Veel gestelde vragen

Abonnee worden

Vul je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.
Het formulier is succesvol verstuurd. Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.
  • Heeft de OR advies- of instemmingsrecht bij het invoeren van een opleidingsbeleid?

    Toelichting op de vraag:
    Binnenkort moeten alle medewerkers trainingen, cursussen etc. gaan volgen. Daarbij verzamelen zij leerpunten. Per jaar gaat er een minimum aantal punten behaald moeten worden.
     
    Het antwoord:
    Opleidingsbeleid valt onder het recht op Instemming. Dit is te lezen in artikel 27, lid 1e, 1f en 1g van de WOR. Het gaat hier waarschijnlijk om alle drie de leden van dit artikel.
     
    e. een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid;
    f. een regeling op het gebied van de personeelsopleiding;
    g. een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling;
     
    Als OR geef je instemming op de regeling zelf. Dus hoe die in elkaar zit. Is die eerlijk, rechtvaardig en haalbaar voor de betrokken medewerkers? Zijn de gestelde eisen (soort opleidingen, de kans op het behalen van de punten, het verstrekken van voldoende tijd) reëel voor de betrokken medewerkers? Is het vereist om deze punten te behalen voor de uitoefening van de taken of gaat het om een externe eis van voldoende registratie (de BIG-registratie bijvoorbeeld).
     
    De WOR kent dus een pragmatische beoordeling (naar de letter) maar vraagt ook naar de achterliggende bedoeling (naar de geest) met het invoeren of wijzigen van een dergelijke regeling. Van belang is om te achterhalen wat er met de registratie van leerpunten gaat gebeuren. Worden ze onderdeel van de doelstellingen en heeft het al of niet behalen van het minimum aantal punten in een jaar consequenties voor de beoordeling? Bepaald het aantal punten de kansen op een andere functie intern?
     
    Als OR moet je nu doorvragen op het doel van de invoering van het puntensysteem en wat daarbij de mogelijk impact is op medewerkers. Krijgen medewerkers voldoende tijd om hun minimale aantal punten te behalen? Worden alle kosten voor het behalen van de punten door de werkgever betaald?
     
    Onderstaand nog een link naar jurisprudentie hierover.
    https://www.woronline.nl/wor-artikelen/artikel-27-het-instemmingsrecht-van-de-or/instemmingsbevoegdheid
     
    Maak gebruik van je instemmingsrecht. Stel bovenstaande vragen aan jezelf als OR, aan de betrokken collega’s en vervolgens in een Overlegvergadering aan de bestuurder.

  • Organisatie wordt eigen risicodrager (ERD) voor de ziektekosten. Heeft OR advies- of instemmingsrecht?

    De vraag:
    De organisatie kiest ervoor om eigen risicodrager (ERD) te worden voor de ziektekosten. Heeft de OR daarop advies- of instemmingsrecht?
     
    Het antwoord:
    Het onderwerp inderdaad valt onder het Adviesrecht (art 25 WOR, lid 1m), maar door de mogelijke impact van het voorgenomen besluit, raakt het ook aan onderwerpen die vallen onder het Instemmingsrecht (art 27 WOR, lid 1d en 1k).
     
    Het gaat namelijk om een wijziging van de volgende Advies-onderwerpen:

    • Eigen risicodragerschap
    • Financiële impact
    • Verruiming van werkzaamheden (ophanging en invulling functie re-integratie)
    En de onderstaande Instemmings-onderwerpen:
    • Arbeidsomstandigheden
    • Preventiebeleid en uitvoering
    • Verzuimbeleid
    • Re-integratie
    • Bescherming persoonsgegevens medewerkers
    Het verzoek om advies te geven is derhalve juist, maar ontslaat de OR niet van de verplichting om in het overleg vragen te stellen en in het advies aanbevelingen te doen.
     
    Dat er mogelijk of naar alle waarschijnlijkheid een financieel voordeel te behalen is bij een overstap van publiek verzekerd zijn naar eigen risicodrager, doet in feite niet ter zake. Dat wil niet zeggen dat het niet van belang is. Een beoogd financieel voordeel is namelijk geen afdoend argument om iets in te voeren.
     
    Niet-adviseren staat niet gelijk aan positief adviseren
    Niet-adviseren wil niet zeggen dat de OR positief adviseert. Een bestuurder is verplicht om advies te vragen, maar een OR heeft het recht om wel of niet te adviseren.
     
    Kiest de OR ervoor om geen advies uit te brengen, dan is het verstandig om aan bestuurder en medewerkers uit te leggen waarom er deze keer voor wordt gekozen om geen Advies uit te brengen. (Het kan bijv. zijn dat er niet tijdig specialistisch kennis en hulp is in te schakelen.)
     
    Met het niet geven van Advies wordt dus geen ‘positief advies’ verkregen. Een bestuurder die dat schrijft bij de implementatie handelt in strijd met diverse jurisprudentie. Hij mag wel doorgaan met de uitvoering van zijn voorgenomen besluit.
     
    Onderzoek door specialistisch bedrijf.
    Een specialistisch bedrijf heeft onderzoek gedaan om vast te stellen of het voor XYZ Zorg aantrekkelijk kan zijn om eigen risicodrager (ERD) te worden. Mijn vragen daarbij zijn:
    • Was de OR op de hoogte gesteld van het uit te voeren onderzoek?
    • Is de OR de gelegenheid geboden om advies te geven over dit voorgenomen besluit tot het doen van onderzoek naar ERD?
    • Is de OR betrokken in de opdrachtomschrijving voor het uit te voeren onderzoek?
    • In welke zin is dit bureau te kwalificeren als ‘specialistisch’?
    • Heeft de OR de opdrachtbeschrijving, het onderzoeksrapport en de daarin opgevoerde scenario’s ontvangen en is er een toelichting op verstrekt?
    • Wat wordt verstaan onder ‘waarbij ook gekeken is naar de reële uitstroom in de laatste jaren’? Wat is ‘gekeken’ en wat is ‘reëel’ en wat is ‘laatste jaren’?
    • Er is gerekend in de drie scenario’s met een ‘x’ aantal zieke medewerkers. Hoe is die ‘x’ vastgesteld en is er een relatie met de ‘reële uitstroom’?
    Voor de goede orde. Dit zijn geen vervelende vragen voor een bestuurder. Het bied hem de kans om zijn aanbod daadwerkelijk in te zetten voor de OR.
     
    Implementatie ERD en de gevolgen op aantal taakgebieden.
    Dan naar de situatie nadat er gekozen is voor het worden van ERD. Op dat moment zullen een aantal zaken in de onderneming anders georganiseerd gaan worden, nieuwe verantwoordelijkheden ingericht moeten worden en een andere attitude binnen het management verlangd worden.
     
    Naast het financiële aspect (voordelig) raakt het alle medewerkers. Huidig langdurig zieken en toekomstige zieken. Daarom is het zaak de bestuurder te bevragen op tal van zaken.
     
    Daarbij mag je denken aan Verzuimbeleid, Preventiebeleid, Re-integratietaken (verantwoordelijkheid, verantwoording, vertrouwelijkheid (medische) gegevens medewerkers), relatie met de bedrijfsarts, het verkrijgen van een second opinion buiten de organisatie.
     
    De bestuurder spreekt in zijn Adviesaanvraag over ‘de controle over het hele proces en het niet worden opgeschrikt als organisatie door enorm hoge premies Werkhervattingskas’.
     
    Met die opmerking lijkt de bestuurder ervan uit te gaan dat er een anders verlopend ziekteverzuim, ziekteduur en ziektekosten gaat ontstaan. De vraag is of het specialistisch bedrijf daar ook onderzoek naar heeft gedaan en of die ervaring in de markt/branche bekend c.q. beschikbaar is. Levert het worden van ERD ook aantoonbaar betere resultaten op voor medewerkers in hun herstel?
     
    Opnieuw lijkt de motivatie van de bestuurder te bestaan uit het te behalen financiële voordeel.
     
    De focus ligt nu nogal op het financiële voordeel wat er blijkbaar te behalen? De vraag is of er ook risico’s kunnen ontstaan door ERD te worden.
     
    Te denken valt aan:
    • een minder aantrekkelijk werkgeverschap
    • een niet positieve sfeer in de onderneming over de in eigen beheer uitgevoerde re-integratietaken op enig moment
    • onvoldoende borging van de persoonlijke gegevens van medewerkers waarover strikte wetgeving bestaat.
    • Het dilemma bij het management tussen kosten van ziekte en goed werkgeverschap ondanks de kosten.
    Vraag aan de bestuurder of hij in zijn Adviesaanvraag opschrijft – zoals artikel 25 WOR verlangd – hoe hij de impact op de organisatie en de mogelijke gevolgen voor medewerkers denkt op te vangen en welke maatregelen hij daarin voorziet te nemen.

  • Wat doe je als een OR-lid onaangekondigd de OR verlaat?

    Het antwoord:
    De eerste actie is om als OR-voorzitter de bestuurder en de ondernemingsraad te informeren over het beschikbaar komen van een zetel door het vertrek van een OR-lid. Dat kan mondeling of per mail en later in de overlegvergadering komt het dan formeel in het verslag te staan.
     
    Vervolgens zou ik proberen om als OR-voorzitter met het plotseling vertrokken OR-lid een ‘exit’-gesprek te voeren. Doel is om haar persoonlijk te bedanken voor haar inzet. De beste ambassadeur voor een OR en nieuwe kandidaten is iemand die het OR-werk kent en met een goed gevoel de OR verlaat ook al is dat mogelijk vanwege een voor die persoon niet prettige reden.
     
    Dan de communicatie naar de medewerkers. Die kan in de eerstvolgende nieuwsbrief komen te staan. Er is geen haast bij per se. Maar je kan als OR ook een korte mail zenden aan iedereen, waarbij je voorzichtig moet zijn wat je vertelt over het vertrokken OR-lid.
     
    Een vacature invullen
    In de WOR vindt je geen bepalingen over hoe te handelen als OR in geval er een vacature ontstaat tijdens de zittingstermijn. De WOR zegt in artikel 10 dat de OR een reglement moet opstellen waarin zij dat regelt. In het reglement mag de OR dus zelf bepalen wat zij doet wanneer er een vacature ontstaat.
    De eerste stap is dus het goed nalezen wat jullie hebben vastgelegd in jullie huishoudelijk reglement over tussentijdse vacatures. Die stappen moet je doorlopen.
     
    Meest voorkomend is dat als er een vacature ontstaat de eerstvolgende op de kandidatenlijst van destijds gevraagd wordt de zetel te vervullen. Als die er is, dan moet je die eerst vragen om de vacante zetel in te nemen.
     
    Daarbij gelden geen criteria vooraf in de zin van geschikt of niet geschikt volgens jullie of de bestuurder en ook niet uit welk onderdeel hij of zij komt. Tenzij er  sprake was van kiesgroepen of lijsten.
     
    Als de lijst met reserve-kandidaten leeg is.
    Wanneer er geen restkandidaten meer over zijn, moet de OR een algemene oproep plaatsen om de vacature te vervullen. In die oproep mag je best vertellen wat het OR-werk inhoud, hoe veel tijd het kost, wat er van een OR-lid verwacht wordt, hoe interessant het is en hoe leuk en wanneer je vergadert etc. Geef dus informatie!
     
    Je mag ook aangeven dat je hoopt op (dus niet voorkeur hebt voor….) een kandidaat vanuit een bepaald onderdeel waarvan nu in de OR een slechte vertegenwoordiging is.
     
    Wanneer er meer dan 1 kandidaat zich meld moet je tussentijdse verkiezingen organiseren. Zelf een keuze maken uit meerdere kandidaten is niet toegestaan.
     
    De bestuurder en hoofd HR kunnen ook een rol vervullen door in hun communicatie naar medewerkers het belang van het OR-werk te promoten en iets te delen van hun ervaringen tot dusver met de medezeggenschap.

  • Wat is de bevoegdheid van een Onderdeelcommissie?

    De situatie:
    Onze OR heeft vier onderdeelcommissies (OC’s) die niet worden gekozen, maar waar alleen OR-leden in zitten.
     
    In ons reglement staat: 'Artikel 23: Per verzameling van scholen bestaat een onderdeelcommissie. Deze commissies bestaat in principe uit leden van de ondernemingsraad die voor de duur van de zittingstermijn van de ondernemingsraad worden benoemd. De onderdeelcommissies hebben als taak zich te verdiepen in de onderwerpen die van belang zijn voor één of meerdere scholen”.
     
    De onderdeelcommissies hebben geen bevoegdheid tot geven van advies en verlenen van instemming. De werkzaamheden van de onderdeelcommissie vallen met name onder artikel 31 WOR (recht op informatie) en de bijzondere taken van de ondernemingsraad zoals genoemd in artikel 28 van de WOR.
     
    Elke onderdeelcommissie voert het overleg met de eigen directie van de scholengroep.
     
    Onze bestuurder meent dat het zo niet mag, omdat de OR dan niet meer zelf met de directies kan praten (dat doen de onderdeelcommissies).
     
    We hebben er zelf al erg op zitten puzzelen, maar vragen ons toch af of hij gelijk heeft. Mogen we een onderdeelcommissie wettelijk gezien zo regelen als wij het hebben gedaan?
     
    Het antwoord:
    Bedankt voor je uitgebreide beschrijving en citaten in je vraag. Dat maakt het voor mij mogelijk om het goed te beoordelen en erover te adviseren.
     
    Ik neem aan dat de destijds ingestelde structuur om te werken met onderdeelcommissies en het aan hen verstrekte mandaat (wel informatie en overleg, maar geen advies of instemming), takenpakket, informatierecht en samenstelling aan de bestuurder is voorgelegd. Als de bestuurder toen niet heeft geprotesteerd tegen het op deze manier opstellen van een instellingsbesluit onderdeelcommissies, dan is er op deze werkwijze een akkoord verleend.
     
    Vanzelfsprekend mag de bestuurder op enig moment de huidige overeenkomst willen wijzigen. Daarbij is het wel vereist dat, als hij een wijziging wenst van het instellingsbesluit, hij dit onderbouwd vraagt aan de OR met een uitgebreide motivering. De ondernemingsraad is namelijk degene die een instellingsbesluit commissies opstelt en de bestuurder neemt daar kennis van en geeft zijn wensen daarover helder weer.

    Het argument wat de bestuurder nu aandraagt - dat met een onderdeelcommissie de overlegpartner is toegedeeld en dat zo wordt voorkomen dat de OR niet meer zou kunnen praten met die schooldirecteuren - is geen juiste stelling. Sterker nog, een onderdeelcommissie bestaat in jullie situatie enkel uit OR-leden die gemandateerd zijn om voor dat onderdeel het overleg te voeren. Die OR-leden vertegenwoordigen derhalve de hele OR. Zij hebben geen advies of instemmingsrecht gemandateerd gekregen, maar dat is ook niet het bezwaar van de bestuurder.
     
    Overigens is het ook zo dat niets de OR, de onderdeelcommissie en de overlegpartner van de diverse OC’s weerhoudt om - als daar reden toe is - de hele OR uit te nodigen voor het OC-overleg. Dat kan eventueel per onderwerp op de agenda of met een frequentie van 4x per jaar bijvoorbeeld. Dit in goed overleg met OC en overlegpartner OC.
     
    Jullie regeling voldoet aan de wet. Mogelijk heeft de bestuurder het gevoel dat er op onderdeelniveau onderwerpen worden (voor)besproken waarover hij eerder en met de hele OR over wil praten. Vraag hem/haar eens naar de aanleiding van zijn bewering over de inzet van de OC’s zoals het nu geregeld is en waarom (niet omdat de wet niet zou worden gevolgd) hij het anders wil toekomstig.

  • Hoe kan de Overlegvergadering effectiever worden?

    De vraag:
    Ik ben op zoek naar een methode waarmee de OR een meer professionele opstelling richting de bestuurder kan krijgen.
     
    Het antwoord:
    Elke OR wil zoveel en zo vroeg als mogelijk bijdragen aan de goede besluitvorming. Een OR moet zich dus proactief en toetsend opstellen; niet per se veel vragen stellen, maar vooral goede vragen stellen.
     
    Goede vragen stellen is niet makkelijk! Ieder stelt zijn vragen op zijn eigen wijze. De definitie van een goede vraag is: ‘Een korte zin, zonder mening er in’
     
    Diversiteit is de kracht van de OR
    OR-leden hebben vaak een mening. Dat is ook doorgaans waarom medewerkers zich aanmelden voor een OR-lidmaatschap. Zij vinden iets van hoe het gaat in de organisatie. Of vragen zich af waarom de dingen gaan zoals ze gaan. Zij lezen de interne communicatie over een verandering van de strategie en verdiepen zich in de externe ontwikkelingen. Door die vergaring van informatie en mede daardoor een toename van kennis ontstaat een mening. De kracht van elke OR is ziin diversiteit.
     
    De OR-vergadering
    In de eigen OR-vergadering is dat enigszins te structureren door te werken met het BOB-model (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluit). Zijn wij als OR op dit onderwerp in de fase van Beeldvorming, Oordeelsvorming of nemen we nu een Besluit.
     
    Hygiëne aanbrengen op je proces van vragen stellen
    Het helpt wanneer je als OR uitschrijft wat je tot op dit moment vindt van een onderwerp. En dat je vervolgens iedereen de gelegenheid geeft om vragen toe te voegen. De vragen kan je het beste vooraf in een PowerPoint zetten en die in de vergadering projecteren. Dat voorkomt veel gepraat, opnieuw toelichten door het OR-lid en dwingt je om vast te houden aan de gestelde vraag. Daarmee breng je vooraf een soort van hygiëne aan op je vraagstelling, de formulering en de manier waarop die behandeld gaat worden.
     
    Wil je als OR vragen stellen aan de bestuurder dan raad ik je aan die vooraf (zelfde PowerPoint) toe te sturen aan de bestuurder. Waarom zou je de bestuurder willen verrassen? Je wil toch goede en heldere antwoorden en soms heeft de bestuurder ook even ruggenspraak nodig met zijn MT-leden of experts in de staf.
     
    Voorbeelden van goede vragen zijn:

    • Waarom heeft u ervoor gekozen om de bevoegdheden van MT-leden te wijzigen?
    • Wat is de overweging of het belangrijkste argument geweest om de afdeling X en Y samen te voegen?
    • Heeft u kennis genomen van het landelijke onderzoek naar de effecten van fusies op operationele afdelingen?
    Een slechte vraag is dan een waarin de mening van de OR of het OR-lid wat de vraag wil stellen al is opgenomen.
    Bijvoorbeeld: U kiest er zeker voor om afdeling X en Y samen te voegen omdat u denkt dat dit een besparing oplevert. Nou uit onderzoek blijkt dat dit niet zo is, want……………..etc)
    Dit is een betoog en geen vraag om een toelichting op de overweging van de bestuurder.
     
    De vraag overdragen aan een collega-OR-lid
    Wat ook erg helpt is om een specifieke vraag van een OR-lid (vanuit zijn kennis, ervaring of werkterrein) over te dragen aan een ander OR-lid. Dat verplicht het eerste OR-lid om zijn vraag zo goed te formuleren dat een ander OR-lid de vraag ook kan stellen (die geen kennis, ervaring heeft op dat werkgebied). Het voordeel is ook nog eens dat het eerste OR-lid beter kan luisteren en meeschrijven met het antwoord. Je zit namelijk minder in je hoofd met het actief moeten formuleren en toelichten van je vraag.
     
    Het doel van de Overlegvergadering
    Een overlegvergadering is ingericht om helder te krijgen waarom een bestuurder een besluit wil nemen, welke beweegredenen hij daarbij had, hoe hij tot de conclusie is gekomen om deze keuze te maken, wat hem heeft beïnvloed bij zijn keuze, hoe hij voorziet dat het besluit gaat uitwerken in de organisatie en op medewerkers etc.
     
    Een overlegvergadering is niet bedoeld om de bestuurder te overtuigen van het gelijk van de OR of de mening van een enkel OR-lid. De opbrengst van een Overlegvergadering is een toename van informatie (beter beeld), argumenten om als OR een oordeel te kunnen vormen en die vervolgens vast te leggen in het advies of instemmingsbesluit. Daarin is ook ruimte voor aanbevelingen en eventueel ook nog opmerkingen van individuele OR-leden over het onderwerp.
     
    Op deze manier omgaan met vragen in de (Overleg)vergaderingen helpt om er een zinvol overleg van te maken.

  • Ik overweeg mij kandidaat te stellen voor de nieuwe rol van vertrouwenspersoon in onze organisatie. Ik ben op dit moment ook lid van de ondernemingsraad. Kan deze combinatie van rollen goed samengaan?

    Het antwoord:
    Zoals wel vaker het geval is met algemeen geldende wetgeving en specifieke rollen, krijg je geen eensluidende antwoorden. De wetgeving rond vertrouwenspersonen (Arbowet en WOR) maken vooral duidelijk waaraan de functie moet voldoen. De wet geeft wel duidelijke aanwijzingen over de voorwaarden waaraan een vertrouwenspersoon moet voldoen en de onafhankelijke ophanging in de organisatie.
     
    De koppeling met het lidmaatschap van de OR komt nergens naar voren. Dus komt het aan op de interpretatie of deze twee rollen elkaar versterken, complementair aan elkaar kunnen worden vervuld, of dat zij (deels) ‘strijdig zijn’ met elkaar in de uitoefening.
     
    Allereest de koppeling van de vertrouwenspersoon en de OR. Art 27, lid 1d van de WOR is van belang voor de vraag of een OR-lid vertrouwenspersoon kan zijn. In dit artikel staat als je het goed leest dat de OR instemmingsrecht heeft op de invoering van een regeling Vertrouwenspersoon of een wijziging daarin.
     
    De WOR en de Arbowet zeggen dus niet of een OR-lid ook vertrouwenspersoon kan of mag zijn. En de OR gaat niet over de aanstelling van een specifiek persoon. Het gaat altijd om de regeling, het beleid en de evaluatie op de uitvoering van de functie en het takenpakket van de vertrouwenspersoon.
     
    Een vertrouwenspersoon richt zich doorgaans op individuele gevallen en de OR is verantwoordelijk voor groepen medewerkers en dient hun medewerkersbelangen én de continuïteit van de gehele onderneming. Die beide belangen (individu vs bedrijfsbelang) staan soms haaks op elkaar. Dat kan aan medewerkers het idee geven dat de OR (als geheel) zich ook bezighoudt met situaties die juist niet bij de OR thuishoren.
     
    Ik raad de koppeling tussen OR-lid en vertrouwenspersoon niet direct af, maar waarschuw wel voor een overduidelijke communicatie bij de start van elk gesprek wat een vertrouwenspersoon voert. Het moet altijd helder zijn met welke pet op iemand zijn reactie geeft.
     
    Praktische tips
    Belangrijk is ook dat de Vertrouwenspersoon én OR lid zich in zijn gesprekken goed bewust is van waar hij op aangesproken wordt. En dat hij helder communiceert in welk traject (vertrouwenspersoon of OR) zaken worden behandeld en besproken. De medewerker/collega/bestuurder/HR moet er niet door in verwarring raken.
     
    Mogelijk kan de vertrouwenspersoon/OR-lid dat heel duidelijk maken in een gesprek door een kubus op zijn bureau te zetten waarop zijn onderscheiden rollen beschreven zijn: medewerker, OR-lid, Vertrouwenspersoon, etc. Dan plaats de medewerker de kubus in het gesprek op de goede stand naar de bezoeker. Het is een ontspannende manier om iets duidelijk te maken.
     
    Er is hoe dan ook geen bezwaar vanuit de WOR of anderszins in de Arbowet. Dus het mag, ga er goed en transparant mee om en las een evaluatie in na 1 jaar. De Vertrouwenspersoon kan op een later moment zijn OR-lidmaatschap opzeggen als het niet blijkt te werken.

  • Wij ontvingen een adviesaanvraag voor een wijziging van het parkeerbeleid voor onze organisatie. In de brief verwijst de Raad van Bestuur naar artikel 25 van de WOR, maar ze kan voor dit onderwerp geen specifiek artikel aanwijzen. Onze OR denkt dat het een instemmingsverzoek moet zijn over arbeidsvoorwaarden. Klopt dat?

    Het Antwoord:
    Het is in ieder geval niet adviesplichtig conform artikel 25 van de WOR.
     
    Het is Instemming, geen Advies
    Een OR heeft instemmingsrecht (artikel 27) op de invoering, wijziging en opheffing van tal van regelingen.De regeling ‘parkeerbeleid’ staat niet expliciet in de WOR overigens. In de vraag wordt ‘arbeidsvoorwaarden’ genoemd. Mogelijk is er sprake van parkeerbeleid waarbij bepaalde groepen medewerkers een betere gelegenheid tot parkeren wordt geboden (bijv. dichter bij de voordeur in verband met vroege of late diensten, mobiliteit, spoedsituaties, zware apparatuur etc.).
     
    Redenen genoeg om er als OR even naar te kijken en enkele aanbevelingen te doen.
     
    Vanuit de jurisprudentie is er ook een richtlijn als het gaat om de instemming op regelingen. De Ondernemingskamer heeft meerdere malen benadrukt dat er alleen sprake is van instemming op regelingen die niet expliciet in de WOR genoemd worden, wanneer er al eerder door de OR instemming op is verleend. Het is een soort ‘historisch criterium’. Een dergelijk recht om instemming te geven op een regeling begint dan op het moment dat de bestuurder er een keer om vraagt. Nu dus.
     
    Naast artikel 27 (instemming) kan je mogelijk ook nog artikel 28 (Speciale taken van de OR) aanhalen. Daarin staan belangen die de OR moet behartigen ten aanzien van het milieu, gehandicapten, gelijke behandeling, arbeidsvoorwaarden.
     
    Niets doen is ook een optie soms
    Stel je als OR ook eens de vraag of je op ‘parkeerbeleid’ instemming wilt verlenen? Is het belangrijk genoeg voor de achterban? Heb je er de tijd voor? En worden andere belangrijkere onderwerpen gemist misschien? Een OR moet geen Advies geven of Instemming verlenen. Je kan er ook voor kiezen het niet te behandelen. Daarmee is het overigens geen positief advies of verleende instemming geworden. Sommige bestuurders willen dat graag zo zien en communiceren. 

  • Is de invoering van een MTO (Medewerkerstevredenheidsonderzoek) instemmingsplichtig?

    De vraag:
    Onze organisatie is voornemens om te starten met een tweejaarlijks te houden medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). Een OR-lid vroeg zich af of dit ter instemming aan de OR voorgelegd moet worden?
     
    Het antwoord:
    De invoering van een MTO (Medewerkerstevredenheidsonderzoek) is instemmingsplichtig. Dat is eenvoudig af te leiden uit de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). In artikel 27 lid 1D, 1J en 1L vind je met de begrippen ‘een regeling voor arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim, re-integratie, klachten en prestatie’ voldoende aanknopingspunten om dat te motiveren.
     
    Het doel van een MTO
    Een MTO inzetten kan een goed middel zijn om je HR-beleid en alle daaruit voorkomende regelingen te evalueren. Hier noem ik een doel om het MTO in te zetten. Het kan ook een ander doel hebben. Het doel van het inzetten van een MTO moet vooraf helder zijn bij de bestuurder, HR en de organisatie.
     
    Belangrijk is ook dat HR goed nadenkt vooraf over de mogelijke uitkomsten. Misschien verrast het dat ik dit zo expliciet noem. Maar een organisatie die niet durft of kan inschatten hoe ‘de vlag’ erbij hangt intern leert ook niets uit een MTO. Vaak zie en hoor ik OR-en die het MTO ontvangen hebben en er vervolgens met bestuurder en HR over in gesprek gaan. Veel gehoorde reacties zijn dan ‘het heeft ons verrast’ of ‘dat is wel heel laag’ en ‘maar vergelijkbare organisaties scoren daarop ook laag hoor’.

    Aan dat soort analyses (achteraf) heeft niemand iets. Het eerste MTO wat je als organisatie uitvoert is in feite een nulmeting. Aan de hand van de voorspelling van de uitslagen en de uitslagen uit het eerste MTO kun je als organisatie een goede analyse maken op welke punten aandacht nodig is.
     
    Een MTO kan - als het op de goede manier wordt ingezet - van grote waarde zijn voor de organisatie en haar medewerkers.
     
    Voorwaarden voor de inzet van een MTO
    Belangrijkste voorwaarde is dat het anoniem ingevuld kan worden en de resultaten niet op individueel niveau beschikbaar komen. Ook niet voor HR. Dit moet helder gecommuniceerd worden bij het verzenden van de vragenlijsten. Dat zorgt voor draagvlak en motiveert medewerkers om mee te doen aan de MTO. Om de anonimiteit te waarborgen is het inschakelen van een extern bureau welhaast een must.

    Het heeft mijn voorkeur wanneer de bestuurder zelf opdrachtgever is voor een MTO en niet HR. HR wordt vaak gezien als de stafafdeling die in alle personeelskwesties (werving, beoordeling en exit) een belangrijke rol speelt.
     
    Voor het inschakelen van een extern bureau heeft de OR recht op advies. Het kan ook meegenomen worden in de instemmingsaanvraag.
     
    Het nut van een MTO
    Een MTO kan bruikbare resultaten opleveren. Daarbij is het vooral van belang dat je van tevoren nadenkt over de onderdelen waarover je vragen gaat stellen. Dat hoeft namelijk niet alleen, zoals wel vaak het geval is, te gaan over de (on)tevredenheid van medewerkers. Je kan juist ook navraag doen naar andere onderwerpen die voor de organisatie en haar continuïteit van belang zijn. Door ook die vragen op te nemen in een MTO wordt het een meer betrouwbare barometer voor het hele welbevinden en het commitment van de medewerkers aan de doelen van de organisatie.
     
    Uit veel MTO’s blijkt dat een bepaald percentage medewerkers ontevreden is over hun werkdruk, stress en voorwaarden waaronder gewerkt moeten worden. Dat is welhaast een voorspelbare uitkomst.
     
    Probeer relaties te leggen tussen wat er in de organisatie aan veranderingen doorgevoerd is in bijvoorbeeld het takenpakket, de dienstverlening, extra opleiding, enz. Tevredenheid over het werk ontstaat doorgaans vanuit het gevoel dat een medewerker heeft kunnen bijdragen, dat hij invloed had op de manier van werken en voor zichzelf kan vaststellen of dat wat hij doet daadwerkelijk bijdraagt aan de doelstelling van de organisatie en het behoud van zijn baan. (autonoom zijn).
     
    Van tevoren nadenken – als OR en HR samen – over op welke beleidsterreinen de uitkomsten van nut kunnen zijn is een goede voorbereiding. Schrijf voordat de resultaten bekend zijn de mogelijke uitkomsten op en ook de daarbij best passende oplossingen (aanpassingen in het HR-beleid). Dit geeft een betere bespreking van de uitkomsten zodra ze er zijn. Zo voorkom je ook dat het  een reactieve bespreking wordt op met name de slechts scorende onderdelen.

  • Is het harmoniseren na de fusie van een gedragscode internet- en email-gebruik instemmingsplichtig of advies plichtig?

    De vraag:
    Onze organisatie is vorig jaar gefuseerd. De bestuurder is bezig alle regelingen van de beide oude bedrijven samen te voegen. Nu is het plan om de oude regelingen over het gebruik van internet en email te harmoniseren. De directie is van mening dat deze samenvoeging voortkomt uit de fusie en daarom geen instemming verlangd van de OR. Klopt dat?
     
    Het antwoord:
    De WOR geeft ondernemingsraden het recht om instemming te verlenen aan regelingen die impact hebben op het personeel. Daaronder vallen ook regelingen die eerder zijn toegepast binnen de oude entiteiten van voor de fusie. Aangezien een fusie een samensmelting is van 2 organisatorische eenheden (definitie WOR) tot 1 nieuwe organisatorische eenheid, komt uit het fusiebesluit als vanzelf de noodzaak tot harmonisatie van alle geldende (personeel)regelingen naar voren.
     
    De OR heeft hier een recht. Maar heeft zij recht op instemming of recht op advies?
     
    In de normale situatie (dus zonder fusie of overname) is er altijd sprake van recht op instemming wat de OR heeft. Want artikel 27 van de WOR zegt dat elke invoering, wijziging of afschaffing van een regeling valt onder het instemmingsrecht. Dus enkel de afschaffing van de 2 oude regelingen valt al onder die definitie. Maar ook de invoering van de nieuwe regeling valt op die manier onder het instemmingsrecht.
     
    Toch is er een uitzondering. De WOR stelt in artikel 25 (Adviesrecht) dat alle wijzigingen die voortkomen uit het fusiebesluit vallen onder het Adviesrecht. Het woord fusie komt niet voor in de WOR overigens. Voor fusie, overname etc is de term ‘overgang van onderneming’ in de WOR opgenomen.
     
    Zodra er sprake is van een overgang van onderneming heeft de OR Adviesrecht. De WOR - en ook de jurisprudentie van de Ondernemingskamer – stelt dat alle wijzigingen die voortkomen uit de fusie vallen onder het Adviesrecht. De OR moet in haar eerste advies over de fusie opnemen dat alle uit de fusie voortkomende wijzigingen telkens moeten worden aangeboden bij de OR om er een uitvoeringsadvies op te kunnen geven. Zie artikel 25 WOR lid 5 (citaat: “Voor zover de ondernemingsraad daarover nog niet heeft geadviseerd, wordt voorts het advies van de ondernemingsraad ingewonnen over de uitvoering van het besluit”).
     
    Er zijn ondernemingsraden die in hun advies over de fusie opnemen dat zij alle wijzigingen die voortkomen uit de fusie ter instemming voorgelegd willen krijgen. Dat kan door in het eerste advies de volgende zinsnede op te nemen. De OR claimt hiermee een recht op instemming waar zij conform de WOR en jurisprudentie niet per se recht op heeft. Maar wie niet vraagt, krijgt ook niet.
     
    Nu de OR advies heeft uitgebracht over de fusie/overname verzoekt zij de bestuurder alle wijzigingen die voortkomen uit de fusie (harmonisatie regelingen en arbeidsvoorwaarden) ter instemming bij de OR aan te bieden.

  • Moet de OR instemming verlenen aan de harmonisatie van de bedrijfskleding?

    De vraag:
    De OR heeft een instemmingsaanvraag Kledingregeling ontvangen. Volgens RvB betreft het een harmonisatie van twee oude regelingen. De OR vindt het meer een beschrijving van de huidige situatie. Op een paar essentiële onderdelen moeten nog keuzes worden gemaakt, waarschijnlijk gebeurt dit pas aan het einde van het jaar. De OR wil de instemmingsaanvraag niet in behandeling nemen en wil voorstellen om een nieuwe instemmingsaanvraag te ontvangen nadat er echte beleidskeuzes zijn gemaakt. Wel wil de OR eventueel alvast een aantal punten ter verbetering meegeven.
     
    Het antwoord:
    Wanneer de OR een vraag om instemming krijgt van de bestuurder is het verstandig daar gepast en rekening houdend met de kwaliteit van de aanvraag en aangeleverde documentatie op te reageren.
     
    Er zijn bij instemming slechts 2 opties: JA of NEE. Je stemt er mee in of je stemt er niet mee in. In beide gevallen moet de OR gemotiveerd aangeven waarom zij wel of niet instemt.
     
    In jullie situatie wordt de Kledingregeling geharmoniseerd van 2 naar 1 regeling. En dat is voor de bestuurder een goede reden om instemming aan de OR te vragen. Sterker nog het is zijn wettelijk plicht. Ook al verandert er nu inhoudelijk misschien niet veel en moeten er nog veel echte keuzes gemaakt worden aan het einde van het jaar. Het is mooi dat de bestuurder om instemming vraagt. Hij kent de wet dus!
     
    Nu beide oude regelingen samengevoegd worden én de huidige situatie wordt beschreven, is het aan de OR om daarop instemming verlenen. Je mag als OR een onderbouwing en of een uitgebreid voorbehoud toevoegen. Naar verwachting zullen in het lopende jaar nog een aantal essentiële keuzes gemaakt moeten worden die in de nu voorliggende regeling dan moeten worden opgenomen. Hier ligt voor de OR een kans. Want de bestuurder vraagt tijdig naar de mening van de OR. Maak er gebruik van voor door duidelijk aan te geven wat de OR graag wil opgenomen hebben in de uiteindelijke Bedrijfskledingregeling.
     
    Advies
    Het advies is om instemming te verlenen aan de harmonisatie van 2 oude regelingen in 1 nieuwe regeling en daarbij duidelijk aan te geven op welke punten de OR nog verbeteringen wil zien in de uiteindelijke regeling. Benadruk dat je dit ziet als een tussentijdse aanpassing en dat de OR verwacht nogmaals instemming te moeten verlenen.
     
    Een OR kan een instemmingsaanvraag eigenlijk niet naast zich neerleggen. Dat kan hij wel doen, maar dan verliest de OR het recht binnen nu en een maand op het verlenen van instemming op deze regeling. De historie van het verlenen van instemming is namelijk ook van belang. Zodra je een keer overslaat zeg maar neemt je recht af. Dat is gebleken bij uitspraken die de Ondernemingskamer heeft gedaan over het verliezen van het recht op instemming door laksheid van de OR.
     
    Het is ook aan te raden om in elk advies en instemming wat de OR afgeeft een disclaimer op te nemen:
     
    “Dit advies of deze instemming is geldig met alle daarin gestelde voorwaarden en voorbehouden, totdat er nieuwe informatie en of omstandigheden bekend worden gemaakt door de bestuurder of worden waargenomen door de ondernemingsraad.”

  • De vragen: Is het harmoniseren van functiebeschrijvingen instemmingsplichtig?Is het toevoegen van kerncompetenties aan huidige functiebeschrijvingen instemmingsplichtig?

    De situatie:
    De bestuurder heeft een plan van aanpak harmonisatie functiegebouw gereed en wil die bespreken met de OR. Het plan komt voort uit de fusie van twee organisaties. Het harmoniseren van de functiebeschrijvingen is de volgende stap. De OR vraagt zich af of dit instemmingsplichtig is.
     
    De bestuurder wil aan een aantal functies 3 nieuwe kerncompetenties toevoegen. Deze kerncompetenties sluiten aan bij het strategisch beleidsplan. Volgens de managers veranderen de functieomschrijvingen inhoudelijk niet (ze blijven taakgericht) en om die reden zou er geen instemming van de OR nodig zijn.
     
    De OR vraagt zich af of een dergelijke toevoeging van kerncompetenties instemmingsplichtig is? De manager P&O stelt dat het adviesplichtig is omdat het inhoudelijke keuzes van de organisatie betreft. De OR vindt dat functiebeschrijvingen een belangrijke basis zijn voor de beoordeling van medewerkers en daarom onder instemming vallen. De competenties kunnen wel worden besproken, bijvoorbeeld tijdens de jaargesprekken maar dat kan ook nu al zonder dat ze zijn opgenomen in de functiebeschrijving. Om die reden valt het volgens het RVB niet onder artikel 27 1 C en/of 1 G van de WOR.
     
    Onze organisatie heeft geen beoordelings- en beloningssystematiek ingevoerd. We vallen onder de CAO Ziekenhuizen. Iedereen krijgt automatisch een periodiek totdat je bovenaan in je salarisschaal zit. Het is ook niet de insteek van de kerncompetenties om nu een beoordelingssystematiek in te voeren, zegt de RvB. We vragen ons af wat er gebeurt als iemand niet over de juiste vaardigheden beschikt om aan de kerncompetenties te voldoen. De manager geeft aan dat er dan wordt verwezen naar het protocol disfunctioneren dat gaat meestal over vaardigheden, houding en gedrag.
     
    Het antwoord:
    Het is belangrijk voordat je aan een verzoek van de bestuurder begint vast te stellen waar een adviesaanvraag of instemmingsverzoek ‘vandaan’ komt. Ik bedoel daarmee dat het uitmaakt of een aanvraag/verzoek voortkomt uit een strategische verandering of dat het gaat om een eenvoudige wijziging binnen het bestaande beleid. De WOR maakt dit onderscheid ook nadrukkelijk. Om dit goed te onderscheiden maak ik graag gebruik van het STO-model © van Metamorfase. Dat model is behulpzaam om te onderscheiden of een onderwerp strategisch, tactisch of operationeel van aard is en of het valt onder het Adviesrecht of onder het recht op Instemming. Hieronder is het model opgenomen.
     

     
    De idee van de bestuurder om de functiebeschrijvingen aan te passen c.q. te harmoniseren komt voort uit de fusie. Daarmee is het een logisch vervolg op een eerdere strategische beslissing. Dat is van belang.
     
    Artikel 25 van de WOR stelt in lid 5 en 6 dat er voor die onderwerpen die volgen uit een fusie/overname een uitvoeringsbesluit kan worden gegeven op een later moment wanneer de impact op organisatie en medewerkers van de fusie helder geworden is.
     
    Normaal gesproken verwacht je dat regelingen (daaronder vallen personeelsbeleid, beoordelingssystematiek, opleidingsplan etc.) onder het instemmingsrecht vallen. In die gevallen gaat het dus over een bestaande organisatie waarin een wijziging optreedt in dat soort regelingen en op dat niveau.
    Maar op het moment dat het voortkomt uit een fusie/overname (samenvoeging ondernemingen) valt het onder het adviesrecht als een uitvoeringsbesluit. De manager P&O heeft het dus juist gezien; het gaat hier om Adviesrecht.
     
    Wat wel opvalt is dat er geen beoordelingscyclus of systematiek bestaat, maar wel functiebeschrijvingen, competenties en een protocol disfunctioneren. Dat komt vreemd over en lijkt inconsequent. Het ontbreekt mij aan informatie nu om daar meer over te zeggen.
     
    Ga als OR eens met de manager P&O praten over het HR-beleid en alle regelingen die daarvoor zijn ingericht. Het komt wat incompleet over nu.

  • Heeft de OR Instemmingsrecht bij inschakelen van een tweede bedrijfsarts t.b.v. een second opinion?

    De vraag:
    Het recht van de werknemer om voor een second opinion naar een tweede bedrijfsarts (buiten de organisatie) te gaan zal mogelijk per 1 juli 2017 wettelijk vastgelegd worden. Klopt het dat de OR hier een instemmingsaanvraag over moet ontvangen?
     
    Het antwoord:
    De ondernemingsraad krijgt instemmingsrecht bij de inschakeling van een tweede bedrijfsarts. Deze tweede bedrijfsarts, buiten de bestaande arbodienst om, is speciaal bedoeld voor het uitvoeren van een second opinion als een werknemer niet tevreden is met het advies van de eerste bedrijfsarts. Dat staat in twee nieuwe artikelen 2.14.d en 2.14.e van de Arbowet, die ingaan per 1 juli 2017. Het vroegtijdig vastleggen van de tweede bedrijfsarts moet ongewenste vertraging in de re-integratie voorkomen.
     
    Per se
    Voortaan moet in het contract met een arbodienst staan wie de second opinion verricht. Dat moeten per se een of meer bedrijfsartsen zijn buiten de gecontracteerde arbodienst. Zorg als organisatie/OR dat dit goed is geregeld. De tweede bedrijfsarts moet iemand zijn in wie werknemers vertrouwen hebben. Let bij uw keuze op de specifieke kennis van de (eerste en tweede) bedrijfsarts over de sector en veelvoorkomende beroepsziektes. In verband met een goede afspiegeling van het personeelsbestand kunt u ook de culturele achtergrond, genderspecifieke situatie en persoonlijke ervaring van de bedrijfsarts laten meewegen bij uw keuze.
     
    Redelijkheid
    De werknemer bepaalt overigens zelf of het advies van de tweede bedrijfsarts ook aan de eerste bedrijfsarts beschikbaar wordt gesteld. Mocht de werknemer een second opinion van een andere dan de tweede bedrijfsarts willen, dan blijft dat ook mogelijk na overleg met de werkgever. De werkgever mag de werknemer zo’n buitencontractuele second opinion in redelijkheid niet weigeren.

    NB: Zelfs wanneer het bestaande contract met de eerste bedrijfsarts zonder wijzigingen verlengd moet worden mag je als OR/organisatie instemming verlenen op de persoon en de huidige inhoud van het contract. Dus bij de toevoeging van een ‘2e’ bedrijfsarts (second opinion regeling) heb je zeker instemmingsrecht.

  • Wat is het procedure als een OR-lid tussentijds aftreedt?

    De vraag:
    Een van de OR-leden heeft te kennen gegeven zich terug te trekken uit de OR.

    Betrokkene heeft dit verder nog niet gecommuniceerd. Wat is het stappenplan/procedure die we als OR moeten doorlopen? Wie behoort dit te communiceren naar bestuurder en achterban? Hoe gaat het daarna verder? We willen het liefst iemand van de backoffice erbij. Mogen we mensen individueel polsen of mogen/moeten we een algemene oproep doen tot kandidaatstelling en degene die gehoor geeft benoemen, of moeten we officiële verkiezingen instellen?
     
    Het antwoord:
    De eerste actie van betrokkene is om de OR en de bestuurder te informeren over het beschikbaar stellen van de zetel door betrokkene. Dat kan mondeling of per mail en later in de overlegvergadering komt het dan formeel in het verslag.
     
    In de eerstvolgende nieuwsbrief kan het aftreden van het OR-lid komen te staan. Er is geen haast bij. Je kunt als OR ook een korte mail zenden aan iedereen, waarbij je dan wel moet weten of je daarin een algemene oproep doet om de vacante zetel in te vullen. Lees daarvoor hieronder even door.
     
    In de WOR vindt je geen bepalingen over hoe te handelen als OR in geval er een vacature ontstaat tijdens de zittingstermijn. De WOR zegt in artikel 10 dat de OR een huishoudelijk reglement moet opstellen waarin zij dat regelt. In het reglement mag de OR zelf bepalen wat zij doet wanneer er een vacature ontstaat.
     
    De eerste stap is het goed nalezen wat in het reglement is vastgelegd m.b.t. het ontstaan van een tussentijdse vacatures. Die stappen moet je nauwgezet doorlopen.
     
    Ik neem aan dat jullie een reglement hebben en dat daar in staat dat bij het ontstaan van een vacature de eerstvolgende op de kandidatenlijst van de laatst gehouden verkiezingen gevraagd wordt de zetel te vervullen. Als die er is, dan moet je die eerst vragen om de vrijgekomen zetel in te nemen.
     
    Daarbij gelden geen criteria vooraf in de zin van geschikt of niet geschikt volgens jullie of de bestuurder en ook niet uit welk onderdeel hij of zij komt. Tenzij er sprake was van kiesgroepen of lijsten.
     
    Als er geen rest-kandidaat meer is, dan moet de OR een algemene oproep plaatsen om de vacature te vullen. Vertel in die oproep wat het OR-werk inhoud, hoeveel tijd het kost, wat er van een OR-lid verwacht wordt, hoe interessant het is en hoe leuk en wanneer je vergadert etc. Geef dus informatie!
     
    Iedereen zich mag aanmelden. Je mag echter aangeven dat je hoopt (dus geen voorkeur) op een kandidaat vanuit de backoffice.  
     
    Wanneer zich meer kandidaten melden voor de vacante zetel moet je tussentijdse verkiezingen organiseren.  Zelf een keuze maken uit meerdere kandidaten is niet toegestaan.
     
    De bestuurder en HR kunnen ook een rol vervullen door in hun communicatie naar medewerkers het belang van het OR-werk te promoten en iets te delen van hun ervaringen met de OR.
     
    Afscheid nemen van het aftredende OR-lid
    Je kunt overwegen om met betrokkene een ‘exit’-gesprek voeren, met het doel om betrokkene te bedanken voor de inzet en de zittingsperiode te evalueren. Waarom stelt iemand zijn zetel ter beschikking? Heeft dat te maken met het OR-werk, weerstand van de werkvloer of om persoonlijke redenen.
     
    In het laatste geval is het spijtig dat iemand ermee stopt, maar als betrokkene met een positief gevoel op afgelopen periode terugkijkt, dan kan zo iemand wel als ambassadeur voor een OR optreden. Dat geeft een positieve impuls aan het wervingstraject voor nieuwe kandidaten.
     
    Ligt het aan het OR-werk, dan kun je daar misschien lering uit trekken en kijken wat je aan de pijnpunten kunt doen. Misschien ook eens polsen bij je andere OR-leden of zij het ook zo ervaren.
     
    Heeft het met weerstanden op de werkvloer te maken, dan kan je dat bij de bestuurder aankaarten, waarop hij het weer met de leidinggevende van betrokkene moet bespreken.

  • Mag een werkgever medewerkers ‘verplichten’ over te stappen naar een ander pensioenfonds?

    Situatie:
    In de afgelopen overlegvergadering van 30 november hebben we het gehad over de verplichting van de medewerkers om zich bij Pensioenfonds Y aan te sluiten. Wij vermoeden dat het geen verplichting is.

    De werkgever wacht nog op de officiële schriftelijke bevestiging. Daarna wil de directie het gesprek aangaan met alle betrokken medewerkers die nu nog bij Pensioenfonds X zijn aangesloten. 

    Elke individuele medewerker moet dan voor 1 januari beslissen over het al dan niet overstappen. Op onze vraag of dat wel reëel is binnen 4 weken, wordt geantwoord dat de nieuwe pensioenregeling voor iedereen gunstiger is dus dat die beslissing snel gemaakt kan worden.

    Hoe kunnen wij dit toch wel ‘last minute proces’ nog beïnvloeden? Staat een individuele medewerker in zijn recht om meer tijd te vragen zonder dat dat direct tot uitstel van een jaar leidt?

    Antwoord:
    Uit jullie vraag blijkt niet dat er medewerkers zijn geweest die zich in de afgelopen weken gemeld hebben bij de OR met vragen over deze wijziging van de pensioenregeling. Wanneer er wel medewerkers zijn gekomen met vragen is het van belang om vast te stellen waar die vragen over gaan. Over de inhoud? Blijkt er een gebrek aan kennis, informatie of toelichting te zijn over de regeling zelf en de gevolgen voor de deelnemers op termijn? Of zijn het vragen over het proces in de zin van onzorgvuldig, te snel en niet in een logische volgorde.

    Zolang er geen vragen komen van medewerkers kan je als OR vinden dat dit allemaal te snel wordt afgehandeld, maar hoef je niet per se in te grijpen.

    De tijd zal wel dringen voor de directie i.v.m. de contractverlengingsdatum van 1 januari. Voor nu zou ik wachten op wat er gaat gebeuren. Wacht op helderheid die de werkgever moet geven aan zijn medewerkers en wacht op hoe de medewerkers reageren op het aanbod wat ze gaan ontvangen voor een overstap. En of bij hen druk ontstaat door de korte tijdsduur waarbinnen zij moeten beslissen.

    Medewerkers zijn allereerst zelf verantwoordelijk. Als zij er niet uit komen met HR of in tijdnood geraken melden ze dat wel. Dan kan je als OR altijd nog last-minute ingrijpen.

    Als dit achter de rug is en de hectiek van het onderwerp voorbij is kan je als OR een evaluatie Pensioenoverdracht op de agenda zetten. Het doel is samen met de bestuurder terugkijken op de uitvoering van de bestuurder en de rol van de OR. Daarin mag je als OR ook naar je eigen rol en opstelling kijken. Ben je als OR te snel bezorgd of geneigd op de stoel van de zeggenschap te gaan zitten bijvoorbeeld.

    Jullie maken nu geen fouten. Dat sommige processen zorgvuldiger kunnen verlopen ondersteun ik wel. 4 weken om te besluiten over een overstap naar een ander pensioenfonds is kort. Maar enige verantwoordelijkheid laten bij hen die het aangaat (bestuurder, HR en betrokken medewerkers) heeft wel de voorkeur. Grijp alleen in als het faliekant mis dreigt te lopen en evalueer het proces met de bestuurder en HR als de spanning van het onderwerp weg is.

  • Moet je als OR een eerder ingeroepen nietigheid over een leaseregeling intrekken wanneer de bestuurder zijn besluit alsnog terugdraait?

    De aanleiding:
    Wij hebben een paar maanden geleden een nietigheidsverklaring aan de bestuurder gezonden. Zijn voornemen om de leaseregeling te wijzigingen kreeg van de OR geen instemming. De bestuurder legde die afwijzing naast zich neer en zond een brief aan alle medewerkers die in een leaseauto rijden. De OR heeft vervolgens nietigheid ingeroepen door de bestuurder een officiële verklaring te sturen. Vervolgens heeft de bestuurder eieren voor zijn geld gekozen en alle leaserijders opnieuw een brief gestuurd waarin hij zijn besluit terugdraait en excuses aanbood aan de medewerkers en de OR.

    De vraag:
    Nu vraagt de OR zich af of je dan de nietigheidsverklaring moet opheffen of intrekken en hoe zij de bestuurder daarvan op de hoogte moet stellen?

    Antwoord:
    Een nietig verklaring is een zwaar middel. Het toont van lef wanneer een OR die gebruikt. Maar wanneer de OR van mening is dat een bestuurder ten onrechte een maatregel doorzet zonder daarbij het instemmingsrecht van de OR te respecteren moet de OR wel. Door middel van de nietigheidsverklaring kan zij de uitvoering van de ongewenste regeling per direct stil laten leggen. Daaruit blijkt dan duidelijk dat het recht op instemming het zwaarste recht is van elke OR!
    De bestuurder die toch zijn wijziging van de leaseregeling wil doorvoeren heeft dan maar één optie: en dat is naar de rechtbank. 
    Gelukkig heeft de bestuurder voor gekozen om op zijn schreden terug te keren en de wijziging van de leaseregeling terug te draaien. Daarmee is de aanleiding en reden die de OR had om nietigheid in te roepen komen te vervallen. Het is goed om dat vast te leggen. Je kan er als OR voor kiezen dat je een tweede verklaring (brief) stuurt waarin je de bestuurder complimenteert met zijn herziening van zijn eerder genomen foutieve beslissing. De WOR kent geen stap die daar in voorziet, maar ik raad het de OR wel aan om het te doen.
    Het instemmingsrecht is zeer procedureel. Daarom adviseer ik een OR ook altijd om er procedureel mee om te gaan als de situatie wijzigt.
    Meld de bestuurder schriftelijk dat de OR haar nietigheidsverklaring intrekt en motiveer kort waarom dat is. Vermeld dat de actie van de bestuurder daartoe geleid heeft. Laat de brief terugkomen op de agenda van de eerstvolgende Overlegvergadering als ingekomen stuk. Daarmee wordt ook officieel gearchiveerd dat er sprake is geweest van een onjuist uitgevoerd verzoek tot instemming. Daar kan je als OR dan altijd op terug grijpen. Soms is vastlegging van gezette stappen en genomen besluiten of herziening daarvan belangrijk. Daar waar het gaat om het sterkste recht van de OR raad ik het zeker aan.

  • Is de OR bevoegd om bij een gedeeltelijke harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden voor de hele regeling opnieuw instemming te verlenen?

    De vraag:
    De OR heeft een instemmingsverzoek gekregen voor de gedeeltelijke wijziging van de arbeidsvoorwaardenregeling. Een deel van de wijziging is nodig door nieuwe wetgeving en een ander deel vanuit hernieuwde inzichten van de directie. De oude arbeidsvoorwaardenregeling is tot stand gekomen voordat er een OR was. Wij vragen ons af waarop we nu instemmingsrecht hebben? Alleen op de wijzigingen die de directie voorstelt of op het geheel?

    Het antwoord:
    De WOR is daar niet duidelijk in. Die zegt dat de OR gaat over de invoering, wijziging en opheffing van regelingen. De jurisprudentie laat een soort ‘historisch recht’ zien. Wanneer de OR eerder heeft ingestemd met een deel van de regeling dan ontstaat er een recht om dat daarna ook te mogen doen.
     
    Dat zou betekenen, dat je precies moet documenteren op welke onderdelen je instemmingsrecht hebt en waarop niet. Dat brengt een administratieve lastendruk met zich mee voor de OR en de bestuurder. Na een paar rondes van wijzigingen en aanvullingen kan het zo maar zijn dat je als OR en de directie de draad kwijt bent.
     
    Dus als er nu een verzoek komt om met de nieuwe regeling in te stemmen zou ik ervoor kiezen om over het geheel instemming te gaan geven. Dat is eenmalig misschien meer werk, maar maakt het later eenvoudiger. Kijk vooral of de voorgestelde aanpassingen van de directie passen in het algehele HR-beleid. Regel je met deze nieuwe voorwaarden wat je als ‘visie op medewerker’ wil uitdragen?
     
    De wijzigingen vanuit de nieuwe wetgeving is een opgelegde aanpassing. Daarover hoef je als OR in feite geen standpunt in te nemen. Zodra er op die momenten meer wijzigingen in de regeling worden aangebracht is het je verantwoordelijkheid als OR om naar het geheel te kijken.

  • Vanaf welk aantal medewerkers is er sprake van een groep en moet de OR instemming verlenen?

    De vraag:
    Hoe bepaal je in een kleine organisatie wanneer je er als OR iets mee moet? M.a.w. op hoeveel medewerkers moet een verandering minimaal impact hebben zodat de OR ermee aan de slag kan?

    In onze organisatie zijn 6 medewerkers die van Pensioenfonds A naar Pensioenfonds B switchen. Ze zijn ooit bij het verkeerde pensioenfonds ingedeeld. Kan de OR daar alleen iets mee als ze allemaal een vraag hebben aan de OR hebben? Of moet de OR proactief de betrokkenen informeren en informatie verzamelen? 

    Het antwoord:
    De WOR geeft geen exacte aantallen aan van betrokken of het door een maatregel geraakte aantal medewerkers. Ook procentueel (x % van de medewerkers) is geen norm die in de wet is opgenomen.
     
    Letterlijk staat in artikel 27 Instemmingsrecht (w.o. de wijziging van een Pensioenregeling valt):
     
    “……..een en ander voor zover betrekking hebbende op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen”
     
    De wet biedt ruimte om zelf als OR de omvang van de ‘groep’ die het betreft als groot genoeg te kwalificeren. Dus alles meer dan 1 werknemer die het betreft kan door de OR worden aangemerkt als ‘groep’ voor de wet.
     
    In jullie situatie betreft het 6 medewerkers die door een eerder gemaakte (administratieve fout) nu geconfronteerd worden met de overgang van Pensioenfonds A naar Pensioenfonds B.
     
    Het kan zijn dat er sprake is van een achteruitgang in voorwaarden voor deze medewerkers. Ook een wijziging van premie (hogere eigen bijdrage) of verlaging van de uitkeringszekerheid (werknemer gaat meer risico lopen) kan een belangrijke verandering zijn. Voor een OR dus voldoende reden om hier op eigen initiatief nog beter naar te kijken.
     
    Als OR heb je daarbij het voordeel van 2 routes:

    1. Als eerste de bestuurder. Stel vragen over de overgang van Pensioenfonds en de impact voor de organisatie en medewerkers.
    2. Als tweede kan je als OR contact zoeken met de betrokken medewerkers. Vraag hen of zij zich bewust zijn van het feit dat een overgang (financiële) consequenties kan hebben voor nu en later. Doe dat door ze individueel te benaderen, wanneer je weet om wie het gaat. Anders stuur je een mail gericht aan de functiegroep waarin zij vallen.
    Doe ook onderzoek naar de verschillen tussen de beide pensioenvoorzieningen en zet de pro’s en contra’s op een rijtje. Neem geen positie in over wat beter is en laat je niet verleiden tot een oordeel. De OR is geen pensioendeskundige immers.

    De rol van de OR in dit traject is vooral toetsen of bestuurder en betrokken medewerkers zich bewust zijn van de gevolgen van deze late overgang. En of zij voldoende informatie hebben gedeeld om een weloverwogen besluit te kunnen nemen.

  • Is accreditatie en registratie (BIG) de verantwoordelijkheid van de werkgever of de werknemer?

    De situatie:
    Om als arbeids-, bedrijfs- of fysiotherapeut geregistreerd te blijven staan moet je elke 5 jaar voldoende accreditatie punten behalen. De huidige periode loopt van 1 jan 2015 t/m 31 dec 2019.
     
    Tot nu toe zorgde de organisatie er middels interne opleidingen voor dat we die punten behaalden. Nu hebben we zonder vooraankondiging op 30 juni te horen gekregen dat we het van nu af aan zelf moeten regelen en zelf verantwoordelijk zijn. De organisatie wil wel faciliteren en ondersteunen.
     
    Dit zijn de nieuwe voorwaarden die de werkgever stelt:

    • De medewerker is zelf verantwoordelijk voor de herregistratie in het kwaliteitsregister.
    • De organisatie wil dat haar adviseurs minimaal als Arbeidsfysiotherapeut geregistreerd staan.
    • De organisatie betaalt de registratie kosten voor de registers Algemeen Fysiotherapeut, Arbeidsfysiotherapeut en Bedrijfsfysiotherapeut.
    • Er wordt geen bedrag vastgesteld per medewerker. Iedere aanvraag wordt besproken met de leidinggevende. Opleidingen met een hogere prijskaart worden in het MT besproken.
    Na de bekendmaking brak er veel onrust uit onder de medewerkers. Halverwege de lopende termijn en zonder vooraankondiging is dit ineens besloten.
     
    De vragen zijn:
    1. Kan dit zomaar zonder de OR te hebben geraadpleegd? Heeft de OR instemmingsrecht?
    2. Hoe kunnen we als OR hier het beste op reageren? Wat zijn onze mogelijkheden nu nog?
    3. Had met deze wijziging niet gewacht moeten worden tot de volgende herregistratieperiode?
    De antwoorden:
    1. Kan dit zomaar en is er recht op instemming voor de OR?
     
    De werkgever kan besluiten de verantwoordelijkheid voor het behalen van de punten bij de werknemer neer te leggen.
     
    Dit is een wijziging die valt onder het instemmingsrecht. Het is een wijziging in de bestaande regeling. Als OR kan je verwijzen naar artikel 27 lid1f en 1l waarin staat:
     
    27.1.f    een regeling op het gebied van de personeelsopleiding;
    27.1.l     een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;
     
    2. Wat kan de OR nu nog doen?
    Als OR kun je alsnog vragen om een instemmingsverzoek. Mocht de bestuurder geen instemming vragen, dan mag je als OR het onderwerp op de agenda van de Overlegvergadering plaatsen en een aantal aanbevelingen doen. Die notuleer je dan in het vergaderverslag en je geeft aan dat je het over een jaar opnieuw op de agenda laat terugkomen.
     
    Er is op zich niets mis met het verhogen van de eigen verantwoordelijkheid. Medewerkers ervaren dan meer autonomie en regie over hun persoonlijke ontwikkeling. Die nieuwe koers (meer verantwoordelijkheid) moet dan wel goed voorbereid en gecommuniceerd worden vooraf. Medewerkers die tijdig goed geïnformeerd worden over de consequenties van een voor hen ingrijpende verandering kunnen daar prima mee omgaan. De gedachte om te gaan van ‘verzorgend’ naar ‘zelfvoorzienend’ kan een prima visie zijn vanuit HR-perspectief.
     
    Zoals het nu gaat kleven er risico’s aan. Een mogelijk te snel doorgevoerde cultuurverandering creëert onrust, verwarring en weerstand. Als de opleiding niet meer intern wordt verzorgd, moet het voor de medewerker duidelijk zijn bij welke opleidingsinstituten de medewerkers zich kunnen melden. Laat de werkgever dit vrij of selecteert hij een aantal opleiders die aan de criteria van de werkgever voldoen? Als dit onduidelijk is, kan de herregistratie van de medewerker in gevaar komen. En daarmee loopt de continuïteit van de organisatie gevaar, omdat er niet meer behandelt mag worden wanneer de registraties niet behaalt worden.
     
    3. Wat is het beste moment om de wijziging door te voeren?
    Het moment waarop de verandering wordt ingezet hoeft niet gekoppeld te zijn aan het verlopen van een bepaalde datum (contract etc.). Niet alle registraties zullen op dezelfde datum vervallen. Dus wat is dan het eind van een periode? Het is wel verstandig om als OR een tussenevaluatie voor te stellen na een jaar waarbij HR een overzicht verstrekt van de geslaagde herregistraties op functiegroep/soort. Dan kan je als OR/HR tijdig tussentijdse maatregelen nemen om de medewerkers en de organisatie te beschermen tegen mogelijk naderend onheil per 2019.

  • De wettelijke regeling omtrent vakantieverlof wordt 4,5 jaar na dato ingevoerd. Wat is daar nu nog de positie van de OR in?

    De achtergrond:
    Onderstaande mail ontving de hele organisatie. Wij als OR zijn niet meegenomen in het proces, laat staan de inhoud. We krijgen nu al veel vragen van de achterban over of dit zo maar kan. Veel mensen begrijpen het inhoudelijk ook niet. Volgens ons vergt verlofregeling instemmingsrecht, klopt dit?
     
    Hoe had het proces moeten gaan en wat kunnen wij nu nog doen om te zorgen dat er duidelijkheid komt naar de achterban. Ook over overuren, want daar wordt niets over gezegd en die maken mensen wel en compenseren deze dan ook weer.
     
    Is de door de bestuurder gestelde termijn van een half jaar ook gerechtvaardigd, of zou dit langer moeten zijn? (De directie heeft in een eerder overleg gezegd dat er een termijn van een jaar gehanteerd zou worden.)

    +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
    5 juni 2017

    Beste collega, 
     
    Met ingang van 1 januari 2012 is er een nieuwe vakantiewetgeving in werking getreden. De wet bepaalt dat er bij een fulltime dienstverband 20 vakantiedagen worden toegekend. Dit zijn wettelijke vakantiedagen. Daarnaast bestaan er bovenwettelijke vakantiedagen. Dit zijn vakantiedagen bovenop de wettelijke vakantiedagen. Voor de wettelijke vakantiedagen geldt dat deze komen te vervallen binnen een half jaar na het opbouwjaar.
     
    Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt dat deze vervallen na een periode van vijf jaar. Een fulltimer heeft 25 verlofdagen (200 uur waarvan 160 wettelijk en 40 bovenwettelijk). Voor een parttimer is dit beide naar rato.
     
    Bovenstaande was nog niet zo ingeregeld in ons systeem maar is nu met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2017 gecorrigeerd. Omdat het verlofsaldo tot en met april 2017 al was geboekt hebben we hier een correctie op gedaan en vanaf mei 2017 wordt maandelijks het verlof juist geboekt. Vanaf heden zijn dan ook je verlofuren opgesplitst in wettelijke uren en bovenwettelijke uren in het systeem met de juiste vervaldatum.
     
    Op dit moment zijn er dus een aantal medewerkers met wettelijke uren die dit jaar al op 30-06-2017 komen te vervallen. Aangezien dit zou betekenen dat dat je nog maar twee weken hebt om dit op te nemen hebben we besloten om eenmalig van deze uren de vervaldatum te verzetten, namelijk naar 31-12-2017.
     
    Jouw leidinggevende ontvangt een mail met jouw verlofuren die wettelijk gezien komen te vervallen op 30 juni 2017. Ook kun je al in het systeem kijken of je onder deze groep valt en uren op moet gaan nemen voor het einde van het jaar. 
     
    Groet,
    HR business partner
    +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
     
    Het antwoord:
    De OR heeft instemmingsrecht op de invoering, wijziging en opheffing van een verlofregeling.

    In dit geval gaat het om wetgeving die per 2012 is ingegaan en pas 4,5 jaar later wordt ingevoerd in jullie organisatie.

    Het mag helder zijn dat de werkgever zeer nalatig is met zijn enorm verlate inrichting van deze wet. Dan is een zorgvuldige invoering door bestuurder en HR vereist.  

    De OR kan niet meer instemmen met iets wat 4,5 jaar geleden al om formele instemming vroeg. Daarbij komt dat het wetgeving is. Waar de OR nog wel over gaat is de manier waarop je de transitie van huidige opgebouwde uren en het opnemen daarvan laat verlopen naar de wettelijk onderbouwde aanpak.
    Om de rust en het vertrouwen te herstellen kan de bestuurder het volgende doen:

    • Excuses aanbieden aan medewerkers voor deze zeer verlate invoering van de wetgeving.
    • Informeren over wat de nieuwe regeling behelst.
    • Tijd inruimen om samen met de leidinggevende en de medewerkers te bezien of er ‘opname-problemen’ privé/werk gaan ontstaan. Moet een medewerker bepaalde (omzet)doelstellingen halen en ontstaat er daardoor mogelijk extra werkdruk of een lager variabel te behalen inkomen?
    • Tijd inruimen op teamniveau om samen te beoordelen of de dienstverlening, de bezetting en onderlinge vervanging haalbaar blijft?
    • Een richtlijn vastleggen voor schrijnende gevallen, waardoor zij bij wijze van uitzondering in plaats van een half jaar bijvoorbeeld een jaar mogen doen over de extra versnelde opname van vrije dagen.
    De OR moet dit proces niet overnemen. Laat de zeggenschap zijn werk doen (eerst).

    De opdracht om dit goed op te lossen ligt nu bij de bestuurder en HR. Werknemers die zich bij de OR melden dat ze de berichten van de werkgever niet begrijpen of er niet mee akkoord kunnen gaan, verwijs je in eerste instantie terug naar hun eigen leidinggevende. Laat ze dat gesprek vastleggen. 

    Wanneer blijkt dat HR niet adequaat reageert, is het verstandig om dit te agenderen voor de Overlegvergadering.

  • Als OR hebben we instemming gegeven voor de invoering van een nieuw rooster- en plansysteem. Moeten wij opnieuw instemming verlenen wanneer de bestuurder kiest voor een ander systeem?

    In maart 2016 hebben we als OR instemming gegeven voor de invoering van een nieuw rooster en plansysteem (XXX). De OR was destijds van mening dat er betere systemen op de markt waren, maar de organisatie wilde graag 1 integraal systeem (het elektronisch zorgdossier van XXX en hun andere modules waaronder de roosterplanningsmodule).

    Zie de tekst van onderstaande brief.
    +++++++++++++++++++++++++++
    Geachte Raad van Bestuur,
     Op 12 januari jl. heeft de OR uw brief ontvangen waarin u advies vraagt voor de aanschaf van het rooster- en planningsysteem XXX. Na het inwinnen van juridisch advies heeft de OR besloten deze aanvraag te behandelen als zijnde een instemmingsverzoek.

    Tijdens de overlegvergadering van 10 maart jl. is het voorgenomen besluit uitgebreid met u besproken. De OR is zich er van bewust dat er momenteel betere rooster- en plansystemen op de markt zijn maar vindt het van doorslaggevend belang dat de organisatie van acht naar één systeem kan overgaan.

    De OR besluit dan ook om in te stemmen met de aanschaf van het planning- en roostersysteem XXX met inachtneming dat bij de verdere inrichting van het systeem tijdig instemming wordt gevraagd aan de OR. De OR stelt als belangrijke voorwaarde, dat bij de verdere inrichting van het systeem daadwerkelijk wordt gerealiseerd, wat nodig is om efficiënt en gebruiksvriendelijk te kunnen plannen en (zelf)roosteren.

    Graag vernemen wij uw definitieve besluit.

    Met vriendelijke groet,
    Ondernemingsraad XYZ
    +++++++++++++++++++++++++++

    Inmiddels is dit project 2 jaar na dato uitgelopen op een mislukking en is de Raad van Bestuur voornemens om over te stappen op een ander systeem dat in onze thuiszorgpoot reeds in gebruik is. Dit systeem heet YYY. De OR heeft echter toestemming gegeven voor XXX en wil nu zeker een strakkere vinger aan de pols op het onderdeel roosterplanning omdat XXX 4 in werkelijkheid een stap terug in de tijd is en als veel te complex werd ingeschat door onze medewerkers.

    Belangrijkste vraag: moet de RVB het proces opnieuw opstarten en een nieuw instemmingsverzoek doen?
    Dit een goed voorbeeld van een OR die constructief, gedegen en gebruikmakend van de juiste rechten uit de WOR, meedenkt over oplossingen.

    Het instemmen destijds met de keuze van een implementatie van XXX is te begrijpen. Ook het verzoek om op een later tijdstip opnieuw betrokken te worden bij de daadwerkelijke invoering ook. De gestelde eisen aan gebruikersvriendelijkheid zijn dan ook zeer terecht.

    Nu de bestuurder heeft besloten om niet door te gaan met XXX  maar te kiezen voor YYY dient aan de OR inderdaad de aanvraag tot instemming opnieuw te worden voorgelegd.

    Het betreft hier immers een wijziging van een systeem met waarschijnlijk opnieuw impact op de organisatie (processen, werkwijze, taken, bevoegdheden, privacy data) en al haar medewerkers.
     
    ANTWOORD en ADVIES:
    Van belang zijn nog een aantal zaken:

    • Zorg altijd voor een zgn. Programma van eisen (PvE). Hierin moeten de "eisen" (criteria) waaraan moet worden voldaan zijn opgenomen en de "wensen" waaraan zo veel mogelijk moet worden voldaan. Stel dit op voordat er een pakketselectie plaatsvindt.
    • Stel een goede evaluatie op waarom en waardoor XXX niet heeft kunnen slagen (lessons learned).
    • Doe een toets van het systeem YYY aan de doelstellingen die in 2016 waren geformuleerd. (selectiecriteria bijstellen eventueel).
    • Organiseer een enquête/interview met de huidige gebruikers van YYY in de thuiszorgpoot om te achterhalen welke voor- en nadelen dit systeem kent (om kinderziektes te voorkomen).
    • Vraag om een herziening van de begroting. Gemaakte kosten XXX, kosten overhevelen XXX naar YYY, aanvangskosten YYY.
    • Vraag om communicatie naar de gehele organisatie vanuit de bestuurder en licht als OR in je nieuwsbrief toe over het niet slagen van de implementatie XXX,  de pakketselectie en keuze voor YYY. Wees transparant over gemaakte fouten om zo het draagvlak voor de omwisseling naar YYY te verkrijgen.

  • We krijgen als OR advies- en instemmingsaanvragen van een tussenholding. Stel dat het tot een conflict komt en de zaak komt voor de rechter, hebben wij juridisch dan bevoegdheden in de tussenholding?

    De bestuurder heeft onlangs een 'tussenholding' opgericht tussen de Holding en een werkmaatschappij. Wij zijn OR van de werkmaatschappij, maar worden nu ook gevraagd advies en instemming te verlenen aan de tussenholding. Hoe zit het met onze bevoegdheden? Lopen we risico?

    De situatie:

    Onder de holding van onderneming X hangen een viertal bedrijven. De OR heeft positief geadviseerd over de oprichting van een tussenholding tussen de holding en Bedrijf #1, één van de vier bedrijven onder de holding.
     
    De directie van Bedrijf #1 is nu de directie van de tussenholding. Ook de Raad van Commissarissen (RvC) van Bedrijf #1 is nu de RvC voor de tussenholding. De positie van de ondernemingsraad van Bedrijf #1 is ongewijzigd gebleven en overlegt met de directie van de tussenholding.
     
    Met de adviesprocedure is afgesproken dat er voor de OR niets zou veranderen en dat de OR al haar rechten zal behouden
     
    Antwoord:
    Hieronder volgt eerst een schets van de situatie.
     

     
    In de adviesprocedure is overeengekomen dat na tussenplaatsing van de TUSSENHOLDING de OR van Bedrijf #1 mandaat heeft over onder de WOR vallende rechten en plichten aangaande TUSSENHOLDING, Bedrijf #1 en overige activiteiten, waarbij sommige activiteiten worden voorzien van medezeggenschap in de vorm van een Onderdeel commissie (OC).

    Het eerste wat opvalt in het convenant wat u meezond is dat het een beperkte geldigheidsduur kent. De reden en of noodzaak daarvan is onduidelijk. Verder zijn er bepalingen in het convenant opgenomen die voorzien in een eenzijdige opzegging, hetgeen ongewenst is en ook niet naar de geest van de WOR.
     
    Het feit dat de directie (Raad van Bestuur) en toezicht (RvC) identiek zijn in én de TUSSENHOLDING én in Bedrijf #1 helpt daar niet aan mee. De WOR is daar heel duidelijk over. U kunt maar één overlegpartner hebben. Medezeggenschap moet zeggenschap volgen waar het gaat om het ontstaan van nieuwe entiteiten binnen een concern.
     
    Als het zo is dat de TUSSENHOLDING alleen de tussenholding is voor de daaronder getekende activiteiten, dan behoort de volgende OR haar naam te wijzigen in “OR Tussenholding”. Op dat niveau is de hoogste zeggenschap nu belegt en daar hoort dan ook de OR haar plaats en bijbehorende rechten en plichten te hebben. Dan kan het convenant wat voortkwam uit de plaatsing van de tussenholding (een begrip wat overigens juridisch geen enkele betekenis heeft) vervallen. Een goed huishoudelijk reglement voor de 'nieuwe OR Tussenholding' is dan een meer toekomst vaste en juridisch betere oplossing.
     
    Is er dan nu reden om direct zorgen te hebben over deze constructie? Nee! Zolang de zittingstermijn loopt kan alles blijven zoals het nu is. De jurisprudentie die verschenen is over soortgelijke situaties biedt voldoende borging om geen problemen te krijgen.
     
    Het advies is om er voorlopig pragmatisch mee om te gaan en elke adviesaanvraag die u ontvangt te behandelen. Verwijs in het advies ook altijd naar de gemaakte afspraken uit het convenant. In de zin van ‘ons mandaat als OR Tussenholding is vastgelegd in het HR en het convenant uit [jaartal]’.
     
    De jurisprudentie leert mede dat gekeken wordt naar de historie. Daaruit is af te lezen welke adviesvraag aan de OR zijn voorgelegd. Die gedragslijn leidt tot een soort mandaat vanuit gewoonte. Zie het als opgebouwde rechten.

  • Ik ben eigenlijk wel benieuwd vanaf wanneer onze organisatie (nu nog 12 vaste medewerkers) een OR zou moeten hebben?

    ANTWOORD:
    Die vraag is in eerste instantie eenvoudig te beantwoorden. Van een ondernemer met een onderneming waarin 50 of meer medewerkers werkzaam zijn (vast en flex tezamen) wordt verwacht dat hij een ondernemingsraad installeert.
     
    Jullie organisatie haalt dat aantal van 50 medewerkers (voorlopig) niet.
     
    Maar de WOR kent nog een tweede bepaling over de installatie van medezeggenschap voor organisaties kleiner dan 50 medewerkers. Die staat bekend onder de titel ‘personeelsvertegenwoordiging’. De tekst is te vinden in artikel 35 b t/m d van de WOR.
     
    Meer weten?
    Maak gebruik van de zoekbalk en voer daar het begrip ‘personeelsvertegenwoordiging’ in. Zo vind je eenvoudig alle relevante artikelen en jurisprudentie over dit onderwerp.

  • Mag je de taken van de Preventiemedewerker neerleggen bij meerdere medewerkers in de organisatie en of mag het hoofd Personeelszaken deze taken op zich nemen?

    ANTWOORD
    Elke wet kent een uitleg naar de letter en naar de geest. In de Arbowet (artikel 13) wordt er expliciet gesproken over het aanstellen van minimaal één preventiemedewerker. Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) moet de OR instemming verlenen aan de persoon en de plek in de organisatie.

    Met andere woorden het verdelen van de wettelijke en overige taken (zie hieronder het takenpakket van de Preventiemedewerker) over meerdere medewerkers is niet naar de geest van de wet. Elk bedrijf moet de vraag kunnen beantwoorden:

    'Wie is de preventiemedewerker in onze organisatie?'

    Elke onderneming moet 1 hoofdverantwoordelijke hebben die op alle taken m.b.t. een veilig en gezonde werkomgeving kan worden aangesproken.

    Dat die ene persoon - de preventiemedewerker - het daadwerkelijk uitvoeren van een deel van zijn takenpakket delegeert en her en der in andere functies als deeltaak onderbrengt is aan hem/haar. Maar ook over die delegatie ( het leggen van de verantwoordelijkheid op een niveau elders in de organisatie) heeft de OR instemmingsrecht.

    De idee dat in een  bedrijf de directeur of het hoofd P&O de preventiemedewerker is kan naar de letter van de wet. Maar dat betekent wel dat deze functionaris dan ook de contactpersoon is voor alle stakeholders en dus ook voor de OR om regelmatig te praten over zijn verantwoordelijkheid als preventiemedewerker.

    Een preventiemedewerker moet namelijk nogal wat leveren aan concrete producten: het uitvoeren van inspecties, bijhouden van registers, overleg met de bedrijfsarts etc. En doorgaans komt een directeur of hoofd P&O aan dergelijke taken niet toe. Daarnaast moet hij zich daarop ook scholen, de wetgeving bijhouden en van alle processen in de organisatie een RI&E kunnen uitvoeren.

    Dat een Hoofd P&O of een aantal managers/medewerkers goed is opgeleid voor deze specifieke taken en in staat zijn om de kennis daarover op peil te houden om adequate inspecties uit te voeren lijkt niet waarschijnlijk.
     
    De plek van de functie in de organisatie (plaats in het organogram) en de verdeling van de taken moet elke schijn van belangenverstrengeling voorkomen, zodat niet gesproken kan worden over “de slager die z’n eigen vlees keurt”.
     
    ADVIES:
    Zet u als OR in op het verlenen van instemming op de persoon (1 hoofdverantwoordelijke) en de positie (ophanging in het organogram) van de Preventiemedewerker.

    Maak deze verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een visie op veilig en gezond werken, het opstellen van een Beleidsplan, de jaarlijks uitvoering van een RI&E in samenwerking met de OR, de jaarlijkse monitoring etc. Tevens moet er op worden toegezien dat deze medewerker de middelen en de faciliteiten krijgt om zijn functie naar behoren uit te voeren.

    7 vragen over de Preventiemedewerker

    1. Wat is een preventiemedewerker?
    Een preventiemedewerker verleend bijstand op het gebied van preventie en bescherming. Hij doet dit zelfstandig en onafhankelijk en kan ongevraagd adviezen geven, bijvoorbeeld over risico’s binnen het bedrijf. Hierdoor kunnen werknemers veilig en gezond werken. Werknemers kunnen daarnaast bij hem terecht met vragen over de Arbeidsomstandigheden (Arbo). Een ander woord voor preventiemedewerker is Arbo-coördinator.

    2. Is een preventiemedewerker verplicht?
    Een preventiemedewerker is verplicht op grond van artikel 13 van de Arbowet. In dat artikel staat dat een werkgever zich bij zijn arbobeleid moet laten bijstaan door één of meer deskundige werknemers. Daarbij wordt niet precies vermeld om hoeveel preventiemedewerkers het moet gaan. Wel moeten zij zodanig in aantal zijn dat zij hun werk naar behoren kunnen doen. Dat kan onder meer betekenen dat een bedrijf met meer of grotere risico’s een hoger aantal preventiemedewerkers moet aanstellen. Het hangt per bedrijf dus af van de situatie.

    3. Hoe wordt de preventiemedewerker aangesteld?
    Volgens de vernieuwde Arbowet (per 1 juli 2017) moet het personeel instemmen met een de preventiemedewerker en met zijn rol. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten schriftelijk worden vastgelegd. Ook voor preventiemedewerkers die al voor 1 juli 2017 waren aangesteld, moet alsnog toestemming worden gevraagd bij het personeel. Dit kan via een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Als die er niet is, moet de werkgever dit zelf afstemmen met de werknemers.

    4. Wat zijn de taken van een preventiemedewerker?
    Volgens de Arbowet heeft een preventiemedewerker in elk geval de volgende taken:
    • meewerken aan het verrichten en opstellen van een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E)
    • adviseren aan of nauw samenwerken met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging over de maatregelen voor een zo goed mogelijk arbobeleid
    • adviseren aan en samenwerken met de bedrijfsarts en andere arbodienstverleners.
    • (mede) uitvoeren van deze maatregelen
    De taken hoeven zich overigens niet te beperken tot deze opsomming. Zo kan een preventiemedewerker ook zijn collega’s voorlichten over veilig en gezond werken. Daarnaast kan hij bij eventuele ongevallen assistentie verlenen aan de Inspectie SZW.

    5. Heeft een preventiemedewerker een cursus nodig?
    Een preventiemedewerker moet kunnen beschikken over voldoende deskundigheid en ervaring. Dit stelt hem in staat om naar behoren bijstand te verlenen. Het volgen van een cursus voor preventiemedewerkers kan daaraan bijdragen. Een dergelijke cursus maakt soms deel uit van een verzuimverzekering. Een verzekeringsadviseur kan daar meer over vertellen.

    6. Mag je iemand van buiten aanstellen als preventiemedewerker?
    Het is in principe niet toegestaan om iemand van buiten aan te stellen als preventiemedewerker. Het is namelijk belangrijk dat een preventiemedewerker goed op de hoogte is van risico’s in de onderneming. Dat is beter gewaarborgd als het gaat om een werknemer. Uitzonderingen zijn alleen toegestaan als de mogelijkheden onvoldoende zijn om bijstand binnen het bedrijf te organiseren.

    7. Wie is eindverantwoordelijk voor het arbobeleid?
    Hoewel een preventiemedewerker werkgever ondersteunt, blijf je als werkgever eindverantwoordelijk voor het arbobeleid. Daarbij is het belangrijk om te weten dat een preventiemedewerker dezelfde ontslagbescherming geniet als een OR-lid. Dat betekent onder meer dat het op grond van zijn taken, zijn positie in het bedrijf niet mag benadelen.

  • Valt de aanstelling van een functionaris gegevensbescherming onder het instemmingsrecht?

    De situatie:
    Onze organisatie is een joint venture van meerdere bedrijven en stelt voor om bij de invoering van de AVG gebruik te maken van de Preventiemedewerker van de joint venture-partij. Heeft de OR instemmingsrecht op de taken en bevoegdheden van deze ‘externe’ functionaris?
     
    Het antwoord:
    Het korte antwoord is: Jazeker, je mag onder de nieuwe wet AVG een Functionaris Gegevensbescherming delen met andere onderdelen van de organisatie.
     
    Er is wel een maar. Waar de functionaris organisatorisch zijn plek krijgt bepaalt niet of de OR instemmingsrecht heeft of niet. De OR heeft over het gehele privacy beleid - voor zover het de gegevensbescherming van het eigen personeel raakt - het instemmingsrecht. Zodra het gaat om de gegevens van cliënten en bezoekers gaat de OR er niet over.
     
    Er is veel onduidelijkheid over de invoering van de AVG en wat de OR ermee moet.
     
    Het instemmingsrecht van de OR over de AVG van 25 mei 2018
    Aan het aanstellen van een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) gaan een aantal keuzes vooraf. Dat is allereerst het beleid op Gegevensbescherming. Vanuit het beleid is te bepalen of de bescherming van data van cliënten en medewerkers met elkaar verweven zijn. Doorgaans is dat het geval omdat beide datasets zijn ondergebracht in IT-systemen die voor veel medewerkers toegankelijk zijn. Die vermenging is van belang omdat het instemmingsrecht wat de OR heeft op het beheer, gebruik en de bescherming van de gegevens van de medewerkers/collega’s als vanzelf in beeld komt bij de behandeling van een instemmingsverzoek over beheer, gebruik en bescherming van de cliëntgegevens.
     
    Nadat duidelijk is over welke dataset het gaat, kan gekeken worden naar de benodigde inrichting. Dat dit alleen online, digitaal en om geautomatiseerde gegevens zou gaan is een misvatting. In veel organisaties worden nog veel datasets in fysieke vorm opgeslagen (ordners, kaartenbakken, gespreksverslagen) ook. Daar gaat de AVG dus ook over!
     
    Waarop geeft de OR haar instemming?
    De OR gaat ook over het takenpakket, de bevoegdheden, de contractomvang, de plaats binnen of buiten de onderneming bij het aanstellen van een ‘eigen’ functionaris gegevensbescherming (FG).
     
    Deze keuzes maken onderdeel uit van de besluitvorming over het intern toezicht op gegevensbescherming. De vraag die de OR zich moet stellen is of de organisatie zich voldoende bewust is van de impact van de nieuwe wetgeving. En heeft de organisatie afdoend beleid geformuleerd en passende maatregelen genomen om de data van cliënten goed te beheren, gebruiken en beschermen.
     
    Op dat geheel aan maatregelen en keuzes die vaak worden vastgelegd in een plan van aanpak heeft de OR haar instemming te verlenen.
     
    Takenpakket van de Functionaris Gegevensbescherming (FG)
    Een FG zal vooral toezien op een veilige gegevensverwerking van derden (burgers, klanten, cliënten), echter dit ‘externe’ privacy beleid kan sterk verweven zijn met het interne privacy beleid door toegang van de FG tot persoonsgegevens van het personeel. En wanneer het gaat om datalekken kan dat zowel persoonsgegevens van derden als van het eigen personeel betreffen. Directiebesluiten over het interne toezicht dat ook gegevens van het personeel raakt of voorzieningen betreft die geschikt zijn voor het administratief of digitaal ‘volgen’ van personeel, zullen ter instemming aan de OR moeten worden voorgelegd.
     
    Welke criteria gelden voor de classificatie van de data (hoog vertrouwelijk, vertrouwelijk, laag vertrouwelijk), hoe het beheer is ingericht, op welke wijze de medewerkers geïnformeerd (gaan) worden over de vastlegging, beheer en gebruik van hun data. Helder moet zijn als het gaat over beheer van data wie daar eindverantwoordelijk voor is, wie de melding gaat doen bij calamiteiten en wie op het hele proces regelmatig gaat een audit uitvoert.
     
    Omdat de keuzes over de inhoud van de functie en de taken van de FG medebepalend zijn voor de verdere uitwerking van beleid en maatregelen, zullen ook die keuzes onderdeel van het instemmingsrecht van de OR zijn.
     
    Bovenstaande is de input voor een goede functieomschrijving en profiel. Tot zover reikt de verantwoordelijkheid van de OR. De selectie van de man/vrouw om deze functie in te vullen valt niet onder de verantwoordelijkheid van de OR.

  • Is de vervanging van een IT-systeem advies of instemmingsplichtig?

    Uitgebreide vraag:
    De laatste tijd zijn wij bezig met onderwerpen die naar onze mening advies- dan wel instemmingsplichtig zijn. De bestuurder is het hier regelmatig niet mee eens. Het laatste onderwerp is de vervanging van het eigen IT-systeem voor een vergelijkbaar landelijk IT-systeem. De bestuurder zegt hierover het volgende:
     
    “Als ik de sub-leden in artikel 25 lid 1 van de WOR naloop, vallen alle sub-leden van artikel 25 lid 1 met uitzondering van h en k zonder meer af. Maar er is ook geen sprake van een belangrijke investering of het invoeren of wijzigen van een technologische voorziening. De investering past binnen de begroting en in het meerjareninvesteringsplan en we voeren geen technologische voorziening in en wijzigen er ook geen. We vervangen gewoon het ene systeem (DDJGZ = digitale kind dossier) door een ander vergelijkbaar systeem”
     
    Wij merken dat bestuurder zich de laatste tijd steeds vaker bedient van de woorden ‘het is slechts een vervanging, dus hoeft de OR geen advies te geven’. In de toekomst gaat dit bijvoorbeeld ook spelen met telefonie. Naar aanleiding van de opmerking die bestuurder plaatst zien wij juist een rol voor de OR weggelegd. Klopt dit naar jouw mening? Zo ja, voor welke zaken wel en voor welke zaken niet? Welke onderbouwing zouden wij moeten kiezen om ons wel in deze rol te plaatsen?
     
    Antwoord en advies:
    Allereerst dit. De bestuurder doet het voorkomen of het nieuwe systeem gelijk is aan het huidige. Uit jullie vraag blijkt, dat het eigen systeem vervangen wordt door een landelijk systeem. Het is zeer onwaarschijnlijk dat dit exact hetzelfde systeem is. De bestuurder spreekt van “een vergelijkbaar systeem”. Er is dus sprake van een ander systeem. (Een vergelijkbare auto is een andere auto; beide kan je in rijden immers, maar toch kunnen ze van merk en comfort en bediening verschillen.)
     
    Het systeem zal in ieder geval technisch anders zijn. Denk daarbij aan de leverancier en mogelijk ook aan het beheer en gebruiksvoorwaarden. Waarschijnlijk zijn er ook inhoudelijke verschillen in beide systemen t.a.v. wat wordt geregistreerd (misschien meer of minder dan voorheen) en wie toegang hebben tot de gegevens (heeft “landelijk” een directe toegang tot de jullie gegevens?).
     
    Vervolgens. Het IT-systeem in jullie organisatie (DDJGZ = het digitale kind-dossier) is eigendom van de gemeente. Die is de opdrachtgever om over te gaan naar het landelijke systeem. Het gaat hier om een technologische voorziening (een digitaal hulpmiddel) waarmee de diensten die jullie leveren in beeld gebracht worden en dan niet alleen bij jullie zelf zoals voorheen.
     
    Er zijn een aantal punten van belang om vast te stellen of de OR hierover advies moet geven:

    1. Er is sprake van een begroting en een meerjareninvesteringsplan. Mogelijk hebben jullie daarover - dus op de begroting en het meerjarenplan - al eerder advies uitgebracht. Wellicht veronderstelt de bestuurder dat jullie al bekend waren met een post op de begroting c.q. in het meerjarenplan om het DDJGZ te gaan vervangen. Het is niet zo dat het adviseren over de begroting ook gelijk inhoudt dat je het met de uitvoering en de keuzes die binnen elke post op de begroting gemaakt worden ook eens bent.
       
    2. Mocht het zo zijn dat jullie eerder advies hebben uitgebracht op de begroting/meerjarenplan dan is de vraag of jullie in dat advies een ‘disclaimer’ hebben opgenomen. Daarmee kan je vastleggen dat over alle investeringen die worden gedaan vanuit de goedgekeurde begroting, er alsnog inhoudelijk advies gevraagd moet worden zodra deze investeringen gedaan wordt. Neem in elk advies wat je schrijft een disclaimer op. De WOR voorziet daar ook in.
       
    3. Een 'kale' vervanging is ook een wijziging in het kader van de WOR. De WOR komt in artikel 25 met een uitputtende lijst. Dat wil zeggen dat de WOR concreet benoemd wat onder advisering valt. Staat het niet in die opsomming dan valt het formeel niet onder het adviesrecht. Zo werkt de lijst met onderwerpen in artikel 27 Instemmingsrecht ook. De WOR gebruikt het woord 'uitputtend' en dat wil zeggen dat het in de lijst moet staan.

      ​Maar de WOR geeft ook veel vrijheid aan de medezeggenschap om met ‘opgaaf van redenen’ (=motiveren) aan te geven dat iets nu juist wel onder advies e.o. instemming zou moeten vallen omwille van de impact op de organisatie en haar medewerkers. 
    Het is aan te bevelen om als OR nu op de volgende punten helderheid te verkrijgen:
    • Wat is de aanleiding/reden om het huidige systeem te vervangen?
      Is die opgelegd door de gemeente?
      Heeft het te maken met landelijke ontwikkelingen, bijvoorbeeld koppeling van lokale DDJGZ aan een landelijk systeem?
      Wijzigingen in de techniek?
      Je zoekt naar de beweegreden c.q. de aanleiding.
       
    • Wat verandert er in het nieuwe systeem?
      Is het op dezelfde manier te gebruiken door medewerkers?
      Veranderen er rechten van medewerkers?
      Worden gegevens op dezelfde manier vastgelegd, verwerkt, uitgelezen, ter beschikking gesteld aan de interne organisatie en externe partijen?
      Hoe zit het met de privacy voor medewerkers? Denk aan de nieuwe wetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
      Hoe lang wordt zoekgedrag en gebruiksgedrag op het nieuwe systeem centraal bewaard en wie mag daarnaar kijken of het raadplegen?
      Zijn er aanpassingen van werkprocessen nodig intern of met derden?
      Is de beveiliging van het nieuwe systeem tegen datalekken, hack en cybercriminaliteit op hetzelfde niveau als in het oude systeem?
    Als er consequenties zijn van bovenstaande aard, dan kan je als OR daarover vragen stellen. Je kunt je dan een beeld vormen over eventuele risico’s en welke maatregelen zijn genomen om de risico’s te ondervangen. (Je wilt als organisatie bijv. niet in het nieuws komen omdat er cliëntgegevens op straat komen te liggen.)
     
    De hoofdvraag is wat de noodzaak is om het huidige systeem te vervangen voor een ander min of meer identiek systeem. Daarbij is het niet van belang of het al in de begroting was opgenomen of daarbinnen past. Het gaat erom of de vervanging van het IT-systeem impact heeft op de medewerkers en of organisatie.
     
    Welke WOR-artikelen doen ertoe?
    25 lid 1e 
    Mogelijk is er in het systeem sprake van een wijziging van bevoegdheden van interne functionarissen als het gaat om vastleggen, ontsluiten, uitlezen, hergebruik etc.
     
    25 lid 1k
    De invoering of wijziging van technologische voorzieningen. Als je het een ‘vervanging’ noemt en je installeert exact hetzelfde systeem, dan is er geen sprake van een wijziging. De vraag blijft dan overeind waarom je dat doet en wat je daar mee wint? De definitie van het begrip wijziging hoeft dus ook niet het (technische deel van het) systeem zelf te betreffen. Het kan ook zitten in het anders gaan gebruiken van het ‘nieuwe’ systeem.
     
    25 lid 3
    Gaat over de gevolgen voor medewerkers. Onder punt 2 zijn al een aantal mogelijke consequenties genoemd. Om adviesrecht te verkrijgen heb je er maar één nodig om te kunnen betogen dat er sprake is van impact voor medewerkers.
     
    27 lid 1k
    Die gaat om bescherming van persoonsgegevens van medewerkers. Dus niet om de gegevens die over cliënten worden vastgelegd, maar juist om de gegevens die het DDGJZ vastlegt over medewerkers. Naam, geboortedatum, functie etc. en wie er recht heeft om die te mogen inzien (denk hier dan wel aan kinderen en hun ouders, managers, gemeente, landelijke systemen die lokale systemen uitlezen).
     
    27 lid 1l
    Handelt over prestatie, gedrag van medewerkers. Misschien is het straks mogelijk om met het nieuwe systeem meer dan nu managementinformatie uit te lezen. Bijvoorbeeld hoelang elke medewerker bezig is met een behandeling, het aantal behandelingen per cliënt, etc. De behoefte aan big data is sterk toenemend en systemen worden daarop ingericht. Dat verandert niets in de manier waarop medewerkers werken of de bescherming van hun persoonsgegevens, maar maakt het voor de werkgever wel mogelijk om te beoordelen hoe efficiënt en effectief de medewerker is. Dit kan eventueel weer vergeleken worden met collega’s.
     
    23
    Het initiatiefrecht. Je mag als OR - met ‘opgaaf van redenen’ – bepalen welke onderwerpen je zijn minst besproken wilt hebben op een reguliere of extra overlegvergadering. Je moet voor jezelf helder uitschrijven WAAROM je deze vervanging juist wel willen bespreken.
     
    Jurisprudentie:
    Dan nog een stukje relevante jurisprudentie. Die vind je als je op WORonline in de zoekbalk het woord ‘investering’ intikt. Dan kom je uit bij jurisprudentie die gekoppeld is aan artikel 25. Het gaat om de toelichting onder de titel ‘Adviesrecht: bevoegd’ van 29 mei 2007. Die toelichting is inhoudelijk niet direct relevant voor jullie situatie, maar er staat wel een mooi advies/tip aan het eind:
     
    “Een pragmatische oplossing is dat je aan de bestuurder vraagt of hij toch advies wil vragen aan de OR, maar dan met een voorbehoud. Namelijk dat hij van mening blijft dat het voorgenomen besluit niet adviesplichtig is. Partijen kunnen zich dan concentreren op de inhoudelijke kant in plaats van op de procedurele kant van de zaak.”
     
    Hierbij komt het aan op de bereidwilligheid van de bestuurder. Stel dat de bestuurder dit mediation-achtige voorstel afwijst, dan mag je je als OR afvragen waar hij bang voor is.
     
    Toekomst:
    • Overweeg om in alle adviezen/instemmingen een heldere disclaimer op te nemen over (vervangings-)investeringen, in die zin dat die ook onder advies en of instemming vallen. Dus een advies op de begroting betekent niet automatisch dat er zomaar tot aanschaf overgegaan mag worden vanuit die begroting.
       
    • Als een bestuurder heel procedureel de uitputtende lijsten van de artikelen 25 en 27 afvinkt, kan dat iets zeggen over de relatie tussen bestuurder en OR. Heeft dat te maken met de bestuurder of heeft de OR boter op zijn hoofd door te veel en/of te vaak te willen adviseren over onderwerpen met marginale impact op organisatie en/of medewerker?
    Conclusie:
    De hoofdvraag of de vervanging van een IT-systeem wel of niet advies of instemming plichtig is kan als volgt worden beantwoord:
    • Dat een systeem wordt vervangen door exact hetzelfde systeem is zeer onwaarschijnlijk. Er zal een reden/aanleiding zijn voor de vervanging. De veranderingen oud/nieuw moeten in beeld gebracht worden. Beoordeel op basis daarvan de impact op de organisatie en/of de medewerkers. Gebruik de genoemde artikelen uit de WOR als leidraad.
       
    • Investeer in de relatie met je bestuurder. Kijk wat jullie relatie in de weg staat en probeer de oorzaken weg te nemen. Dat wil niet zeggen dat je nooit meer recht tegenover elkaar komt te staan, maar misschien minder vaak en misschien kom je makkelijker tot overeenstemming in volgende onderwerpen.

  • Mag een OR in haar Huishoudelijk Reglement vastleggen dat er een maximum van 2 aaneengesloten zittingstermijnen geldt?

    In de WOR zelf staat er niets over geschreven. De WOR verwijst voor alle zaken waar het gaat om kandidaatstelling, verkiezingen etc. naar het Huishoudelijk Reglement. De SER heeft ooit een voorbeeldreglement opgesteld. Let wel dit is een voorbeeld en geen geldende wet en regelgeving. Maar ook daarin staat niets over het maximumaantal zittingstermijnen.

    Er is wel jurisprudentie die gaat over wat een OR afwijkend mag regelen als het gaat om het aantal zetels, zittingstermijnen en verkiezingen.
     
    In al die uitspraken zie je een duidelijke lijn van redeneren:

    1. De OR doet een voorstel om haar eigen reglement aan te passen.
    2. Zij motiveert haar idee, onderbouwt het met bijvoorbeeld argumenten die wijzen op de goede doorstroming, vers bloed, goede demografische vertegenwoordiging, etc, en beoogt daarmee dat er effectieve medezeggenschap plaatsvindt. Dat laatste ‘effectieve medezeggenschap’ is namelijk het grote doel van de WOR.
    3. Zodra de OR heeft opgeschreven dat het beter is dat er na bijvoorbeeld 2 aaneengesloten zittingstermijnen minimaal een zittingstermijn sabbatical moet zijn, bespreekt ze dat intern en neemt er een voorgenomen besluit over tot het aanpassen van het Huishoudelijk Reglement op dat punt. Slim is om een paar andere punten ook mee te nemen in de aanpassing. De ervaring leert anders dat het onderwerp al snel terecht komt in een ‘ja’ of ‘nee’ discussie. Zorg dus dat het onderdeel is van het aantrekkelijker maken van de medezeggenschap in zijn geheel en het beter verspreiden van de medezeggenschap in de organisatie.
    4. Vervolgens leg je het ‘nieuwe’ reglement voor aan de bestuurder. Die geeft er zijn mening over. Het kan helpen als de bestuurder ook van mening is dat dit een goede maatregel is en als hij dat onderbouwt ook zelf.
    5. Dan neem je als OR het besluit om het reglement aan te passen per de eerstvolgende zittingstermijn. Je maakt het bekend in de organisatie en geeft de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen. Dat laatste is een verplichting wanneer je het Huishoudelijk Reglement op deze onderwerpen aanpast.
    6. Als niemand bezwaar heeft wijzigt het reglement per de eerstvolgende reguliere verkiezing. Vanaf daar heb je een reglement met daarin een maximum op het aantal aaneengesloten zittingstermijnen per OR-lid. Voorbije zittingstermijnen kunnen niet worden meegeteld.
    7. Een zittend OR-lid die zich na de wijziging alsnog weer kandidaat stelt nadat hij het maximum heeft overschreden kan niet als verkiesbaar worden ‘opgesteld’ en verdwijnt op aangeven van de verkiezingscommissie van de lijst met kandidaten. Zo’n medewerker kan dan bezwaar aantekenen natuurlijk maar krijgt geen gelijk want dat punt zijn we dan al gepasseerd in de vorige termijn van bezwaar.
    8. Mocht een OR-lid dan alsnog naar de kantonrechter of Ondernemingskamer stappen dan zal er een marginale toetsing (zorgvuldigheid gehanteerde procedure) worden verricht. Goede vastlegging van de aanpassing van het huishoudelijk reglement is daarom van groot belang.  
    De praktijk wijst uit…
    Ik ken voorbeelden van OR-en die werken met een maximum in aantallen zittingstermijnen. En die hebben altijd voldoende kandidaten! Het argument van zittende OR-leden dat er anders niet voldoende en ervaren kandidaten kunnen worden gevonden is een argument in de categorie self-full-filling. Ik heb herhaaldelijk gemerkt dat wanneer een bestuurder zijn best doet om in de OR goede en steeds nieuwe kandidaten te krijgen het nooit een probleem is om die nieuwe aanwas te krijgen.

    Effectieve medezeggenschap begint bij het zo optimaal mogelijk inrichten van de voorwaarden voor het uitoefenen van medezeggenschap. En daar gaat de bestuurder over en die moet dat regelen in zijn fte-bezetting en begroting.
     
    Even juridisch nog.
    De WOR laat ruimte om eigen afspraken te maken als OR en bestuurder. Dat geldt voor zaken waarbij de WOR expliciet aangeeft dat dit gewenst is of mag omdat de WOR er zelf niets voor regelt, maar ook voor die onderwerpen waar de WOR er helemaal niets over zegt en het derhalve bewust openlaat. (Zie de toelichtende tekst hieronder die is opgenomen in een toelichting die Sprengers Advocaten aanleverde voor WORonline.nl)
     
    Art. 8 WOR bepaalt dat de ondernemingsraad in een reglement de onderwerpen regelt die bij of krachtens de WOR ter regeling aan de ondernemingsraad zijn opgedragen of overgelaten. Alvorens het reglement vast te stellen, moet de ondernemingsraad de ondernemer in de gelegenheid stellen om zijn standpunt daarover kenbaar te maken. Zodra het reglement is vastgesteld, moet de ondernemingsraad onverwijld een exemplaar van het reglement aan de ondernemer verstrekken.
     

Lees onze brochure en bekijk alle voordelen van een lidmaatschap!

Met de vragenservice wordt uw vraag binnen 3 werkdagen beantwoord door een WOR expert. Alle voordelen van een jaarabonnement op WORonline vindt u in onze brochure!

Om u beter van dienst te zijn, maakt woronline.nl gebruik van cookies » Meer informatie