er voor te zorgen dat de hele OR elke twee maanden uitgebreid wordt geïnformeerd over alle bovenstaande aspecten door bijvoorbeeld het hoofd huisvesting, het hoofd HR en het hoofd ICT. Op die manier zet je ook druk en oefen je invloed uit.

Het beste advies is overigens om hieraan een professionele achterbanraadpleging te koppelen.

Onze organisatie staat aan de vooravond van een reorganisatie. Tegelijkertijd is er meer flexibiliteit van medewerkers nodig. Daarbij worden er verschillende regels toegepast voor het inzetten van medewerkers op een andere locatie. Het verschil zit in de benaming bovenformatief en boventallig.

1) Als er meer mensen binnen een team werkzaam zijn dan het aantal toegekende fte’s is er sprake van overformatie. Volgens het arbeidscontract kan iemand dan ingezet worden op een andere locatie. Volgens de cao-ziekenhuizen zijn hier geen aanvullende voorwaarden aan verbonden.

2) Als een functie vervalt door een reorganisatie/ organisatiewijziging ontstaat er boventalligheid en kan iemand eenzelfde of vergelijkbare functie aangeboden krijgen op een andere locatie. In het sociaal plan zijn daar wel faciliteiten voor als extra reiskostenvergoeding, mogelijke verhuiskostenvergoeding, etc.

We voorzien dat er onduidelijkheid gaat ontstaan, want wat is wanneer van toepassing en welke regeling heeft dan dus voorrang? (Het afspiegelingsbeginsel is wel voor beide situaties gelijk.) Hoe kunnen we hier als OR helderheid voor medewerkers in bewerkstelligen?

•  
• ANTWOORD en ADVIES
•  
• Er is altijd een staande organisatie. Eentje waarin geen grote noodzakelijke veranderingen/ingrepen plaatsvinden. Dus waarin geen sprake is van een re-organisatie. In de staande organisatie gelden er tal van afspraken. Die zijn vastgelegd in wet-, regelgeving, cao’s, regelingen/personeelshandboek (met instemming OR vastgesteld), functiehuis, salaris/wegingsmethodiek, etc en natuurlijk het (individuele) arbeidscontract.
•  
• In het arbeidscontract is opgenomen in welke functie (die beschreven zijn in het functiehuis) je bent aangesteld, tegen welke vergoeding en wat je locatie(s) is/zijn waar je werkt. En ook is daarin vastgelegd dat je als dat voor de ‘continuïteit van de onderneming’ gewenst is je elders (andere locaties) ingezet kan worden. Maar dan altijd wel in dezelfde functie als waarvoor je aangenomen bent. NB in uitzonderlijke gevallen (crisismomenten, denk aan covid) mag men daarvan afwijken.
•  
• In de cao zijn doorgaans geen aanvullende voorwaarden opgenomen wanneer een medewerker ‘opdracht’ krijgt om op een andere locatie te gaan werken. Maar dat had wel gekund door het op te nemen in het Personeelshandboek, een regeling  (met instemming van de OR), de cao of het arbeidscontract. Ik ben ook wel benieuwd wat er precies staat in het arbeidscontract over het punt ‘in dienst van <organisatienaam>’ en ‘in de functie van <functienaam>’ en ‘op locatie <plaats>’ en is ook beschreven of je gevraagd kan worden op andere dan de eigen locatie te komen werken’. Wat staat er precies hierover in het arbeidscontract? Een ding weet ik wel zeker: er staat vast niet dat het gaat op grond van een afspiegelingsbeginsel om te bepalen welke medewerker gevraagd gaat worden om op een andere vestiging te gaan werken.
•  
• Het ‘verzoek’ of de ‘opdracht’ om op een andere locatie te gaan werken moet wel redelijk zijn. In de zin van haalbaar voor de medewerker. M.a.w. het moet qua werk/privé/reis-balans in te passen zijn of althans er moet enige her-regel-ruimte (tijd) worden geboden om het haalbaar te maken voor een medewerker qua extra reistijd. Waarop ook gelet moet worden is dat het tijdig moet worden gemeld (de meeste cao's kennen een 72-uur bepaling en een bepaling over ‘gebalanceerde flexibele arbeid’) om te voorkomen dat medewerkers elke week of op allerlei werkdagen weer op een andere locatie tewerkgesteld worden. Het mag dus niet gaan om vervanging van ziekte in een team en gaan dienen als een flex-poule-oplossing. Het dichten van ‘gevallen gaten’ in de bezetting door ziekte, vacature is geen grond om medewerkers te vragen op een andere locatie in te springen de volgende dag.
•  
• Het begrip overformatie of bovenformatief is bijzonder. Dat is geen term die een status heeft bij wet en of regeling. Het is dus een door de organisatie bedachte status die valt buiten een reorganisatie en het daarbij ingezette Sociaal Plan. Eerst even het begrip bovenformatief proberen te duiden. In het licht van een arbeidscontract – waarin de mogelijkheid is opgenomen om iemand op een andere locatie te werk te stellen – is een begrip/aparte status niet nodig. Je kan iemand namelijk op grond van de arbeidsovereenkomst gewoon vragen (lees opdracht toe geven) het te doen.
•  
• Dan even over de formatie en een tekort of te veel aan fte’s in een lopend jaar. Want elke organisatie stelt op basis van de aan haar verstrekte opdrachten (verkregen aanbestedingen bijvoorbeeld) een aanbod van te leveren diensten op voor het komende jaar. Daar hoort dan een begroting bij en een formatieplaatsenplan (welke functionarissen heb ik nodig). Daarin (Jaarplan) neem je op hoeveel fte je verwacht nodig te hebben. En ja ‘begroten’ is altijd voorspellen. En als blijkt gaande het jaar dat je te weinig fte hebt (onderbezetting) huur je bij (flexkrachten) of je stelt vacatures en neemt nieuwe medewerkers aan wanneer je verwacht dat het bestendig is. En heb je te veel medewerkers versus het gevraagde werk lopen in een deel van de organisatie, dan ontstaat er een situatie van overbezetting/overcapaciteit in dat onderdeel (lees team, regio, locatie). Normaal gesproken los je die op met allerlei achterstallige klussen, opnemen vrije dagen (vrijwillig of in goed overleg om een verlofstuwmeer weg te werken) of je vraagt medewerkers tijdelijk elders bij te springen daar waar wel tekorten zijn in de bezetting (en dat heb je met hen geregeld dat je dat kan vragen in het arbeidscontract).
•  
• Blijkt dat gedurende het jaar de over-bezetting bestendig is (dus je levert gewoon minder diensten om wat voor reden dan ook), dan zal je over moeten gaan tot reorganiseren (letterlijk is er dan sprake van krimp, stoppen van dienstverlening) en zet je het Sociaal Plan in met afspiegelingsbeginsel.

Van belang is dus om vast te stellen in jullie casussen of er sprake is van:

A) een slecht opgestelde begroting en of formatieplaatsenplan, Jaarplannen (oorzaak 1) 

B) een bedrijfseconomische verandering (hetgeen een reorganisatie is, veroorzaakt door een externe reden, die leidt tot krimp) (oorzaak 2) 

C) dat er sprake is van tijdelijke schommelingen in de bezetting door natuurlijk verloop, ziekte, klantje meer op minder op enig moment en die kan je opvangen door op grond van het arbeidscontract medewerkers elders in te zetten (oorzaak 3). 

In situatie A spoor je de organisatie aan beter te begroten en jaarplannen op te stellen. In situatie B vraag je om een Adviesaanvraag ‘reorganisatie’ en zorg je da medewerkers gebruik kunnen maken van het Sociaal Plan. En in situatie C kan HR gebruik maken van de bepalingen in het arbeidscontract en hoeft er geen afspiegelingsbeginsel en status bovenformatief ingezet te worden.

Mijn advies is om als OR te bespreken dat de status ‘bovenformatief’ niet meer gebruikt wordt.

De situatie is dat twee zorg-organisaties al meer dan een jaar bezig zijn
met al of niet fuseren.  Er was een plan om eind 2022 dit jaar een intentieverklaring te
tekenen. Ook weer uitgesteld toen.
En nu komt daar opeens een statutenwijziging, die met name de
bevoegdheden waar het gaat om het aangaan van fusies, wil wijzigen.

Wij hebben nu de volgende vragen:

1. Wie tekent een intentieverklaring in de normale Governance?
2. Zegt de Governancecode Zorg hier specifiek iets over?
3. Wat zegt de Wet Toezicht en toezicht Rechtspersonen?

ANTWOORD (gegeven door Pauline Burger van Sprengers Advocaten)

Het is een must dat een dergelijk besluit tot wijziging van de statuten ter
advisering wordt voorgelegd aan de OR.

Wat betreft de bevoegdheidsverdeling bij een fusie staat het volgende in
de Governancecode Zorg:

"In de statuten ligt vast welke besluiten van de Raad van Bestuur
voorafgaande goedkeuring van de Raad van Toezicht behoeven. In de Code
is in ieder geval vastgelegd dat de volgende besluiten van de Raad van
Bestuur aan de goedkeuring van de Raad van Toezicht zijn onderworpen:

     * het aangaan of verbreken van een duurzame samenwerking van de
zorgorganisatie met andere rechtspersonen of vennootschappen, indien
deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is voor de
zorgorganisatie;

Dit betekent dus dat het initiatief voor het aangaan van de
samenwerking bij het Bestuur (RvB) ligt waarop toezicht (door de RvT) wordt gehouden.
Dit is ook zo in het Burgerlijk Wetboek vastgelegd.
Dus de voorgestelde aanpassing van de statuten past bij wijze waarop verplichtingen
over een weer behoren te zijn vastgelegd. De RvB gaat duurzame samenwerkingen aan en tekent de intentieverklaring.

Wel kan het zijn dat er afspraken worden genaakt over hoe dit
goedkeuringsrecht wordt ingevuld, maar het kan niet zo zijn dat de RvT
de verantwoordelijkheid van de RvB overneemt.
 

Hoe zit dat nou eigenlijk met WOR-bestuurders? Wie zijn dat precies als er een meerhoofdige directie is? Wie is het als er sprake is van medezeggenschap met een OR en meerdere Onderdeelcommissies? Wat is een gemandateerde WOR-bestuurder?

ANTWOORD

Hoe zit het nou eigenlijk met WOR-bestuurders?

WOR Artikel 1. Definities. Lid 5 stelt dat:

bestuurder: hij die alleen dan wel tezamen met anderen in een onderneming rechtstreeks de hoogste zeggenschap uitoefent bij de leiding van de arbeid;

Dus een bestuurder in het kader van de WOR kan een persoon zijn, maar ook meerdere. Denk hierbij aan de meerhoofdige Raad van Bestuur of aan een meerhoofdig managementteam van een RvE. Alle personen in een dergelijk raad/team zijn dan voor de WOR ‘bestuurder’.

De WOR kent geen formuleringen zoals ‘gemandateerd’ of ‘afgevaardigde’.

De WOR kent wel het begrip ‘vervanging’ of ‘verhindering’ als het gaat om bestuurders die een overleg niet kunnen bijwonen. Dan mogen zij zich laten vervangen voor dat overleg of voor een specifiek punt. Meer over ‘vervanging’ vind je in artikel 23 lid 5. Maar dat is hier niet van belang verder.

Dan springen we even naar WOR Artikel 23 lid 4. Daar staat:

Het overleg wordt voor de ondernemer gevoerd door de bestuurder van de onderneming. Wanneer een onderneming meer dan één bestuurder heeft, bepalen dezen tezamen wie van hen overleg pleegt met de ondernemingsraad.

De WOR vraagt aan de bestuurders uit een meerhoofdige raad/team om 1 persoon aan te wijzen als degene waarmee de medezeggenschap het overleg pleegt. Wij noemen dat in de volksmond de WOR-bestuurder. Maar dat begrip op zich bestaat in de WOR ook niet!

Belangrijk bij die keuze van ‘WOR-bestuurder’ is dat deze persoon bevoegd is om het overleg te plegen. Dus ook als hij/zij zich laat vervangen voor een overleg of agendapunt moet degene die hem/haar vervangt ook alle bevoegdheden hebben om het overleg zinvol te kunnen houden. Je zou dat gemandateerd kunnen noemen. Dat komt het dichts bij de betekenis van ‘iemand mandaat geven om namens jou besluiten te nemen’. 

Er is wel eens een zaak aangespannen door een OR over ‘met wie voeren wij bij voorkeur het overleg’ als medezeggenschap. Dat heeft niet geleidt tot een uitspraak omdat de Ondernemingskamer heel duidelijk was in de voorbespreking:

Het overleg met de medezeggenschap moet gevoerd worden met iemand die bevoegd is om voor de organisatie of een specifiek onderdeel daarvan besluiten te nemen. 

Feitelijk zou je kunnen zeggen dat de zeggenschap een besturingsmodel inricht waarbij per laag of onderdeel de bevoegdheden worden toegekend en dat die bevoegdheidsverdeling leidend moet zijn voor de inhoud van de overleggen en de keuze wie dat overlegt voert. 

Een manager die niet eigenstandig besluiten mag nemen heeft geen bevoegdheid bij de dagelijkse leiding van de arbeid en kan dus ook geen overlegpartner zijn van een medezeggenschapsorgaan. Dan is hij slechts ‘uitvoerend operationeel leidinggevende’ en voert hij opdrachten/taken uit. Een manager die geen beleid formuleert, geen keuzes maakt – al of niet na vooroverleg en het indienen van (beleid/investerings)-voorstellen – en dus ook niet aanspreekbaar cq verantwoordelijk te houden is voor het functioneren van zijn onderdeel is geen geschikte bestuurder in het kader van de WOR.

Hiermee kan je betogen dat het mandaat van een Onderdeelcommissie voortkomt uit de bevoegdheidsverdeling van de zeggenschap. Veel bevoegdheid (mandaat) laag in de organisatie leidt tot meer onderwerpen op de agenda van de OC. En andersom natuurlijk leidt het tot veel onderwerpen op de agenda van de OR wanneer organisatieonderdelen weinig mandaat, weinig bevoegdheden verkrijgen.

Dan even naar WOR Artikel 15. Instelling commissies.

In artikel 15 lid 1 en 3 staat het volgende:

1. De ondernemingsraad kan de commissies instellen die hij voor de vervulling van zijn taak redelijkerwijze nodig heeft. De ondernemingsraad legt zijn voornemen om een commissie in te stellen schriftelijk voor aan de ondernemer, met vermelding van de taak, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze van de door hem in te stellen commissie. Bij bezwaar van de ondernemer kan de ondernemingsraad een beslissing van de kantonrechter vragen.

3. De ondernemingsraad kan met inachtneming van het eerste lid voor onderdelen van de onderneming Onderdeelcommissies instellen voor de behandeling van de aangelegenheden van die onderdelen. De ondernemingsraad kan in het Instellingsbesluit van een Onderdeelcommissie aan deze commissie de bevoegdheid toekennen tot het plegen van overleg met degene die de leiding heeft van het betrokken onderdeel. In dat geval gaan de rechten en bevoegdheden van de ondernemingsraad ten aanzien van de aangelegenheden van het onderdeel, met uitzondering van de bevoegdheid tot het voeren van rechtsgedingen, over naar de Onderdeelcommissie, tenzij de ondernemingsraad besluit een bepaalde aangelegenheid zelf te behandelen. In een Onderdeelcommissie kunnen naast een of meer leden van de ondernemingsraad uitsluitend in het betrokken onderdeel werkzame personen zitting hebben.

Het punt in deze artikelen wat raakt aan ‘WOR-bestuurder’ is dat de OR (en dan doe ik ff naar de letter van de WOR) commissies instelt. Daarvoor een onderbouwd schriftelijk voorstel stuurt aan de bestuurder - om hem te consulteren - en daarna is duidelijk wat de commissie behelst qua taak, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze. De zittende OR kan daarin ook bevoegdheden toekennen aan deze (onderdeel)commissies waarover zij het overleg plegen. Het mandaat verstrekken dus aan een OC. En dat moet dan zo nauw mogelijk aansluiten bij de bevoegdheden van ‘degene die de leiding heeft in dat onderdeel’. 

In feite is de OR in the lead om het mandaat te bepalen van een OC, maar kan dat niet heel ongelijk maken met degene die leiding heeft in het betreffende onderdeel. Dan ontstaat er geen effectieve medezeggenschap en zinvol overleg is dan uitgesloten. 

De ‘gemandateerde WOR-bestuurder’ of de ‘afgevaardigde WOR-bestuurder’ bestaan niet, althans er is geen definitie voor. Je mag elke bestuurder die met een medezeggenschaps-onderdeel te maken heeft als ‘WOR-bestuurder’ betitelen. De bestuurders maken onderling uit wie de Overlegpartner is per medezeggenschapsonderdeel en de OR toetst of deze ‘WOR-bestuurder per medezeggenschapsonderdeel afdoende bevoegd is.

WOR Artikel 23c Bevoegdheden Onderdeelcommissies, luidt als volgt:

Indien de ondernemingsraad aan een Onderdeelcommissie de bevoegdheid heeft toegekend tot het plegen van overleg met degene die de leiding heeft van het betrokken onderdeel, zijn ten aanzien van dat overleg de artikel 17, 22, 23 en 23a, tweede, vierde en zesde lid, 23b, 24, eerste lid, 25, 27, 28, 31a, eerste, zesde en zevende lid, 31b en 31c van overeenkomstige toepassing. In dit overleg kunnen geen aangelegenheden worden behandeld die in het overleg met de ondernemingsraad worden behandeld.

Specifiek zegt de WOR dus dat een Onderdeelcommissie op al die soorten rechten die staan in dat deel van de WOR (artikel 23 tm 31) het overleg heeft te voeren. 

Medezeggenschap zo laag mogelijk in de organisatie beleggen moet wel zijn beslag krijgen door dat te stimuleren en als zodanig in het convenant vast te leggen, maar de organisatie moet er (dan) ook voor zorgen dat de zeggenschap zo laag mogelijk in de organisatie is belegd.

Dat het in de dagelijkse praktijk handig is een onderscheiden titel te hebben voor ‘alle bestuurders’; de bestuurder die overlegt met de OR (meest voor de hand liggend en in gebruik is dan ‘WOR-bestuurder’) en een titel voor de overlegpartner van de OC’s lijkt mij evident. En dat kan alles zijn: ‘RvE-manager OC xxxx’ of ‘WOR-bestuurder OC RvE xxxx’.

Onze bestuurder noemt in de OV dat hij een leiderschapstraject voor managers start. Een externe gaat de managers begeleiden bij het innemen van hun rol richting teams in de nu een jaar lopende organisatie verandering naar zelfstandige teams (Rijnlands). De OR vraagt vervolgens om een instemmingsverzoek. Maar de bestuurder wil daar niet aan. Zijn argumentatie is: 

"Het betreft een verdere uitwerking, aanscherping van de organisatieontwikkeling en de rol van managers daarin. Het betreft geen verplichte of gewenste bij-of nascholing. En valt daarmee niet onder het instemmingsrecht."

Heeft de OR recht op een instemmingsverzoek?

++++++++++++++Antwoord en Advies ++++++++++++++++++++

Er is sprake van een organisatieverandering. Kort samengevat richting het Rijnlands denken/zelfstandiger teams/andere aansturingsfilosofie. Ik neem aan dat de OR destijds daarover advies heeft uitgebracht op grond van Artikel 25 lid 1d en e: wijziging van de werkzaamheden en bevoegdheden.

Tip: kijk nog eens naar jullie advies en aanbevelingen en check of daar al iets was opgenomen over verandering van leiderschapsstijl, benodigde bij- en of omscholing c.q. begeleiding van medewerkers, maar met name managers.

We zijn nu een jaar verder en stellen vast – aan de hand van een evaluatie – dat er nog een tandje bij moet qua aanpassing van de leiderschapsstijl om uit te komen op het oorspronkelijke idee van zelfstandige teams.
 

Het gaat hier dus om een extra maatregel, inspanning om de eerder ingezette verandering die viel onder het Adviesrecht in zijn geheel te realiseren. Daarmee valt het onder artikel 25, lid 5, zijnde een uitvoeringsadvies.

“Voor zover de ondernemingsraad daarover nog niet heeft geadviseerd, wordt voorts het advies van de ondernemingsraad ingewonnen over de uitvoering van het besluit.”

Er zijn mogelijk nog twee artikelen uit de WOR relevant:

Artikel 25 lid 1n: “het verstrekken en het formuleren van een adviesopdracht aan een deskundige buiten de onderneming betreffende een der hiervoor bedoelde aangelegenheden.”

Artikel 27 lid 1f: “een regeling op het gebied van de personeelsopleiding.”

Jullie vraag is of het Instemming plichtig is. Dat is volgens mij niet zo. Het gaat hier niet om een ‘regeling’ waarin is vastgelegd hoe de organisatie breed omgaat met het opleiden van haar personeel. Daarin moet dan beschreven staan wat de opleidingsfilosofie is, of het in-house of ingehuurde scholing betreft, welk budget daarin beschikbaar is, aan welke functies bepaalde scholingsvereisten (minimaal verplicht) en registraties gekoppeld zijn etc.

Het gaat hier (leiderschapstraject/om- of bijscholing/vorming/begeleiding) om hulp aan een specifieke groep (de managers) om de noodzakelijke vaardigheden in te trainen. En de termijn waarop dit gevraagd wordt om te doen is redelijk te noemen. Een jaar na dato valt nog niet onder ‘talmen’, waarover de Ondernemingskamer ooit een uitspraak deed en de bestuurder en OR opdracht gaf een volledig nieuw Adviestraject op te tuigen in plaats van een kort en bondig Uitvoeringsadvies cf Artikel 25, lid 5.

Omdat er geen sprake is van een structurele wijziging hoe de organisatie omgaat met scholing van managers valt dit niet onder Instemming. Er wordt geen methodiek, filosofie, verplichte scholing en of registraties etc aangepast voor elke volgende manager die wordt aangesteld of geworven. Het betreft hier duidelijk extra hulp om iets wat al geaccordeerd is helemaal te laten slagen.

Dan nog even naar Artikel 25, lid 1n – de inhuur van een externe partij – waarin de OR Adviesrecht verkrijgt op de inhuur zelf (waarom nodig, waarom extern?) en ook op de opdrachtformulering (wat gaan ze doen, welke doelen worden er gesteld, wat wordt er vooral getraind en hoe wordt het beoogde effect gemeten en op welk moment meten we dat?). Die Adviesaanvraag had nu wel kunnen worden gedaan door de bestuurder.

Jullie situatie vraagt niet om een Instemmingsverzoek, maar om een Advies. En dan kan je het koppelen aan Artikel 25, lid 1n (inhuur en opdrachtformulering), maar ook aan Artikel 25, lid 5 (Uitvoering).

Adviesaanvraag

Zoals het er nu ligt, kan de OR er al aardig over adviseren vermoed ik. Omdat er sprake is van een al langer lopende ontwikkeling naar meer zelfstandigheid waarin blijkbaar is vastgesteld dat er bij de managers nog wat moet gebeuren.

Vraag voor mij nu is, waarom is de OR er niet eerder in betrokken geweest? Zijn medewerkers ook geraadpleegd of zij ook vinden dat juist dit nodig is? Is het niet een te eenzijdig beeld wat opgehaald is en waar het externe bureau nu mee aan de slag gaat. M.a.w. kan de ‘patiënt’ (directie, managers en P&O) zijn eigen diagnose en behandelplan opstellen?

Is de OR ook gevraagd om zijn mening over de inhuur, welke criteria zouden moeten gelden voor de selectie van een extern bureau uit de drie kandidaten? Welke concept opdrachtformulering lag er en heeft de OR die vooraf ingezien?

Feitelijk ligt er nu een (verlate) adviesaanvraag waarin al die zaken duidelijk moeten worden.

Let er als OR op dat in het begeleidingstraject met name de vaardigheden geoefend worden. Want nog meer inzicht en kennis is vast niet nodig, het gaat in dit soort veranderingstrajecten vaak om houding, gedrag, vaardigheden, middelen om die uitvoering te ondersteunen. Meer theorie over waarom dit een goed idee is en wat het is draagt niet veel bij.

En vervolgens heldere doelen. Wanneer moet het wel werken? Wat als managers het niet blijken te kunnen? Waaraan meten we het beoogde effect? En wie meet en wie beoordeelt of het beoogde effect uiteindelijk bereikt is?

Welke rol krijgt de medewerker daarin en welke rol krijgt de OR daarin?

Mag de werkgever een functie compleet uithollen, jarenlang? Hoe zit dit juridisch?

Op de afdeling is een reorganisatie geweest in 2019-2021.

In 2021 is dit officieel afgerond door de leidinggevenden, restpunten werden overgedragen aan de lijnorganisatie.

Dan verwacht je toch dat dit binnen een korte termijn gedaan is, die ‘restpunten’ oplossen/afwerken. (zie bijlage voor meer detail en info) dit is echter niet zo.

Onze afdeling bestaat uit vele teams en alle teams, op 1 na, hebben een nieuwe functieomschrijving gekregen, zijn anders gewaardeerd én hun werkzaamheden zijn weer in kaart gebracht en op orde. Zij weten iedere dag waar ze aan toe zijn.

De medewerkers in team BB hebben nog steeds een oude functieomschrijving uit 2015. Een poging om tot een aangepaste functieomschrijving te komen voor BB is gesneuveld, zonder duidelijkheid waarom. Het ging ‘tijdelijk’ in de ijskast, maar is dermate bevroren dat het niet meer tot leven te wekken lijkt.

Sinds 2019 zit dit team in een reorganisatie die officieel afgerond is, maar niet voor de 11 medewerkers en hun takenpakket wordt steeds kleiner en minder uitdagend. Vaak gaat er werk af, soms komt er iets terug, (omdat het bij een ander team/extern/robot toch niet goed ging) maar over het algemeen is er een constante kaalslag aan de gang. Er is geen variatie meer in werkzaamheden, (zo goed als) geen werk meer op ons niveau. Wel geestdodend werk waarop je niet je hersens meer hoeft te kraken en dat zijn we zo zat!

Wij vragen ons oprecht af of een werkgever zo met medewerkers om mag gaan? Is dit ‘goed werkgeverschap’?

Mogen werkzaamheden met regelmaat weggesluisd worden? Hebben wij geen recht op het werk dat in onze functieomschrijving uit 2015 beschreven staat?

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Ik zet het een en ander even op een rij opdat jullie als OR stappen kunnen gaan zetten.

• De reorganisatie dateert uit 2019 – 2021. Ik ga ervan uit dat er voor die reorganisatie een AdviesAanvraag en Plan van Aanpak is ingediend. Mogelijk zelfs met een was-wordt-tabel van oude en nieuwe functies, toepassing Sociaal Plan etc en bijbehorende planning. 
• Ik neem aan dat in dat Plan alles beschreven is qua reorganisatie. Welke afdeling structuur, functies per teams, wie passend zijn etc?
• En ik neem aan dat de OR destijds heeft geadviseerd en goed heeft gekeken of de veranderingen reëel, urgent en haalbaar waren.

Dan komt daar het moment van ‘afronding’ van de reorganisatie. Die is gedaan staat hier door ‘leidinggevenden’ en er is een overzicht gemaakt van ‘restpunten’. Op dat afrondingsmoment was voor alle teams op 1 na het daadwerkelijk afgerond blijkbaar.

De restpunten worden overgedragen aan de lijnorganisatie. 

• Is de afronding door de OR met bestuurder besproken?
• Is de lijst met restpunten in beeld gekomen bij de OR op dat moment?
• Is de OR akkoord gegaan met de niet afgeronde reorganisatie en met de overdracht van die restpunten aan de lijnorganisatie?
• Is duidelijk wie op dit moment hoofdverantwoordelijk is voor de restpunten uit deze reorganisatie?
• Is overeengekomen op welk moment de lijnorganisatie uiterlijk de restpunten afgerond moet hebben?
• Is duidelijk geworden waarom het niet gelukt is om binnen de gestelde termijn (oorspronkelijke planning) de restpunten op te lossen?

TBV

Medewerkers kunnen alleen in een organisatie actief zijn wanneer volstrekt duidelijk is waarvoor zij ‘aan de lat’ staan. M.a.w. wat is hun Taak, hun Bevoegdheid en hun Verantwoordelijkheid (TBV). Wat moeten ze doen, wat moeten ze daarvoor kunnen en af en toe in bijgeschoold worden, waarover mogen ze wel en niet beslissen en wat is hun verantwoordelijkheid, m.a.w. waarop zijn te aan te spreken en te beoordelen. Dat noemen we concreet ‘arbeidscontract, functieomschrijving en beoordelingsmethodiek’. Alle drie moeten actueel zijn als iemand ergens werkt. 

Transitieperiode

Alleen in een transitieperiode (reorganisatie) mag je daar tijdelijk van afwijken en enige onzekerheid, onduidelijkheid veroorzaken. Maar dat is zo kortdurend mogelijk en wat vooral duidelijk moet zijn is per wanneer het weer wel duidelijk is en via welke route een medewerker daar komt (assessment, etc).

De vraag is waarom het nu niet mogelijk is om een functieomschrijving op te stellen? Zelfs als dat een beschrijving is van een uitgeklede functie. Of is dat niet mogelijk omdat er nog gereorganiseerd wordt op deze taken? Daar lijkt het op. Men tracht blijkbaar een outsourcing van allerlei taken te bewerkstelligen en dat lukt maar matig. Waardoor er werk heen en weer schuift van binnen naar buiten (vanuit het perspectief van dit ene team). 

De hoofdvraag is nu bevatten de ‘restpunten’ deze situatie. In de zin van is nog onduidelijk wat uiteindelijk gaat vallen onder deze outsourcing? En wat dat betekent voor de functies in dit ene team? Of is al volstrekt duidelijk waar we naar toe werken: situatie van zo volledig mogelijk outsourcing bijvoorbeeld?

• Boventallig, benoemd, herplaatsen.
•  
• Zijn medewerkers van alle teams in 2019 ‘boventallig’ verklaard in de aankondiging van de reorganisatie? Hebben zij moeten solliciteren intern op een nieuwe passende functies? Konden zij gebruik maken van een Sociaal Plan? Zijn de medewerkers van dit ene team ook boventallig verklaard destijds? En is afgesproken welk traject zij doorheen zouden gaan qua herplaatsing of interne/externe mobiliteit?
• Was er een einddatum in de Adviesaanvraag/Plan van Aanpak?

ADVIES

1. Zet de onafgemaakte reorganisatie op de agenda van de eerstvolgende Overlegvergadering.
2. Bereid je als OR terdege voor. Dus zoek de oorspronkelijke documenten (AdviesAanvraag, Plan van Aanpak, Advies OR, Restpunten overzicht, notulen van Overlegvergadering) op.
3. Maak aan de bestuurder duidelijk dat de afronding van deze reorganisatie een hoofdverantwoordelijke moet kennen die geen afdelingsbelang heeft. Dus de teamleider is niet geschikt hiervoor. Die moet de afdeling draaiende houden, bezetting op peil, mensen tevreden etc
4. Maak zeer SMART afspraken met de bestuurder over wat er nog duidelijk moet worden, wat er nog gedaan moet worden, wanneer dat gereed is, wanneer en hoe medewerkers van dit team erin betrokken worden, wie de communicatie hierover gaat verzorgen, etc
5. Zeg ook tegen de bestuurder dat de OR opnieuw – cf Artikel 25, lid 5 -  een Uitvoeringsadvies wil (gaan) uitbrengen. Dat ze daarvoor het team zal raadplegen/horen en ook de teamleider. 
6. En zeg tegen de bestuurder dat er jurisprudentie bestaat die grote arbeidsrechtelijke consequenties kan hebben, wanneer hij blijft talmen met de uitvoering en afronding van de ingezette verandering. Want eerder gemaakte afspraken, gedane toezeggingen vervallen op redelijke termijn. De Ondernemingskamer geeft beleidsruimte aan werkgevers, mits zij als er een verandering noodzakelijk is die goed kunnen onderbouwen, van een planning voorzien en zich daaraan vervolgens ook houden. 
7. Wat je hier als OR hebt te doen is ‘belangenbehartiging’. Het herstellen van de veiligheid, welzijn en werkomstandigheden van je collega’s. 
8. Dit kan zeker niet gezien worden als goed werkgeverschap en daarop mag/moet je als OR de bestuurder op aanspreken. De betrokken medewerkers hebben een goede casus als zij dit voor zouden leggen aan een advocaat arbeidsrecht of via de OR zouden aandragen in de Ondernemingskamer. 
9. De OR moet ook naar zichzelf kijken waar het gaat om monitoren eerder uitgebrachte adviezen en gemaakte afspraken over afronding reorganisatie en onderbrengen van ‘restpunten’.

Talmen: aarzelen, blijven hangen in, dralen, drentelen, druilen, dubben, hannesen, teuten, treuzelen, weifelen, zaniken, zeiken en zeuren.

Onlangs gaf de bestuurder opdracht aan de afdeling Communicatie om de nieuwsbrief van de OR van het Intranet te verwijderen. De OR werd er door verrast. In het nieuwsbrief was het verslag opgenomen van het gehouden OR-overleg.

Conform Artikel 14 WOR lid 1f en h moet de OR aan de organisatie bekendmaken (vooraf de agenda van de OR-vergaderingen en achteraf het verslag ervan) waar hij mee bezig is. Dat is juist bedoeld als informatie maar ook gelegenheid voor medewerkers om vast te stellen of het vertegenwoordigend orgaan (wat de ondernemingsraad in de kern is) de belangen behartigt van medewerkers. Een RvB gaat simpelweg niet over hoe de OR daar verslag van doet. Sterker nog om te voorkomen dat de OR de verkeerde onderwerpen oppakt moet goed zichtbaar worden gemaakt aan alle werknemers waarover de OR spreekt. Het is dus volledig transparant.

Als het gaat om de Overlegvergaderingen (OR en bestuurder samen) moet je als OR en bestuurder samen een afspraak maken over de verslaglegging qua inhoud en vorm.

Maar ook daarvoor geldt dat medezeggenschap een functie heeft in het bevorderen van medewerkersparticipatie bij voorgenomen besluiten over (noodzakelijke) veranderingen, waarbij sprake is van impact voor organisatie (strategisch, financieel, functie-gebonden, inrichting en aansturing organisatie, etc) en impact (gevolgen) voor medewerkers (tijden, regelingen, verlof, beoordeling, locatie van werken, verantwoordelijkheden, etc). En dat wat besproken is tussen OR en bestuurder bekend wordt gemaakt aan de hele organisatie.

Dus in het model medezeggenschap moet de transparantie en openheid met name de vroegtijdigheid bevorderen van alle onderwerpen die de organisatie oppakt. De wet heeft aan de OR rechten toegewezen in artikel 23 tm 31 die beogen dat er bijtijds over gesproken wordt. En by the way het is voor de bestuurder een verplichting die als voorgenomen besluiten met de OR én met de organisatie te delen. Bij voorkeur in een goed gehouden Artikel 24 overleg.

Ik heb de tekst van de nieuwsbrief bekeken. En daarin zie ik geen onvertogen woord of stemmingmakerij. Ik zie juist dat er door middel van goed overleg de belangen van én medewerkers én organisatie worden meegewogen. Zolang je dat netjes blijft verwoorden zijn het prima nieuwsbrieven aan de achterban.

Ik ben daarom benieuwd naar de toelichting van de RvB wat hen heeft bewogen deze nieuwsbrief te laten verwijderen. Ga dat vragen. Wat is het inhoudelijke argument? Was er iets in de onderwerpen wat onder (opgelegde) geheimhouding viel?

Vraag naar hun argumentatie. Beoordeel die in het licht van mijn antwoord hierboven en eis vervolgens dat jullie agenda en verslagen van de OR-vergaderingen gepubliceerd worden zoals jullie ze opstellen (zorgvuldig en evenwichtig).

Eerst even naar de WOR (is altijd het goede begin in mijn optiek).

Ik wijs je op artikel 2, lid 1 ‘instelling OR’

De ondernemer die een onderneming in stand houdt waarin in de regel ten minste 50 personen werkzaam zijn, is in het belang van het goed functioneren van die onderneming in al haar doelstellingen verplicht om ten behoeve van het overleg met en de vertegenwoordiging van de in de onderneming werkzame personen een ondernemingsraad in te stellen en jegens deze raad de voorschriften, gesteld bij of krachtens deze wet, na te leven.

En op artikel 18, lid 1 ‘Vrijgestelde tijd’

De ondernemer is verplicht de leden van de ondernemingsraad en de leden van de commissies van die raad, gedurende een door de ondernemer en de ondernemingsraad gezamenlijk vast te stellen aantal uren per jaar, in werktijd en met behoud van loon dan wel bezoldiging de gelegenheid te bieden voor onderling beraad en overleg met andere personen over aangelegenheden waarbij zij in de uitoefening van hun taak zijn betrokken, alsmede voor kennisneming van de arbeidsomstandigheden in de onderneming.

Artikel 27, lid 1d ‘Instemming’

De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van:

d) een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden

Artikel 28, lid 1 ‘Speciale taken OR’

De ondernemingsraad bevordert zoveel als in zijn vermogen ligt de naleving van de voor de onderneming geldende voorschriften op het gebied van de arbeidsvoorwaarden, alsmede van de voorschriften op het gebied van de arbeidsomstandigheden en arbeids- en rusttijden van de in de onderneming werkzame personen.

Artikel 31b, lid 1 ‘Gegevens sociaal beleid’

De ondernemer verstrekt, mede ten behoeve van de bespreking van de algemene gang van zaken van de onderneming, ten minste éénmaal per jaar aan de ondernemingsraad schriftelijk algemene gegevens inzake de aantallen en de verschillende groepen van de in de onderneming werkzame personen, alsmede inzake het door hem in het afgelopen jaar ten aanzien van die personen gevoerde sociale beleid, in het bijzonder met betrekking tot aangelegenheden als bedoeld in de artikelen 27, 28 en 29. Deze gegevens worden kwantitatief zodanig gespecificeerd dat daaruit blijkt welke uitwerking de verschillende onderdelen van het sociale beleid hebben gehad voor afzonderlijke bedrijfsonderdelen en functiegroepen.

Inleiding

Met andere woorden de WOR vindt ‘arbeidsomstandigheden, VGWM (gebaseerd op artikel 28 WOR), de goede naleving ervan van groot belang! En een OR moet zich inspannen blijkbaar om zich daarvan te vergewissen. En als het kan ervoor zorgen dat het daadwerkelijk op dit vlak goed gaat. Een commissie die als taak krijgt het ‘optimaliseren van de arbeidsomstandigheden’ in de organisatie is dus een belangrijk instrument.

Nu de organisatie er belang aan hecht en een breed samengestelde commissie optuigt en die een grote taak + bevoegdheid + verantwoordelijkheid geeft, moet je zorgen dat je als OR aan tafel zit. Meedenkt, meeleest, mee-bespreekt, waarneemt, vaststelt, informatie verkrijgt van interne deskundigen en verantwoordelijken. En dat die commissie aan de organisatie én in het voordeel van medewerkers kan adviseren, maatregelen nemen en voorstellen kan doen getuigt feitelijk van het inzien van de werknemersbelangen en de overtuiging dat je ook op deze manier een goed werkgever kan zijn en blijven.

Verlies je door deelname je rechten als OR?

Het is volstrekt helder (zie artikel 27) dat de OR daarmee niet zijn recht verspeelt om gewoon voor elke wijziging van een regeling op het gebied van arbeidsomstandigheden een instemmingsverzoek te ontvangen.

En dat kan je als OR en als bestuurder heel prima met elkaar afspreken en vastleggen nogmaals. Idealiter ligt dat vast in de Benoemingsbrief aan de OR-leden die toetreden tot de VGWM-commissie. Maar het ligt al vast in de WOR ook hoor.

Dat de VGWM-commissie ook opdrachten (taken) toewijst aan taakhouders is prima. Dat is de uitvoering van eerder vastgesteld beleid. Daarover heeft de OR in een eerder stadium dan al een Instemmingsverzoek ontvangen. Bijvoorbeeld de uitgevoerde RI&E en de daaruit voortvloeiende maatregelen zijn niet opnieuw instemmingsplichtig. Daar gaat de OR niet over, want dat is al in andere wet- en regelgeving vastgelegd en belegd.

Dubbele pet als OR-lid

De afweging van elk deelnemend OR-lid is vaak ‘wordt ik geen onderdeel van de besluiten van de commissie en verspeel ik dan het recht van de OR om er op een later moment nog iets van te vinden?’

Dat is niet zo. Elke OR en bestuurder hebben de opdracht om vroegtijdig elkaar op de hoogte te stellen van te wijzigen beleid en of geldende regelingen. Daarnaast moeten organisaties voldoen aan wet- en regelgeving en moet de OR bevorderen dat met name arbeidsomstandigheden en daarover gemaakte afspraken (waarin die dan ook zijn vastgelegd) worden nageleefd.

Als een organisatie ervoor kiest daar goed aandacht aan te besteden door het inrichten van een breed samengestelde VGWM-commissie met een ruim mandaat, moet je daar als OR zeker bij willen aansluiten. Én kan je prima bewaken met elkaar dat je niet voor een karretje wordt gespannen als OR-lid of iets weggeeft. De WOR beschermt je aan alle kanten!

Mijn advies. Neem deel! Bemoei je ermee. En zodra je zicht krijgt op een gewijzigde aanpak of op signalen meld het in je OR en laat je het op de agenda van de eerstvolgende Overlegvergadering opnemen.

Als ik de vraag goed lees en begrijp is er sprake van 1 OR waarin vanuit meerdere BV's door middel van kiesgroepen OR-leden zitting hebben. De OR is dus ingesteld voor een grotere 'organisatorische eenheid' bestaande uit meerdere kiesgroepen (lees: BV's). Vanuit die BV's is er gewerkt met geoormerkte zetels in de campagne en verkiezingen. 

En zo is de OR gestart aan het begin van de zittingstermijn als een representatieve en evenwichtige samenstelling uit alle onderdelen. Dat betreft op dat moment de ideale en optimale toedeling van de OR-zetels aan de kandidaten uit de diverse BV's. 

Als er tussentijdse vacatures ontstaan worden die opgevuld vanuit de reservekandidaten per BV (lees: per kiesgroep) waarvoor een vacature ontstaat. En dit alles staat in jullie reglement op die manier beschreven. Maar het is 'slechts' de wijze van toewijzen in geval er reguliere verkiezingen zijn. Dus aan het begin van de zittingstermijn en werkt door als er tussentijds vacatures ontstaan die aangevuld kunnen worden vanuit een lijst met reservekandidaten.

Maar dan. Een OR-lid wijzigt van baan intern. En dan ook van de ene BV naar de andere BV. En ja dus van de ene kiesgroep naar de andere kiesgroep.

De kern is dat een medewerker in dienst blijft. De medewerker blijft in dienst bij 1 van de BV's die vallen onder de 'organisatorische eenheid' waarvoor medezeggenschap is ingericht (lees: een OR voor alle BV's tezamen). Er ontstaat dus geen vacature in de medezeggenschap. En een verkozen/benoemd OR-lid behoud dan inderdaad recht op zijn zetel tot aan einde zittingstermijn van deze OR. De kiesgroep-verhouding trekt dan tijdelijk scheef. En dat is dan zo in het model zoals het er nu staat met 1 OR vanuit meerdere BV's/kiesgroepen.

In jullie regelement zou je dit soort scheefgegroeide samenstellingen ook kunnen gaan beschrijven. En dan in de vorm van dat als er vervolgens een OR-lid vertrekt bij de organisatie (dus uit dienst en uit de OR daardoor) je tussentijdse verkiezingen gaat houden waarbij je eerst een vacature stelt gebaseerd op de oorspronkelijke verdeling van de zetels naar kiesgroep/BV.  Je voert dan campagne in de op een tekort staande kiesgroep qua geoormerkte zetels. Je herstelt de verhouding geoormerkte zetels per BV - die ontstaan is door de interne mobiliteit - op een later moment in de zittingstermijn. 

Kern is dat je een verkozen/benoemd OR-lid wat nog blijft werken binnen de organisatorische eenheid waarvoor medezeggenschap is ingericht niet van zijn OR-zetel kan halen. Je kan hooguit dit OR-lid vragen zijn zetel op te geven vrijwillig, maar dat hoeft hij/zij niet als er sprake is van interne mobiliteit.

Onlangs is er een definitief besluit genomen over een reorganisatie waarbij het aantal fte van twee functies is teruggebracht. Dit door het werk wat anders te organiseren zoals gestandaardiseerd werken en het werken voor meerdere locaties. De OR heeft daarvoor een adviesaanvraag ontvangen. Bij die adviesaanvraag zaten als bijlage de nieuwe beschrijvingen van de twee functies.

Deze herziening van functieomschrijvingen was belegd bij een werkgroep van direct betrokkenen en de OR ging ervan uit dat een goed proces hiermee geborgd was. In het adviestraject zijn de nieuwe functieomschrijvingen verder niet ter sprake gekomen. Nu het definitieve besluit is genomen hebben de medewerkers kortgeleden een vastgestelde nieuwe functieomschrijving ontvangen. 

Het blijkt dat door een miscommunicatie de werkgroep in het laatste stadium niet is betrokken, terwijl er toen wijzigingen hebben plaatsgevonden als het weglaten van bestaande taken en het veranderen van functieniveau hbo naar mbo-4. Meerdere medewerkers wilden hierop bezwaar aantekenen, maar kregen te horen dat dit niet kon. Bij een aantal is aangegeven dat de OR hier instemming voor gegeven zou hebben waardoor de mogelijkheid van bezwaar is komen te vervallen.

In onze beleving heeft de OR alleen instemmingsrecht op het systeem van een functiewaarderingssysteem (WOR 27e). Aangezien dit in de cao ziekenhuizen al is vastgelegd (FWG – FunctieWaardering Gezondheidszorg) vervalt ook dit deel. In de cao staat tevens de mogelijkheid van bezwaar op een concept functieomschrijving bij de werkgever en daarna nog de mogelijkheid van bezwaar bij de IBC (interne bezwarencommissie FWG) alvorens de nieuwe functieomschrijving van kracht wordt.

Is onze indruk dat het huidige traject niet klopt correct of is er bij een reorganisatie sprake van een uitzondering waardoor de OR wel een rol heeft in de gewijzigde functieomschrijvingen en hebben we iets laten liggen?

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Antwoord en advies aan de OR:

Heldere casus qua verloop, waar het misloopt en waar nu (achteraf) de schoen wringt.

Ik denk dat het een prima idee is wanneer de organisatie (lees HR met werkgroep, waarin direct betrokkenen zijn opgenomen) zelf bepaalde trajecten doet. Ook als die onder het Advies-recht van de OR vallen.

Als OR moet je altijd de afweging maken op grond van ‘impact op de organisatie én impact op de medewerkers’ of je als OR  zelf ook aan boord te stapt in een dergelijke werkgroep. Ik denk dat jullie nu niet veel te verwijten is. Omdat van tevoren geen verwachting is gecreëerd in dit traject dat er sprake zou zijn van forse personele impact. 

Het advies van de OR betrof nu de reorganisatie in redelijke zin zeg maar.

Nu blijkt (achteraf) dat er wel sprake is van forse personele impact, mag je gerust spreken van een nieuw adviesmoment. De WOR voorziet daar ook in. In Artikel 25, lid 5 heb je de gelegenheid om alsnog te adviseren over de ‘uitvoering’ van het besluit. Lees ‘de daadwerkelijke uitwerking ervan’.

NB: Er is inderdaad geen sprake van Instemming. Het gaat hier om het opnieuw wegen van functies binnen de bestaande methodiek/het systeem.

De ‘miscommunicatie’ of beter gesteld het vervolgen en afronden van het traject zonder deelname van de werkgroep en de daarin gezetelde direct betrokkenen is natuurlijk dom. Want zo betrek je niet degenen die je wilde betrekken om draagvlak te creëren vooraf.

HR moet echt even zelf én opnieuw nadenken over waarom dit zo is gegaan. En had m.i. ook nog kunnen kiezen vlak voor implementatie om het alsnog in een sessie met werkgroep én of OR te bespreken.

NB: Medewerkers mogen natuurlijk bezwaar aantekenen. Dat is hun recht en is geregeld in wetgeving die vooraf gaat aan de WOR. Het adviesrecht van de WOR ontneemt medewerkers niet hun arbeidsrechtelijke mogelijkheden om er tegen te zijn.

Dus op de agenda van de eerstvolgende OV zetten. En aangeven dat je alsnog zult adviseren over de uitvoering van het besluit cf Artikel 25, lid 5, waarbij je ook meeneemt dat het verloop van het traject (met werkgroep) niet conform afspraak is afgerond.

De OR heeft een adviesaanvraag ontvangen waarbij een grote reorganisatie gaat plaatsvinden met betrekking tot herhuisvesting. Bij de adviesaanvraag heeft de OR een sociaal plan ontvangen die alleen betrekking heeft op deze reorganisatie. In het verleden was er een algemeen geldend Sociaal Plan. Die is niet meer geldend. De bestuurder wil nu enkel voor deze reorganisatie afspraken maken. De vakbonden hebben gezegd hier geen rol in willen te spelen.

Vraag: Wat is nu de rol van de OR? Het concept ‘sociaal plan’ is ter info aangeboden bij de Adviesaanvraag. Moet het sociaal plan dan niet als instemming voorgelegd worden aan de OR?

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Ik ga uit in deze casus van dat er gereorganiseerd gaat worden, waarbij er ook sprake is van een wijziging van de plaats waar de werkzaamheden worden uitgevoerd. Dus artikel 25, lid 1f. Dan is het herhuisvesting.

Mogelijk over een grotere afstand, waardoor een Sociaal Plan gewenst is om de personele gevolgen op dat vlak (verhuizen) op te vangen.

Al met al maakt het niet veel uit, want een reorganisatie met al of niet met verhuizen erin valt onder het Adviesrecht. Ook als er functies verloren gaan – mede door de verhuizing – valt het onder Advies artikel 25.

Sociaal Plan

Dan de vakbonden. Waarom willen die niet meedoen? Zijn ze door de bestuurder uitgenodigd en hebben ze bedankt voor de eer? Waarom?

Belangrijk om te weten is dat een Sociaal Plan geen wettelijke verplichting is voor een organisatie die reorganiseert. Ook niet als er meer dan 19 medewerkers worden geraakt door de reorganisatie. De aanmeldgrens UWV is 20 of meer en dan moet je een ontslagvergunning aanvragen. Maar ook dan is er geen sprake van het verplicht moeten opstellen van een Sociaal Plan. Het opstellen van een Sociaal Plan is een vrije keuze van de ondernemer. In alle gevallen.

Wanneer jullie bestuurder nu kiest voor een Sociaal Plan(netje) voor alleen deze herhuisvesting is dat aan hem en hoeft hij dat niet per se samen te doen met de vakbonden. Natuurlijk is het aanbevelenswaardig in het licht van goed werkgeverschap.

Dan de OR. 

De OR kan zeker zijn vinger opsteken om mee te praten en te onderhandelen over een Sociaal Plan voor deze reorganisatie. Sterker nog nu het Sociaal Plan enkel deze advies plichtige herhuisvesting/reorganisatie betreft en het Sociaal Plan enkel daarop van toepassing is valt het Sociaal Plan binnen de AdviesAanvraag die de OR hierover moet ontvangen. Want een Sociaal Plan is niets anders dan een ‘Plan om de personele gevolgen’ die optreden door deze voorgestelde wijziging te voorzien van maatregelen om die personele gevolgen op te vangen.

De WOR zegt in artikel 25, lid 3 het volgende:

“Bij het vragen van advies wordt aan de ondernemingsraad een overzicht verstrekt van de beweegredenen van het besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de in de onderneming werkzame personen zal hebben en van de naar aanleiding daarvan voorgenomen maatregelen.”

Het laatste deel is een uitgebreide zin die de titel Sociaal Plan kan dragen. Elders wordt ook vaak het begrip ‘Sociale paragraaf’ gebruikt en toegevoegd aan de Adviesaanvraag. Een OR adviseert dus over de reorganisatie/herhuisvesting en ook over de personele gevolgen en welke maatregelen daar in worden voorzien. Dat is gewoon onderdeel van het adviesrecht.

NB: Als er sprake zou zijn van een generiek voor de gehele organisatie geldend Sociaal Plan zou het niet onder het Adviesrecht vallen en enkel aan de werkgever zijn er iets van op papier te zetten. Ook dan adviseer ik een werkgever om de vakbonden en de OR te vragen mee te praten over de invulling. 

Ik heb onlangs nog een OR mogen adviseren over de inhoud van een Sociaal Statuut - wat onderdeel was van de Adviesaanvraag inkrimping activiteiten – en de daarin opgenomen bepalingen om het leed van de inkrimping te verzachten.

Al met al dus ik te stellen dat er sprake is van Adviesrecht nu de bestuurder ervoor kiest om de maatregelen die hij wil nemen als onderdeel van de Adviesaanvraag herhuisvesting te bestempelen als vallend onder artikel 25 WOR. Dus zorg dat je aan tafel komt en bespreekt welke maatregelen van belang zijn om welke personele gevolgen te ondervangen. Maak het onderdeel van het Adviestraject.

Onlangs is de OR door een manager geïnformeerd over het voornemen om over te gaan op AFAS.  Het algemeen gevoel is dat het geen onredelijk of bijzonder voorstel is. Wat wel intrigeert is waarom er zo terughoudend wordt gedaan over de financiën.  

Einde vorig jaar heeft de financiële afdeling de begroting 2024 met de OR besproken. De OR heeft toen gevraagd om een specifieke investeringsbegroting voor AFAS.  Ondanks herinneringen heeft de OR die investeringsbegroting niet ontvangen.  

Het is ook niet de eerste keer dat het trekken is om inzicht te krijgen in financiële gegevens of data over formatie bij adviesvragen.

Welk advies kun jij ons geven? Hoe gaan we op een proactieve en volwassen manier het gesprek hierover aan?  

++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

Goed bezig als OR!

- Verdiepen, willen weten, onderbouwing verlangen, ook de financiële impact van een dergelijk besluit.

Natuurlijk ligt er een uitgebreide berekening aan ten grondslag. Er is dus gewoon een business-case met financiële doorrekening beschikbaar in de organisatie. Anders had het bestuur nooit besloten tot een dergelijke belangrijke investering (artikel 25, lid 1h) en belangrijke technologische voorziening (lid 1k).

De redenering dat omdat het al is opgenomen in de begroting en dat de OR daarin is ‘meegenomen’ en dat het om die reden geen investering meer is is flauwekul. Een andere uitleg kan ik er niet aan geven. Het is blijkbaar financieel aantrekkelijk om dit te doen. Een van de doelen inderdaad. Waarom licht je alle andere doelen wel met een slide uit in je presentatie en deze niet.

Dus doorpakken en de bestuurder vragen om de financiële doorrekening. Laat de WOR-bestuurder de manager opdracht geven om af te komen op zeer korte termijn met de financiële doorrekening van dit voor de organisatie zo belangrijke verbetering van de technologische voorziening.

In die doorrekening moet duidelijk worden de IST en de SOLL.

Wat kost het huidige systeem jaarlijks? (IST)

Wat kost de implementatie/aanschaf – initiële eenmalige kosten (uitsplitsen graag naar pakketkosten (de software), arbeidsuren intern (projectleiders, key users, testen etc) en de externe AFAS projecturen.

Wie betaald als er vertraging optreedt in de implementatie? (INITIEEL)

En dan ook de jaarlijks terugkerende kosten (onderhoud, versiebeheer, databeheer, AVG etc, licentiekosten aan AFAS). (SOLL)

En vervolgens aantonen dat het een jaarlijks terugkerende besparing oplevert. En wat gezien de initiële kosten dan de terugverdientijd is. Dus vanaf wanneer mag je de besparing als besparing tellen?

Normaal gesproken worden investeringen in IT/software ‘geactiveerd’ op de balans als Immateriële activa en schrijven we het af in 5 jaar. Doen we dat nu ook? Of nemen we de kosten ineens in 2024? Dan is er blijkbaar veel financiële ruimte en had je er ook iets anders van kunnen doen.

Laat je niet met een kluitje in het riet sturen. Zeker niet als er nog meer belangrijke investeringen aan zitten te komen.

Realiseer je als OR in het Artikel 24 overleg dat mooie voornemens geld kosten of geld opleveren en dat er dus een AdviesAanvraag moet komen elke keer met een financiële paragraaf ook al is het al opgenomen in een begroting.

Je hoort vaak de zinsnede ‘een advies is slechts een advies’ en ook ‘de OR kan ervan afzien advies te geven’. Is dat zo?

En hoe zit het dan met een Instemmingsverzoek. Kan een OR daar ook vanaf zien? En welke gevolgen heeft dit?

Laten we eens beginnen bij de letterlijke tekst van de WOR in beide artikelen:

Artikel 25, lid 1 (Advies): De ondernemingsraad wordt door de ondernemer in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk door hem voorgenomen besluit tot:

en

Artikel 27, lid 1 (Instemming): De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van:

Advies

In het Adviesrecht kan je als OR afzien van Advies. Dat moet je dan weloverwogen doen natuurlijk. Redenen om van advies af te zien kunnen zijn: de OR heeft het te druk, het betreft een aanvraag met geen tot weinig impact, het is een herhaling van eerdere veranderingen die nu op dezelfde manier uitgevoerd gaat worden, etc. 

Het is wel verstandig om in een Overlegvergadering aan de bestuurder te melden - en dat te notuleren ook - dat de OR niet zal adviseren in deze casus. En dat hij enkel als later blijkt het anders gaat dan verwacht kon worden er op terug zal komen. Soms kan dat, soms niet omdat de verandering dan al heeft plaatsgevonden en feitelijk een onomkeerbaar besluit is geworden of het terugdraaien ervan tot grote extra kosten (desinvesteringen) leiden. De bestuurder mag ervan uitgaan dat als de OR afziet van een Advies hij/zij zijn gang kan gaan. Wel in lijn overigens met wat is voorgesteld aan de OR in de Adviesaanvraag. De OR is daarmee ‘in de gelegenheid gesteld’ om zijn advies te geven. De Ondernemingskamer zal het ook als zodanig beoordelen. Het is een correcte procesgang.

Instemming

Dan naar Instemming. De WOR hanteert hier een andere formulering: ‘behoeft de instemming van’. De vertaling daarvan is ‘nodig hebben’. Dus in de volle zin ‘De ondernemer heeft de instemming nodig van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling….’. Nu is direct duidelijk dat je er als OR niet van af kunt zien. En dat een JA (instemmen met) of NEE (niet instemmen met) vereist is.

Dat ligt ook besloten in uitspraken van de Ondernemingskamer (niet specifieke uitspraken, maar wel naar de geest van uitspraken) die de ruimte geven aan de bestuurder om te besturen en de voortgang en continuïteit van de onderneming en naar zijn idee benodigde invoering van regelingen mag doorzetten. Ook als de OR niet reageert. Een OR moet dus elk Instemmingsverzoek behandelen én er een standpunt over innemen. Wanneer de OR niet reageert mag de ondernemer er voetstoots vanuit gaan dat de OR akkoord is (instemt) met de voorgestelde aanpassing. 

Andersom betekent het ook dat als de OR niet gereageerd heeft en de bestuurder verricht de aanpassing in een regeling en communiceert die in de organisatie naar alle in de onderneming werkzame personen het beleid is geworden waaraan medewerkers hun rechten kunnen ontlenen. Los van of dat voor- en of nadelen oplevert in individuele zin.

Wanneer je als OR ervoor kiest om een Instemmingsverzoek niet te behandelen en niet van een ja of nee te voorzien verlies je je recht. En is er ook geen mogelijkheid om er op een later moment nog iets van te vinden. Ik maak een uitzondering en dat is wanneer blijkt dat de implementatie van de voorgelegde wijziging totaal afwijkt van de in het Instemmingsverzoek beschreven maatregel.

Uitvoeringsadvies

Nog even terug naar het Adviesrecht. Dat kent in lid 5 van Artikel 25 WOR nog een mogelijkheid om op een later moment - en zelfs nadat er al een keer advies is uitgebracht - te komen met een Uitvoeringsadvies. Maar dat is alleen over die onderdelen en of aspecten waarover nog niet eerder geadviseerd is.

Continuïteit en niet talmen

De WOR regelt dit zo in artikel 25 en 27 om te voorkomen dat de voortgang van de besluitvorming en de continuïteit van de onderneming niet belemmerd worden door eerst geen advies en dan later weer wel of geen reactie op een instemmingsverzoek en als dan later blijkt dat het beroerd uitpakt alsnog met een Nee komen. De WOR wil dat ondernemer en OR vroegtijdig met elkaar de voorgenomen besluiten bespreken, op zijn impact beoordelen, de personele gevolgen in beeld zijn en daar - indien nodig - maatregelen op genomen worden. Vroegtijdig en voorgenomen besluit zijn dus ook begrippen in deze wet die de OR raken in haar pro activiteit, bevoegdheid en taak.

Dus niet talmen zegt de toelichting in 1 woord. Doorpakken. Voorleggen, bespreken, standpunt bepalen en adviseren en wel of niet instemmen is wat er moet gebeuren.