Veel gestelde vragen

Abonnee worden

Vul je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.
Het formulier is succesvol verstuurd. Wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.
  • Wat is de impact van corona op de arbeidsomstandigheden en de rol van de ondernemingsraad?

    De functie van de RI&E, AVG, Arbowet, richtlijnen RIVM en de Wet op de Ondernemingsraden toegelicht

    Inleiding
    Corona heeft ons allen verrast. En het veroorzaakt grote impact op ons leven. Privé, reizen en genieten zien erop eens anders uit. Ook als het gaat om wanneer, waar en hoe we werken is er veel anders geworden.
     
    Werkgevers en werknemers hebben sinds jaar en dag de wijze waarop er gewerkt wordt bepaald en vastgelegd in beleid, regelingen, handboeken en of gedrag. Daarbij gelden de wetten en richtlijnen vanuit de overheid zoals die zijn vastgelegd in bijvoorbeeld de Arbowet. Door corona zijn er aanvullende en nieuwe richtlijnen opgesteld. Mede op advies van het RIVM.
     
    Corona is nog niet weg en daarom is het van belang om als werkgever na te denken over hoe de dienstverlening - rekening houdend met de dreiging van corona – toch doorgang kan vinden. Naast het opvolgen van de bestaande wet, regelgeving en aanvullende richtlijnen vanuit de overheid is het van groot belang om ervoor te zorgen dat er draagvlak is binnen de organisatie voor de aangepaste omstandigheden en voorwaarden waaronder er gewerkt kan worden op een vestiging of thuis.
     
    Corona heeft ons verrast. Veroorzaakte een crisis. Vroeg om direct ingrijpen en vraagt nu om nieuw beleid, duurzame maatregelen en een herschikking van de omstandigheden en voorwaarden nu duidelijk is dat het langer duurt dan een crisis. De aanpassing van de manier van werken (waar, wanneer en hoe) heeft impact op de medewerkers en de organisatie. Die gevolgen veroorzaken hoe dan ook een aanpassing in de bestaande afspraken over thuiswerken, reizen, reiskosten, aansturing medewerkers, wijze van beoordeling, privacy, privé-werkbalans, thuiswerkomstandigheden, etc,
     
    Veel organisaties stellen nu een corona-protocol, ‘weer-naar-kantoor-plan’ of i.d. op. De inhoud van deze plannen is doorgaans praktisch, facilitair en met de thans bekende en beschikbare middelen. Veel is nog onbekend wanneer het gaat om hoe corona verspreid wordt en welke maatregelen wel of niet effectief zijn. De mondkapjes discussie en de inblaas/uitblaas-ventilatie systemen al of niet met het juiste filter zijn daar goede voorbeelden van.

    Aanpak corona-impact baseren op de RI&E in combinatie met de bestaande regelingen
    Om te beoordelen of de voorgestelde maatregelen om corona-besmettingen te voorkomen effectief zijn moet je van goeden huize komen. Die kennis en ervaring ontbreekt nog. Van belang is wel om alle voorgestelde maatregelen die genomen worden in het kader van ‘weer-naar-kantoor of niet’ te beoordelen aan de hand van richtlijnen die al langer (duurzaam) in werking zijn. De beste aanpak is daarom de wettelijk verplichte RI&E te gebruiken. Elke organisatie is verplicht (vanaf 1994 al) jaarlijks een RI&E te laten uitvoeren.

    Ook bij de ingebruikname van een nieuw pand hoort een RI&E – naast het bouwbesluit – te worden uitgevoerd. De RI&E geeft een organisatie en haar medewerkers inzicht in hoe het gesteld is met de arbeidsomstandigheden wanneer medewerkers werken. Wijzigt de plaats van de werkzaamheden, de omgeving, de faciliteiten, de ter beschikking gestelde middelen, etc dan geeft de RI&E inzicht in de eventuele risico’s en welke maatregelen genomen moeten worden. Daaraan worden ook termijnen gekoppeld. Veelal leiden die maatregelen vervolgens tot aanpassingen in de interne regelingen vanuit HR en de gedragslijnen binnen de organisatie.

     


    Figuur 1: Gebruik als norm de RI&E en de bestaande regelingen om ‘corona-maatregelen’ te toetsen.

     
    OR moet instemmen met aangepast beleid naar aanleiding van het coronavirus
    Veel werkgevers treffen maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Omdat deze maatregelen de bestaande regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden wijzigingen of aanvullen, heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht.

    Een aantal maatregelen (extra hygiënemaatregelen in de sfeer van plexiglas scheidingswanden, 1,5 meter, desinfecteren van handen en bureaus) kan je scharen onder door de RIVM aangedragen adviezen die landelijk worden opgevolgd.

    Maar er zijn ook meer fundamentele wijzigingen: denk aan bijvoorbeeld thuiswerken of om reizen met openbaar vervoer tijdens de spits te mijden. Dergelijke wijzigingen van wanneer, waar en hoe er gewerkt wordt en hoe dat aangestuurd, beoordeelt en gedeeld wordt hebben hoe dan ook impact op de bestaande regelingen. Nog geen jaar geleden maakten wij ons allen druk over de AVG (privacy, delen gegevens medewerkers en cliënten) en nu zoomen, teams-en en skypen wij dat het een lieve lust is. Welke organisatie heeft haar regelingen op dat vlak gelegd naast de nu voorgestelde aanpassingen omwille van corona?

    De Wet op de Ondernemingsraden
    De WOR stelt dat een bestuurder verplicht is op de onderwerpen die genoemd worden in artikel 25 (advies) en artikel 27 (Instemming) en artikel 28 (Bijzondere taken OR) dit vroegtijdig voor te leggen aan de ondernemingsraad. Wijziging van de plaats van waar het werk (kantoor of thuis of allebei) wordt uitgevoerd is advies plichtig.

    Wijziging van de arbeidsomstandigheden (welke middelen worden ter beschikking gesteld en waar moeten die aan voldoen) en de wijze waarop ziek zijn, herstellen, re-integreren en de begeleiding daarbij plaatsvinden in die gewijzigde setting vallen onder Instemming. Artikel 28 verwacht van de bestuurder en de OR dat zij samen vroegtijdig vaststellen welke arbeidsomstandigheden (welzijn, milieu, werkoverleg, discriminatie en andere situatie gebonden impact voor medewerkers) wijzigen en of daarvoor andere en of extra voorwaarden moeten worden geboden.

    De bestuurder is volgens artikel 27, lid 1d van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) verplicht om de ondernemingsraad (OR) om instemming te vragen voor een voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid. Hieronder valt dus ook het beleid rond het coronavirus.

    Het instemmingsrecht van de OR geldt ook als de werkgever zich houdt aan de adviezen van het RIVM (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu).

    De instemmingsplicht van de OR komt namelijk alleen te vervallen als en voor zover er sprake is van wettelijke voorschriften of als er regelingen zijn getroffen in de cao. Bekend is dat geen enkele cao bepalingen bevat over een virus-crisis.

    De OR moet de belangen van werknemers naar voren brengen
    De OR kan bij een instemmingsverzoek bekijken of de voorgestelde maatregelen overeenkomen met de adviezen van het RIVM. Daarnaast kan de OR de bestuurder natuurlijk informeren en adviseren over eventuele bijzonderheden voor bepaalde groepen werknemers. Is het bijvoorbeeld wel voor alle werknemers mogelijk om thuis te werken? Wat zijn de alternatieven als thuiswerken niet mogelijk is? Ook moet de OR de rechten van de werknemers goed bewaken. Zo is het niet toegestaan dat een werkgever de werknemers vakantiedagen laat opnemen, bijvoorbeeld omdat een werknemer in quarantaine zit of omdat hij geen mogelijkheden heeft om thuis te werken. In het geval de scholen en kinderdagverblijven sluiten, hebben werknemers recht op calamiteiten- en ander kort verzuimverlof. Bovendien moet de bestuurder zich bij het nemen van de maatregelen houden aan de privacywetgeving. Veel bedrijven stellen soortgelijke 'corona-protocollen' op. Protocollen is een ander woord voor 'regeling' wat in de WOR valt onder artikel 27 Instemmingsrecht.

    Van belang is dat in deze protocollen goed onderbouwde, gecheckt op RI&E, Arbowetgeving, preventiemedewerker én OR hun bijdrage vooraf hebben kunnen leveren.

    Breed draagvlak is doorslaggevend voor de effectiviteit van nieuwe maatregelen
    Je moet als bestuurder ook zorgen voor draagvlak voor de gekozen aanpak en daar hoort een achterbanraadpleging bij. Die kan de OR uitstekend uitvoeren als stap in het opstellen van een voor iedereen werkbaar protocol waarbij vooral de arbeidsomstandigheden (AVG, ergonomisch thuiswerken, privé-werk-balans, re-integratie na ziekte, etc) een plaats krijgen.

    Tot aan nu is er vooral veel aandacht voor een 'waar mag ik zijn en lopen'- protocol. Kort gezegd de pijlen op de grond.

    Ga er eens van uit dat deze maatregelen nog meer dan een jaar nodig zijn. Zijn ze dan ook passend in de sfeer van toekomstbestendige organisatie en aantrekkelijk werkgeverschap en voldoende om thuiswerken conform de normen te kunnen blijven volhouden?

    Wettelijke verplichting tot het opstellen van een RI&E
    Werkgevers zijn wettelijk verplicht om binnen hun bedrijf een risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) op te stellen, waarin zij alle gezondheids- en veiligheidsrisico’s van het werk inventariseren, evalueren en aangeven hoe ze die risico’s aanpakken.

    Voor bedrijven die nu nog geen RI&E hebben gemaakt kan de handreiking (zie www.rie.nl) dienen om hiermee een start te maken; immers, ook het risico op besmetting met het coronavirus en de manier waarop de werkgever dit risico aanpakt moet in de RI&E zijn opgenomen.

    De sociale partners raden bedrijven dan ook aan om dit moment te gebruiken om een volledige RI&E op te stellen. Bedrijven kunnen de informatie en adviezen uit de algemene handreiking gebruiken om te inventariseren op welke manier zij het risico op besmetting met corona aan kunnen pakken.

    Omdat de handreiking door de Inspectie SZW wordt gezien als een goed hulpmiddel bij het uitwerken van hun RI&E kunnen bedrijven erop vertrouwen dat zij de maatregelen uit deze handreiking kunnen gebruiken om te voldoen aan hun RI&E-verplichting bij het tegengaan van besmetting met het coronavirus.

    Bij het opstellen van de RI&E en het nemen van maatregelen, zoals bij de aanpak van het risico op besmetting met het coronavirus binnen de organisatie, is het van belang om onderscheid te maken naar gelang de verschillende type werkzaamheden binnen het bedrijf en de contacten met anderen die tijdens deze werkzaamheden plaatsvinden.

    Wat is de rol van de OR bij het opstellen van de RI&E?
    De OR en PVT (personeelsvertegenwoordiging) hebben op het gebied van regelingen m.b.t. arbeidsomstandigheden een instemmingsrecht. Dit is vastgelegd in artikel 27 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). Ten aanzien van de RI&E houdt dit in dat de OR/ PVT moet instemmen met:
    • Het RI&E-instrument dat het bedrijf wil gebruiken.
    • De manier waarop vorm en inhoud wordt gegeven aan het basiscontract met de arbodienst of Arbo deskundige die o.a. betrokken wordt voor het toetsen van de RI&E.
    • De getoetste RI&E en het plan van aanpak (pva).
    • Het bijstellen van de RI&E (actualiseren n.a.v. een crisis)

    Je kan stellen dat een tijdelijk plan opgesteld vanuit noodzakelijke maatregelen om het werken onder het corona-virus weer mogelijk te maken gezien kan worden als een set van maatregelen om een risico te ondervangen. De RI&E is de daarmee de meest geëigende basis om die set van maatregelen aan te toetsen op de duurzaamheid, redelijkheid en haalbaarheid ervan.
     
     
     

  • Kan scholing geweigerd worden onder het mom van “niet strikt noodzakelijke kosten”?

    Afgelopen week onderging ik een nieuwe ervaring.
     
    Na een uitgebreide telefonische intake omwille van de corona-maatregelen, bracht ik aan de scholingscommissie van de ondernemingsraad offerte uit. Offertes gaan altijd gepaard met een scholingsvoorstel op maat.
     
    Daarin staat wat de OR met de scholing wil bereiken, welke methoden er gebruikt worden en wat het tijdsbeslag is voor elk OR-lid. Het voorstel bevatte nu naast een aantal offline dagdelen per commissie (kleine groepen in grote ruimten gaat prima) ook online onderdelen.
     
    Online scholen als onderdeel van het hele traject werkt goed voor de voorbereiding van onderdelen en of om kennis op te doen. Een visie OR opstellen, speerpunten 2020 formuleren en een e-learning WOR volgen in eigen tempo achter de computer vanuit huis bevalt veel OR-leden goed.
     
    Het hele pakket kende een beslag van 3 dagen scholing aan de OR. Voor deze OR waren dat de eerste dagen training die ze zouden gaan volgen na de onlangs gehouden verkiezingen. Een wat je noemt belangrijk moment voor de OR, organisatie en bestuurders om de medezeggenschap zo snel als mogelijk effectief te krijgen. Juist in de corona periode is dat belangrijk.
     
    Maar het liep anders.
     
    Valt de scholing van de OR onder de strikt noodzakelijke kosten?
    Het tweede telefonische contact was met de voorzitter van de OR. Die vertelde mij dat de offerte niet goedgekeurd was door de bestuurder. De reden van niet goedkeuren lag niet in het voorgestelde programma. Sterker nog, die vonden OR en bestuurder juist erg mooi. Het lag ook niet aan het tarief. Kan ook niet want ik hanteer de adviestarieven van de SER.
     
    De reden was anders. De bestuurder gaf aan dat de scholing van de OR niet viel onder de strikt noodzakelijke kosten. Met een verwijzing naar de impact die corona ook had op hun bedrijfsvoering. Ik viel even stil.
     
    Voor de meeste ondernemingsraden is inmiddels wel duidelijk dat de OR gaat over de inhuur van zijn eigen scholing en het trainingsbureau. Wanneer het bureau een redelijke (SER-adviestarief is leidend) offerte uitbrengt en de OR blijft binnen de 5 dagen minimale scholing waar hij per jaar recht op heeft ligt er niets in de weg om over te gaan tot uitvoering.
     
    De bestuurder stak er nu een stokje voor door gebruik te maken van het criterium ‘strikt noodzakelijke kosten’.
     
    Welke vragen moet je nu stellen?
    Het vervolg laat zich raden. Ik vroeg aan de voorzitter of hij al een adviesaanvraag had ontvangen. Toen viel het even stil aan de andere kant van de lijn.
     
    Wanneer een directie over gaat tot het niet meer investeren in scholing en blijkbaar omwille van de impact van corona zijn investeringen terugschroeft is er sprake van een belangrijke wijziging. Al was het alleen maar op het vlak van het fors afwijken van de begroting. De eerste vragen die deze OR moet gaan stellen aan de bestuurder zijn dan ook:

    • Is er een besluit genomen over kostenbesparing?
    • Is er een definitie ‘strikt noodzakelijke kosten’?
    • Welke kosten vallen op dit moment onder die definitie?
    • Wat beoogt u te besparen c.q. niet meer zoals begroot uit te geven?
    • Is er nu of binnenkort sprake van ingrijpen in de onderneming naar aanleiding van de impact die corona heeft op de (financiële) gezondheid van de organisatie?
    • Hoe rijmt u uw beslissing om de OR haar scholing te onthouden met het recht van de OR op minimaal 5 dagen training per kalenderjaar? 
     
    Neem als OR het initiatief, juist nu!
    Veel organisaties krijgen op dit moment door corona te maken met grote veranderingen. Het heeft een enorme impact op de manier van werken, de arbeidsomstandigheden, de investeringen en soms zelfs de strategie van een onderneming.
     
    Dat je voor al die onderwerpen het advies en of instemming van de ondernemingsraad nodig hebt mag duidelijk zijn. Maar dan moet je als werkgever er wel voor zorgen dat diezelfde OR capabel is om goed advies uit te brengen. Dat hij dat doet na het raadplegen van de medewerkers - waardoor er draagvlak kan ontstaan -  lijkt eerder wijs en tegelijk ook kostenbesparend uiteindelijk.
     
    Het lijkt mij dat je als voorzitter van de OR juist nu stellig moet zijn en je rug recht moet houden wanneer het gaat om de scholing van de OR. Doe een professionele achterbanraadpleging, neem initiatief, maak een voorstel en stel stevige vragen.

  • Belang van aanwezigheid commissarissen in het halfjaarlijks overleg van bestuurder en ondernemingsraad

    De Raad van Commissarissen (afgekort RvC of ook de Raad van Toezicht, RvT) heeft om meerdere reden belang bij het voltallig bijwonen van het halfjaarlijks overleg wat bestuurder(s) en ondernemingsraad moeten houden. Het halfjaarlijks overleg ( of ook wel Artikel 24 Overleg of Algemene gang van zaken overleg) kent een aantal doelstellingen:

    • Zicht geven op welke manier medezeggenschap functioneert in de onderneming aan de hand van een evaluatie en vragen vanuit de commissarissen. Daarmee voldoen zij aan hun eigen statuut waarin behoort te staan dat zij actief en periodiek nagaan of de besluitvorming in de organisatie op een tijdige en zorgvuldige wijze tot stand komt.
    (check het statuut van de RvC/RvT op artikelen over hoe zij effectieve medezeggenschap toetsen)
    • Zicht geven op - en die bespreken met elkaar - van de ontwikkelingen binnen en buiten de onderneming
    • Mededelingen doen vanuit bestuurder over voorgenomen besluiten in het komende half jaar
    • Gezamenlijk vaststellen welke van die onderwerpen mogelijk vallen onder het Advies dan wel Instemmingsrecht
    • Afspraken maken over de wijze waarop en vanaf welk moment in de voorbereiding van die besluiten de OR betrokken zal worden
    • Zicht geven door de OR op onderwerpen waarvan hij vindt dat die (meer) aandacht moeten krijgen in de onderneming. En daarover met de bestuurder afspraken maken over wie, hoe, met welke ondersteuning die onderwerpen opgepakt gaan worden
    • Zicht geven als RvT/RvC op welke manier en welke thema’s er in het komende half jaar toezicht wordt uitgeoefend

    Het 3-raden overleg is daardoor het meest fundamentele overleg wat in een onderneming plaatsvindt. Het draagt zorg voor rust, goede over en afwegingen, doordachte besluitvorming, transparantie over de belangen, een goede deling van kennis en ervaring over de ontwikkelingen. Het overleg moet leiden tot effectieve besluitvorming in de organisatie waarbij de rol en verantwoordelijkheid van de medezeggenschap expliciet geborgd is.
     
    Het Artikel 24 overleg is het belangrijkste overleg. Vanuit dat overleg werken de ondernemer en ondernemingsraad aan advies plichtige en instemming plichtige onderwerpen. Er wordt mee voorkomen dat er te laat, te onvolledig, te onduidelijk, zonder draagvlak en check op goede implementatie gestart wordt met het doorvoeren van veranderingen.
     
    Veranderen is niet slecht, slecht voorbereid veranderen is slecht.
     
    Praktijkervaring
    Dan nog iets over de verplichting van het aanwezig zijn van de leden van de RvT/RvC vanuit de ervaring in de praktijk.
    Zodra er selectief vanuit de RvC/RvT wordt deelgenomen aan het halfjaarlijks overleg ontstaat er ruimte om op thema (lees voorkeur) richting te bepalen.
     
    Het is te vaak voorgekomen dat een deel van de RvC/RvT (lees vaak de voorzitter of het financiële kennis houdend lid) de voortrekkersrol vervuld. Dat komt voort uit de profielen die doorgaans worden opgesteld voor leden van deze toezichthoudende organen en ook omdat de OR zijn eigen kandidaat voor de RvT/RvC mag aandragen.
     
    Wat daarbij vergeten wordt is dat elk lid van de RvC/RvT volledig aanspreekbaar is op alle door de hele raad besproken zaken. De aangescherpte governance code is daar volstrekt duidelijk over. Het is dus ook in hun eigen belang om zichzelf eigenstandig te verdiepen en derhalve aanwezig te zijn in de twee belangrijkste overleggen van het jaar:
     
    Daar waar zij zicht krijgen op de bestuurder, zijn functioneren, of en de wijze waarop medezeggenschap effectief is in de organisatie én welke ontwikkelingen leiden tot besluiten. Kort gezegd kan je zeggen dat een lid van de RvC/RvT wel gek moet zijn om die halfjaarlijkse kans te laten schieten.
     
    Wet en jurisprudentie
    Er is meer dan genoeg jurisprudentie beschikbaar (vanuit de Ondernemingskamer) met een verwijzing naar meerdere wetsartikelen vanuit de WOR (24, 25, 30, 31, 36) waarin de rechtbank heeft benadrukt dat er een verschijningsplicht geldt voor alle leden van een RvT/RvC. Er wordt in alle uitspraken gesproken over ‘commissarissen’ en ‘bestuurders’ en niet over ‘de daarvoor verantwoordelijke commissaris’.
     
    Bijlage: Samenvatting uitspraken Ondernemingskamer
    4.3.7.5 Schending en de vordering tot naleving van de verschijningsplicht
    Mr. J.J.M. van Mierlo, datum 01-08-2013  bron: Wolters Kluwer, rechtspraak

    Om een oordeel te kunnen vormen over de vraag of en zo ja van wie en op welke wijze nakoming kan worden bewerkstelligd van de verplichting de halfjaarlijkse overlegvergadering bij te wonen, zal men de vraag moeten stellen wat het karakter van die verplichting is, en op wie die rust.
     
    Eerder noemde ik de verplichting tot het maken van afspraken (art. 24 lid 2 WOR tweede volzin) een inspanningsverbintenis. Die tot het bijwonen van de bespreking van de algemene gang van zaken dwingt;  evenzeer als die tot het doen van mededeling van besluiten die in voorbereiding zijn; meer dan dat: de commissarissen van de ondernemer/de bestuurders zijn niet alleen gehouden hun te best doen de vergadering bij te wonen, zij zijn gehouden daadwerkelijk aanwezig te zijn.
     
    Die verplichting rust naar de letter op de commissarissen en bestuurders. Er is evenwel een belangrijk verschil tussen de beide functionarissen. De commissarissen maken deel uit van de organisatie van de ondernemer die de onderneming in stand houdt waar de ondernemingsraad is ingesteld, de bestuurders van de aandeelhouder doen dat niet. In de verhouding met de ondernemingsraad betekent dit dat men, als het gaat om de aanwezigheid van de commissarissen, óók kan spreken van een verplichting van de ondernemer, hierin bestaande dat de ondernemer verplicht is de algemene gang van zaken van de onderneming met de ondernemingsraad te bespreken in aanwezigheid van zijn eigen commissarissen. De bestuurder van een onderneming moet om die reden de commissarissen actief aanspreken op hun rol, verantwoordelijkheid en derhalve verschijningsplicht.
     
    Dit is niet anders als het gaat om de bespreking, ingevolge art. 25 lid 4 en art. 30 lid 3 WOR, van de in die artikelen bedoelde voorgenomen besluiten. Zijn de commissarissen niet bij het overleg aanwezig, dan voldoet de ondernemer niet aan een verplichting die ingevolge de Wet op de ondernemingsraden op hem rust. Dit past ook in de opzet van de Wet op de ondernemingsraden die de wetgever in 1971 voor ogen heeft gestaan. Deze kenmerkt zich hierdoor dat niet langer de bestuurder van de onderneming tot nakoming van diverse verplichtingen kan worden aangesproken, maar de ondernemer.
     
    De ondernemingsraad die naleving van de verschijningsplicht van de commissarissen wil afdwingen, kan dan ook op grond van 36 lid 2 WOR de kantonrechter verzoeken de ondernemer te gelasten zijn verplichtingen alsnog na te komen.
     
    Op zijn beurt moet de ondernemer in staat geacht worden te bewerkstelligen dat de commissarissen het overleg bijwonen. Weliswaar bestaat tussen de vennootschap en de commissaris geen gezagsverhouding, zowel art. 2:9 BW als de contractuele rechtsverhouding van de vennootschap met de commissaris bieden daartoe echter voldoende basis.

  • Welke verslagen/notulen mag de OR delen met de medewerkers?

    Het OR-vergaderverslag
    Er is geen exacte richtlijn over welk verslag wel of niet gedeeld mag of moet worden met de medewerkers. In ieder geval is er onderscheid tussen de OR-vergadering en de Overlegvergadering (OR en bestuurder samen). Voor de eerste moet de OR een afspraak maken en voor de tweede moet de OR in afstemming met de bestuurder een afspraak maken.
     
    Artikel 14 van de WOR (lid 14.2h) is relevant. Daarin staat dat de OR in zijn reglement een aantal zaken moet regelen, waaronder ‘het opmaken en bekendmaken - aan de ondernemer, de leden van de ondernemingsraad en aan de andere in de onderneming werkzame personen - van de verslagen van de vergaderingen van de ondernemingsraad en van het jaarverslag van de ondernemingsraad’
     
    Hier staat dus dat er een verslag moet komen van de OR-vergadering voor iedereen die in de organisatie werkt. Er staat niets over de inhoud van dit verslag (uitgebreid of beknopt), waar het te vinden moet zijn of dat het actief toegestuurd moet worden, etc.
     
    M.a.w. de OR moet zelf nadenken over welk verslag zij voor zichzelf maakt (intern verslag met een goede vastlegging om weging van alle argumenten en meningen te kunnen terughalen) en welk verslag zij opstelt waarmee zij de hele onderneming informeert en uitnodigt om het OR-werk te volgen en erop te reageren.
     
    Het verslag aan de ondernemer, de leden van de ondernemingsraad en aan de andere in de onderneming werkzame personen hoeft niet per se in de vorm van de notulen van de vergadering. Het kan ook een blog-achtig verslag zijn bijvoorbeeld als de OR daartoe besluit.
     
    Het OV-vergaderverslag
    In de WOR staan in artikel 23a, lid 5 bepalingen over de overlegvergadering: ‘De ondernemer en de ondernemingsraad maken gezamenlijk afspraken over de gang van zaken bij de overlegvergadering.’
     
    De WOR zegt niet expliciet dat een overlegvergadering openbaar is of niet, dat is aan de bestuurder en de OR om dit samen te regelen. Er zijn ook tussenvormen denkbaar. Openbaar, tenzij een agendapunt vertrouwelijkheid vraagt.
     
    In hetzelfde artikel staat vervolgens: ‘De ondernemer en de ondernemingsraad maken gezamenlijk afspraken over de wijze en het tijdstip waarop de agenda en het verslag van de overlegvergadering aan de in de onderneming werkzame personen bekend worden gemaakt.’
     
    Hieruit valt af te leiden dat het verslag (en de agenda) openbaar is. Maak als OR nadere afspraken op welk tijdstip (na goedkeuring door OR en bestuurder) en in welke vorm dat gebeurt (onverkorte notulen of een aangepast verslag).
     
    Advies
    Een ondernemingsraad is een vertegenwoordigend orgaan. Met een klein deel uit de hele groep van medewerkers vorm je deze raad. Van belang is dat de ondernemingsraad alle collega’s die zij vertegenwoordigt van informatie voorziet over haar activiteiten.
     
    De agenda dient dan om te laten zien welke onderwerpen er binnenkort besproken gaan worden door de OR en of door de OR én bestuurder.
     
    Het verslag van die bijeenkomsten moet een aantrekkelijk en leesbaar bericht zijn over de inhoud van de vergadering en de daar besproken onderwerpen en gemaakte afspraken.
     
    Het verspreiden van gedetailleerde notulen met alle vergaderonderdelen en de actielijst vind ik ongewenst. Dit is je interne vergader hygiëne en draagt niet bij aan het informeren en actief betrekken van de achterban bij de medezeggenschap.
     
    Van belang is dus om als OR na te denken over de verslaglegging van beide soorten overleggen - OR en OV - en die laatste met de bestuurder qua vorm over een te komen.

  • Mag de OR afwijken van haar huishoudelijk reglement om de vervulling van tussentijds ontstane vacatures van een pragmatische oplossing te voorzien?

    Onderstaand een uitspraak naar aanleiding van een door de OR van de gemeente X aangespannen geding. Hier was de aanleiding anders, maar de uitspraak en toelichting van de Rechtbank wijst duidelijk op de ‘onmogelijkheid om af te wijken van het geldende huishoudelijk reglement tijdens de zittingstermijn’. Ik heb de relevante delen zijn cursief en onderstreept.
     
    De enige pragmatische en toegestane oplossing bestaat uit het installeren van een vaste commissie waarin OR-leden en de belangstellenden (interim-medewerker die niet voldoet aan actief/passief kiesrecht) als zijnde experts tot commissielid te benoemen. Door deze commissie te kwalificeren als vaste commissie (naar de WOR art 15) verkrijgen alle leden van deze vaste commissie dezelfde rechten, plichten en faciliteiten als de OR-leden. Enkel het stemrecht kan niet worden toegekend aan een expert-commissielid.
     
    Invulling tussentijdse OR-vacatures kan niet naar eigen inzicht
    (Bron: Ester Damen, Kennedy van der Laan, op 07 maart 2016)
     
    Feiten
    Bij de gemeente X heeft in 2015 een ingrijpende herstructurering plaatsgevonden. Het is op dit moment nog onduidelijk wat er gaat gebeuren met de ondernemingsraden van de verschillende stadsdelen. In oktober 2014 zijn, in afwachting van de gevolgen van de herstructurering, leden gekozen voor de OR van het stadsdeel Zuid. Bij de verkiezingen hebben Lijst A en de Lijst B allebei zes zetels gekregen. De Lijst C kreeg één zetel.
     
    Binnen de OR is er een conflict ontstaan tussen de Lijst A en de Lijst C enerzijds en de Lijst B anderzijds. Naar aanleiding van dit conflict hebben de zes leden van Lijst B hun werkzaamheden neergelegd. Deze leden zijn vervangen door kandidaten van de Lijst A en de Lijst C. De OR heeft de gemeente verzocht om de zes nieuwe leden van de OR verschillende faciliteiten toe te kennen, zoals een urenvrijstelling, een mobiele telefoon en een iPad. De gemeente heeft dit geweigerd.
     
    Daarnaast speelt er een conflict over een convenant tussen de OR en de gemeente. Dit convenant liep in 2013 af maar is op dat moment stilzwijgend verlengd. De gemeente zou het convenant nu op twee punten niet willen verlengen, namelijk de beschikbaarheid van een ambtelijk secretaris en een eigen budget.
     
    De OR heeft in kort geding gevorderd te bepalen dat de gemeente de nieuwe leden op gebruikelijke wijze moet faciliteren. Daarnaast vordert de OR te bepalen dat het convenant tussen de OR en de gemeente wordt nageleefd.
     
    De kantonrechter heeft de gevorderde voorzieningen afgewezen. De OR heeft hoger beroep ingesteld.
     

    Het oordeel van het hof
     
    Het hof wijst op het reglement van de OR waarin is bepaald dat, in geval van een tussentijdse vacature, de OR de kandidaat als opvolger aanwijst die volgens de uitslag van de laatste verkiezingen daarvoor als eerste in aanmerking komt. Omdat er geen kandidaten meer beschikbaar waren had de OR tussentijdse verkiezingen moeten uitschrijven of in overleg met de bestuurder de vacature op een andere wijze moeten invullen. De OR heeft deze procedure niet gevolgd.
     
    Omdat de handelwijze van de OR zodanig in strijd is met het eigen reglement en met het beginsel dat een OR een afspiegeling dient te zijn van alle personeelsleden kan de gemeente niet gehouden worden daaraan medewerking te verlenen door de nieuwe leden te faciliteren. De vordering van de OR wordt daarom afgewezen.
     
    Ook de vordering met betrekking tot het convenant wordt afgewezen. Nadat de OR de samenwerking met de toenmalige secretaris met onmiddellijke ingang heeft beëindigd, heeft de gemeente zich voldoende ingespannen om een nieuwe secretaris te werven. De gemeente heeft verder in redelijkheid kunnen besluiten om de OR niet een ‘naar eigen inzicht te besteden’ budget toe te kennen. Het is voldoende aannemelijk geworden dat de OR het budget uit 2014 aanzienlijk heeft overschreden. Het convenant verplicht de gemeente niet tot het toekennen van een budget dat naar eigen inzicht kan worden besteed.
     
    Tips:
    1. In het OR-reglement is over het algemeen uitvoerig weergegeven op welke wijze verkiezingen dienen plaats te vinden en hoe moet worden omgegaan met vacatures in de OR. In de rechtspraak is al meerdere malen bevestigd dat een OR niet naar eigen inzicht van zijn reglement kan afwijken.
       
    2. In artikel 22 van de Wet op de Ondernemingsraden is neergelegd dat de ondernemer gehouden is om de kosten voor zijn rekening te nemen die redelijkerwijze noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de OR en zijn commissies. Uit deze uitspraak volgt dat deze verplichting alleen geldt ten opzichte van OR-leden die op de juiste wijze zitting in de OR hebben genomen.
       
    3. Om te voorkomen dat de (on)kostenvergoeding een terugkerend discussiepunt wordt, kan er in onderling overleg voor worden gekozen om de OR jaarlijks een budget toe te kennen dat hij naar eigen inzicht kan besteden. Zoals ook in deze uitspraak wordt bevestigd, is dit echter geenszins een verplichting.

  • Is de splitsing van een functie adviesplichtig?

    De vraag:
    Tijdens de reorganisatie is een functie regiomanager X vervallen en is de regiomanager Y de nieuwe regiomanager van deze twee regio's geworden, dus regiomanager X/Y.

    De ervaring leert dat dit toch niet handig is.

    Klopt het dat hiervoor wel een adviesaanvraag nodig is, omdat er een nieuwe functie bij komt? De functie van Regiomanager X/Y wordt gesplitst in één voor X en één voor Y.
     
    Het antwoord:
     
    WOR artikel 25 lid 1e
    Belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming.
     
    Bij goede lezing valt op dat het gaat om twee punten in dit artikel:

    • Belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming
    • Belangrijke verdeling van de bevoegdheden binnen de onderneming
    Vervolgens moet je vaststellen welke van deze twee (of soms allebei) van toepassing is op jullie situatie en of er sprake is van een ‘belangrijke’ wijziging en of verdeling.
     
    Terugblik
    Als ik het goed lees is er in de reorganisatie van circa een jaar geleden gekozen voor een inrichting van de organisatie in regio’s met daarop een regiomanager. Dat is de laag in het organogram. Destijds is besloten om de twee regio’s qua aansturing onder te brengen bij 1 persoon.
     
    Daar is de OR in gekend en heeft dat geaccepteerd cq geadviseerd neem ik aan.
     
    Vervolgens wordt vastgesteld - dat lees ik uit ‘de ervaring leert’ - dat die keuze om twee regio’s onder te brengen bij 1 persoon niet voldoet. Op hoe gebleken is dat ‘de ervaring dit leert’, laat ik even buiten beschouwing. Je zou kunnen verwachten dat er destijds iets is afgesproken over een evaluatie en hoe die uitgevoerd zou gaan worden. Als de OR destijds ook heeft gevraagd om een evaluatie dan moet die nu ook wel plaatsvinden.
     
    Dan naar de opmerking ‘er komt een functie bij’. Feitelijk is dat niet het geval. De functie regiomanager bestaat al. En ook de functie-inhoud van regiomanager wijzigt niet. Enkel de bezetting op die functie wordt 1 persoon of 0,8 fte hoger denk ik. Er is dus geen sprake van een organisatiewijziging en ook niet van een wijziging in de verdeling van de bevoegdheden. Daarmee is ook bepaald of er een Adviesaanvraag nodig is. Op dit moment dus niet.
     
    Precedentwerking voorkomen
    Van belang is wel om als OR uit te vragen welke ‘ervaringen’ er zijn opgedaan en die vastleggen in de notulen van de eerstvolgende overlegvergadering.
     
    Het kan namelijk maar zo zijn dat de bestuurder veronderstelt dat elke uitbreiding of krimp van het aantal personen in een specifieke functie vanaf nu niet adviesplichtig is.
     
    Dat is niet het geval. Want wanneer de bevoegdheden wel belangrijk wijzigen (denk bijvoorbeeld aan de samenvoeging van twee managementfuncties met verschillende portefeuille-inhoud en budgetverantwoordelijkheid) is er wel degelijk een Adviesaanvraag vereist.
     
    Vastlegging in de Overlegvergadering
    Vraag je als OR af of het hier gaat om een verstandige bijsturing binnen het eerder gekozen organisatie- en besturingsmodel. Vraag je als OR af wat de impact van deze bijsturing is op de begroting cq personeelskosten. Kijk terug wat je destijds als OR hebt geadviseerd over de samenvoeging van twee regio’s op 1 regiomanager en herzie je mening als jullie ook van mening zijn dat het een verbetering is voor de besturing van deze beide regio’s.
     
    Zet het op de agenda van de eerstvolgende overlegvergadering. Bespreek het met de bestuurder. Leg de bespreking vast. En voorkom een precedentwerking door de bestuurder bovenstaand tekstgedeelte te laten lezen.

  • Maakt een Meerjaren Investeringsprogramma (MIP) het overbodig om een adviesaanvraag in te dienen?

    De vraag:
    In het Meerjaren Investeringsprogramma (MIP) is een grote infrastructurele investering opgenomen. Onze bestuurder is van mening dat dit niet adviesplichtig is. Ze geeft aan dat het "business as usual" is, de investeringen zijn immers opgenomen in het (MIP).
     
    De OR is van mening dat een grote investering met bijbehorende beslag op financiële middelen, organisatorische inzet, risico's en tussen de ondernemingen afhankelijkheden welke goede afspraken vereisen wel adviesplichtig is.
     
    Hoe zit het?
     
    Het antwoord:
    Relevante WOR artikelen
    Artikel 23, lid 1: De ondernemer en de ondernemingsraad komen met elkaar bijeen binnen twee weken nadat hetzij de ondernemingsraad hetzij de ondernemer daarom onder opgave van redenen heeft verzocht.
     
    Artikel 23, lid 2: In de in het eerste lid bedoelde overlegvergaderingen worden de aangelegenheden, de onderneming betreffende, aan de orde gesteld, ten aanzien waarvan hetzij de ondernemer, hetzij de ondernemingsraad overleg wenselijk acht. De ondernemingsraad is bevoegd omtrent de bedoelde aangelegenheden voorstellen te doen en standpunten kenbaar te maken.
     
    Artikel 23, lid 3: De ondernemingsraad is ook buiten de overlegvergadering bevoegd aan de ondernemer voorstellen te doen omtrent de in het tweede lid bedoelde aangelegenheden. Een dergelijk voorstel wordt schriftelijk en voorzien van een toelichting aan de ondernemer voorgelegd. De ondernemer beslist over het voorstel niet dan nadat daarvoor ten minste éénmaal overleg is gepleegd in een overlegvergadering. Na het overleg deelt de ondernemer zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed aan de ondernemingsraad mee, of en in hoeverre hij overeenkomstig het voorstel zal besluiten.
     
    Artikel 25, lid 1b: het vestigen van, dan wel het overnemen of afstoten van de zeggenschap over, een andere onderneming, alsmede het aangaan van, het aanbrengen van een belangrijke wijziging in of het verbreken van duurzame samenwerking met een andere onderneming, waaronder begrepen het aangaan, in belangrijke mate wijzigen of verbreken van een belangrijke financiële deelneming vanwege of ten behoeve van een dergelijke onderneming;
     
    Artikel 25, lid 1d: belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming;
     
    Artikel 25, lid 1h: het doen van een belangrijke investering ten behoeve van de onderneming;
     
    Artikel 25, lid 1L: het treffen van een belangrijke maatregel in verband met de zorg van de onderneming voor het milieu, waaronder begrepen het treffen of wijzigen van een beleidsmatige, organisatorische en administratieve voorziening in verband met het milieu;
     
    (Zie ook artikel 28 lid 1,2 en 4:  ‘de speciale taken van de OR’ inzake arbeidsvoorwaarden en voorschriften voor de arbeidsomstandigheden, het overleg over de regeling van de arbeid binnen het onderdeel waar zij werkzaam zijn, alsook de zorg voor het milieu)
     
    Artikel 25, lid 5: Voor zover de ondernemingsraad daarover nog niet heeft geadviseerd, wordt voorts het advies van de ondernemingsraad ingewonnen over de uitvoering van het besluit.
     
    Antwoord:
    De WOR gaat ervan uit dat een ondernemingsraad het recht heeft om onderwerpen aan te dragen, voorstellen te doen en aangelegenheden aan de orde te stellen (artikel 23).
     
    Bij het indienen van een voorstel vanuit Artikel 23 (initiatiefrecht) is er geen koppeling vereist met de limitatieve lijst van redenen zoals de WOR die opsomt in artikel 25 Advies.
     
    Dus ook wanneer de bestuurder halsstarrig blijft in haar opvatting dat het niet Adviesplichtig is belegd de OR alsnog een extra Overlegvergadering en brengt haar mening naar voren.
     
    Het betreft een uitvoeringsadvies OR cf. artikel 25 WOR, lid 5
    Artikel 25 van de WOR is duidelijk genoeg over het feit of de OR over deze investering gaat of niet.
     
    Van belang is ook of de OR eerder over het MIP advies heeft uitgebracht. Dat advies moet dan zijn gegaan over het voornemen (strategische richting en bijbehorende begroting) om in de komende jaren investeringen te doen. Dit advies richt zich vooral op de beweegredenen, de (bedrijfseconomische) noodzakelijkheid en het belang voor de onderneming. Dit is de WAAROM doen wij dit? En hecht aan artikel 25, lid 1 tm 4.
     
    In een MIP is doorgaans nog niet exact vastgelegd welke investeringen, met welke partijen of onderdelen van de onderneming gedaan zullen worden. Dergelijke deelbesluiten vallen onder artikel 25, lid 5 en verplichten de bestuurder om aan de OR een uitvoeringsadvies te vragen. Dat is een Adviesaanvraag die verduidelijkt welk deelplan nu wordt gestart, wie daarvoor verantwoordelijk wordt (*1, welke impact dat heeft op de organisatie, financiën (is het conform en passend binnen de MIP-begroting?) en medewerkers (hun aansturing, voorwaarden, arbeidsomstandigheden, recht op regelingen, etc).  Dit is het HOE deel van de Adviesaanvraag. De WOR geeft geen minimale bedragen of percentages om vast te stellen of een OR een Adviesaanvraag moet ontvangen.
     
    Het begrip ‘belangrijk’ wordt in de WOR gehanteerd en moet worden geïnterpreteerd als ‘het veroorzaakt mogelijk impact op de organisatie (strategisch, financieel, beleidsmatig, administratief, inzet medewerkers) en of impact op de medewerkers (arbeidsvoorwaarden, wijziging bevoegdheden, dagelijkse aansturing, arbeidsomstandigheden, locatie van de werkzaamheden (lees: impact op woon/werkverkeer)), waarbij de eventuele gevolgen voorzien moeten worden van passende maatregelen om dat alles te ondervangen.
     
    *1) Het is niet relevant welke entiteit (deelneming) de werkzaamheden uitvoert. Het valt onder de bevoegdheid van de OR, omdat het impact veroorzaakt op haar financiën en medewerkers.
     
    NB: in soortgelijke meningsverschillen tussen bestuurder en OR heeft de Ondernemingskamer (OK) al meerdere keren uitspraken gedaan. Ik kan zonder enige twijfel voorspellen dat als de OR bovenstaande casus voorlegt aan de OK er een uitspraak komt die de opvatting en onderbouwing van de OR ondersteund en waarbij de bestuurder verplicht wordt alsnog compleet en tijdig advies in te winnen. Er zijn voldoende voorbeelden bekend waarbij de bestuurder de opdracht kreeg om zijn investering en operationele opdrachten om het werk te starten moest opschorten. De organisatie kan zichzelf de kosten van een rechtsgang besparen door de OR alsnog op korte termijn een duidelijke Adviesaanvraag toe te zenden. Ik adviseer de OR om dit document integraal te delen met de bestuurder om elke twijfel bij haar weg te nemen en de hoge kosten van een gang naar de OK te voorkomen.
     
    Strategische ontwikkeling van de onderneming:
    Er zijn meer organisaties die naast het kernbedrijf (waar de medewerkers in dienst zijn voornamelijk) tal van deelnemingen, joint-ventures en samenwerkingsverbanden aangaat en of initieert. Vanuit financiële, politieke, juridische en aansprakelijkheid geredeneerd, kan daarvoor voldoende grond zijn, maar dat betekent niet dat de OR van het kernbedrijf er geen medezeggenschap meer op heeft.
     
    Ook daarover is de OK voldoende duidelijk geweest in het verleden.
     
    De OR heeft rechten zodra het raakt aan de strategische richting, organisatorische inrichting, financiële haalbaarheid en of de arbeidsvoorwaarden en omstandigheden van de medewerkers. De wijze waarop de organisatie haar medewerkers inzet neigt naar een ‘uitzendorganisatie van professionals’ in tal van projecten met een diversiteit in de (juridische) aansturing, juridische ophanging en aansturing.
     
    Een goed onderbouwd advies van de OR om die ontwikkeling te toetsen is gewenst en conform haar rechten zoals in de WOR opgenomen. En daar zou de bestuurder én de Raad van Commissarissen op uit moeten zijn (toetsing vooraf en onderbouwd advies) in plaats van het trachten te voorkomen op basis van een ‘business-as-usual’- argumentatie. De WOR kent geen business-as-usual als criterium om vast te stellen of een onderwerp valt onder Advies of niet.

  • Wat is formeel de betrokkenheid van de OR bij het uitvoeren van een Medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO)? En hoe zit dit bij de periodieke herhaling?

    Allereerst de relevante WOR artikelen:
    Artikel 27 WOR, lid 1

    1. een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid;
    1. een regeling op het gebied van de personeelsopleiding;
    2. een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling;
    1. een regeling op het gebied van het werkoverleg;
    2. een regeling op het gebied van de behandeling van klachten.
    In de WOR komt het begrip Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) niet voor. De WOR is kort na de tweede wereldoorlog ontstaan en wordt niet regelmatig bijgewerkt qua methoden en modellen die opkomen. Een MTO is iets van de laatste decennia. De hoofdvraag bij het invoeren en periodiek herhalen van een MTO is waarom het MTO wordt gehouden. Uit die vraag komt doorgaans een antwoord wat raakt aan tal van regelingen zoals die in artikel 27 WOR zijn benoemd. De uitslag van een MTO kan namelijk op punten leiden tot een wijziging van een regeling in de organisatie. Dat valt onder Instemming.
     
    Nu kan je als OR en bestuurder belanden in een dispuut of dan ook het MTO al onder instemming valt. Ik raad dat aan beiden af omdat beide standpunten verdedigbaar zijn.
     
    Er is over dit punt geen relevante jurisprudentie beschikbaar. Vaak kan een OR wel Advies geven op het inschakelen van een externe partij die wordt ingehuurd voor de uitvoering van een MTO. Ook in het licht van de AVG en de bescherming medewerkersgegevens is er nog wel een haakje om het recht van de OR te onderbouwen hier Instemming op te verlenen.
     
    Zoek (alsnog) de samenwerking op met HR:
    Het in- en herhaaldelijk uitvoeren van een MTO is aan te raden. Daarbij gelden overigens wel enkele voorwaarden, opdat het doel en de uitkomsten echt gaan bijdragen aan een betere onderneming.
     
    Kies ervoor als OR om een MTO te laten uitvoeren door HR. Een OR moet geen schaduwbureau worden van allerlei functies in de organisatie. Het is wel aan de OR om iets te vinden van een MTO waar het gaat om de opdrachtverstrekking aan een extern bureau, de onderwerpen die erin naar voren zouden moeten komen, de vragen die gesteld gaan worden en het gebruik en de herleidbaarheid van de uitkomsten. Wanneer over dat laatste twijfel ontstaat bij medewerkers zullen zij of niet mee doen aan het MTO of situationeel gewenste antwoorden geven. Dat is onderzocht en gebleken helaas.
     
    Verder is van belang dat je als HR (en ik zou dat als OR ook doen) van tevoren een uitslag van de resultaten per afdeling, locatie en of functiesoort voorspeldt. Je zou kunnen zeggen dat dit niet relevant is. Ik weet en heb ervaren dat er anders een behandeling volgt waarbij er alleen aandacht is voor de slechte uitslagen in het MTO. Relevanter is namelijk welke uitslagen niet overeenkomen met de verwachtingen (het beeld wat je nu al hebt als HR en OR). Die discrepantie vraagt dan om nader onderzoek. Want als je nu al verwacht (eigenlijk wel weet) dat een bepaalde locatie ontevreden is of dat er sprake is van veel verzuim door fysieke overbelasting kun je je afvragen als HR waarom je dat nog eens bevestigd wil hebben?
     
    De hoofdvraag die de OR én HR zich moeten stellen is wat het doel is van het MTO?
     
    Ook is het van belang om niet alleen vast te stellen of iemand wel of niet tevreden is nu en of iemand wel of niet goed werkoverleg ervaart of iets vindt van zijn leidinggevende…Nog relevanter is het of medewerkers zelf kunnen aangeven wat de oorzaak is, welke oplossing zij hebben bedacht en hoe ze dat zouden aanpakken zelf of als team.
     
    Veel MTO tooling voorziet niet in die uitvraag helaas. Een MTO is doorgaans een ongewogen enquête met een paar verrassende uitslagen. En vervolgens gaat HR dan bedenken wat voor de slechts scorende onderdelen de oplossingen moeten zijn.
     
    Alleen al de vraag “wat is er voor jou nodig om de komende 3 jaar naar tevredenheid bij ons bedrijf te blijven werken?” ontbreekt waarschijnlijk

  • Hoe moeten we reageren als ons 3 scenario’s worden voorgelegd om problemen binnen de organisatie op te lossen?

    De vraag:
    Bij de OR van een van onze BV’s is onrust ontstaan doordat de bestuurder drie scenario's heeft gepresenteerd als oplossing voor (financiële) problemen binnen een afdeling. Het is nog niet bekend voor welk scenario gekozen wordt. Men onderzoekt nog welke de beste is.
     
    Een van de leden maakt zich erg zorgen en vraagt zich het volgende af:
    “Daar een van de scenario’s personele consequenties kan hebben, lijkt het mij zinvol dat wij weten wat de mogelijkheden zijn in dit stadium en nadat het is geëffectueerd.”
     
    Wat kunnen wij allemaal eisen van bestuurder aangaande informatie/betrokkenheid naar OR? Wat kunnen we doen om de achterban te informeren? Kunnen we “acties” organiseren om onvrede kenbaar te maken, om personele gevolgen te vermijden? Kunnen we huidige personeelswerving etc. on hold zetten tot er meer bekend is?
     
    Ik wil er alles aan doen wat mogelijk is en niet na een eventueel negatief besluit te moeten zeggen of te horen dat we iets hebben verzuimd."
     
    Het antwoord:
    De feitelijke informatie/situatie is:

    • De bestuurder erkent dat er financiële problemen zijn
    • Hij heeft drie scenario’s als oplossing
    • ‘men’ (wie?) denkt nog na over welke van de 3 het gaat worden
    • Bij minimaal 1 scenario is rekening gehouden met personele impact
    Vragen aan de OR:
    1. Wanneer is de OR op de hoogte gebracht van de financiële problemen?
    2. Op welke manier? Actief door de bestuurder?
    3. Heeft de OR inzicht in de mate van de financiële problemen? Omvang t.o.v. begroting.
    4. Klopt het dat er financiële problemen op slechts 1 afdeling zijn? Dat is vrij uniek.
    5. Is duidelijk hoe en waardoor die ontstaan zijn?
    6. Is het reëel om scenario’s te overdenken om een dergelijke ‘lokaal’ probleem in de organisatie op te lossen? Waarom grijpt de bestuurder niet gewoon in?
    Met andere woorden: Wat is er aan de hand? Heeft de OR scherp in beeld van de situatie, hoe groot het probleem is, hoe het probleem ontstaan is en of het gaat om een tijdelijk of continu probleem?
     
    Als bovenstaande niet duidelijk is, moet de OR zich niet buigen over welk scenario dan ook.
     
    Aanpak OR
    De bestuurder grijpt in en veroorzaakt impact op de organisatie en/of op de medewerkers. Dan gaat het nog niet direct over ‘ontslag’, maar ook over anders en elders werken binnen de organisatie of wijziging van functies en bevoegdheden mogelijk.
     
    Vraag de bestuurder om uitgebreid en helder toe te lichten wat de oorzaken zijn van de ontstane situatie op deze afdeling. Beleg desnoods een extra Overlegvergadering.
     
    Ontwikkel als OR een eigen visie op de situatie:
    • Wat is het exacte probleem wat opgelost of voorkomen moet worden:
      • gaat het om financiële problemen als gevolg van verkeerd beleid
      • externe ontwikkelingen
      • verkeerd gebruik van bevoegdheid en middelen
      • ??
    • Is het noodzakelijk is om in te grijpen en in welke mate?
    Een OR moet zich niet alleen richten op het scenario waaruit mogelijk personele gevolgen ontstaan. Dat is een te beperkte opvatting van de verantwoordelijkheid van de OR. Je bent als OR verantwoordelijk voor de belangen van medewerkers én voor de continuïteit van de organisatie.
    Misschien komt je als OR wel uit op een vierde scenario.
     
    Vervolgens brengt je advies uit; gevraag of ongevraagd.
     
    Waar moet de adviesaanvraag (gevraagd of ongevraagd) aan voldoen?
    De maatregelen die de bestuurder voorstelt (samengepakt in een scenario) hebben gevolgen en in zijn Adviesaanvraag moet de bestuurder opschrijven hoe hij deze gevolgen gaat ondervangen.
     
    Vraag de bestuurder om een Adviesaanvraag. Artikel 24, 25 en 31 van de WOR zijn er helder genoeg over. Komt de bestuurder niet of niet tijdig door met de Adviesaanvraag dan start je zelf op en maak je gebruik van artikel 23, 31 en 25. Je neemt initiatief.
     
    In de Adviesaanvraag moet helder worden wat hij in de nieuwe situatie anders regelt om te voorkomen dat hetzelfde probleem zich weer voordoet. En ook wat hij gaat regelen voor de medewerkers die in het gekozen scenario ‘geraakt’ worden.
     
    Dus de ‘acties’ van de OR nu moeten gericht zijn op het verkrijgen van goede informatie van de bestuurder en een goede analyse binnen de OR zelf over wat er precies aan de hand is en of de 3 scenario’s daar een oplossing voor kunnen zijn.
     
    Als de achterban zich meldt dan neem je hun vragen mee. En zeg dat tegen hen en je laat merken dat je er serieus en gestructureerd mee bezig bent.
     
    Recht op informatie
    Je hebt recht op informatie en je hebt recht op advies in dit soort situaties. Acties en on hold zetten etc. zijn nu niet aan de orde.

  • Is de tijdelijke functie van projectleider adviesplichtig?

    De situatie
    De bestuurder heeft een vacature uitstaan voor een projectleider en daar het volgende over gecommuniceerd:
    “Ook is zoals aangegeven in de presentatie voor de OR van januari dit jaar tijdelijk een projectleider X nodig om dit programma te managen, in goede banen te leiden en tot een goed einde te brengen. Zeker wanneer we naast de A-producten een deel van de B-producten willen gaan registreren. Ik heb bij de HR een projectleider voor 2 jaar aangevraagd. HR heeft vandaag akkoord gegeven. Dit wordt een tijdelijke situatie (opnieuw te evalueren na 1,5 jaar of er permanent iets ingericht zou moeten worden) en heeft geen wijzigingen voor het organogram tot gevolg. Omdat dit een divisiebreed project is valt de projectleider direct onder de directie. Volgende week willen we de vacature uitzetten om snel van start te kunnen gaan."
     
    Een deel van de discussie binnen de OR:
    OR-lid 1
    Klopt het dat het onder deze voorwaarden niet adviesplichtig is? Hij komt direct onder de directeur maar toch zegt men geen organogramwijziging te zien.  
     
    OR-lid 2
    Er komt een vacature op de borden met een tijdelijk aanstelling van 2 jaar. Deze functie staat nog niet in het organogram. Gaat om een project van 2 jaar. Is hiervoor een adviesaanvraag voor nodig? Zelf denk ik dat het niet nodig is, omdat de functie tijdelijk is. Dit zou betekenen dat je het organogram aanpast waarna je naar 2 jaar weer terug moet draaien. Het zou mij logischer lijken als de functie na die 2 jaar wel een vaste functie zou worden dan pas een adviesaanvraag moeten komen. Vraag: is het wel of niet advies plichtig?
     
    Het antwoord;
    Ik lees dat er sprake is van een functie Projectleider (PL). Blijkbaar kent de organisatie deze functietitel al en is die in een functiebeschrijving vastgelegd. Waarschijnlijk is de functie ook ergens opgehangen in het organogram. Laten we zeggen in de afdeling Projectmanagement. Als dat allemaal zo is dan is er geen Adviesrecht op de functie, de tijdelijkheid van 2 jaar ervan etc.
     
    Maar..
     
    Als er nu sprake is van een functie PL divisie breed (die we nog niet kenden) en die in het organogram wordt opgehangen direct onder de directie (waar we nog niet eerder PL’s ophingen) en de opdrachtomschrijving (functie-inhoud/opdracht) nieuw is en er ook sprake is van andere bevoegdheden dan de ‘normale PL’s’ dan is er wel degelijk sprake van een belangrijke wijziging van de organisatie van het werk en de bevoegdheden die daarvoor nodig zijn (artikel 25, lid 1 d,e).
     
    De tijdelijkheid (2 jaar) is ook wel iets om als OR iets van te vinden. De WOR geeft geen termijnen natuurlijk. In feite is ook de aanstelling (vast, flex, tijdelijk) geen criterium om uit af te leiden of iets wel of niet adviesplichtig is. Het gaat om wijziging werkzaamheden, ophanging en bevoegdheden.
     
    Ik kan mij zo voorstellen dat het een belangrijke klus is voor de organisatiecontinuïteit. Daarom zou ik ook vragen om een evaluatie over 8 maanden én 1,5 jaar. En dan niet alleen op het punt van een eventuele ‘vaste functie’, maar ook hoe succesvol de opdracht tot dusver is uitgevoerd.
     
    Wanneer de bestuurder elke keer komt met een nieuwe of anders opgehangen functie en altijd voor meer dan 1 jaar tijdelijk, dan kan je hem aanspreken op het ontbreken van een visie op zijn inrichting van de organisatie qua stabiele functies, die de organisatie moeten dragen.
     
    Leg dit antwoord eens voor aan de OR en vraag de OR of zij het een belangrijke functie en opdracht vinden. Of zij voorzien dat het welslagen van deze opdracht van belang is voor de continuïteit van de organisatie? En of zij de ophanging voldoende hoog of laag in het organogram vinden?
     
    Heeft de OR er geen moeite mee, dan kan je het laten gaan. Vindt de OR dat het anders moet, meer zicht wil op de gemaakte afspraken of vaker evalueren in de komende 2 jaar, vraag daar dan om bij de bestuurder.

  • Pilot overdracht taken callcenter aan externe partij.

    De vraag:
    Wij hebben een eigen callcenter. Omdat de hoeveelheid werk op dit moment niet door eigen personeel verwerkt kan worden wil de bestuurder een pilot starten. Inhuren van een extern callcenter voor 6 maanden en daar 1 soort werkzaamheid plaatsen. Na die 6 maanden zou het moeten stoppen en zou ons eigen callcenter alles weer aankunnen. Het contract is by the way al getekend. Dus slecht omkeerbaar?! Maar de afname van deze werkzaamheden is wel ingrijpend. De kennis van deze werkzaamheden zakt weg, onzekerheid komt er voor mensen met tijdelijke contracten. Mijn vraag; is dit instemmingsplichtig? Ik denk van wel.
     
    Het antwoord:
    Deze pilot valt onder Adviesrecht (artikel 25, lid 1c,d,f). Omdat het gaat om een tijdelijke aanpassing van de organisatie, werkverdeling, bevoegdheden, locatie van het werk en omdat het mogelijk impact veroorzaakt nu of op de termijn van 6 maanden op de bestaande medewerkers. Of dat vaste medewerkers zijn of met een tijdelijke aanstelling maakt niet uit.
     
    De bestuurder had over zijn voornemen (outsourcen deel van het takenpakket) om de hoeveelheid werk aan te kunnen vooraf advies aan de OR moeten vragen. Ik neem even aan dat de functiebeschrijving van de medewerkers in het callcenter nu niet wordt aangepast, maar dat hen ‘gevraagd’ wordt een deel van hun taken niet uit te voeren.
     
    Nu het contract al getekend is, zou je kunnen denken dat het gaat om een voldongen feit, gerealiseerde verandering. En ja er moet een oplossing komen voor te veel werk natuurlijk. Maar de bestuurder moet nu alsnog een Adviesaanvraag indienen bij de OR. De eerste zin daarvan zouden zijn excuses moeten zijn over het niet betrekken van de OR in dit traject.
     
    In de Adviesaanvraag moet o.a. komen te staan:

    • Welk probleem lost de bestuurder op?
    • Welke andere dan de nu gekozen oplossing zijn overwogen?
    • Welke voorwaarden zijn er gesteld aan de externe partij?
    • Is er een aanbesteding gedaan?
    • Wie bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening die onder de naam van de organisatie elders wordt uitgevoerd?
    • Op welke manier wordt dit gemeten?
    • Kent het contract een begin en einddatum?
    • Bevat het contract een intentieverklaring voor verdergaande samenwerking?
    • Op welke manier wordt ervoor gezorgd dat de pilot na 6 maanden beëindigt kan worden?
    • Zijn er afspraken gemaakt over medewerkersbehoud/overdracht met de externe partij?
    • Hoe wordt de kennis van de bestaande medewerkers in de komende 6 maanden voor deze overgedragen taken behouden.
    En dat de OR zich in zijn Advies druk moet maken over de ‘terugkeerbaarheid’ van de oude situatie en het voorkomen van functie-uitkleding van de bestaande medewerkers in het Call Center. Misschien gaat het deze keer om minder aantrekkelijke taken uit de functie, maar dat doet niet terzake, want de volgende keer kunnen het taken zijn die raken aan de kern en de aantrekkelijkheid van de functie.
     
    Wanneer de bestuurder geen Adviesaanvraag wenst te sturen, breng je als OR alsnog een ‘ongevraagd’ advies uit. Dat mag je op grond van de WOR.

  • Heeft de OR instemmingsrecht bij het regelen van duurzame inzetbaarheid en flexibilisering werkaanbod.

    De vraag:
    De bestuurder is van plan om het volgende te gaan inregelen: duurzame inzetbaarheid personeel, ontwikkelingen en flexibilisering werkaanbod. De vraag is over welke onderwerpen heeft de OR instemmingsrecht volgens artikel 27 WOR.
     
    Het antwoord:
    Hieronder artikel 27 WOR. Ik heb lid 1 uit dit artikel overgenomen en dan de opsomming die daar wordt gegeven waarop een OR instemming moet verlenen.
     
    Artikel 27 WOR, lid 1

    • De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van:
    • een arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling; een belonings- of een functiewaarderingssysteem; een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid; een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid; een regeling op het gebied van de personeelsopleiding; een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling; een regeling op het gebied van het werkoverleg; een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;
     
    Het voornemen wat de werkgever heeft om ‘duurzame inzetbaarheid en flexibilisering werkaanbod’ te wijzigen vind je niet letterlijk terug. Dat hoeft ook niet. De opsomming in artikel 27 is namelijk ‘niet limitatief’.
     
    Daarmee wordt bedoeld dat het door de werkgever gebruikte begrip niet letterlijk in de WOR hoeft te staan om vast te stellen of een OR instemmingsrecht heeft of niet. De WOR - en jurisprudentie van de Ondernemingskamer wijst dat herhaaldelijk uit - moet naar de geest worden gelezen en toegepast. Zodra een werkgever voornemens iets aan te passen wat impact heeft op de organisatie, de werkverdeling in de organisatie en de wijze waarop medewerkers worden ingezet duurzaam, heeft de OR het recht op een instemmingsverzoek.
     
    De werkgever moet daarin beschrijven wat zijn beweegredenen zijn c.q. wat de bedrijfseconomische noodzaak is om tot deze wijziging over te gaan. Ook moet hij uitschrijven wat de voorgestelde wijziging oplevert aan impact op de organisatie en impact op de medewerkers. En vervolgens welke maatregelen hij neemt om die gevolgen eventueel te ondervangen.
     
    Het klinkt als een Strategisch Personeel Plan wat er gaat komen. Prima als een werkgever er op die manier naar gaat kijken. Maar wel de OR inschakelen!

  • Kan de bestuurder een ongevraagd advies naast zich neerleggen?

    De vraag:
    De bestuurder wil het advies van de OR - wat zij heeft ingediend door middel van een initiatiefvoorstel - niet overnemen met als reden dat het advies niet te koppelen is aan een lid uit artikel 25 van de WOR.

    Kan de bestuurder op die grond een initiatiefvoorstel (ongevraagd advies) naast zich neerleggen?
     
    Toelichting op de vraag:
    Inleiding: Voor het doen van onderzoek met gegevens en menselijk lichaamsmateriaal van donors is (logischerwijze) toestemming nodig van de Ethische Advies Raad (EAR). In ons kwaliteitshandboek is een Standard Operating Procedure (SOP) voor het indienen van een onderzoeksvoorstel bij de EAR. In deze SOP versie 2, geldig vanaf 15-09-2018, wordt de procedure van de EAR duidelijk beschreven. Echter in deze SOP ontbreekt een tijdspad.
     
    In de praktijk is het in de afgelopen jaren meer dan eens voorgekomen, dat een formele terugkoppeling van de adviesraad zo lang is uitgebleven, dat de voortgang van onderzoeken/projecten in gevaar is gekomen.
     
    Initiatiefvoorstel: De OR stelt voor om de SOP versie 2, aan te passen met duidelijke tijdslijnen voor de EAR, zodat onderzoekers op redelijke termijn een formeel antwoord (go/no go/ go mits) krijgen op hun onderzoeksvoorstel. De OR stelt voor om aan te sluiten bij de termijnen die gebruikelijk zijn bij erkende Medisch-ethische toetsingscommissies (METC). Op grond van de Algemene wet bestuursrecht hanteren deze een "redelijke termijn" van 8 weken na indiening om tot een besluit te komen. Met kennisgeving binnen deze termijn is een uitstel met nog eens 8 weken mogelijk. Hiermee wordt voorkomen dat (goedgekeurde) projecten ernstig worden vertraagd, c.q. niet worden uitgevoerd.
     
    Antwoord bestuurder:
    Geachte leden van de Ondernemingsraad, wij hebben uw initiatiefvoorstel in goede orde ontvangen. Bij de beoordeling hiervan hebben wij bekeken waar wij aansluiting kunnen vinden bij de WOR-artikel 25 en in het bijzonder lid k (invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening). Alles in overweging nemend raakt uw initiatiefvoorstel naar onze mening de eigen verantwoordelijkheid die de organisatie heeft bij het inrichten van haar processen en in het bijzonder eventuele aanpassingen aan SOP versie 2. Om deze reden zullen wij uw initiatiefvoorstel dan ook niet overnemen.
     
    We waarderen de rol die de OR kan spelen in het meedenken en adviseren bij belangrijke en materiele zaken.
     
    De vraag is of deze uitleg van de bestuurder juist is. Ik kan het niet verklaren met dit artikel.
     
    Het antwoord:
    Eerst even de relevante WOR-artikelen in beeld:
    Artikel 23, lid 1: De ondernemer en de ondernemingsraad komen met elkaar bijeen binnen twee weken nadat hetzij de ondernemingsraad hetzij de ondernemer daarom onder opgave van redenen heeft verzocht.
    Artikel 23, lid 2: In de in het eerste lid bedoelde overlegvergaderingen worden de aangelegenheden, de onderneming betreffende, aan de orde gesteld, ten aanzien waarvan hetzij de ondernemer, hetzij de ondernemingsraad overleg wenselijk acht.
    De ondernemingsraad is bevoegd omtrent de bedoelde aangelegenheden voorstellen te doen en standpunten kenbaar te maken.
    Artikel 23, lid 3: De ondernemingsraad is ook buiten de overlegvergadering bevoegd aan de ondernemer voorstellen te doen omtrent de in het tweede lid bedoelde aangelegenheden. Een dergelijk voorstel wordt schriftelijk en voorzien van een toelichting aan de ondernemer voorgelegd. De ondernemer beslist over het voorstel niet dan nadat daarvoor ten minste éénmaal overleg is gepleegd in een overlegvergadering. Na het overleg deelt de ondernemer zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed aan de ondernemingsraad mee, of en in hoeverre hij overeenkomstig het voorstel zal besluiten.
     
    De WOR gaat ervan uit dat een ondernemingsraad het recht heeft om onderwerpen aan te dragen, voorstellen te doen en aangelegenheden aan de orde te stellen. Sterker nog de WOR geeft dat recht aan de OR in artikel 23. Dat is voor 24, 25, 27 en 31, respectievelijk, Algemene Gang van Zaken Overleg, Adviesrecht, Instemmingsrecht en Informatierecht.
     
    Bij het indienen van een voorstel vanuit Artikel 23 (initiatiefrecht) is er geen koppeling vereist met de limitatieve lijst van redenen zoals de WOR die opsomt in artikel 25 Advies.
     
    Ik begrijp dan ook niet waarom de bestuurder in haar antwoord verwijst naar artikel 25, lid 1k (technologische voorziening)? Of heeft de OR zelf - in zijn Initiatiefvoorstel - het ‘ongevraagde advies’ daaraan opgehangen? Dat was dan niet nodig en beter gezegd niet verstandig.
     
    Artikel 23 is juist bedacht om onderwerpen in overleg te brengen of aan te dragen in een voorstel zonder dat er advies of instemming vereist is als juridische titel.
     
    Het is dan ook aan de bestuurder om alsnog inhoudelijk te reageren op het gedane voorstel. En wel allereerst in een overlegvergadering (lid 1 en 3) zodat de bestuurder en de OR van gedachten kunnen wisselen over het probleem, de oorzaak, het gevolg (imagoschade, demotivatie onderzoekers etc.) en de mogelijke oplossingen.
     
    Vervolgens neemt de bestuurder een besluit en deelt dat schriftelijk en met redenen omkleed aan de ondernemingsraad (lid 3). Voor de goede orde; een mededeling zoals die nu ontvangen is, is niet acceptabel omdat de grond (verwijzing naar Adviesrecht-artikel 25, lid 1k) niet terecht is. Daarnaast bevat het antwoord ook geen inhoudelijk onderbouwing.
     
    De vraag WAAROM de bestuurder het initiatiefvoorstel van de OR niet overneemt zal daarom alsnog beantwoord moeten worden.
     
    Dus zet het onderwerp op de agenda van de eerstvolgende overlegvergadering voor een inhoudelijke behandeling en vraag op welke termijn de bestuurder zijn inhoudelijk onderbouwde finale besluit schriftelijk deelt met de OR.
     
    Er is afdoende jurisprudentie over initiatiefrecht en hoe die van een gedegen antwoord moet worden voorzien. Daaronder uitkomen door te verwijzen naar een ander WOR-artikel houdt geen stand.
     
    Het zou de bestuurder sieren zijn OR die initiatief neemt niet meer procedureel weg te zenden, maar haar uit te nodigen en te willen weten waarom de OR zich over deze omissie in het proces zoveel zorgen maakt dat zij de moeite neemt daar een voorstel over in te dienen.
     
    De OR mag na de behandeling in het overleg en de ontvangst van het schriftelijk antwoord van de bestuurder, haar achterban (en dan met name de onderzoekers) inlichten over haar poging om dit niet soepel verlopende proces te verbeteren en of de bestuurder er daadwerkelijk actie in onderneemt.

  • Moeten wij als hoofdhuurder, de OR van de onderhuurder betrekken bij bijv. een ontruimingsplan?

    De situatie:
    Onze organisatie gaat verhuizen. Wij zijn hoofdhuurder en zorgen voor de BHV en een ontruimingsplan. Dit ontruimingsplan wordt vervolgens besproken met de OR en deze stemt dan, als het goed is, in. Nu zegt de OR van de medehuurder, het plan ook te willen checken om vervolgens te kunnen instemmen.
     
    De vraag is dus: moet met dit plan door beide OR-ren worden ingestemd of is alleen de OR van de organisatie die het plan schrijft? Met andere woorden. Als onze OR instemt met het plan, is dit voldoende en is het dan voldoende dat de medehuurder het plan ter info krijgt?
     
    Het antwoord:
    De WOR doet hier geen uitspraak over. De WOR gaat wel uit van de relatie bestuurder en OR. De vraag moet dus eigenlijk zijn wie voor dit pand eindverantwoordelijk is in de zeggenschapskant. Als dat de WOR-bestuurder van X is zal die een verzoek kunnen doen aan de OR waarvan hij bestuurder is om te kijken naar het ontruimingsplan. Het ontruimingsplan is in principe ook niet vallend onder advies of instemming, maar ik snap dat de OR er iets over wil zeggen, omdat het raakt aan de arbeidsomstandigheden en waarschijnlijk ook onderdeel uitmaakt van een RI&E.
     
    Dan de OR van medehuurder. Als je onderhuurder bent heb je te voegen naar de voorwaarden die in het huurcontract (SLA) staan. Waarschijnlijk is daarin opgenomen dat de medehuurder zich moet schikken naar wat de hoofdhuurder aan beleid op het gebied van veiligheid etc. heeft opgesteld.
     
    Als OR van X heb je geen verplichting om de OR van medehuurder te informeren of anderszins te betrekken. De huurrelatie en het samen gehuisvest zijn, is geen grond om gedeelde of gemandateerde medezeggenschap in te richten.
     
    Als de OR van medehuurder hier iets mee wil, moet hij zich melden bij de eigen WOR-bestuurder en daar betogen dat zij de gelegenheid willen krijgen om in te stemmen. Hun WOR-bestuurder moet dan maar uitleggen en of regelen of dat wel of niet kan gezien de huurovereenkomst.
     
    Uiteraard moet het ontruimingsplan wel bij alle bewoners bekend zijn.

  • Is het lidmaatschap van de OR aan tijd of termijnen gebonden?

    De vraag:
    Lidmaatschap van de OR kent in onze organisatie geen beperking. Aftredende leden kunnen zich altijd meteen herkiesbaar stellen. Of lidmaatschap aan termijnen gebonden moet zijn, is wel altijd een discussieonderwerp als we het reglement actualiseren.
     
    Ik sprak met een van de juristen in de organisatie en zij vertelde dat volgens haar het kan zijn dat lidmaatschap in het OR-reglement weliswaar aan termijnen gebonden kan zijn, maar dat die beperking niet houdbaar is, omdat de WOR die beperking niet kent.
     
    Een lid dat zich na bv twee termijnen niet herkiesbaar kan stellen, maar dat toch doet, zou daarmee toch herkiesbaar zijn. Ik ben benieuwd hoe jij dat ziet.
     
    Het antwoord:
    In de WOR zelf staat er niets over geschreven. De WOR verwijst voor alle zaken waar het gaat om kandidaatstelling, verkiezingen etc. naar het Huishoudelijk Reglement. De SER heeft ooit een voorbeeldreglement opgesteld. Let wel dit is een voorbeeld en geen geldende wet en regelgeving. Maar ook daarin staat niets over het maximumaantal zittingstermijnen.
     
    Er is wel jurisprudentie die gaat over wat en hoe een ondernemingsraad zaken die raken aan beperkingen (denk aan aantal zetels minder dan de wet stelt, aan verkiesbaar zijn anders dan de termijnen die de wet stelt, bepaalde groepen in de onderneming meer of minder vertegenwoordigt laten zijn in de OR, etc) moet regelen.
     
    In al die uitspraken zie je een duidelijke lijn van redeneren: 

    1. De OR stelt het voor om iets aan te passen in haar reglement.
    2. Zij motiveert haar idee, onderbouwt het (bijvoorbeeld goede doorstroming, vers bloed, goede demografische vertegenwoordiging etc) idee om daarmee te beogen dat er effectieve medezeggenschap plaatsvindt. Dat laatste ‘effectieve medezeggenschap’ is namelijk het doel van de WOR. 
    3. Zodra de OR heeft opgeschreven dat het beter is dat er na 3 zittingstermijnen een zittingstermijn sabbatical moet zijn bespreekt ze dat intern en neemt er een voorgenomen besluit over tot het aanpassen van het Huishoudelijk Reglement op dat punt. Slim is om een paar andere punten ook mee te nemen, anders wordt het zo’n op zichzelf staand onderwerp en verval je al gauw in de ‘ja’ of ‘nee’ discussie. Zorg dus dat het onderdeel is van het aantrekkelijker maken van de medezeggenschap in zijn geheel en het beter verspreiden van de medezeggenschap in de organisatie 
    4. Vervolgens leg je het ‘nieuwe’ reglement voor aan de bestuurder. Die geeft er zijn mening over. Het kan helpen als de bestuurder ook van mening is dat dit een goede maatregel is en als hij dat onderbouwt ook. 
    5. Dan neem je als OR het besluit om het reglement aan te passen per de eerstvolgende zittingstermijn. Je maakt het bekend in de organisatie en geeft de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen. 
    6. Als niemand dat doet heb je per de eerstvolgende reguliere verkiezingen een reglement met daarin een maximumaantal zittingstermijnen per OR-lid. 
    7. Een zittend OR-lid die zich dan alsnog weer kandidaat stelt kan niet als verkiesbaar worden ‘opgesteld’ en verdwijnt op aangeven van de verkiezingscommissie van de lijst met kandidaten. Zo’n medewerker kan dan bezwaar aantekenen natuurlijk maar krijgt geen gelijk want dat punt zijn we dan al gepasseerd in de vorige termijn.
    8. Mocht een OR-lid dan alsnog naar de kantonrechter of Ondernemingskamer stappen dan zal er een marginale toetsing (zorgvuldigheid procedure) worden verricht en door goede vastlegging van de aanpassing van het huishoudelijk reglement wordt het desbetreffende OR-lid in het ongelijk gesteld.
    De praktijk wijst uit…
    Er zijn voorbeelden van OR-en die werken met een maximaal aantal zittingstermijnen. En die hebben altijd voldoende kandidaten. Het argument van zittende OR-leden dat er anders niet voldoende en ervaren kandidaten kunnen worden gevonden is een argument in de categorie self-full-filling. Ik heb herhaaldelijk gemerkt dat wanneer een bestuurder zijn best doet om in de OR voldoende en goede en steeds nieuwe kandidaten te krijgen het nooit een probleem is om nieuwe aanwas te krijgen. Effectieve medezeggenschap begint bij het zo optimaal mogelijk inrichten van de voorwaarden voor het uitoefenen van medezeggenschap.
     
    Even juridisch nog.
    De WOR laat ruimte om eigen afspraken te maken als OR en bestuurder. Dat geldt voor zaken waarbij de WOR expliciet aangeeft dat dit gewenst is of mag omdat de WOR er zelf niets voor regelt, maar ook voor die onderwerpen waar de WOR er helemaal niets over zegt en het derhalve bewust openlaat. (Zie de toelichtende tekst hieronder die is opgenomen in een toelichting die Sprengers Advocaten aanleverde voor WORonline.nl
     
    Art. 8 WOR bepaalt dat de ondernemingsraad in een reglement de onderwerpen regelt die bij of krachtens de WOR ter regeling aan de ondernemingsraad zijn opgedragen of overgelaten. Alvorens het reglement vast te stellen, moet de ondernemingsraad de ondernemer in de gelegenheid stellen om zijn standpunt daarover kenbaar te maken. Zodra het reglement is vastgesteld, moet de ondernemingsraad onverwijld een exemplaar van het reglement aan de ondernemer verstrekken.

  • Is de visie die de bestuurder heeft op het verzuimbeleid adviesplichtig?

    Situatieschets:
    De OR van heeft in maart een instemmingsverzoek gehad over het verzuimbeleid.
     
    De wijze waarop het verzuimbeleid is beschreven zou volgens de bestuurder niet instemmingsplichtig zijn, maar adviesplichtig. Ik kan me daar iets bij voorstellen. Helemaal wanneer er geen regelingen bij betrokken zijn die een verandering of wijzigingen aangeven.
     
    In mijn beleving is een visie niet adviesplichtig. Wordt dit omgezet in beleid dan kan het advies- of instemmingsplichtig worden, afhankelijk van het onderwerp. Je zou kunnen zeggen dat de OR op bijgevoegd verzuimbeleidsstuk geen instemming heeft. Dit omdat het een voornemen is om het beleid aan te passen en zo gauw je met een verdere uitwerking komt dat het dan wel instemmingsplichtig is.
     
    Aan jou de vraag of het gebruikelijk is bij een artikel 27 onderwerp om op het beleid advies te vragen en op de verdere uitwerking instemming?
     
    Verder heb ik het idee dat met dit verzuimbeleid er hier en daar wel veranderingen ingang worden gezet. Veranderingen die gevolgen kan hebben voor medewerkers, omdat ze b.v. op een andere wijze zich moeten ziekmelden.
     
    Overigens heeft de OR wel positief geadviseerd op het verzuimbeleid en dat had ook een instemming kunnen zijn.
     
    Relevante WOR artikelen:
    Artikel 27. Het instemmingsrecht van de OR

    1. De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van:
      1. een belonings- of een functiewaarderingssysteem;
      2. een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid;
      3. een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid;
    1. een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling;
       
    2. een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen;
    3. een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;
     
    Advies:
    De WOR gaat uit van de aard van het onderwerp om te bepalen of het onder Advies of Instemming valt. Daarbij maakt het niet uit in welk stadium van besluitvorming het onderwerp zich op het moment van bespreken en indienen bevindt. In het ‘voorgenomen’ besluit inzake verzuim, re-integratie, etc. is het duidelijk dat het valt onder Instemming, artikel 27 van de WOR. Te meer daar het uiteindelijk impact gaat hebben op alle medewerkers en ook nog op meer aspecten dan alleen verzuim.
     
    Een bestuurder die wil switchen tussen Advies en Instemming per fase van zijn duidelijkheid in het besluitvormingstraject heeft de WOR niet goed begrepen.
     
    Uitzondering:
    Er is natuurlijk ook een uitzondering. Wanneer een bestuurder regelingen aanpast die qua onderwerp normaal gesproken vallen onder Instemming, maar nu vanuit een harmonisatie van arbeidsvoorwaarden voortkomend uit een fusie of overname, dan valt de algehele harmonisatie van arbeidsvoorwaarden en alle regelingen die daardoor geraakt worden onder het Adviesrecht. Dat komt omdat de OR over een fusie/overname Adviesrecht heeft en dat een goede fusie/overname vereist dat de bestuurder mag doorpakken, ook op het harmoniseren en integreren van zijn organisatie en hoe daar gewerkt moet gaan worden.
     
    Dat betekent dan wel dat de bestuurder in de Adviesaanvraag van de fusie/overname moet vermelden dat er ook op enig moment een harmonisatie van alle voorwaarden en bijbehorende regelingen ingepland is. Dat moet dan wel binnen een redelijke termijn. En uitstel (traineren) kan leiden tot op enig moment het weer overgaan naar Instemmingsrecht voor de OR. De Ondernemingskamer heeft daarover wel eens wat uitgesproken, maar dat is divers.
     
    Conclusie:
    In jullie situatie is er sprake van Instemmingsrecht vanaf het eerste moment dat de bestuurder doorkwam met zijn voornemen het beleid en de uitvoering van de verzuimaanpak te gaan wijzigen.

  • Welke informatie moet er minimaal verstrekt worden aan de medewerkers over een wijziging van de pensioenregeling?

    Toelichting op de vraag:
    Binnen onze organisatie zijn medewerkers ondergebracht bij twee pensioenfondsen: Pensioenfonds A en Pensioenfonds B. Na vergelijkend onderzoek is aan medewerkers aangeboden om vanuit het Pensioenfonds B over te stappen naar Pensioenfonds A. Daarbij is de toezegging gedaan door de werkgever dat bij deelname in het pensioenfonds van Pensioenfonds A het oude niveau van inleg door de werkgever gehandhaafd blijft. Die toezegging hebben wij ontvangen per email van het hoofd Finance in juli 2018.
     
    Inmiddels hebben meerdere collega’s de overstap (opzeggen bij Pensioenfonds B en aanmelden bij Pensioenfonds A) gemaakt. Die overstap geeft wat administratief gedoe, maar dat wordt wel opgelost naar het lijkt. Wat nog ontbreekt is de schriftelijke bevestiging vanuit de werkgever waarin bevestigd wordt wat de toezeggingen zijn over eigen bijdrage versus de bijdrage (inleg werkgever) die de organisatie blijft doen ook in de nieuwe regeling bij Pensioenfonds A.
     
    Op ons verzoek om deze toezegging zwart op wit vast te leggen krijgen wij tot dusver nul op ons rekest. Waar hebben wij precies recht op?
     
    Het antwoord:
    Veel organisaties en hun medewerkers krijgen te maken met wijzigingen in de pensioenregeling. De reden is dan vaak of de verlenging van het pensioencontract of de harmonisatie van de verschillende pensioenregelingen voortkomend uit een fusie of overname.
     
    In beide gevallen is van belang dat het hier gaat om een primaire arbeidsvoorwaarde die de werkgever en de werknemer met elkaar overeenkomen. Pensioen is salaris wat op een later moment wordt uitbetaald. De pensioentoezegging wordt geregeld in de arbeidsovereenkomst of er is een verwijzing opgenomen naar een addendum met daarin de pensioenafspraken.
     
    ONDERNEMINGSRAAD
    Wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden en regelingen waarin die zijn vastgelegd vallen om die reden onder het instemmingsrecht (WOR art 27, lid 7) en onder het informatierecht (WOR art 31f).
     
    De ondernemingsraad heeft een belangrijke bevoegdheid derhalve en moet haar instemming verlenen aan de voorgestelde wijziging. Daarbij toetst zij de noodzaak, de redelijkheid en de billijkheid van de wijzing voor de organisatie (continuïteit en betaalbaarheid) en de medewerkersrechten (redelijkheid van de voorgestelde aanpassing).
     
    Ook doet zij aanbevelingen over de wijze van informeren van de medewerkers en ziet zij toe op de tijdige en zorgvuldige verwerking van de overgang van het ene naar het andere pensioenfonds.
     
    Medewerkers hebben recht op tijdige en volledige (lees uitgebreide) informatie over de wijziging. Voldoende bedenktijd wanneer zij een keuze moeten maken. En een heldere bevestiging van de nieuwe pensioenuitvoerder welke voorwaarden in de nieuwe pensioenregeling van toepassing zijn. In die schriftelijke bevestiging moeten ook opgenomen zijn de aanvullende voorwaarden die voor een groep van medewerkers zijn overeengekomen. Deze informatie moet zijn opgenomen in het instemmingsverzoek.
     
    Het opstellen en verzenden van de schriftelijke bevestiging kan verricht worden door de pensioenuitvoerder, maar de werkgever blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de realisatie daarvan. Wanneer een pensioenuitvoerder in gebreke blijft ondanks herhaaldelijke verzoeken wend je je als medewerker tot het hoofd HR.
     
    Als ook dan de schriftelijke bevestiging uitblijft meld je aan het hoofd HR dat je de bestuurder en de OR inschakelt om jouw belangen als medewerker te waarborgen.
     
    De OR heeft de mogelijkheid om druk uit te oefenen op de uitvoering van het door haar verleende instemming. Dat kan door vragen te stellen en of het onderwerp te agenderen ter evaluatie. Daarbij is het van belang dat de OR duidelijk aangeeft welke impact een dergelijke handelswijze kan veroorzaken in de organisatie (zie hieronder).
     
    IMPACT
    Organisaties die hun administratieve verplichtingen niet volledig, tijdig en correct nakomen veroorzaken bij hun medewerkers irritatie, onzekerheid en het gevoel dat goede vastlegging er niet toe doet. Bekend is uit onderzoek dat wanneer organisaties (lees HR) zich op deze manier gedragen bij het verwerken van primaire arbeidsvoorwaarden op termijn dezelfde houding en gedrag activeren bij hun medewerkers in de bediening van klanten. Slordigheid roept slordigheid op. Het onderschatten van de zorgvuldige en tijdige verwerking van administratieve handelingen heeft gevolgen die impact kunnen gaan hebben op de medewerkerstevredenheid, de klantbediening en daardoor op het imago en mogelijk zelfs de omzet.

    VERANTWOORDELIJKHEID ligt bij HR
    Ik adviseer jullie om jullie verzoek te richten aan het hoofd HR in jullie organisatie en niet aan het hoofd Finance. Mogelijk heeft die laatste het voortraject en de contacten gehad met de betrokken pensioenverzekeraars, maar voelt hij zich niet verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling op het vlak van de arbeidsvoorwaarden.
     
    RECHTSPRAAK
    Wanneer HR ook niet binnen een redelijke termijn levert, rest de medewerkers alleen nog de gang naar de rechter om hun recht op correcte vastlegging van de pensioenafspraken af te dwingen. Zover zal een werkgever het niet snel laten komen is mijn ervaring.

  • De organisatie wil zelf een opleiding gaan ontwikkelen. Heeft de OR recht op Instemming?

    De vraag:
    Valt een wijziging in de opleiding voor Eerst Verantwoordelijke Verzorgenden (EVV-ers) onder het instemmingsrecht? Tot nu toe vindt de EVV-opleiding plaats bij een externe organisatie. Het voornemen is om als organisatie intern een eigen opleiding te ontwikkelen. En, waar letten we als OR op?
     
    Het antwoord:
    Eerst even de relevante WOR-artikelen in beeld:
     
    Artikel 25, lid 1

    1. belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming;
    2. belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming.
    3. wijziging van de plaats waar de onderneming haar werkzaamheden uitoefent;
    Artikel 27, lid 1
    1. een regeling op het gebied van de personeelsopleiding;
    De WOR werkt vaak met het begrip ‘belangrijke’ om aan te geven dat elke situatie vraagt om een onderbouwing. In elke situatie is het daarom van belang om te onderbouwen of dit een belangrijke wijziging is. Zoals het nu geformuleerd is, lijkt het geen belangrijke wijziging. Maar wanneer het gaat om de opleiding voor een erg belangrijke functie (EVV-ers) in jullie organisatie, of wanneer het een enorme extra investering vergt, of wanneer het de eerste opleiding is die nu intern ontwikkeld gaat worden ligt het alweer anders.
     
    Om die reden is artikel 25 (Adviesrecht) ook hierboven opgenomen. Als je enkel uitgaat van één opleiding die nu intern ontwikkeld gaat worden kan je het welhaast niet vatten onder artikel 27 Instemmingsrecht.
     
    Als het gaat om een forse initiële investering valt het onder Artikel 25 Advies.
     
    Instemmingsrecht?
    Je hebt pas recht op Instemming wanneer het gaat om een wijziging van een ‘regeling’ op het gebied van de personeelsopleiding. Dat gaat dan om HR-beleid waarin alles wordt geregeld op het vlak van alle opleidingen in de organisatie, voor bijna alle functies. Waarbij bijvoorbeeld dan ook de externe uitbesteding aan bod komt, het budget per functie, etc,
     
    Dan gaat het niet om een enkele opleiding en of de inhoud daarvan.
     
    Moet je als OR hier wel je vinger opsteken? Wanneer er al eerder sprake is geweest van het verzorgen van de eigen opleidingen kan je daaruit misschien nog materiaal halen om dat in te brengen.
     
    Zet het op de agenda van de Overlegvergadering
    Zet het onderwerp op de agenda te zetten van de eerstvolgende Overlegvergadering. Vraag vooral door naar de beweegredenen (Waarom gaan we dit nu zo doen? Volgen er nog meer opleidingen die intern opgezet gaan worden), het doel (besparing? Betere en snellere opleiding?), de impact op de organisatie (capaciteitsbeslag? Kosten van opleiders, ruimte etc), de impact op medewerkers (aanpassing budget, doorlooptijd, minder uren opleiding, etc). Vragen stellen mag namelijk altijd.
     
    Dan hoeft niemand voorlopig de vraag te beantwoorden of het Advies of Instemmingsplichtig is.
     
    Als uit de gegeven antwoorden blijkt dat het wel degelijk gaat om een groter omvattend plan (HR-beleid op opleidingen) en waarbij ook de voorwaarden voor medewerkers (de regeling) mee-veranderen kan je alsnog vragen om een Instemmingsverzoek.

  • De OR heeft een instemmingsverzoek gekregen die niet overeen lijkt te komen met de bepalingen in CAO. Wat kun je doen?

    De vraag:
    Het idee is om deze OR conclusie (de OR ziet geen ruimte in de CAO om af te wijken van de cao bepalingen) naar de bestuurder te verwoorden en hem te vragen, als hij die ruimte wel ziet, de OR hiervan te overtuigen. We sturen de instemmingsvraag dus terug. Staat dit gelijk met het geven van geen instemming?
     
    Het antwoord:
    Er zijn 2 artikelen in het geding.

    • Artikel 27, lid 2
      De ondernemer legt het te nemen besluit schriftelijk aan de ondernemingsraad voor. Hij verstrekt daarbij een overzicht van de beweegredenen voor het besluit, alsmede van de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de in de onderneming werkzame personen zal hebben. De ondernemingsraad beslist niet dan nadat over de betrokken aangelegenheid ten minste éénmaal overleg is gepleegd in een overlegvergadering. Na het overleg deelt de ondernemingsraad zo spoedig mogelijk schriftelijk en met redenen omkleed zijn beslissing aan de ondernemer mee. Na de beslissing van de ondernemingsraad deelt de ondernemer zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de ondernemingsraad mee welk besluit hij heeft genomen en met ingang van welke datum hij dat besluit zal uitvoeren.
    • Artikel 27, lid 3
      De in het eerste lid bedoelde instemming is niet vereist, voor zover de betrokken aangelegenheid voor de onderneming reeds inhoudelijk is geregeld in een collectieve arbeidsovereenkomst of een regeling van arbeidsvoorwaarden vastgesteld door een publiekrechtelijk orgaan.
    Toelichting
    De WOR legt in artikel 27 lid 2 en 3 uit hoe een Instemmingstraject moet verlopen. De bestuurder stuurt zijn instemmingsverzoek met daarin beschreven zijn beweegredenen. In dit geval moet dus al helder zijn WAAROM de bestuurder voornemens is af te wijken van wat er in de CAO is vastgesteld.
     
    Die onderbouwing moet schriftelijk worden gegeven en kan eventueel in een (extra of eerstvolgende) Overlegvergadering besproken worden.
     
    Daarna geeft de OR haar instemming (of niet). Ook dan is vereist dat de OR aangeeft waarom en waarmee zij wel of niet akkoord is. En ook dan weer met redenen omkleed zoals dat zo mooi heet!
     
    Om af te wijken van de in de CAO overeengekomen bepalingen moet een bestuurder een goed onderbouwd verhaal hebben. En dan niet alleen aan de OR, maar ook aan de (betrokken) medewerkers. Mogelijk is het een goed idee om na te vragen bij een vakbond (zij zijn de andere partij die een CAO afsluiten immers) of zij bezwaren hebben tegen het bedrijfsspecifiek toepassen van deze CAO-afspraken.
     
    Het enkel terugsturen van het Instemmingsverzoek (zonder eerst overleg te voeren en of om een nadere onderbouwing te vragen) raad ik af. Als er gedoe van komt en je zou nog een keer voor dit onderwerp bij de Ondernemingskamer terechtkomen dan vraagt die als eerste aan de OR en bestuurder of de bepalingen in lid 2 en 3 opgevolgd zijn.

  • Welke rechten heeft de OR bij de benoeming van een nieuwe bestuurder? Deel 1

    Onderstaand lezen jullie de toelichting op het Adviesrecht van de OR bij het aanstellen van een nieuwe bestuurder. De indeling van het document is als volgt:

    • Relevante WOR-artikelen
    • Toelichting op de artikelen
    • Procestekening benoeming bestuurder
    • Huidige ontstane situatie organisatie (deel 2)
    • Advies WORonline, eindredacteur JOhan Berends
    Relevante WOR-artikelen
    Artikel 25, lid 1 e & n
    e. belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming.
    n. het verstrekken en het formuleren van een adviesopdracht aan een deskundige buiten de onderneming betreffende een der hiervoor bedoelde aangelegenheden.
     
    Artikel 30, lid 1, 2 en 3
    1. De ondernemingsraad wordt door de ondernemer in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk door hem voorgenomen besluit tot benoeming of ontslag van een bestuurder van de onderneming.
    2. Het advies moet op een zodanig tijdstip worden gevraagd, dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit.
    3. De ondernemer stelt de ondernemingsraad in kennis van de beweegredenen voor het besluit en verstrekt voorts in het geval van een benoeming gegevens waaruit de ondernemingsraad zich een oordeel kan vormen over de betrokkene, in verband met diens toekomstige functie in de onderneming.
    Toelichting op de artikelen
    De benoeming van een nieuwe bestuurder vraagt om grote zorgvuldigheid. Het gaat om personen. De kandidaten, de leden van de Raad van Toezicht, de huidige directie, de OR-leden en uiteindelijk alle werknemers worden ‘geraakt’ door dit besluit. Juist daarom is het van belang om een goed doordacht proces in te richten en daarin vooraf helder vast te stellen welke stappen er gezet zullen worden. Van belang is ook dat bovengenoemde stakeholders (RvT, OR, HR en extern bureau) zich bewust zijn van hun bevoegdheid, verantwoordelijkheid en rechten.
     
    Artikel 25 uit de WOR kent onder lid 1 twee relevante wetteksten. De eerste onder ‘e’ welke handelt over de wijziging van de bevoegdheden. Vaak wordt het moment van wisseling van de persoon (on)bedoeld aangegrepen om ook in de functie bevoegdheden en verantwoordelijken te wijzigen. Als dit het geval is zal de zittende bestuurder – na consultatie van de Raad van Toezicht – een adviesaanvraag moeten verstrekken waarin duidelijk wordt waarom er een wijziging nodig is en waaruit die bestaat. En dan nog voordat het proces van de benoeming van een nieuwe bestuurder start. Een functieprofiel en een overzicht van de wijzigingen en waarom die noodzakelijk zijn maakt onderdeel uit van die adviesaanvraag
     
    Het tweede relevante gedeelte tekst in artikel 25 betreft ‘n’ waarin geregeld is dat de OR advies moet uitbrengen over de inhuur van een extern bureau. Ook in die adviesaanvraag moet helder verwoord worden waarom de inhuur plaatsvindt en met welke opdrachtomschrijving het bureau aan het werk gaat. In de situatie van de benoeming van een bestuurder, waarbij een extern bureau wordt ingehuurd zal de OR haar adviesrecht juist hier moeten benutten. In deze fase zijn er nog geen kandidaten (personen en persoonlijke voorkeuren) en is het nog mogelijk goede afspraken te maken over de zorgvuldigheid van het proces en de rollen en bijbehorende bevoegdheden van alle stakeholders.
     
    Artikel 30 regelt de benoeming van bestuurders en de rechten die de medezeggenschap daarin heeft. Van belang is dat het advies van de OR zo vroegtijdig kan worden gegeven opdat het nog van wezenlijke invloed is. Uit het artikel zou gelezen kunnen worden dat de OR enkel over ‘de betrokkene’ (dus 1 persoon, zijnde de laatst overgebleven kandidaat) zijn advies mag geven. Die uitleg is onjuist en bevestigd in meerdere uitspraken van de Ondernemingskamer.
     
    De duiding van de wetsbegrippen ‘vroegtijdig’ en ‘van wezenlijke invloed’ is in de jurisprudentie bepaald op het inschakelen van de OR in het gehele traject van de benoemingsprocedure (zie ook www.WORonline.nl onder Artikel 30 en de daar gegeven toelichting door Sprengers Advocaten). Daarbij moet je denken aan: consultatie bij het opstellen van het functieprofiel, advies op de inhuur van een extern bureau, deelname en of het zelfstandig voeren van de sollicitatiegesprekken met een delegatie uit de OR, Advies van de OR over de minimaal 2 á 4 door het bureau voorgedragen kandidaten (shortlist).
     
    Procestekening benoeming bestuurder

     
    Het vertrek van de zittende en het voornemen van de werving van een nieuwe bestuurder behoort in het halfjaarlijks overleg met de Raad van Toezicht, bestuurder en de OR aan de orde te komen.
     
    Wanneer het functieprofiel, taken en bevoegdheden van de bestuurder wijzigen is een Adviesaanvraag vereist.
     
    Voor de inhuur van een extern bureau is een Adviesaanvraag vereist. Artikel 25 van de WOR geeft de bestuurder en de OR de opdracht om nadat Advies is ingewonnen, aanvullend advies in te winnen over de uitvoering van het besluit. De uitvoering betreft het proces, de stappen, de rollen en de aanhaking van de OR daarin.
     
    De OR zal intern ook afspraken moeten maken over welke rol zij wil invullen, waar zij actief wil zijn in het wervingsproces, wie actief zijn (delegatie OR) en op welke manier er terugkoppeling plaatsvindt aan de hele OR.
     
    De hele OR geeft advies over de kandidaten. Zij doet dit door in haar Advies te adviseren over de personen en in hoeverre deze als ‘zeer/enigszins/niet’ passend worden geacht voor de opdracht. Daartoe voert zij gesprekken met de kandidaten en achterhaalt of de kandidaten qua kennis, vaardigheden en ervaring beantwoorden aan het profiel. De OR mag ook zelf vragen toevoegen om te achterhalen in hoeverre de kandidaten bekend zijn met de rol van de medezeggenschap en welke voornemens zij hebben qua samenwerking en opdrachten in de komende jaren.

  • Welke rechten heeft de OR bij de benoeming van een nieuwe bestuurder? (vervolg)

    (Vervolg)

    Huidige ontstane situatie van de organisatie
    Ik neem hieronder de aan mij toegezonden briefing vanuit de OR over en geef daar dan in een anders gekleurde letter commentaar op. Daarna zal ik mijn advies geven voor het vervolg van het lopende traject.
     
    De huidige bestuurder gaat in met pensioen. De Raad van Toezicht is een traject gestart voor de werving van een nieuwe bestuurder. De OR heeft meegedacht over het opstellen van het profiel en vier OR leden zijn uiteindelijk geïnterviewd door het selectiebureau.
     
    Het is goed dat de OR is gevraagd mee te denken en praten over het gewenste profiel.
     
    De betrokkenheid van de OR in het vervolgtraject is dat deze vier mensen de kennismakingsgesprekken met een of twee benoembare kandidaten opvolging Raad van Bestuur hebben. Dit groepje van vier OR leden vormt dan als het ware de adviescommissie.
     
    Op zich is het prima dat een kleinere delegatie van de OR actief deelneemt in het wervingsproces. Je mag ze zelfs ‘adviescommissie’ noemen, maar dat zegt niets over wie (deze vier of de hele OR) advies gaat uitbrengen. De commissie brengt dus hooguit advies uit aan de OR, die vervolgens adviseert over de kandidaten.
     
    Volgens de Raad van Toezicht is deze deelname persoonlijk en niet overdraagbaar.
     
    De OR beslist over welke OR-leden deel uitmaken van de commissie. Voor de zorgvuldigheid van het proces (geheimhouding, vergelijkbare gesprekken, gedeeld oordeel) is het inderdaad verstandig de samenstelling van de vier zo min mogelijk te wisselen.
     
    We vragen ons een paar dingen af:
    1. Kan de Raad van Toezicht bepalen dat deelname persoonlijk en niet overdraagbaar is en of dat een deel of hele OR moet zijn (in verband met adviesrecht OR)?
     
    Wanneer de RvT wil dat steeds dezelfde vier (of bij afwezigheid van 1 van de vier geen vervangers) de gesprekken voeren in het traject, hadden zij dit vooraf moeten aangeven als wens. De OR had zich dan vooraf kunnen afvragen of zij met die voorwaarde akkoord wilde gaan. Ik ontkoppel hier en eerder ook al de causaliteit die wordt aangebracht tussen de vier leden en het adviesrecht van de OR. Alleen een OR (de hele OR) heeft adviesrecht. Tenzij vooraf is besloten door de OR (mogelijk als wens van de RvT) om een vaste (benoemings)commissie in het leven te roepen conform artikel 15 WOR. Die vaste commissie moet worden geïnstalleerd voorzien van een instellingsbesluit, waarover ook de huidige bestuurder geconsulteerd had moeten worden. In het instellingsbesluit wordt dan het mandaat geregeld van de commissie. Hetgeen wil zeggen met welke bevoegdheid zij te werk kan gaan. Daarin was het mogelijk geweest om aan de vier OR-leden, die dan de commissie vormden, het adviesrecht over te dragen. Overigens raadt de Ondernemingskamer dergelijke delegatie af als het gaat om Advisering (artikel 25), Instemming (artikel 27) en Benoeming (artikel 30). En dat is natuurlijk heel begrijpelijk omdat de WOR wil bevorderen dat het vertegenwoordigend ORgaan op basis van een zo breed mogelijk draagvlak haar besluiten neemt in belangrijke kwesties.
     
    2. De OR heeft bij de Raad van Toezicht aangegeven eerder betrokken te willen worden in het proces (bij de laatste vier kandidaten) in verband met wezenlijke invloed die je dan nog hebt.
     
    Dat is dan goed gedaan door de OR en op grond van de juiste begrippen uit de wet.
     
    Dit was alleen mogelijk als werd afgezien van betrokkenheid later in het traject (dus niet meer bij laatste twee). Zouden we kunnen afdwingen dat we in beide rondes betrokken worden? De Raad van Toezicht ziet dit namelijk dan als twee adviesmomenten.
     
    Op grond waarvan de RvT van mening is dat het alleen mogelijk was als er van iets anders in het traject zou worden afgezien is nergens op gebaseerd. En al helemaal niet op het argument dat er dan sprake zou zijn van twee adviesmomenten. ‘Adviesmomenten’ bestaan niet.  1 Adviesaanvraag en 1 Advies geven wel. Maar ik neem aan dat de OR maar 1x advies gaat geven en dat is aan het bijna-einde van het traject wanneer de 4 leden aan de OR een terugkoppeling en preadvies afgegeven hebben over de dan nog in aanmerking komende kandidaten.
     
    3. Kunnen vier OR leden namens hele OR (13 leden) advies geven. Gevraagd is om direct na de sollicitatierondes te acteren, op dezelfde dag. Tot hoever strekt het mandaat van de OR zich in dit geval? In ons reglement zijn daar geen afspraken over opgenomen.
     
    De vier OR-leden zijn niet gemandateerd door de OR om zonder ruggenspraak advies te geven. Dit mag dus niet. De WOR staat het niet toe en uit de jurisprudentie blijkt dat dit geen zorgvuldig ingericht proces is wat leidt tot het hoognodige draagvlak wat er nodig is voor belangrijke besluiten die de continuïteit van de onderneming aangaan. En dat is wat een benoeming van een bestuurder behelst.
     
    Het is mij ook onduidelijk waarom het op dezelfde dag moet per se. Maar stel dat dit niet anders kan, dan nog is het mogelijk om op diezelfde dag als OR bij elkaar te komen en als hele OR advies uit te brengen. Dan moeten alle andere dingen (werk, privé) er maar een keer voor wijken.
     
    In het voorjaar heeft de OR gevraagd om betrokkenheid bij de opdrachtverstrekking aan het externe bureau die de organisatie analyse zou gaan doen (zij brachten advies uit over eenhoofdige, tweehoofdige RvB etc).
     
    Op een wijziging van de aansturing van de organisatie behoort de OR advies te geven en ook op de inhuur van een extern bureau.
     
    In verband met vertraging van proces, men wilde liever geen lang adviestraject hierover, is in samenspraak besloten om dit niet te doen. De opdrachtverstrekking aan het bureau is toen ter informatie aan OR voorgelegd. Dit bureau heeft een interview gehouden met (nagenoeg) hele OR. Daarna volgde het interview door het wervingsbureau met 4 OR leden. Keuze van dit bureau is geheel langs ons heen gegaan, zoals telefonisch aangegeven gisteren, geen betrokkenheid.
     
    Dat is jammer. Had de OR beter moeten doen. Niet moeten laten opjagen met idee van vertraging. Tijd is rekbaar begrip als je prioriteit verkiest.

  • Welke mogelijkheden heeft de OR om op te komen voor de belangen van rokende medewerkers?

    De situatie:
    Binnen onze zorgorganisatie is 1 september 2015 een rookbeleid vastgesteld voor medewerkers, cliënten en bezoekers. Het huidige rookbeleid biedt ruimte voor het aanwijzen van rookplekken in klinieken voor cliënten en bezoekers. Medewerkers mogen binnen de vestigingen helemaal niet roken, ook niet in voor rokende cliënten en bezoekers aangewezen rookruimtes. Op verschillende plekken is dat tot nu toe niet strikt gehandhaafd en is roken hier en daar op het terrein gedoogd. Nu heeft de directie aangegeven dat zij strikt gaat handhaven.
     
    De directie wil verder nieuwe en bestaande locaties helemaal rookvrij maken. Dit betekent dat er in en om het pand niet meer gerookt kan worden en dat rookplekken en asbakken worden opgeheven. Ook voor cliënten en bezoekers overigens. Medewerkers wordt niet alleen gevraagd om het actuele rookverbod in acht te nemen maar daarnaast ook te kiezen voor rookvrije werkdagen.
     
    Het antwoord:
    U heeft als OR instemmingsrecht op het rookbeleid voor de medewerkers wanneer de directie daarin een wijziging wil aanbrengen. Dat is het korte en eenvoudige antwoord.
     
    In principe gaat de OR niet over het rookbeleid voor cliënten en bezoekers, tenzij dat beleid (voor cliënten en bezoekers) van invloed is op het uitvoeren van de werkzaamheden door medewerkers. Even omdraaien nu. Stel de directie bedenkt dat cliënten weer mogen roken in de openbare ruimtes in het gebouw. Dan ondervinden medewerkers wel de impact op de uitvoering van hun werk.
     
    Andersom is natuurlijk de vraag, nu de directie het roken volledig wil uitbannen binnen de grenzen van de instelling, wat nog de mogelijkheden voor collega’s zijn om binnen de tijd dat ze op het werk aanwezig zijn, te roken. Ik zeg dus niet 'te roken in de tijd van de baas', maar 'te roken in je eigen tijd, binnen de uren dat je ingepland bent'. Je mag in de officiële pauzes een plek buiten de instelling zoeken om te roken.
     
    Er zijn organisaties binnen de zorg die het als hun maatschappelijke verantwoordelijkheid zien om het roken door bezoekers, cliënten en medewerkers volledig te verbieden. Als de directie dit beleid onderbouwd kan koppelen aan haar doelstelling en de behandelingen die zij verleent dan is daar niets mis mee en ook niet om die visie actief uit te dragen naar bezoekers, cliënten en medewerkers. Sterker nog dat is aan te bevelen dat je doet wat je zegt, dat je laat zien waar je voor staat.
     
    Er is nog een maar. Er zijn nog altijd rokers. Die werken nu bij je in de organisatie. Die mag je omwille van je visie op hoe ongezond roken is helpen om ervan af te komen. En je mag medewerkers ook vragen om het niet in werktijd binnen de grenzen van het gebouw en terrein te doen. Daarbij moet je dan wel actief investeren in hulp aan collega's die ervan af willen en je moet collega's die dat niet willen actief afspraken maken over wat de impact van hun roken is de planning, bezetting etc.
     
    Er zijn organisaties die voor rokers een afwijkende arbeidsduur overeenkomen. Rokende collega's werken per dag een half uur langer en mogen dat half uur in 3x 10 minuten (vooraf en op vaste tijden gepland) naar buiten om te roken, bovenop het roken in de reguliere pauzes. Dat is passend of tijdelijk (bijvoorbeeld 2 jaar nog) rookbeleid om rokende collega's te bewegen tot stoppen of op zoek gaan naar ander werk waar je nog mag roken. Creëer een goede plek of uitgang op het terrein waarbij collega's buiten beeld van bezoekers en cliënten ongestoord kunnen roken.
     
    Argumenten als 'maar andere collega's zitten te Facebooken, of lopen hun eigen ‘post’rondjes door het gebouw' etc doen niet ter zake ;-).

  • Heeft de OR recht op een nieuw Instemmingsverzoek wanneer de bestuurder zijn keuze voor een IT-systeem moet wijzigen omdat de eerste leverancier zijn beloftes niet waar kan maken?

    De situatie:
    In maart 2016 hebben we als OR instemming gegeven voor de invoering van een nieuw rooster en plansysteem. De OR was destijds van mening dat er betere systemen op de markt waren, maar de organisatie wilde graag 1 integraal systeem (een elektronisch zorgdossier en een roosterplanningsmodule).

    Zie de tekst van onderstaande brief.
    ++++++++++
    Geachte Raad van Bestuur,
     Op 12 januari jl. heeft de OR uw brief ontvangen waarin u advies vraagt voor de aanschaf van het rooster- en planningsysteem X. Na het inwinnen van juridisch advies heeft de OR besloten deze aanvraag te behandelen als zijnde een instemmingsverzoek.

    Tijdens de overlegvergadering van 10 maart jl. is het voorgenomen besluit uitgebreid met u besproken. De OR is zich er van bewust dat er momenteel betere rooster- en plansystemen op de markt zijn maar vindt het van doorslaggevend belang dat de organisatie van acht naar één systeem kan overgaan.

    De OR besluit dan ook om in te stemmen met de aanschaf van het planning- en roostersysteem X met inachtneming dat bij de verdere inrichting van het systeem tijdig instemming wordt gevraagd aan de OR. De OR stelt als belangrijke voorwaarde, dat bij de verdere inrichting van het systeem daadwerkelijk wordt gerealiseerd, wat nodig is om efficiënt en gebruiksvriendelijk te kunnen plannen en (zelf)roosteren.

    Graag vernemen wij uw definitieve besluit.

    Met vriendelijke groet,
    De Ondernemingsraad
    ++++++++++

    Inmiddels is dit project 2 jaar na dato uitgelopen op een mislukking en is de Raad van Bestuur voornemens om over te stappen op een ander systeem dat in andere divisie reeds in gebruik is. De OR heeft echter toestemming gegeven voor X en wil nu zeker een strakkere vinger aan de pols op het onderdeel roosterplanning omdat X in werkelijkheid een stap terug in de tijd is en als veel te complex werd ingeschat door onze medewerkers.

    Belangrijkste vraag: moet de RVB het proces opnieuw opstarten en een nieuw instemmingsverzoek doen?
     
    Antwoord en advies:
    Beste OR,

    Hartelijk dank voor jullie vraag. Eerst wil ik jullie als OR een compliment geven over de wijze waarop jullie vanaf 2016 op dit dossier actief zijn. Constructief, gedegen, gebruikmakend van de juiste rechten uit de WOR, open voor oplossingen.

    Het instemmen destijds met de keuze van een implementatie van X is te begrijpen. Ook het verzoek om op een later tijdstip opnieuw betrokken te worden bij de daadwerkelijke invoering ook. De gestelde eisen aan gebruikersvriendelijkheid zijn dan ook zeer terecht.

    Nu de bestuurder tot de conclusie is gekomen om niet door te gaan met X en te kiezen voor Y heeft de OR inderdaad recht opnieuw op een aanvraag tot instemming.

    Het betreft hier immers een wijziging van een systeem met waarschijnlijk opnieuw impact op de organisatie (processen, werkwijze, taken, bevoegdheden, privacy data) en haar al medewerkers.

    Van belang zijn nog een aantal zaken:

    • Een goede evaluatie waarom en waardoor X niet heeft kunnen slagen (lessons learned).
    • Een toets van het systeem Y aan de doelstellingen, criteria uit 2016 (selectiecriteria bijstellen eventueel).
    • Een enquête/interview met de huidige gebruikers van Y in de thuiszorgpoot om te achterhalen welke voor en nadelen dit systeem kent (om kinderziektes te voorkomen).
    • Herziening van de begroting. Gemaakte kosten X, kosten overhevelen X naar Y, aanvangskosten Y.
    • Communicatie naar de gehele organisatie vanuit de bestuurder en de OR over niet slagen implementatie en aanpak selectie en keuze voor Y (transparant over gemaakte fouten en draagkracht voor de omwisseling verkrijgen).

  • Er wordt een lijst bijgehouden van medewerkers over het aantal mislukte testen. Mijn vraag is een Medewerkers volgsysteem instemmingsplichtig?

    In de WOR, artikel 27 lid 1L staat het volgende:

    • een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;
     
    Kortgezegd is het dus overduidelijk dat hierop instemming vereist is.
    Van belang daarbij is dat de directie/HR duidelijk maakt wat zij beoogd met een dergelijke methodiek. Is het om mensen beter te laten functioneren? Is het om ze te beoordelen? Is het een externe vereiste? Wordt medewerkers hulp geboden die blijkens testen nu niet geschikt zijn?
     
    Het WAAROM van een dergelijke regeling is belangrijker om te achterhalen dan HOE het ingericht en uitgevoerd wordt.

  • Een businessunit wordt opgeheven en dit betekent tevens een organogramwijziging. De bestuurder is van mening dat het niet adviesplichtig is omdat het inmiddels een lege huls is nu er geen medewerkers meer in werkzaam zijn. Graag jouw advies.

    Eerst maar eens de betreffende leden uit artikel 25 WOR hieronder plaatsen:
    De ondernemingsraad wordt door de ondernemer in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk door hem voorgenomen besluit tot:

    1. beëindiging van de werkzaamheden van de onderneming of van een belangrijk onderdeel daarvan;
    2. belangrijke inkrimping, uitbreiding of andere wijziging van de werkzaamheden van de onderneming;
    3. belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming, dan wel in de verdeling van bevoegdheden binnen de onderneming.
     
    Ik kan de redenering “het is een lege huls en heeft geen impact op de medewerkers” wel volgen, maar het is geen expliciet genoemde ontbindende voorwaarde, om geen advies meer te hoeven vragen.
     
    Het gaat de WOR niet alleen om of er medewerkers zijn ondergebracht in een onderdeel. Dan zou je (beetje omdenken) ook kunnen redeneren dat er geen advies nodig is als je een nieuwe businessunit opricht. Want daar zitten dan nog geen medewerkers in. Dan vis je als OR altijd achter het net bij een wijziging in de organisatie.
     
    Het argument “lege huls” gekoppeld aan medewerkers, of dat er bijvoorbeeld nog geen budget en bevoegdheden, etc. is toegekend doet niet ter zake.
     
    Van belang is hier dat er blijkbaar ooit een organisatie-indeling is gedaan waarbij deze businessunit is ontstaan en dat die organisatorische indeling nu weer wordt aangepast. En daarover moet de OR in de gelegenheid gesteld worden advies uit te brengen.
     
    Daarbij adviseert de OR over de ‘nieuwe’ organisatie indeling, de overdracht van de activiteiten (kunnen om een goede reden tijdelijk stilliggen), de overdracht van de bevoegdheden etc.
     
    Dus ja ook over een lege businessunit heeft de OR Adviesrecht.
     
    Laat de bestuurder in zijn Adviesaanvraag helder uitleggen waarom hij deze businessunit nu wil sluiten en aan welk ander onderdeel de eerder aan die businessunit toebedeelde activiteiten, verantwoordelijkheden en eventueel budgetten worden over overgeheveld.

  • Zijn nieuwe hygiënevoorschriften instemmingsplichtig?

    De vraag:
    We zijn een nieuw hygiënevoorschrift aan het opstellen. De eisen hierin zouden mogelijk redelijk ver kunnen gaan. Als voorbeeld werd genoemd dat de nagels maar een bepaalde lengte mogen hebben, geen mobiele telefoons meer op de afdeling etc. Mijn vraag is dit instemmingsplichtig? Kon geen uitsluitsel vinden bij artikel 27. Of is het een ARBO onderwerp.

    Het antwoord:
    In de WOR, artikel 27 lid 1d staat het volgende: een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden;
     
    en in artikel 27 lid 1L staat het volgende: een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;
     
    Of je op een dergelijke regeling instemming moet claimen is niet precies duidelijk. Je kan er ook voor kiezen om het als arbeidsomstandigheden te laten bespreken door een commissie. Het gaat om werkafspraken die bijdragen aan het goed kunnen uitoefenen van het werk.
     
    Als OR kom je met dit soort zaken al gauw in de positie dat enkele medewerkers een dergelijke afspraak maar niks vinden. De vraag is of je die medewerkers, beter dan HR of hun leidinggevende, kan uitleggen waarom een dergelijke regeling noodzakelijk is.
     
    Het is lastig. Is er een aanleiding geweest (incidenten) waar het mis gegaan is in de uitvoering van het werk? Is er nieuwe wetgeving, vereisten vanuit een andere policy waarin hygiëne meer aandacht krijgt of moet krijgen? Zijn er klachten ontvangen van cliënten?
     
    Het is wel de uitdaging van de OR om weg te blijven van de details, de randzaken (nagellengte) van HR-beleid. Dergelijke afspraken zijn vast bedoeld om het werk veilig en hygiënisch te kunnen uitvoeren. Pas als de hele OR van mening is dat het gaat om een extravagante maatregel kan je hier een punt van maken.

  • Medewerkers hebben eind 2017 een verzoek ingediend voor de aanschaf van een fiets (werkkostenregeling) en zij hebben daarop een afwijzing ontvangen omdat de regeling is gewijzigd. Is dit terecht? Waarop kunnen zij zich eventueel beroepen?

    Zonder de precieze achtergrond info is dit lastig in te schatten. Zolang de regeling ‘aanschaffen fiets’ beschikbaar was en medewerkers nog niet geïnformeerd waren over het opheffen of aanpassen van die faciliteit, mogen zij uitgaan van een beoordeling bij de toekenning op grond van de toen geldende criteria. Je mag medewerkers niet ongelijk behandelen die over dezelfde informatie beschikten. Ook hier moet de toets van de OR (vragen stellen aan de bestuurder) gericht zijn op redelijkheid en billijkheid en goed werkgeverschap. Ook is een onderbouwing van de aanpassing van de regeling benodigd en tijdige communicatie naar medewerkers.
     
    In lid 4 van artikel 27 is opgenomen dat alleen wanneer er sprake is van ‘zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen’ een maatregel per direct van kracht kan worden. In alle andere gevallen moet de bestuurder vroegtijdig en goed onderbouwd aangeven waarom, wanneer en hoe een geldende arbeidsvoorwaarde wordt aangepast.
     
    Door de aantrekkende arbeidsmarkt wordt het lastiger om personeel aan te trekken en te behouden. Als een werkgever met deze op het oog kleinere zaken - secundaire arbeidsvoorwaarden - niet transparant en betrouwbaar omgaat, kan dat hem op een gegeven moment tegenwerken.
     
    Als OR ben je ook verantwoordelijk voor de continuïteit van de organisatie en mag je de bestuurder met dat argument ook aanspreken op zijn handelswijze.

  • De OR wil weten of het nieuwe arbeidsvoorwaarden systeem instemmingsplichtig is conform de WOR-artikel 27

    De vraag:
    De medewerkers hebben de mogelijkheid om via het reglement arbeidsvoorwaarden tegen elkaar te ruilen. Op 1 januari 2018 zijn alle medewerkers op de hoogte gebracht dat het reglement per 8 januari 2018 is gewijzigd. De OR wil weten of het nieuwe systeem instemmingsplichtig is conform de WOR-artikel 27.

    Het antwoord:
    Zodra de bestuurder/HR iets wil gaan wijzigen in de arbeidsvoorwaarden moet zij om instemming verzoeken aan de OR. Dat moet de bestuurder tijdig doen opdat de OR nog in staat is om invloed uit te oefenen op het voornemen wijzigingen door te voeren. Zelfs zoveel tijd dat de OR in staat is haar achterban binnen een redelijke termijn te raadplegen.
     
    Mocht het zo zijn dat de voorgestelde wijzigingen bij wet (of vanuit en een cao-wijzigingen) worden opgelegd aan de organisatie, dan nog is instemming op de exacte uitvoering en de mogelijke (nadelige) impact op medewerkers en de compensatie daarvan instemming plichtig.
    Daar gaat de OR gewoon over! Artikel 27, lid 1d.
     
    Een termijn van 1 week om wijzigingen bekend te maken en in te voeren is niet billijk. Daarmee breng je mogelijk werknemers (en hun thuissituatie) in de problemen. Een wijziging van arbeidsomstandigheden vereist een goede communicatie met een uitgebreide onderbouwing van de beweegredenen, uitleg over de eventuele wettelijke wijzigingen en de onderbouwing van de gemaakte keuzes voor aanpassing van het reglement en de oplossing van ontstane verschillen met de oude toepassing.

  • Wat is de rol van de OR bij een faillissement?

    Er wordt al jaren gewerkt aan een modernisering van het faillissementsrecht. De belangen van een divers aantal stakeholders (eigenaren, aandeelhouders, crediteuren, leveranciers en werknemers) zijn in het geding bij een dreigend faillissement. Met een nieuwe EU Richtlijn en een tweetal nieuwe wetten (wovo én whoa) wordt getracht de verhoudingen zo te regelen dat een doorstart aantrekkelijker wordt.

    Ook voor de ondernemingsraad (OR) is een grote rol weggelegd als het spannend wordt qua continuïteit. Je kunt je met recht afvragen of in de nieuwe wetgeving de rol van de OR verstevigd wordt. Want in artikel 25 van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) was het al goed geregeld.

    Het Adviesrecht van de OR bij een faillissement bestaat al.
    De OR heeft adviesrecht bij de overgang van onderneming. Artikel 25 lid 1a tot en met 1e is daar volstrekt helder over. Vaak worden die artikelen gekoppeld aan een overname, fusie of reorganisatie in de klassieke zin. Dus daar waar er geen directe ‘financiële’ druk op zit.

    De idee dat het door de nieuwe EU Richtlijn en de twee nieuwe wetten beter geregeld wordt voor de OR lijkt mij niet juist. Het was al goed geregeld, maar het werd tot voor kort niet goed toegepast.

    In de WOR staat letterlijk dat een ondernemer bij elk voorgenomen besluit tijdig de OR moet informeren en om zijn advies moet vragen. Zodra een ondernemer ziet aankomen dat strategisch ingrijpen (dreigend faillissement) noodzakelijk is, moet de ondernemer een overzicht verstrekken aan de OR van zijn beweegredenen en de te nemen maatregelen. Ook moet hij inzicht geven in de mogelijke impact op de onderneming (continuïteit) en de impact op werknemers (werkgelegenheid). En beschrijven hoe hij de eventuele gevolgen van zijn maatregelen denkt te ondervangen. 

    De primaire reactie is vaak dat het bij een dreigend faillissement al te laat is. En dat is nu precies waarom het draait als het begrip ‘tijdig’ ingevuld moet worden.

    Ik weet uit ervaring met tal van reorganisaties en faillissementen dat het vaak ‘te laat uitgevoerde strategische veranderingen’ betreffen. Wanneer een ondernemer eerder intern zijn moeilijke (financiële) positie deelt met zijn medewerkers heeft hij een extra en tijdige mogelijkheid om met de kennis en betrokkenheid van zijn eigen mensen en ook nog eens zonder externe kosten een geruisloze doorstart te maken.

    ‘Reorganisaties en faillissementen zijn in feite te laat uitgevoerde strategische veranderingen. De WOR voorziet al in een stevige rol voor de OR daarbij’
     
    Lees het whitepaper met daarin het artikel uit het Financieele Dagblad van zaterdag 13 juli 2019 om weer helemaal bij te zijn op de (aanstaande) wetswijzigingen.

  • Moet je bij de zetelverdeling in een GOR of COR altijd uitgaan van de evenredige verdeling?

    Deze vraag wordt vaker gesteld op momenten waarop er door een fusie of overname een tijdelijke ondernemingsraad (TOR of BOR) gevormd moet worden. De wet kent twee indelingscriteria voor het vaststellen van een ondernemingsraad waarin meer dan 1 organisatieonderdeel vertegenwoordigt moet worden. Dat zijn ‘de evenredige verdeling’ en ‘de eis van afdoende representativiteit’.
     
    Onderstaand eerst een casus waarover de Ondernemingskamer zich in 2018 heeft uitgesproken.
     
    Als een ondernemer voor zijn 8 werkmaatschappijen een groepsondernemingsraad (GOR) willen instellen blijkt dat één van de huidige ondernemingsraden het niet eens is met de toekomstige zetelverdeling in de GOR. Uiteindelijk start die ene OR een procedure bij de kantonrechter omdat hij een evenredige verdeling van de zetels wil over de betrokken bedrijven, waarbij rekening gehouden wordt met het aantal in de onderneming werkzame personen.
     
    Het overzicht aan ondernemingen met de in de onderneming werkzame personen ziet er als volgt uit:
     

    Onderneming Aantal werknemers Aantal zetels Aantal werknemers per zetel
    Onderneming 1 130 2 65
    Onderneming 2 73 2 36,5
    Onderneming 3 654 3 218
    Onderneming 4 324 2 162
    Onderneming 5 570 3 190
    Onderneming 6 1040 4 260
    Onderneming 7 288 2 144
    Onderneming 8 231 2 115,5
    Tot​aal 3310 20  

    De OR van onderneming 6 is het niet met de verdeling eens. Zo moeten zij één zetel onder 260 medewerkers ‘verdelen’, terwijl bijvoorbeeld onderneming 2 die zetel onder 36/37 medewerkers kan ‘verdelen’. Daarom is er geen sprake van een evenredige verdeling van de beschikbare zetels. 
     
    Volgens de ondernemer is die evenredigheid niet per se noodzakelijk, zolang er maar sprake van representativiteit is. Ook hebben ze rekening gehouden met de omvang en complexiteit van de aard en aansturing van de onderneming. Ze geven ook aan dat de rest van de ondernemingsraden zich wél kunnen vinden in de voorgestelde zetelverdeling. 
     
    Oordeel kantonrechter
     
    Volgens de kantonrechter bevat de Wet op de ondernemingsraden (WOR) geen specifieke norm voor de zetelverdeling in een groepsondernemingsraad. De WOR bepaalt dat de verschillende groepen van de betrokken ondernemingen zoveel als mogelijk in de GOR vertegenwoordigd moeten zijn en dat het reglement van de GOR een dergelijke bepaling daarover dient te bevatten. Zie artikel 34, lid 3.
     
    De kantonrechter vindt dat de ondernemers bij hun voorstel rekening gehouden hebben met deze representativiteit in combinatie met de omvang van de ondernemingen en de internationale aansturing. Uitsluitend de verdeling bepalen op grond van de omvang van de ondernemingen is niet voldoende. In dit geval is ook daar door de ondernemers naar gekeken, maar ook naar de andere factoren. De ondernemingsraad van onderneming 6 verliest zijn procedure.
     
    Uitspraak: Rb. Zeeland-West-Brabant 21 december 2017 - zaaknummer 6185067 OV EJ 17-8339
     
    Advies WORonline
    Natuurlijk ligt een verdeling op grond van werknemersaantallen per onderneming voor de hand, maar in de praktijk levert dat soms geen effectieve medezeggenschap op en geen belangenvertegenwoordiging die recht doet aan de hele onderneming. De WOR wil voorkomen dat een enkel onderdeel van de organisatie omwille van zijn omvang naar werknemersaantallen de medezeggenschap overheerst. Uit de uitspraak van de kantonrechter wordt duidelijk dat er naast de evenredige vertegenwoordiging ook andere factoren meegewogen moeten worden. Daarbij mag je denken aan de toegevoegde waarde van een kleiner ondernemingsdeel aan het gehele functioneren van de organisatie of bijvoorbeeld de vertegenwoordiging van alle vestigingen hoe klein ook.
     
    Bij de inrichting van tijdelijke medezeggenschap - na een fusie of overname - is het ook zaak om beide onderneming en daarin werkzame personen recht te doen door er voor te zorgen dat er een goede vertegenwoordiging van beider belangen kan plaatsvinden.
     
    Voorbeeld daarvan zijn de Transitie-COR uit 2008 - 2011 bij ABNAMRO. Die bestond uit 7 zetels met OR-leden van Fortis Bank Nederland en 18 zetels van de COR ABNAMRO. Daarbij werd ook vastgesteld dat de 7 zetels van Fortis evenveel (50%) stemwaarde vertegenwoordigden als de 18 zetels (ook 50%) van de COR ABNAMRO. Op dat moment is er sprake van effectieve medezeggenschap waarbij de continuïteit van de onderneming en de belangen van alle werknemers mee gediend zijn. Dit indelingsprincipe (naar representativiteit of pariteit) is een veel toegepaste methode om GOR, COR, BOR en TOR op een goede manier te laten werken.
     
    Het feit dat de andere 7 ondernemingsraden in de casus hierboven met de voorgestelde verdeling van zetels akkoord zijn gegaan zal in dit geval ook een rol hebben gespeeld bij de uitspraak van de Ondernemingskamer. De ondernemer moet namelijk zijn indelingsvoorstel voorleggen en in overleg met alle betrokken OR-en brengen, voordat hij een nieuwe indeling gaat hanteren. De motivatie waarom er gekozen wordt voor deze specifieke indeling die afwijkt van de evenredige vertegenwoordiging geeft daarbij de doorslag.

  • Kan de zittingstermijn van de OR verlengd worden?

    De WOR kent niet de mogelijkheid om de zittingstermijn van een OR te verlengen. Feitelijk is dit dan ook niet mogelijk. In de praktijk gebeurt dit echter wel, als daarover tussen alle partijen (OR, bestuurder, vakbonden, achterban) overeenstemming bestaat. Voor uitstel van de verkiezingen en daarmee verlenging van de zittingstermijn, moeten gegronde redenen zijn en de verlenging geldt voor een redelijke en overzichtelijke periode.
     
    Verder is het van belang dat de OR e.e.a. goed communiceert binnen de organisatie en ook de verlenging beargumenteert. Iedere belanghebbende, waaronder alle in de onderneming werkzame personen, kan bezwaar maken tegen het uitstellen van de verkiezingen. Daarom is het belangrijk hier goed over te communiceren. Het overleg met de werknemers hierover kan ook in de vorm van een gemotiveerd bericht aan de werknemers waarop zij moeten reageren wanneer ze bezwaar zouden hebben tegen uitstel. Is er geen mandaat van bovengenoemde partijen, dan kan de verlenging in strijd met de wet geacht worden en kan de OR gedurende deze periode geen rechtsgeldige besluiten nemen.

  • Valt een niet ingrijpende wijziging in de organisatie en de daarbij betrokken functies van een klein aantal medewerkers onder het Advies- of Instemmingsrecht? Onze bestuurder stuurt de OR de onderstaande toelichting.

    Toelichting bestuurder:
    Er komen voor een beperkt aantal medewerkers nieuwe functie profielen tot stand met daaraan gekoppelde competenties. Alle medewerkers worden geplaatst in één van de processpecialisaties. Het is mogelijk dat niet alle medewerkers conform het plaatsingsbesluit de functie aanvaarden. Ook kan uitwijzen dat de medewerker niet in staat is het bepaalde niveau te halen dat verwacht wordt in de nieuwe functie. Daarom is het geen ingrijpende wijziging van de organisatie van de werkzaamheden en of functies. Wij verwachten niet dat medewerkers moeten of gaan vertrekken. Het lijkt niet nodig nu om van de OR een Advies of Instemming te ontvangen.
     
    Het antwoord:
    Puur naar de letter van de Wet op de Ondernemingsraden valt dit onder het Adviesrecht.
     
    Het gaat hier om een reorganisatie (het anders organiseren van het werk en het anders verdelen van de bevoegdheden daarbinnen art 25, lid 1e.) Mogelijk is er ook nog sprake op een later moment van uitbreiding, wijziging van het aantal betrokken medewerkers en kan er mismatch van medewerkers en functies ontstaan. Al met al een klassieke ‘kleine’ reorganisatie. Dat geeft de bestuurder ook wel aan in zijn aankondiging c.q. uitleg.
     
    Dan gaat het enkel nog over de kwalificatie ‘ingrijpend’. Het woord ‘ingrijpend’ komt niet voor in de WOR. Bestuurders gebruiken het graag en dan vooral met het woordje ‘niet’ ervoor. De WOR kent enkel het begrip ‘belangrijk’ en uit jurisprudentie blijkt (zie ook de link hieronder) dat iets belangrijk is, als de wijziging gevolgen heeft voor medewerkers. Daarbij stelt de WOR en de Ondernemingskamer geen criteria in de zin van het minimum aantal betrokken werknemers.
     
    Met andere woorden, de casus die voorligt valt onder het adviesrecht en de bestuurder moet daarom een advies aan de OR vragen. Als de bestuurder er niet om vraagt, kan de OR ervoor kiezen om er ongevraagd een advies over uit te brengen.
     
    Wat ook chique is, is om voor te stellen aan de bestuurder om geen tijd te besteden aan de discussie of het wel of niet valt onder het Advies- en of Instemmingsrecht, maar elkaar toe te staan erover van gedachten te wisselen in de eerstvolgende overlegvergadering. Dan adviseer ik jullie vervolgens een memo in te brengen voor dat overlegpunt, waarin je de mening van de OR opneemt over deze reorganisatie.
     
    Een pragmatische oplossing is dat de OR met de bestuurder overeenkomt dat hij advies vraagt met een voorbehoud, namelijk dat hij van mening blijft dat het voorgenomen besluit niet adviesplichtig is. Partijen kunnen zich dan concentreren op de inhoudelijke kant in plaats van op de procedurele kant van de zaak. Een vergelijkbare situatie is eens voorgelegd aan de Ondernemingskamer. Zie hier:
     
    https://www.woronline.nl/wor-artikelen/artikel-25-het-adviesrecht-van-de-or/adviesrecht-bevoegdheid

  • Werkgever voert veelvuldig nieuwe functies in, hierdoor lijkt er soort van “management waterhoofd” te ontstaan. De OR wil nieuwe functies graag, een jaar na invoering, evalueren en is op zoek naar de juiste criteria die hierbij gehanteerd kunnen worden. Heb jij aanbevelingen waar we vanuit OR- oogpunt moeten letten, c.q. zijn er bepaalde criteria die gehanteerd kunnen worden?

    Een organisatie behoeft de nodige aansturing. Daarvoor zijn soms nieuwe functies nodig. Op dit moment lijkt het erop dat de OR verrast wordt door het herhaaldelijk toevoegen van functies en de invulling daarvan.
     
    Van belang is om te weten of er sprake is van een ‘reorganisatie’ (of verandering die geen reorganisatie mag heten volgens de bestuurder) waarin vooraf aan de OR is gevraagd om haar advies te geven. Als dat zo is zou ik daarop teruggrijpen en vaststellen of de voorgenomen wijzigingen in het functiehuis (andere aansturing, taakverdeling, span of control, bevoegdheden) nu uitgevoerd worden zoals destijds beschreven.
     
    Maar ik ga er maar even vanuit dat dit nu niet het geval is en dat de OR nu waarneemt dat de bestuurder wel heel veel nieuwe functies in de managementlaag creëert en invult. Waarbij onduidelijk is waarom dit gebeurt, waartoe dat moet gaan bijdragen en waar het een keer stopt.
     
    Van belang is allereerst om een helder beeld (diagnose) te stellen. Schrijf als OR eens op hoe de aansturing een jaar (of twee jaar) geleden eruitzag. Welke functies, welke span of control, welke vorm van aansturing (directief/hiërarchisch of zelfsturing) er toen was ingericht om de organisatie goed te laten functioneren. Dat is het WAS-beeld. Dan schrijf je op hoe de situatie nu is. Het IS-beeld. Wat zijn de verschillen? Zijn die verklaarbaar? Was er bijvoorbeeld sprake van slechte cijfers en was vanuit die gedachte de versterking van de financiële functie noodzakelijk? Of was er sprake van een gebrek aan innovatie of slechte zorg en is van daaruit te verklaren waarom bepaalde functies nu ingevuld worden?
     
    Met andere woorden voordat je als OR vragen gaat stellen aan de bestuurder, probeer eerst zelf gebaseerd op goede gronden te verklaren waarom de managementlaag voor bepaalde functies uitgebreid moest worden. Dat is de OR-analyse van wat er nu gaande is.
     
    Met die analyse ga je naar de bestuurder en stel je de onderstaande vragen:

    • “Bent u zich bewust van het feit dat er in het afgelopen jaar x functies in de managementlaag zijn toegevoegd?”
    • “Uit de analyse van de OR blijkt dat wij ons goed kunnen voorstellen dat functie 1, 3, 7 en 11 van belang waren om kwalitatief goed in te vullen, maar kunt u ons helpen aan een argumentatie waarom functies 2, 4, 5, 6, 8, 9 en 10 ook van belang zijn om in te vullen?”
    • “Werkt u toe naar een ander besturingsmodel en welke model is dit?”
    • “Verwacht u na functie 11 nog meer functies te gaan toevoegen en kunt u aangeven om welke verantwoordelijkheden/taakgebieden dat gaat?”
    • “Wat is de positieve impact op de medewerkers (betere aansturing, tevredenheid, ontwikkeling, meer tijd voor zorg) en dienstverlening (kwaliteit, efficiency, cliënttevredenheid) van deze nieuwe functies?”
    • “Heeft u in de begroting budget opgenomen voor de creatie van deze nieuwe functies?”
    • “Wat is de financiële impact van de versterking van de managementlaag?”
    • “Is te verwachten dat de versterking van de managementlaag leidt tot andere personele wijzigingen?”
    • “Welke opdrachten, targets en of doelen geeft u mee aan deze nieuwe functies?”
     
    Van belang is dat de OR eerst zelf een analyse maakt van wat er gaande is. Kan de OR zich bedenken waarom dit gebeurt, wat het doel en belang ervan is en of bepaalde functies bijdragen aan een betere organisatie en meer tevreden cliënten en medewerkers.

    Met die constructieve bijdrage mag je altijd meer verdiepende vragen stellen. Dan worden die vragen ook minder vervelend voor een bestuurder om aan te horen en voor de OR om ze te stellen

  • Heeft een uitzendkracht actief of passief kiesrecht?

    Het antwoord:

    Uitzendkrachten en or-verkiezingen
    De FNV wil dat een uitzendkracht die 24 maanden of langer bij een bedrijf werkt, stemrecht voor de or krijgt. In een door de FNV aangespannen rechtszaak, oordeelde de rechter helaas anders. De FNV is voorstander van verkorte termijnen voor actief en passief kiesrecht.
     
    Uitzendkracht heeft lange adem nodig
    Volgens de rechter is een uitzendkracht pas na 24 maanden een 'in de onderneming werkzame persoon' in de zin van de WOR. Vervolgens zullen zij  - net als alle andere werknemers in het bedrijf - pas kiesgerechtigd zijn als ze tenminste 6 maanden in de onderneming werkzaam zijn geweest. Een uitzendkracht moet dus 24 + 6 = 30 maanden in het bedrijf werken voordat hij actief kiesrecht heeft bij z'n inlener. En voor het passieve kiesrecht (gekozen worden in de or) is dat nog langer, namelijk 24+ 12= 36 maanden. Dat komt neer op 3 jaar wachten dus!
     
    Or mag van de termijnen afwijken
    Maar het kan ook anders. Als het namelijk bevorderlijk is voor een goede toepassing van de wet, bijvoorbeeld bij een bedrijf waar een groot deel van het werk gedaan wordt door uitzendkrachten, dan mag de or van de gestelde termijnen afwijken. De or moet dit dan in het eigen reglement opnemen. In het voorbeeldreglement van de FNV (pdf) zijn beide termijnen dan ook verkort tot 12 weken.

  • Er zijn wijzigingen doorgevoerd in de arbeidsvoorwaarden. De COR is hiervan in kennis gesteld. Zijn de wijzigingen instemmingsplichtig of is een mededeling voldoende?

    De vraag:
    De organisatie heeft voor alle medewerkers een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden. Nu zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd waaronder; vergoedingen aangepast (verhoogd) en termijnen aangepast van 3 naar 5 jaar en is de mogelijkheid om extra vakantie-uren toegevoegd. De COR is hiervan in kennis gesteld. De vraag is zijn de wijzigingen instemmingsplichtig conform artikel 27 of volstaat een mededeling? Graag uw advies.
     
    Het antwoord:
    Elke wetgeving kent een uitleg naar de letter en naar de geest.
     
    Artikel 27 WOR Instemmingsrecht is overigens heel duidelijk over wanneer de OR om instemming moet worden gevraagd: ‘zodra de werkgever een nieuwe regeling invoert, een bestaande regeling wijzigt of een regeling afschaft.
     
    De onderdelen die je noemt vallen binnen een bestaande regeling ‘meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden’ en zijn bij wijziging instemming plichtig. En met instemming is het ook nog eens zo dat als een bestuurder er niet om vraagt en de OR ‘eist’ het niet op je als OR ook het recht verliest om er op een later moment nog op terug te komen. De WOR stelt daarvoor een termijn van maximaal 1 maand na invoering c.q. wanneer de OR redelijkerwijs op de hoogte kon zijn. In jullie geval ben je op de hoogte omdat je de mededeling hebt ontvangen.
     
    Ik kan niet goed beoordelen of alle genoemde wijzigingen positief uitpakken voor het personeel nu, maar dat kan geen argument zijn om wel of niet instemming te vragen aan de OR of als OR te denken om het erbij te laten zitten. Daarmee snij je jezelf op de langere termijn in de vingers.
     
    Ook als de bestuurder voornemens is om te melden bij de communicatie naar medewerkers over de wijzigingen dat ‘de OR geïnformeerd is over de aanpassingen’ frons ik mijn wenkbrauwen.
     
    M.a.w. ik adviseer jullie om alsnog te vragen naar een verzoek tot instemming. Die kan je als de OR er geen opmerkingen over heeft als hamerstuk laten passeren. Daarmee borg je wel naar voren toe dat de bestuurder en OR hun rol en mandaat zuiver houden.
     
    De WOR kent geen ‘mededelingen’ als middel/instrument om iets met de OR te regelen, te informeren etc.
     
    Het is belangrijk om te weten WAAROM de bestuurder met deze aanpassingen komt. Wat wil hij ermee bereiken. Die onderbouwing moet in ieder geval op papier staan. Daarmee kan je latere vragen om instemming toetsen. Wordt er gewerkt vanuit een HR-visie en consequent beleid en passen we daarom nu de voorwaarden aan. Of is er een externe ontwikkeling (wetgeving of arbeidsmarkt) die ons dwingt het aan te passen. Of is er een visie op werving en behoud medewerkers die vraagt om deze aanpassingen door te voeren.
     
    Dat is altijd mijn redeneertrant: ‘Leg mij uit beste bestuurder waarom u dit wil wijzigen’.
     
    In de ophanging en verdeling van taken zoals u die schets in uw organisatie ontstaat al snel de praktijk van een taakje erbij en de slager die zijn eigen vlees keurt.

  • Wie heeft het recht op onderhandeling over en zitting nemen in de EOR? Is dat de COR of de OR SPP?

    Het instellen van een EOR #33
     
    De situatie:
    De RvB is voornemens een EOR in te stellen, omdat zij een buitenlands bedrijf (te noemen PPB) hebben overgenomen.
     
    De structuur van de organisatie is als volgt:

    • Een stichting met daaronder de publieke delen met elk een eigen OR.
    • Een holding die onder de stichting hangt met daarin o.a. de B.V. SPP.
    • Alle B.V.'s hebben ook een eigen OR.
    • Boven/onder alle OR-en staat een COR.
     
    Mijn vraag is: wie heeft het recht op onderhandeling over en zitting nemen in de EOR? Is dat de COR of de OR SPP?
     
    Vermeld dient dat er een "laundrylist" is waarin afspraken staan over de bevoegdheden van de B.V.'s t.a.v. het nemen van zelfstandige besluiten.
     
    Het antwoord:
    Eerst maar eens de (mede)zeggenschap tekenen.



    Uit de beschrijving maak ik op dat PPB juridisch wordt opgehangen onder aansturing van de Holding. Gelijk aan de andere BV’s in Nederland.
     
    Wat van belang is of PPB in gelijke mate als de andere BV’s in Nederland ‘zelfstandig’ bevoegd is om te ondernemen, besluiten te nemen over strategie, investeringen, eigen arbeidsvoorwaardenbeleid te voeren etc. Het mandaat c.q. resultaatverplichting (lees eigen broek ophouden, ook financieel) wat aan elke BV is toegekend moet voor PPB vergelijkbaar worden ingericht.
     
    Wanneer dat niet het geval is en PPB in feite wordt (of zal worden) aangestuurd door de BV SPP ontstaat er een andere situatie. Dan praten we over een ‘vestiging’ c.q. een ‘locatie in het buitenland’.
     
    In de WEOR (Wet op de Europese Ondernemingsraden) vind je een aantal artikelen die relevant zijn. Ik heb ze hieronder opgenomen. De WEOR wijst de COR aan als deelnemer aan de onderhandelingsgroep. Maar ook hier laat de WEOR ruimte om onderliggende OR-en mochten die meer dan gemiddeld ‘geraakt’ worden door het ontstaan van een EOR meer dan naar evenredigheid op te nemen in de onderhandelingsgroep. Dat is wijs van de COR als zij dat inziet en op die manier de betrokkenheid en toekomstige medezeggenschap vanaf de start van effectiviteit voorziet.
     
    De onderhandelingsgroep overlegd met de directie over de opstart van een EOR. De samenstelling van een EOR is beschreven in de WEOR. Zie artikel 9, lid 1. In de onderhandelingsgroep bepaal je hoe de toekomstige medezeggenschap op Europees niveau zijn werk moet gaan doen. Uiteindelijk leg je dit vast in het Huishoudelijk reglement van de EOR. Zie artikel 11, lid 3 van de WEOR. Let op dat ook daarin wordt vastgelegd welke ‘vestigingen’ per land in de EOR vertegenwoordigt zullen gaan worden. Het kan dus ook in de situatie van Sanquin leiden tot een EOR waarin niet alle onderliggende OR-en een zetel verkrijgen. Bijvoorbeeld de publieke delen hebben nu wel zitting in de (Nederlandse) COR, maar hoeven omwille van de puur private activiteiten die PPB uitvoert niet ook zitting en zetels te verkrijgen in de op te richten EOR. Zelfs een EOR bestaande uit enkel OR-leden van SPP en de ‘OR’ van PPB kan een model van medezeggenschap zijn.
     
    Bepalend is in hoeverre de activiteiten die PPB gaat uitoefenen raakvlak in organisatorische, financiële en arbeidsvoorwaardelijke zin hebben met alle of een deel van de Nederlandse publieke en private onderdelen.
     
    Een onderhandelingsgroep kent een samenstelling op grond van de WEOR, maar die samenstelling hoeft niet 1 op 1 over te gaan in een EOR. De COR NL kan naast de EOR blijven bestaan. Het ene vervangt het andere niet.
     
    Een overzicht van alle in de ondernemingen werkzame personen is van belang en de governance over alle ondernemingen.
     
    De vraag die aan de RvB gesteld zou kunnen worden is: ‘waarom zij nu een EOR willen?” en aanvullend ‘Wat zijn de internationale ambities?”
     
    WEOR, artikel 9. Lid 1
    De bijzondere onderhandelingsgroep bestaat uit een zodanig aantal vertegenwoordigers van de werknemers van de communautaire onderneming of groep dat is gewaarborgd dat per betrokken staat een lid wordt gekozen of aangewezen voor elke 10%, of een deel daarvan, van de werknemers die in de betrokken staat werkzaam zijn, berekend over het totale aantal werknemers dat bij de communautaire onderneming of groep in alle betrokken staten tezamen werkzaam is.
     
    WEOR, artikel 10, lid 1 en 2
    Met betrekking tot de Nederlandse vestigingen en ondernemingen worden de leden van de bijzondere onderhandelingsgroep aangewezen, dan wel wordt hun aanwijzing ingetrokken, door de bij die vestigingen of ondernemingen ingestelde ondernemingsraden.
     
    Indien met betrekking tot ondernemingsraden als bedoeld in het eerste lid een of meer centrale ondernemingsraden zijn ingesteld, geschiedt de aanwijzing of intrekking door die raad of raden.
     
    WEOR, artikel 11, lid 3
    Indien het hoofdbestuur en de bijzondere onderhandelingsgroep overeenkomen een Europese ondernemingsraad in te stellen, dan wordt bij overeenkomst tevens het reglement van de raad vastgesteld. Tenzij het hoofdbestuur en de bijzondere onderhandelingsgroep anders overeenkomen, regelt het reglement tenminste de volgende aangelegenheden:
    1. voor welke vestigingen of ondernemingen van de communautaire onderneming of groep de Europese ondernemingsraad is ingesteld;
    2. de omvang en samenstelling van de raad, waarbij werknemers zoveel mogelijk evenwichtig vertegenwoordigd worden, en de zittingsduur van zijn leden;
    3. het werkterrein en de bevoegdheden van de raad;
    4. de wijze waarop de raad wordt ingelicht en geraadpleegd;
    5. de wijze waarop de informatieverstrekking en raadpleging van de raad en de informatieverstrekking en raadpleging van de vertegenwoordigers van werknemers, bedoeld in artikel 3, tweede lid, aan elkaar worden gekoppeld, rekening houdend met hun bevoegdheden;
    6. de frequentie, duur en plaats van de vergaderingen van de raad;
    7. de financiële en materiële middelen waarover de raad kan beschikken;
    8. indien binnen de raad een beperkt comité wordt ingesteld: de samenstelling, de aanwijzingsprocedure, de taakomschrijving en het reglement daarvan.

  • Hoe zien de privacy rechten van werknemers er volgens de AVG uit?

    De privacy rechten van werknemers volgens de AVG
    Net als klanten waarvan persoonsgegevens worden verwerkt, hebben ook werknemers privacy rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze rechten zijn op verschillende plekken in de AVG terug te vinden. Een samenvatting van de privacy rechten die de werknemer kan inroepen jegens de verwerkingsverantwoordelijke, de werkgever.
     
    (Bron: ORnet 1 oktober 2018, door Suzan van der Meer, advocaat arbeidsrecht bij Boontje Advocaten)
     
    Recht om toestemming in te trekken (art. 7 lid 3 AVG)
    Een van de grondslagen om persoonsgegevens te mogen verwerken is op grond van de vrijelijk gegeven toestemming van de betrokkene. Een werkgever zal zich echter vaak op één van de andere grondslagen uit de AVG (moeten) beroepen, omdat de toestemming van een werknemer – gezien de afhankelijkheidsrelatie tot zijn werkgever – doorgaans niet vrijelijk zal zijn gegeven.
     
    In sommige gevallen (bijvoorbeeld bij het gebruik van een foto in een smoelenboek) kan wel met toestemming van de werknemer worden gewerkt. Als de werknemer in zo’n geval toestemming heeft gegeven dan kan hij deze toestemming ook weer te allen tijde intrekken.
     
    Recht op transparante informatie (art. 12 AVG)
    De AVG bepaalt dat informatie die bestemd is voor de werknemer – overeenkomstig het transparantiebeginsel – beknopt, eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk moet zijn en dat duidelijke en eenvoudige taal moet worden gebruikt. Het gaat hier onder meer om de communicatie die geschiedt als de werknemer één van zijn rechten op grond van de AVG inroept.
     
    Recht op informatie en toegang (art. 13 en 14 AVG)
    De werknemer heeft het recht om te weten wat er met zijn persoonsgegevens gebeurt en waarom. Hij moet bewust worden gemaakt van de risico’s van de gegevensverwerking, de regels die ervoor gelden, de waarborgen en de manier waarop hij zijn rechten met betrekking tot de verwerking van gegevens kan uitoefenen. De werkgever dient de werknemer te informeren over de gegevensverwerkingen.
     
    Recht op inzage en kopie (art. 15 AVG)
    De werknemer heeft het recht om de persoonsgegevens die van hem verzameld zijn in te zien. Hij mag de werkgever met redelijke tussenpozen vragen of, en zo ja welke, persoonsgegevens van hem worden verwerkt.
     
     
     
    Recht op rectificatie (art. 16 AVG)
    De werkgever dient er zorg voor te dragen dat wanneer er persoonsgegevens worden verwerkt, deze gegevens accuraat zijn en blijven. Als de gegevens niet (meer) accuraat zijn, dan heeft de werknemer het recht om van de werkgever te verlangen deze onjuiste persoonsgegevens onverwijld te rectificeren.
     
    Recht op verwijdering (recht op vergetelheid) (art. 17 AVG)
    De werknemer heeft onder bepaalde omstandigheden het recht om zijn persoonsgegevens door de werkgever te laten verwijderen, bijvoorbeeld als de verwerking onrechtmatig is.
     
    Daarnaast heeft de werknemer het recht om ‘vergeten te worden’. Het gaat hier bijvoorbeeld om de situatie waarin de werkgever persoonsgegevens van de werknemer openbaar heeft gemaakt (bijvoorbeeld op een website), in welk geval de werknemer het recht heeft van de werkgever te verlangen deze gegevens te wissen.
     
    Recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG)
    Het recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens houdt in dat in bepaalde situaties (bijvoorbeeld als de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist of verwerking onrechtmatig is) de werknemer de mogelijkheid heeft om de verwerking van zijn persoonsgegevens tijdelijk stil te laten zetten.
     
    De werknemer kan dit recht onder meer inzetten als hij meent dat er te veel persoonsgegevens van hem worden verwerkt, zonder duidelijk en legitiem doel.
     
    Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG)
    De werknemer heeft het recht om een kopie van zijn persoonsgegevens, die hij aan de werkgever heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen.
     
    Recht van bezwaar (art. 21 AVG)
    Een werknemer kan vanwege redenen die verband houden met zijn specifieke situatie gebruik maken van dit recht van bezwaar tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens, mits voldaan is aan de in de AVG genoemde vereisten.
     
    Als een werknemer bezwaar maakt staakt de werkgever de verwerking, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden anders bepalen.
     
    Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluiten (art. 22)
    Er is sprake van geautomatiseerde individuele besluitvorming, als persoonsgegevens worden gebruikt om tot een bepaalde beslissing te komen en deze beslissing uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.
     
    Een werknemer heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een enkel op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit, wanneer dit rechtsgevolgen heeft voor hem of hem anderszins in aanzienlijke mate treft.
     
    Dit zou bijvoorbeeld aan de orde kunnen zijn in het geval een arbeidsovereenkomst wordt opgezegd, enkel omdat de computer aangeeft dat de werknemer een risico vormt voor de organisatie. In zo’n geval kan de werknemer een beroep doen op het recht op een menselijke blik bij het nemen van besluiten.
     
    Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit (art. 77 AVG)
    De werknemer heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als hij vermoedt dat zijn persoonsgegevens zijn verwerkt op een manier die in strijd is met de AVG. De AP neemt hierop een besluit.
     
    Als de werknemer het niet eens is met dit besluit kan hij hiertegen nog in beroep bij de rechtbank.
     
    Recht om een doeltreffende voorziening in rechte in te stellen (art. 78 en 79 AVG)
    Een werknemer kan een voorziening in rechte instellen tegen de AP, de werkgever of een verwerker, indien hij van mening is dat de verwerking van zijn persoonsgegevens niet in lijn met de geldende wet- en regelgeving heeft plaatsgevonden. Dit betreft een civielrechtelijke procedure.
     
    Collectief actierecht/recht op vertegenwoordiging (art. 80 AVG)
    Een werknemer mag een organisatie, orgaan of vereniging zonder winstoogmerk machtigen om namens hem een klacht in te dienen of de rechten uit te oefenen die hem gegeven zijn uit hoofde van de AVG.
     
    Recht op schadevergoeding (art. 82 AVG)
    Als een werknemer materiële of immateriële schade heeft geleden als gevolg van een overtreding van de AVG, dan heeft hij het recht om een schadevergoeding te ontvangen voor de geleden schade.
     
    De werknemer heeft dus een breed scala aan rechten ter bescherming van zijn privacy tot zijn beschikking. Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om de werknemers te wijzen op deze rechten, bijvoorbeeld in een privacybeleid of – statement.

  • Is het verplicht om zelf een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen of mag je die ook inhuren?

    De vraag:
    Is het verplicht om zelf een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen of mag je die ook inhuren?
     
    Onze organisatie is een joint venture van meerdere bedrijven en stelt voor om bij de invoering van de AVG gebruik te maken van de Preventiemedewerker van de joint venture-partij. Heeft de OR instemmingsrecht op de taken en bevoegdheden van deze ‘externe’ functionaris?
     
    Het antwoord:
    Het korte antwoord is: Jazeker, je mag onder de nieuwe wet AVG een Functionaris Gegevensbescherming delen met andere delen van de organisatie. Er is wel een maar overigens.
     
    Hoe en waar de verantwoordelijkheid op functieniveau wordt belegd door de organisatie (al of niet in samenwerking met andere organisatieonderdelen) bepaald niet of de OR instemmingsrecht heeft of niet.
     
    De OR heeft over het Privacy beleid voor zover het de gegevensbescherming van het eigen personeel raakt, het instemmingsrecht. Zodra het gaat om de gegevens van cliënten en bezoekers gaat de OR er niet over.
     
    Er is veel onduidelijkheid over de invoering van de AVG en wat de OR ermee moet.
     
    Het instemmingsrecht van de OR over de AVG van 25 mei 2018
    Aan het aanstellen van een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) gaan een aantal keuzes vooraf. Dat is allereerst het beleid op Gegevensbescherming. Vanuit het beleid is te bepalen of de bescherming van data van cliënten en medewerkers met elkaar verweven zijn. Doorgaans is dat het geval omdat beide datasets zijn ondergebracht in IT-systemen die voor veel medewerkers toegankelijk zijn. Die vermenging is van belang omdat het instemmingsrecht wat de OR heeft op het beheer, gebruik en de bescherming van de gegevens van de medewerkers/collega’s als vanzelf in beeld komt bij de behandeling van een instemmingsverzoek over beheer, gebruik en bescherming van de cliëntgegevens.
     
    Nadat duidelijk is over welke dataset het gaat kan er gekeken worden naar de benodigde inrichting. Dat dit alleen online, digitaal en om geautomatiseerde gegevens zou gaan is een misvatting. In veel organisaties worden nog veel datasets in fysieke vorm opgeslagen (ordners, kaartenbakken, gespreksverslagen) ook. Daar gaat de AVG dus ook over!
     
    Waarop geeft de OR haar instemming?
    De OR gaat ook over het takenpakket, de bevoegdheden, de contractomvang, de plaats binnen of buiten de onderneming bij het aanstellen van een ‘eigen’ functionaris gegevensbescherming (FG). Deze keuzes maken onderdeel uit van de besluitvorming over het intern toezicht op gegevensbescherming. De vraag die de OR zich moet stellen is of de organisatie zich voldoende bewust is van de impact van de nieuwe wetgeving. En heeft de organisatie afdoend beleid geformuleerd en passende maatregelen genomen om de data van cliënten goed te beheren, gebruiken en beschermen.
     
    Op dat geheel aan maatregelen en keuzes die vaak worden vastgelegd in een plan van aanpak heeft de OR haar instemming te verlenen.
     
    Takenpakket van de Functionaris Gegevensbescherming (FG)
    Een FG zal vooral toezien op een veilige gegevensverwerking van derden (burgers, klanten, cliënten), echter dit ‘externe’ privacy beleid kan sterk verweven zijn met het interne privacy beleid door toegang van de FG tot persoonsgegevens van het personeel. En wanneer het gaat om datalekken kan dat zowel persoonsgegevens van derden als van het eigen personeel betreffen. Directiebesluiten over het interne toezicht dat ook gegevens van het personeel raakt of voorzieningen betreft die geschikt zijn voor het administratief of digitaal ‘volgen’ van personeel, zullen ter instemming aan de OR moeten worden voorgelegd.
     
    Welke criteria gelden voor de classificatie van de data (hoog vertrouwelijk, vertrouwelijk, laag vertrouwelijk), hoe het beheer is ingericht, op welke wijze de medewerkers geïnformeerd (gaan) worden over de vastlegging, beheer en gebruik van hun data. Helder moet zijn als het gaat over beheer van data wie daar eindverantwoordelijk voor is, wie de melding gaat doen bij calamiteiten en wie op het hele proces regelmatig gaat een audit uitvoert.
     
    Omdat de keuzes over de inhoud van de functie en de taken van de FG medebepalend zijn voor de verdere uitwerking van beleid en maatregelen, zullen ook die keuzes onderdeel van het instemmingsrecht van de OR zijn. Bovenstaande is de input voor een goede functieomschrijving en profiel. Tot zover reikt de verantwoordelijkheid van de OR. De selectie van de man/vrouw om deze functie in te vullen valt niet onder de verantwoordelijkheid van de OR.

  • Moet de OR betrokken worden bij het opstellen van functiebeschrijving voor de functionaris gegevensbescherming?

    De vraag: 
    We zijn van mening dat de OR betrokken had moeten worden bij het opstellen van functiebeschrijving voor de functionaris gegevensbescherming. Dat is niet gebeurd. Wel heeft bestuurder aangegeven dat de functieomschrijving zoals die nu is opgesteld, zo minimaal mogelijk is en dat slechts voldaan wordt aan de wettelijke plicht. De OR zou daarom op dit moment ‘niets te vinden hebben’.  Wanneer het definitieve functieprofiel zal worden opgesteld, over een jaar, zal de OR hierbij wel betrokken worden, geeft bestuurder aan.
     
    Is deze gang van zaken correct? Zie je in de vacature wellicht zaken waarop de organisatie op dit moment (jegens de OR) tekort geschoten is?
     
    Het antwoord:
    De OR gaat niet over de selectie van de kandidaat voor de functie. Dus deelname aan sollicitatiegesprekken voor functies op dit niveau in de organisatie is af te raden. Dat is niet je vak/expertise om de beste kandidaat te vinden, te beoordelen en te selecteren.
     
    Het kan dat de OR gaat over de functiebeschrijving. Dan moet er wel sprake zijn van een gewoonte binnen de organisatie om (nieuwe) functiebeschrijvingen voor te leggen aan de OR ter instemming. Als dat voorheen niet gebeurde met aangepaste of nieuwe functiebeschrijvingen voor functies op dit niveau heb je nu ook geen instemming hierop. De WOR kent alleen rechten toe aan de OR als het gaat om bestuurders en leden van raden van toezicht/commissarissen. Een uitzondering daarop is de preventiemedewerker waarop de OR wel instemming heeft op functiebeschrijving en selectie van de kandidaat. Die wetgeving is per 1 juli 2017 ingegaan.
     
    Wanneer de OR voorheen iets heeft vastgelegd (bovenwettelijk in een convenant) in de zin dat zij op enkele specifieke werkgebieden of functiegroepen instemming of adviesrecht heeft kan de OR zich daar nu op beroepen. Maar ik vermoed dat dit er niet is in jullie geval.
     
    De enkele opmerking dat het nu een minimale invulling betreft die voldoet aan de wet is geen argument om wel of niet instemming of advies te vragen.
     
    De wet is al sinds 2001 in werking immers.
    https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/wetten/wet-bescherming-persoonsgegevens
     
    Advies:
    Belangrijker is de vraag of deze vacaturestelling (nieuwe functie) voortkomt uit eerder beleid op het gebied van beveiliging medewerkers/cliënten gegevens beveiliging. Ik herinner mij natuurlijk je vorige vraag over vervanging systemen. Als je de vacaturestelling en de beschrijving van deze functie kan koppelen aan die eerdere behandeling of aan een ander beleidsstuk over HR-beleid en privacy van medewerkersdata kan je betogen dat je wilt toetsen of dat wat nu praktisch wordt ingericht (nieuwe functie) conform is met het toen opgestelde beleid en doelen die behaald moesten worden.
     
    Je hebt dan een redelijk goede kapstok om dit aan op te hangen. Het gaat hier dan om een uitvoeringsadvies (implementatie van maatregelen vanuit eerder vastgesteld beleid).
     
    Het aanbod van de bestuurder om op een later moment wel invloed te hebben is natuurlijk ook een mogelijkheid, maar het argument om dat dan nu niet toe te staan in zin van ‘we richten het eerst minimaal en wettelijk verplichtend in’ is geen goede reden.
     
    Eigenlijk zegt de bestuurder dat hij wel om jullie instemming had gevraagd als hij het gelijk in één keer goed had ingericht nu. De beste vraag is dan ook nu waarom er voor gekozen is om het nu slechts minimaal in te richten en daarop ook te werven. En wordt de kandidaat dat ook verteld?

  • In WOR-artikel 27:1 b staat dat de OR instemmingsrecht heeft op arbeids- en rusttijdenregeling of een vakantieregeling. Hoever gaat deze instemming? Gaat dit puur om het beleid of heeft de OR ook instemmingsrecht op elke wijziging in roostertijden die op teamniveau worden bedacht?

    In principe geeft de WOR in artikel 27 de OR het recht om in te stemmen met een wijziging van de regeling. Daaronder valt het beleid, de regelmethodiek – lees wijze van roosteren – en welke extra criteria gelden bij het roosteren (zeg uitgangspunten van het roosteren).
     
    Zo mag de regeling geen voordeel of nadeel (discriminatie art 28 WOR) kennen voor een deel van de medewerkers. Bijvoorbeeld parttimers mogen als eerste hun voorkeur aangeven voor inroosteren op avonddiensten. Of de reisafstand van woon-werkverkeer bepaald de inzet op avonddiensten. Het gaat dus echt om de manier van roosteren, de uitgangspunten/regels en uitzonderingsregels waar een OR instemming op verleend.
     
    Wat als er door een team wordt afgeweken van die regels/methodiek of op teamniveau uitzonderingen worden bedacht, die afwijken van de organisatiemethodiek.
     
    Stel de organisatie heeft als beleid/roosteruitgangspunt: ploegendiensten starten nu op elke vestiging van 8u – 16u, 16u – 24u, 24u – 8u, maar er is één team wat besluit (zelfsturende teams immers) om te gaan werken met 6u – 14u, 14u – 22u, 22u – 6u omdat er veel moeders met schoolgaande kinderen in het team werken toevallig.
     
    Ik adviseer de OR dan wel om eerst na te gaan in hoeverre de betreffende teamleden én HR het acceptabel vinden wat er gebeurt. Waarbij je als OR met enige gezonde afstand moet kijken of de eigen methodiek die dit team heeft uitgedacht geen precedent gaat scheppen. Want voor collega’s die willen verkassen van team of nieuwe medewerkers kan het een belemmering gaan vormen. Daarmee belemmer je de interne mobiliteit bijvoorbeeld en misschien is dat nou net één van de speerpunten van HR. Dus bekijk als de OR de impact op langere termijn en op organisatieniveau. Achterhaal de reden van afwijken bij het team. En bevraag de bestuurder met die informatie of het past in het HR-beleid.
     

  • Heeft de OR advies- of instemmingsrecht bij het invoeren van een opleidingsbeleid?

    Toelichting op de vraag:
    Binnenkort moeten alle medewerkers trainingen, cursussen etc. gaan volgen. Daarbij verzamelen zij leerpunten. Per jaar gaat er een minimum aantal punten behaald moeten worden.
     
    Het antwoord:
    Opleidingsbeleid valt onder het recht op Instemming. Dit is te lezen in artikel 27, lid 1e, 1f en 1g van de WOR. Het gaat hier waarschijnlijk om alle drie de leden van dit artikel.
     
    e. een regeling op het gebied van het aanstellings-, ontslag- of bevorderingsbeleid;
    f. een regeling op het gebied van de personeelsopleiding;
    g. een regeling op het gebied van de personeelsbeoordeling;
     
    Als OR geef je instemming op de regeling zelf. Dus hoe die in elkaar zit. Is die eerlijk, rechtvaardig en haalbaar voor de betrokken medewerkers? Zijn de gestelde eisen (soort opleidingen, de kans op het behalen van de punten, het verstrekken van voldoende tijd) reëel voor de betrokken medewerkers? Is het vereist om deze punten te behalen voor de uitoefening van de taken of gaat het om een externe eis van voldoende registratie (de BIG-registratie bijvoorbeeld).
     
    De WOR kent dus een pragmatische beoordeling (naar de letter) maar vraagt ook naar de achterliggende bedoeling (naar de geest) met het invoeren of wijzigen van een dergelijke regeling. Van belang is om te achterhalen wat er met de registratie van leerpunten gaat gebeuren. Worden ze onderdeel van de doelstellingen en heeft het al of niet behalen van het minimum aantal punten in een jaar consequenties voor de beoordeling? Bepaald het aantal punten de kansen op een andere functie intern?
     
    Als OR moet je nu doorvragen op het doel van de invoering van het puntensysteem en wat daarbij de mogelijk impact is op medewerkers. Krijgen medewerkers voldoende tijd om hun minimale aantal punten te behalen? Worden alle kosten voor het behalen van de punten door de werkgever betaald?
     
    Onderstaand nog een link naar jurisprudentie hierover.
    https://www.woronline.nl/wor-artikelen/artikel-27-het-instemmingsrecht-van-de-or/instemmingsbevoegdheid
     
    Maak gebruik van je instemmingsrecht. Stel bovenstaande vragen aan jezelf als OR, aan de betrokken collega’s en vervolgens in een Overlegvergadering aan de bestuurder.

  • Organisatie wordt eigen risicodrager (ERD) voor de ziektekosten. Heeft OR advies- of instemmingsrecht?

    De vraag:
    De organisatie kiest ervoor om eigen risicodrager (ERD) te worden voor de ziektekosten. Heeft de OR daarop advies- of instemmingsrecht?
     
    Het antwoord:
    Het onderwerp inderdaad valt onder het Adviesrecht (art 25 WOR, lid 1m), maar door de mogelijke impact van het voorgenomen besluit, raakt het ook aan onderwerpen die vallen onder het Instemmingsrecht (art 27 WOR, lid 1d en 1k).
     
    Het gaat namelijk om een wijziging van de volgende Advies-onderwerpen:

    • Eigen risicodragerschap
    • Financiële impact
    • Verruiming van werkzaamheden (ophanging en invulling functie re-integratie)
    En de onderstaande Instemmings-onderwerpen:
    • Arbeidsomstandigheden
    • Preventiebeleid en uitvoering
    • Verzuimbeleid
    • Re-integratie
    • Bescherming persoonsgegevens medewerkers
    Het verzoek om advies te geven is derhalve juist, maar ontslaat de OR niet van de verplichting om in het overleg vragen te stellen en in het advies aanbevelingen te doen.
     
    Dat er mogelijk of naar alle waarschijnlijkheid een financieel voordeel te behalen is bij een overstap van publiek verzekerd zijn naar eigen risicodrager, doet in feite niet ter zake. Dat wil niet zeggen dat het niet van belang is. Een beoogd financieel voordeel is namelijk geen afdoend argument om iets in te voeren.
     
    Niet-adviseren staat niet gelijk aan positief adviseren
    Niet-adviseren wil niet zeggen dat de OR positief adviseert. Een bestuurder is verplicht om advies te vragen, maar een OR heeft het recht om wel of niet te adviseren.
     
    Kiest de OR ervoor om geen advies uit te brengen, dan is het verstandig om aan bestuurder en medewerkers uit te leggen waarom er deze keer voor wordt gekozen om geen Advies uit te brengen. (Het kan bijv. zijn dat er niet tijdig specialistisch kennis en hulp is in te schakelen.)
     
    Met het niet geven van Advies wordt dus geen ‘positief advies’ verkregen. Een bestuurder die dat schrijft bij de implementatie handelt in strijd met diverse jurisprudentie. Hij mag wel doorgaan met de uitvoering van zijn voorgenomen besluit.
     
    Onderzoek door specialistisch bedrijf.
    Een specialistisch bedrijf heeft onderzoek gedaan om vast te stellen of het voor XYZ Zorg aantrekkelijk kan zijn om eigen risicodrager (ERD) te worden. Mijn vragen daarbij zijn:
    • Was de OR op de hoogte gesteld van het uit te voeren onderzoek?
    • Is de OR de gelegenheid geboden om advies te geven over dit voorgenomen besluit tot het doen van onderzoek naar ERD?
    • Is de OR betrokken in de opdrachtomschrijving voor het uit te voeren onderzoek?
    • In welke zin is dit bureau te kwalificeren als ‘specialistisch’?
    • Heeft de OR de opdrachtbeschrijving, het onderzoeksrapport en de daarin opgevoerde scenario’s ontvangen en is er een toelichting op verstrekt?
    • Wat wordt verstaan onder ‘waarbij ook gekeken is naar de reële uitstroom in de laatste jaren’? Wat is ‘gekeken’ en wat is ‘reëel’ en wat is ‘laatste jaren’?
    • Er is gerekend in de drie scenario’s met een ‘x’ aantal zieke medewerkers. Hoe is die ‘x’ vastgesteld en is er een relatie met de ‘reële uitstroom’?
    Voor de goede orde. Dit zijn geen vervelende vragen voor een bestuurder. Het bied hem de kans om zijn aanbod daadwerkelijk in te zetten voor de OR.
     
    Implementatie ERD en de gevolgen op aantal taakgebieden.
    Dan naar de situatie nadat er gekozen is voor het worden van ERD. Op dat moment zullen een aantal zaken in de onderneming anders georganiseerd gaan worden, nieuwe verantwoordelijkheden ingericht moeten worden en een andere attitude binnen het management verlangd worden.
     
    Naast het financiële aspect (voordelig) raakt het alle medewerkers. Huidig langdurig zieken en toekomstige zieken. Daarom is het zaak de bestuurder te bevragen op tal van zaken.
     
    Daarbij mag je denken aan Verzuimbeleid, Preventiebeleid, Re-integratietaken (verantwoordelijkheid, verantwoording, vertrouwelijkheid (medische) gegevens medewerkers), relatie met de bedrijfsarts, het verkrijgen van een second opinion buiten de organisatie.
     
    De bestuurder spreekt in zijn Adviesaanvraag over ‘de controle over het hele proces en het niet worden opgeschrikt als organisatie door enorm hoge premies Werkhervattingskas’.
     
    Met die opmerking lijkt de bestuurder ervan uit te gaan dat er een anders verlopend ziekteverzuim, ziekteduur en ziektekosten gaat ontstaan. De vraag is of het specialistisch bedrijf daar ook onderzoek naar heeft gedaan en of die ervaring in de markt/branche bekend c.q. beschikbaar is. Levert het worden van ERD ook aantoonbaar betere resultaten op voor medewerkers in hun herstel?
     
    Opnieuw lijkt de motivatie van de bestuurder te bestaan uit het te behalen financiële voordeel.
     
    De focus ligt nu nogal op het financiële voordeel wat er blijkbaar te behalen? De vraag is of er ook risico’s kunnen ontstaan door ERD te worden.
     
    Te denken valt aan:
    • een minder aantrekkelijk werkgeverschap
    • een niet positieve sfeer in de onderneming over de in eigen beheer uitgevoerde re-integratietaken op enig moment
    • onvoldoende borging van de persoonlijke gegevens van medewerkers waarover strikte wetgeving bestaat.
    • Het dilemma bij het management tussen kosten van ziekte en goed werkgeverschap ondanks de kosten.
    Vraag aan de bestuurder of hij in zijn Adviesaanvraag opschrijft – zoals artikel 25 WOR verlangd – hoe hij de impact op de organisatie en de mogelijke gevolgen voor medewerkers denkt op te vangen en welke maatregelen hij daarin voorziet te nemen.

  • Wat doe je als een OR-lid onaangekondigd de OR verlaat?

    Het antwoord:
    De eerste actie is om als OR-voorzitter de bestuurder en de ondernemingsraad te informeren over het beschikbaar komen van een zetel door het vertrek van een OR-lid. Dat kan mondeling of per mail en later in de overlegvergadering komt het dan formeel in het verslag te staan.
     
    Vervolgens zou ik proberen om als OR-voorzitter met het plotseling vertrokken OR-lid een ‘exit’-gesprek te voeren. Doel is om haar persoonlijk te bedanken voor haar inzet. De beste ambassadeur voor een OR en nieuwe kandidaten is iemand die het OR-werk kent en met een goed gevoel de OR verlaat ook al is dat mogelijk vanwege een voor die persoon niet prettige reden.
     
    Dan de communicatie naar de medewerkers. Die kan in de eerstvolgende nieuwsbrief komen te staan. Er is geen haast bij per se. Maar je kan als OR ook een korte mail zenden aan iedereen, waarbij je voorzichtig moet zijn wat je vertelt over het vertrokken OR-lid.
     
    Een vacature invullen
    In de WOR vindt je geen bepalingen over hoe te handelen als OR in geval er een vacature ontstaat tijdens de zittingstermijn. De WOR zegt in artikel 10 dat de OR een reglement moet opstellen waarin zij dat regelt. In het reglement mag de OR dus zelf bepalen wat zij doet wanneer er een vacature ontstaat.
    De eerste stap is dus het goed nalezen wat jullie hebben vastgelegd in jullie huishoudelijk reglement over tussentijdse vacatures. Die stappen moet je doorlopen.
     
    Meest voorkomend is dat als er een vacature ontstaat de eerstvolgende op de kandidatenlijst van destijds gevraagd wordt de zetel te vervullen. Als die er is, dan moet je die eerst vragen om de vacante zetel in te nemen.
     
    Daarbij gelden geen criteria vooraf in de zin van geschikt of niet geschikt volgens jullie of de bestuurder en ook niet uit welk onderdeel hij of zij komt. Tenzij er  sprake was van kiesgroepen of lijsten.
     
    Als de lijst met reserve-kandidaten leeg is.
    Wanneer er geen restkandidaten meer over zijn, moet de OR een algemene oproep plaatsen om de vacature te vervullen. In die oproep mag je best vertellen wat het OR-werk inhoud, hoe veel tijd het kost, wat er van een OR-lid verwacht wordt, hoe interessant het is en hoe leuk en wanneer je vergadert etc. Geef dus informatie!
     
    Je mag ook aangeven dat je hoopt op (dus niet voorkeur hebt voor….) een kandidaat vanuit een bepaald onderdeel waarvan nu in de OR een slechte vertegenwoordiging is.
     
    Wanneer er meer dan 1 kandidaat zich meld moet je tussentijdse verkiezingen organiseren. Zelf een keuze maken uit meerdere kandidaten is niet toegestaan.
     
    De bestuurder en hoofd HR kunnen ook een rol vervullen door in hun communicatie naar medewerkers het belang van het OR-werk te promoten en iets te delen van hun ervaringen tot dusver met de medezeggenschap.

  • Wat is de bevoegdheid van een Onderdeelcommissie?

    De situatie:
    Onze OR heeft vier onderdeelcommissies (OC’s) die niet worden gekozen, maar waar alleen OR-leden in zitten.
     
    In ons reglement staat: 'Artikel 23: Per verzameling van scholen bestaat een onderdeelcommissie. Deze commissies bestaat in principe uit leden van de ondernemingsraad die voor de duur van de zittingstermijn van de ondernemingsraad worden benoemd. De onderdeelcommissies hebben als taak zich te verdiepen in de onderwerpen die van belang zijn voor één of meerdere scholen”.
     
    De onderdeelcommissies hebben geen bevoegdheid tot geven van advies en verlenen van instemming. De werkzaamheden van de onderdeelcommissie vallen met name onder artikel 31 WOR (recht op informatie) en de bijzondere taken van de ondernemingsraad zoals genoemd in artikel 28 van de WOR.
     
    Elke onderdeelcommissie voert het overleg met de eigen directie van de scholengroep.
     
    Onze bestuurder meent dat het zo niet mag, omdat de OR dan niet meer zelf met de directies kan praten (dat doen de onderdeelcommissies).
     
    We hebben er zelf al erg op zitten puzzelen, maar vragen ons toch af of hij gelijk heeft. Mogen we een onderdeelcommissie wettelijk gezien zo regelen als wij het hebben gedaan?
     
    Het antwoord:
    Bedankt voor je uitgebreide beschrijving en citaten in je vraag. Dat maakt het voor mij mogelijk om het goed te beoordelen en erover te adviseren.
     
    Ik neem aan dat de destijds ingestelde structuur om te werken met onderdeelcommissies en het aan hen verstrekte mandaat (wel informatie en overleg, maar geen advies of instemming), takenpakket, informatierecht en samenstelling aan de bestuurder is voorgelegd. Als de bestuurder toen niet heeft geprotesteerd tegen het op deze manier opstellen van een instellingsbesluit onderdeelcommissies, dan is er op deze werkwijze een akkoord verleend.
     
    Vanzelfsprekend mag de bestuurder op enig moment de huidige overeenkomst willen wijzigen. Daarbij is het wel vereist dat, als hij een wijziging wenst van het instellingsbesluit, hij dit onderbouwd vraagt aan de OR met een uitgebreide motivering. De ondernemingsraad is namelijk degene die een instellingsbesluit commissies opstelt en de bestuurder neemt daar kennis van en geeft zijn wensen daarover helder weer.

    Het argument wat de bestuurder nu aandraagt - dat met een onderdeelcommissie de overlegpartner is toegedeeld en dat zo wordt voorkomen dat de OR niet meer zou kunnen praten met die schooldirecteuren - is geen juiste stelling. Sterker nog, een onderdeelcommissie bestaat in jullie situatie enkel uit OR-leden die gemandateerd zijn om voor dat onderdeel het overleg te voeren. Die OR-leden vertegenwoordigen derhalve de hele OR. Zij hebben geen advies of instemmingsrecht gemandateerd gekregen, maar dat is ook niet het bezwaar van de bestuurder.
     
    Overigens is het ook zo dat niets de OR, de onderdeelcommissie en de overlegpartner van de diverse OC’s weerhoudt om - als daar reden toe is - de hele OR uit te nodigen voor het OC-overleg. Dat kan eventueel per onderwerp op de agenda of met een frequentie van 4x per jaar bijvoorbeeld. Dit in goed overleg met OC en overlegpartner OC.
     
    Jullie regeling voldoet aan de wet. Mogelijk heeft de bestuurder het gevoel dat er op onderdeelniveau onderwerpen worden (voor)besproken waarover hij eerder en met de hele OR over wil praten. Vraag hem/haar eens naar de aanleiding van zijn bewering over de inzet van de OC’s zoals het nu geregeld is en waarom (niet omdat de wet niet zou worden gevolgd) hij het anders wil toekomstig.

  • Hoe kan de Overlegvergadering effectiever worden?

    De vraag:
    Ik ben op zoek naar een methode waarmee de OR een meer professionele opstelling richting de bestuurder kan krijgen.
     
    Het antwoord:
    Elke OR wil zoveel en zo vroeg als mogelijk bijdragen aan de goede besluitvorming. Een OR moet zich dus proactief en toetsend opstellen; niet per se veel vragen stellen, maar vooral goede vragen stellen.
     
    Goede vragen stellen is niet makkelijk! Ieder stelt zijn vragen op zijn eigen wijze. De definitie van een goede vraag is: ‘Een korte zin, zonder mening er in’
     
    Diversiteit is de kracht van de OR
    OR-leden hebben vaak een mening. Dat is ook doorgaans waarom medewerkers zich aanmelden voor een OR-lidmaatschap. Zij vinden iets van hoe het gaat in de organisatie. Of vragen zich af waarom de dingen gaan zoals ze gaan. Zij lezen de interne communicatie over een verandering van de strategie en verdiepen zich in de externe ontwikkelingen. Door die vergaring van informatie en mede daardoor een toename van kennis ontstaat een mening. De kracht van elke OR is ziin diversiteit.
     
    De OR-vergadering
    In de eigen OR-vergadering is dat enigszins te structureren door te werken met het BOB-model (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluit). Zijn wij als OR op dit onderwerp in de fase van Beeldvorming, Oordeelsvorming of nemen we nu een Besluit.
     
    Hygiëne aanbrengen op je proces van vragen stellen
    Het helpt wanneer je als OR uitschrijft wat je tot op dit moment vindt van een onderwerp. En dat je vervolgens iedereen de gelegenheid geeft om vragen toe te voegen. De vragen kan je het beste vooraf in een PowerPoint zetten en die in de vergadering projecteren. Dat voorkomt veel gepraat, opnieuw toelichten door het OR-lid en dwingt je om vast te houden aan de gestelde vraag. Daarmee breng je vooraf een soort van hygiëne aan op je vraagstelling, de formulering en de manier waarop die behandeld gaat worden.
     
    Wil je als OR vragen stellen aan de bestuurder dan raad ik je aan die vooraf (zelfde PowerPoint) toe te sturen aan de bestuurder. Waarom zou je de bestuurder willen verrassen? Je wil toch goede en heldere antwoorden en soms heeft de bestuurder ook even ruggenspraak nodig met zijn MT-leden of experts in de staf.
     
    Voorbeelden van goede vragen zijn:

    • Waarom heeft u ervoor gekozen om de bevoegdheden van MT-leden te wijzigen?
    • Wat is de overweging of het belangrijkste argument geweest om de afdeling X en Y samen te voegen?
    • Heeft u kennis genomen van het landelijke onderzoek naar de effecten van fusies op operationele afdelingen?
    Een slechte vraag is dan een waarin de mening van de OR of het OR-lid wat de vraag wil stellen al is opgenomen.
    Bijvoorbeeld: U kiest er zeker voor om afdeling X en Y samen te voegen omdat u denkt dat dit een besparing oplevert. Nou uit onderzoek blijkt dat dit niet zo is, want……………..etc)
    Dit is een betoog en geen vraag om een toelichting op de overweging van de bestuurder.
     
    De vraag overdragen aan een collega-OR-lid
    Wat ook erg helpt is om een specifieke vraag van een OR-lid (vanuit zijn kennis, ervaring of werkterrein) over te dragen aan een ander OR-lid. Dat verplicht het eerste OR-lid om zijn vraag zo goed te formuleren dat een ander OR-lid de vraag ook kan stellen (die geen kennis, ervaring heeft op dat werkgebied). Het voordeel is ook nog eens dat het eerste OR-lid beter kan luisteren en meeschrijven met het antwoord. Je zit namelijk minder in je hoofd met het actief moeten formuleren en toelichten van je vraag.
     
    Het doel van de Overlegvergadering
    Een overlegvergadering is ingericht om helder te krijgen waarom een bestuurder een besluit wil nemen, welke beweegredenen hij daarbij had, hoe hij tot de conclusie is gekomen om deze keuze te maken, wat hem heeft beïnvloed bij zijn keuze, hoe hij voorziet dat het besluit gaat uitwerken in de organisatie en op medewerkers etc.
     
    Een overlegvergadering is niet bedoeld om de bestuurder te overtuigen van het gelijk van de OR of de mening van een enkel OR-lid. De opbrengst van een Overlegvergadering is een toename van informatie (beter beeld), argumenten om als OR een oordeel te kunnen vormen en die vervolgens vast te leggen in het advies of instemmingsbesluit. Daarin is ook ruimte voor aanbevelingen en eventueel ook nog opmerkingen van individuele OR-leden over het onderwerp.
     
    Op deze manier omgaan met vragen in de (Overleg)vergaderingen helpt om er een zinvol overleg van te maken.

  • Ik overweeg mij kandidaat te stellen voor de nieuwe rol van vertrouwenspersoon in onze organisatie. Ik ben op dit moment ook lid van de ondernemingsraad. Kan deze combinatie van rollen goed samengaan?

    Het antwoord:
    Zoals wel vaker het geval is met algemeen geldende wetgeving en specifieke rollen, krijg je geen eensluidende antwoorden. De wetgeving rond vertrouwenspersonen (Arbowet en WOR) maken vooral duidelijk waaraan de functie moet voldoen. De wet geeft wel duidelijke aanwijzingen over de voorwaarden waaraan een vertrouwenspersoon moet voldoen en de onafhankelijke ophanging in de organisatie.
     
    De koppeling met het lidmaatschap van de OR komt nergens naar voren. Dus komt het aan op de interpretatie of deze twee rollen elkaar versterken, complementair aan elkaar kunnen worden vervuld, of dat zij (deels) ‘strijdig zijn’ met elkaar in de uitoefening.
     
    Allereest de koppeling van de vertrouwenspersoon en de OR. Art 27, lid 1d van de WOR is van belang voor de vraag of een OR-lid vertrouwenspersoon kan zijn. In dit artikel staat als je het goed leest dat de OR instemmingsrecht heeft op de invoering van een regeling Vertrouwenspersoon of een wijziging daarin.
     
    De WOR en de Arbowet zeggen dus niet of een OR-lid ook vertrouwenspersoon kan of mag zijn. En de OR gaat niet over de aanstelling van een specifiek persoon. Het gaat altijd om de regeling, het beleid en de evaluatie op de uitvoering van de functie en het takenpakket van de vertrouwenspersoon.
     
    Een vertrouwenspersoon richt zich doorgaans op individuele gevallen en de OR is verantwoordelijk voor groepen medewerkers en dient hun medewerkersbelangen én de continuïteit van de gehele onderneming. Die beide belangen (individu vs bedrijfsbelang) staan soms haaks op elkaar. Dat kan aan medewerkers het idee geven dat de OR (als geheel) zich ook bezighoudt met situaties die juist niet bij de OR thuishoren.
     
    Ik raad de koppeling tussen OR-lid en vertrouwenspersoon niet direct af, maar waarschuw wel voor een overduidelijke communicatie bij de start van elk gesprek wat een vertrouwenspersoon voert. Het moet altijd helder zijn met welke pet op iemand zijn reactie geeft.
     
    Praktische tips
    Belangrijk is ook dat de Vertrouwenspersoon én OR lid zich in zijn gesprekken goed bewust is van waar hij op aangesproken wordt. En dat hij helder communiceert in welk traject (vertrouwenspersoon of OR) zaken worden behandeld en besproken. De medewerker/collega/bestuurder/HR moet er niet door in verwarring raken.
     
    Mogelijk kan de vertrouwenspersoon/OR-lid dat heel duidelijk maken in een gesprek door een kubus op zijn bureau te zetten waarop zijn onderscheiden rollen beschreven zijn: medewerker, OR-lid, Vertrouwenspersoon, etc. Dan plaats de medewerker de kubus in het gesprek op de goede stand naar de bezoeker. Het is een ontspannende manier om iets duidelijk te maken.
     
    Er is hoe dan ook geen bezwaar vanuit de WOR of anderszins in de Arbowet. Dus het mag, ga er goed en transparant mee om en las een evaluatie in na 1 jaar. De Vertrouwenspersoon kan op een later moment zijn OR-lidmaatschap opzeggen als het niet blijkt te werken.

  • Wij ontvingen een adviesaanvraag voor een wijziging van het parkeerbeleid voor onze organisatie. In de brief verwijst de Raad van Bestuur naar artikel 25 van de WOR, maar ze kan voor dit onderwerp geen specifiek artikel aanwijzen. Onze OR denkt dat het een instemmingsverzoek moet zijn over arbeidsvoorwaarden. Klopt dat?

    Het Antwoord:
    Het is in ieder geval niet adviesplichtig conform artikel 25 van de WOR.
     
    Het is Instemming, geen Advies
    Een OR heeft instemmingsrecht (artikel 27) op de invoering, wijziging en opheffing van tal van regelingen.De regeling ‘parkeerbeleid’ staat niet expliciet in de WOR overigens. In de vraag wordt ‘arbeidsvoorwaarden’ genoemd. Mogelijk is er sprake van parkeerbeleid waarbij bepaalde groepen medewerkers een betere gelegenheid tot parkeren wordt geboden (bijv. dichter bij de voordeur in verband met vroege of late diensten, mobiliteit, spoedsituaties, zware apparatuur etc.).
     
    Redenen genoeg om er als OR even naar te kijken en enkele aanbevelingen te doen.
     
    Vanuit de jurisprudentie is er ook een richtlijn als het gaat om de instemming op regelingen. De Ondernemingskamer heeft meerdere malen benadrukt dat er alleen sprake is van instemming op regelingen die niet expliciet in de WOR genoemd worden, wanneer er al eerder door de OR instemming op is verleend. Het is een soort ‘historisch criterium’. Een dergelijk recht om instemming te geven op een regeling begint dan op het moment dat de bestuurder er een keer om vraagt. Nu dus.
     
    Naast artikel 27 (instemming) kan je mogelijk ook nog artikel 28 (Speciale taken van de OR) aanhalen. Daarin staan belangen die de OR moet behartigen ten aanzien van het milieu, gehandicapten, gelijke behandeling, arbeidsvoorwaarden.
     
    Niets doen is ook een optie soms
    Stel je als OR ook eens de vraag of je op ‘parkeerbeleid’ instemming wilt verlenen? Is het belangrijk genoeg voor de achterban? Heb je er de tijd voor? En worden andere belangrijkere onderwerpen gemist misschien? Een OR moet geen Advies geven of Instemming verlenen. Je kan er ook voor kiezen het niet te behandelen. Daarmee is het overigens geen positief advies of verleende instemming geworden. Sommige bestuurders willen dat graag zo zien en communiceren. 

  • Wat is de waarde/inzet van een Medewerkers Tevredenheidsonderzoek (MTO)

    Een MTO kan – als het op de goede manier wordt ingezet – van grote waarde zijn voor de organisatie en haar medewerkers.
     
    Belangrijkste voorwaarde is dat het anoniem ingevuld kan worden en de resultaten niet op individueel niveau beschikbaar komen. Ook niet aan HR c.q. de opdrachtgever.

    Dit helder communiceren en dan ook een extern bureau inschakelen voor de uitvoering en het opleveren van de resultaten is om die reden alleen al een vereiste.
     
    Een MTO kan bruikbare resultaten opleveren.
    Daarbij is het vooral van belang dat je van tevoren nadenkt over welke onderdelen je vragen wilt gaan stellen. Dat hoeft namelijk niet alleen – zoals wel vaak het geval is – te gaan over de (on)tevredenheid van medewerkers. Je kan juist ook navraag doen naar andere onderwerpen die voor de organisatie en haar continuïteit van belang zijn. Door ook die vragen op te nemen in een MTO wordt het een meer betrouwbare barometer voor het hele welbevinden en het commitment van de medewerkers aan de doelen van de organisatie.
     
    Uit veel MTO’s blijkt dat een bepaald percentage medewerkers ontevreden is over hun werkdruk, stress en voorwaarden waaronder gewerkt moeten worden. Dat is welhaast voorspelbaar een dergelijke uitkomst.
     
    Probeer relaties te leggen tussen wat er in de organisatie aan veranderingen doorgevoerd is in bijvoorbeeld het takenpakket, de dienstverlening. Want tevredenheid over het werk ontstaat doorgaans vanuit het gevoel dat een medewerker heeft kunnen bijdragen, dat hij invloed had op de manier van werken en voor zichzelf kan vaststellen of dat wat hij doet daadwerkelijk bijdraagt aan het behoud van zijn baan.
     
    Van tevoren nadenken – samen met HR – over op welke beleidsterreinen de uitkomsten van nut kunnen zijn is een goede voorbereiding. En alvast voordat de resultaten bekend zijn de mogelijke scenario’s en bijbehorende oplossingen (aanpassing beleid) uitschrijven geeft een betere bespreking van de uitkomsten. Anders wordt het doorgaans een reactieve bespreking op met name de slechts scorende onderdelen.
     
    Dus ja, een MTO inzetten kan een goed middel zijn. Geen doel op zich. Het doel moet vooraf helder zijn en ook vooraf goed nadenken over mogelijke scenario’s qua uitkomsten en bijpassende maatregelen zal ervoor zorgen dat je meer uit een MTO haalt.

  • Als commissie VGWM (Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu) hebben wij de volgende vraag: Heeft de OR instemmingsrecht op het profiel van de klachtenfunctionaris of ook op de persoon die de functie gaat vervullen?

    De wet
    In de Wet kwaliteit klachten en geschillen zorg (Wkkgz) van 1 januari 2016 is vastgelegd dat alle organisaties in de zorg uiterlijk op 1 januari 2017 een klachtenregeling en een klachtenfunctionaris moeten hebben. Een organisatie mag ervoor kiezen om ook nog een klachtencommissie in te stellen, maar hoeft dat niet te doen. Verder is het zo dat de organisatie moet zijn aangesloten bij een onafhankelijke geschilleninstantie die door de minister is erkend.
     
    De regeling en het profiel
    Vervolgens is van belang welke verschillende verantwoordelijkheden binnen de organisatie belegd moeten worden om een de klachtenafhandeling te waarborgen.
     
    Allereerst moet er een klachtenregeling komen. Op die regeling heeft de Cliëntenraad Adviesrecht en de ondernemingsraad Instemmingsrecht. Doorgaans is in de regeling beschreven hoe de klachtenafhandeling qua proces gaat plaatsvinden, wie eindverantwoordelijk is, welke geschilleninstantie is aangetrokken en wat de werkzaamheden zullen zijn van de klachtenfunctionaris.
     
    Soms is ook het profiel voor een klachtenfunctionaris opgenomen in de regeling. Alleen dan gaat de OR over het profiel en mag zij zijn instemming verlenen.
     
    Van belang is dat de functie van klachtenfunctionaris dusdanig is belegd en uitgeschreven en met waarborgen omkleedt waardoor de persoon die deze functie gaat invullen volledig onafhankelijk kan optreden, adviseren en finale voorstellen kan doen. Daarbij mag nooit meewegen welke andere hiërarchische lijnen er naast de functie van klachtenfunctionaris zijn. Dat borgen en bewaken regelmatig is echt een taak voor de OR.
     
    De persoon
    De werving en selectie van een klachtenfunctionaris valt buiten de bevoegdheid van de OR. De cliëntenraad mag hierover wel adviseren. Goed contact met de cliëntenraad is altijd verstandig en in deze situatie dus ook.
     
    Wanneer de OR de gelegenheid krijgt om in de eerste ronde de gesprekken met kandidaten bij te wonen zou ik dat zeker doen. Maar laat je niet verleiden tot het maken van een keuze of een al te stellig advies over personen/collega’s. Je wordt dan onderdeel van de selectie en het beperkt je als OR om later objectief te kunnen bewaken, evalueren en bijsturen op de uitvoering van de regeling.

  • Is de invoering van een MTO (Medewerkerstevredenheidsonderzoek) instemmingsplichtig?

    De vraag:
    Onze organisatie is voornemens om te starten met een tweejaarlijks te houden medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO). Een OR-lid vroeg zich af of dit ter instemming aan de OR voorgelegd moet worden?
     
    Het antwoord:
    De invoering van een MTO (Medewerkerstevredenheidsonderzoek) is instemmingsplichtig. Dat is eenvoudig af te leiden uit de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). In artikel 27 lid 1D, 1J en 1L vind je met de begrippen ‘een regeling voor arbeidsomstandigheden, ziekteverzuim, re-integratie, klachten en prestatie’ voldoende aanknopingspunten om dat te motiveren.
     
    Het doel van een MTO
    Een MTO inzetten kan een goed middel zijn om je HR-beleid en alle daaruit voorkomende regelingen te evalueren. Hier noem ik een doel om het MTO in te zetten. Het kan ook een ander doel hebben. Het doel van het inzetten van een MTO moet vooraf helder zijn bij de bestuurder, HR en de organisatie.
     
    Belangrijk is ook dat HR goed nadenkt vooraf over de mogelijke uitkomsten. Misschien verrast het dat ik dit zo expliciet noem. Maar een organisatie die niet durft of kan inschatten hoe ‘de vlag’ erbij hangt intern leert ook niets uit een MTO. Vaak zie en hoor ik OR-en die het MTO ontvangen hebben en er vervolgens met bestuurder en HR over in gesprek gaan. Veel gehoorde reacties zijn dan ‘het heeft ons verrast’ of ‘dat is wel heel laag’ en ‘maar vergelijkbare organisaties scoren daarop ook laag hoor’.

    Aan dat soort analyses (achteraf) heeft niemand iets. Het eerste MTO wat je als organisatie uitvoert is in feite een nulmeting. Aan de hand van de voorspelling van de uitslagen en de uitslagen uit het eerste MTO kun je als organisatie een goede analyse maken op welke punten aandacht nodig is.
     
    Een MTO kan - als het op de goede manier wordt ingezet - van grote waarde zijn voor de organisatie en haar medewerkers.
     
    Voorwaarden voor de inzet van een MTO
    Belangrijkste voorwaarde is dat het anoniem ingevuld kan worden en de resultaten niet op individueel niveau beschikbaar komen. Ook niet voor HR. Dit moet helder gecommuniceerd worden bij het verzenden van de vragenlijsten. Dat zorgt voor draagvlak en motiveert medewerkers om mee te doen aan de MTO. Om de anonimiteit te waarborgen is het inschakelen van een extern bureau welhaast een must.

    Het heeft mijn voorkeur wanneer de bestuurder zelf opdrachtgever is voor een MTO en niet HR. HR wordt vaak gezien als de stafafdeling die in alle personeelskwesties (werving, beoordeling en exit) een belangrijke rol speelt.
     
    Voor het inschakelen van een extern bureau heeft de OR recht op advies. Het kan ook meegenomen worden in de instemmingsaanvraag.
     
    Het nut van een MTO
    Een MTO kan bruikbare resultaten opleveren. Daarbij is het vooral van belang dat je van tevoren nadenkt over de onderdelen waarover je vragen gaat stellen. Dat hoeft namelijk niet alleen, zoals wel vaak het geval is, te gaan over de (on)tevredenheid van medewerkers. Je kan juist ook navraag doen naar andere onderwerpen die voor de organisatie en haar continuïteit van belang zijn. Door ook die vragen op te nemen in een MTO wordt het een meer betrouwbare barometer voor het hele welbevinden en het commitment van de medewerkers aan de doelen van de organisatie.
     
    Uit veel MTO’s blijkt dat een bepaald percentage medewerkers ontevreden is over hun werkdruk, stress en voorwaarden waaronder gewerkt moeten worden. Dat is welhaast een voorspelbare uitkomst.
     
    Probeer relaties te leggen tussen wat er in de organisatie aan veranderingen doorgevoerd is in bijvoorbeeld het takenpakket, de dienstverlening, extra opleiding, enz. Tevredenheid over het werk ontstaat doorgaans vanuit het gevoel dat een medewerker heeft kunnen bijdragen, dat hij invloed had op de manier van werken en voor zichzelf kan vaststellen of dat wat hij doet daadwerkelijk bijdraagt aan de doelstelling van de organisatie en het behoud van zijn baan. (autonoom zijn).
     
    Van tevoren nadenken – als OR en HR samen – over op welke beleidsterreinen de uitkomsten van nut kunnen zijn is een goede voorbereiding. Schrijf voordat de resultaten bekend zijn de mogelijke uitkomsten op en ook de daarbij best passende oplossingen (aanpassingen in het HR-beleid). Dit geeft een betere bespreking van de uitkomsten zodra ze er zijn. Zo voorkom je ook dat het  een reactieve bespreking wordt op met name de slechts scorende onderdelen.

  • Is het harmoniseren na de fusie van een gedragscode internet- en email-gebruik instemmingsplichtig of adviesplichtig?

    De vraag:
    Onze organisatie is vorig jaar gefuseerd. De bestuurder is bezig alle regelingen van de beide oude bedrijven samen te voegen. Nu is het plan om de oude regelingen over het gebruik van internet en email te harmoniseren. De directie is van mening dat deze samenvoeging voortkomt uit de fusie en daarom geen instemming verlangd van de OR. Klopt dat?
     
    Het antwoord:
    De WOR geeft ondernemingsraden het recht om instemming te verlenen aan regelingen die impact hebben op het personeel. Daaronder vallen ook regelingen die eerder zijn toegepast binnen de oude entiteiten van voor de fusie. Aangezien een fusie een samensmelting is van 2 organisatorische eenheden (definitie WOR) tot 1 nieuwe organisatorische eenheid, komt uit het fusiebesluit als vanzelf de noodzaak tot harmonisatie van alle geldende (personeel)regelingen naar voren.
     
    De OR heeft hier een recht. Maar heeft zij recht op instemming of recht op advies?
     
    In de normale situatie (dus zonder fusie of overname) is er altijd sprake van recht op instemming wat de OR heeft. Want artikel 27 van de WOR zegt dat elke invoering, wijziging of afschaffing van een regeling valt onder het instemmingsrecht. Dus enkel de afschaffing van de 2 oude regelingen valt al onder die definitie. Maar ook de invoering van de nieuwe regeling valt op die manier onder het instemmingsrecht.
     
    Toch is er een uitzondering. De WOR stelt in artikel 25 (Adviesrecht) dat alle wijzigingen die voortkomen uit het fusiebesluit vallen onder het Adviesrecht. Het woord fusie komt niet voor in de WOR overigens. Voor fusie, overname etc is de term ‘overgang van onderneming’ in de WOR opgenomen.
     
    Zodra er sprake is van een overgang van onderneming heeft de OR Adviesrecht. De WOR - en ook de jurisprudentie van de Ondernemingskamer – stelt dat alle wijzigingen die voortkomen uit de fusie vallen onder het Adviesrecht. De OR moet in haar eerste advies over de fusie opnemen dat alle uit de fusie voortkomende wijzigingen telkens moeten worden aangeboden bij de OR om er een uitvoeringsadvies op te kunnen geven. Zie artikel 25 WOR lid 5 (citaat: “Voor zover de ondernemingsraad daarover nog niet heeft geadviseerd, wordt voorts het advies van de ondernemingsraad ingewonnen over de uitvoering van het besluit”).
     
    Er zijn ondernemingsraden die in hun advies over de fusie opnemen dat zij alle wijzigingen die voortkomen uit de fusie ter instemming voorgelegd willen krijgen. Dat kan door in het eerste advies de volgende zinsnede op te nemen. De OR claimt hiermee een recht op instemming waar zij conform de WOR en jurisprudentie niet per se recht op heeft. Maar wie niet vraagt, krijgt ook niet.
     
    Nu de OR advies heeft uitgebracht over de fusie/overname verzoekt zij de bestuurder alle wijzigingen die voortkomen uit de fusie (harmonisatie regelingen en arbeidsvoorwaarden) ter instemming bij de OR aan te bieden.

  • Moet de OR instemming verlenen aan de harmonisatie van de bedrijfskleding?

    De vraag:
    De OR heeft een instemmingsaanvraag Kledingregeling ontvangen. Volgens RvB betreft het een harmonisatie van twee oude regelingen. De OR vindt het meer een beschrijving van de huidige situatie. Op een paar essentiële onderdelen moeten nog keuzes worden gemaakt, waarschijnlijk gebeurt dit pas aan het einde van het jaar. De OR wil de instemmingsaanvraag niet in behandeling nemen en wil voorstellen om een nieuwe instemmingsaanvraag te ontvangen nadat er echte beleidskeuzes zijn gemaakt. Wel wil de OR eventueel alvast een aantal punten ter verbetering meegeven.
     
    Het antwoord:
    Wanneer de OR een vraag om instemming krijgt van de bestuurder is het verstandig daar gepast en rekening houdend met de kwaliteit van de aanvraag en aangeleverde documentatie op te reageren.
     
    Er zijn bij instemming slechts 2 opties: JA of NEE. Je stemt er mee in of je stemt er niet mee in. In beide gevallen moet de OR gemotiveerd aangeven waarom zij wel of niet instemt.
     
    In jullie situatie wordt de Kledingregeling geharmoniseerd van 2 naar 1 regeling. En dat is voor de bestuurder een goede reden om instemming aan de OR te vragen. Sterker nog het is zijn wettelijk plicht. Ook al verandert er nu inhoudelijk misschien niet veel en moeten er nog veel echte keuzes gemaakt worden aan het einde van het jaar. Het is mooi dat de bestuurder om instemming vraagt. Hij kent de wet dus!
     
    Nu beide oude regelingen samengevoegd worden én de huidige situatie wordt beschreven, is het aan de OR om daarop instemming verlenen. Je mag als OR een onderbouwing en of een uitgebreid voorbehoud toevoegen. Naar verwachting zullen in het lopende jaar nog een aantal essentiële keuzes gemaakt moeten worden die in de nu voorliggende regeling dan moeten worden opgenomen. Hier ligt voor de OR een kans. Want de bestuurder vraagt tijdig naar de mening van de OR. Maak er gebruik van voor door duidelijk aan te geven wat de OR graag wil opgenomen hebben in de uiteindelijke Bedrijfskledingregeling.
     
    Advies
    Het advies is om instemming te verlenen aan de harmonisatie van 2 oude regelingen in 1 nieuwe regeling en daarbij duidelijk aan te geven op welke punten de OR nog verbeteringen wil zien in de uiteindelijke regeling. Benadruk dat je dit ziet als een tussentijdse aanpassing en dat de OR verwacht nogmaals instemming te moeten verlenen.
     
    Een OR kan een instemmingsaanvraag eigenlijk niet naast zich neerleggen. Dat kan hij wel doen, maar dan verliest de OR het recht binnen nu en een maand op het verlenen van instemming op deze regeling. De historie van het verlenen van instemming is namelijk ook van belang. Zodra je een keer overslaat zeg maar neemt je recht af. Dat is gebleken bij uitspraken die de Ondernemingskamer heeft gedaan over het verliezen van het recht op instemming door laksheid van de OR.
     
    Het is ook aan te raden om in elk advies en instemming wat de OR afgeeft een disclaimer op te nemen:
     
    “Dit advies of deze instemming is geldig met alle daarin gestelde voorwaarden en voorbehouden, totdat er nieuwe informatie en of omstandigheden bekend worden gemaakt door de bestuurder of worden waargenomen door de ondernemingsraad.”

  • De vragen: Is het harmoniseren van functiebeschrijvingen instemmingsplichtig?Is het toevoegen van kerncompetenties aan huidige functiebeschrijvingen instemmingsplichtig?

    De situatie:
    De bestuurder heeft een plan van aanpak harmonisatie functiegebouw gereed en wil die bespreken met de OR. Het plan komt voort uit de fusie van twee organisaties. Het harmoniseren van de functiebeschrijvingen is de volgende stap. De OR vraagt zich af of dit instemmingsplichtig is.
     
    De bestuurder wil aan een aantal functies 3 nieuwe kerncompetenties toevoegen. Deze kerncompetenties sluiten aan bij het strategisch beleidsplan. Volgens de managers veranderen de functieomschrijvingen inhoudelijk niet (ze blijven taakgericht) en om die reden zou er geen instemming van de OR nodig zijn.
     
    De OR vraagt zich af of een dergelijke toevoeging van kerncompetenties instemmingsplichtig is? De manager P&O stelt dat het adviesplichtig is omdat het inhoudelijke keuzes van de organisatie betreft. De OR vindt dat functiebeschrijvingen een belangrijke basis zijn voor de beoordeling van medewerkers en daarom onder instemming vallen. De competenties kunnen wel worden besproken, bijvoorbeeld tijdens de jaargesprekken maar dat kan ook nu al zonder dat ze zijn opgenomen in de functiebeschrijving. Om die reden valt het volgens het RVB niet onder artikel 27 1 C en/of 1 G van de WOR.
     
    Onze organisatie heeft geen beoordelings- en beloningssystematiek ingevoerd. We vallen onder de CAO Ziekenhuizen. Iedereen krijgt automatisch een periodiek totdat je bovenaan in je salarisschaal zit. Het is ook niet de insteek van de kerncompetenties om nu een beoordelingssystematiek in te voeren, zegt de RvB. We vragen ons af wat er gebeurt als iemand niet over de juiste vaardigheden beschikt om aan de kerncompetenties te voldoen. De manager geeft aan dat er dan wordt verwezen naar het protocol disfunctioneren dat gaat meestal over vaardigheden, houding en gedrag.
     
    Het antwoord:
    Het is belangrijk voordat je aan een verzoek van de bestuurder begint vast te stellen waar een adviesaanvraag of instemmingsverzoek ‘vandaan’ komt. Ik bedoel daarmee dat het uitmaakt of een aanvraag/verzoek voortkomt uit een strategische verandering of dat het gaat om een eenvoudige wijziging binnen het bestaande beleid. De WOR maakt dit onderscheid ook nadrukkelijk. Om dit goed te onderscheiden maak ik graag gebruik van het STO-model © van Metamorfase. Dat model is behulpzaam om te onderscheiden of een onderwerp strategisch, tactisch of operationeel van aard is en of het valt onder het Adviesrecht of onder het recht op Instemming. Hieronder is het model opgenomen.
     

     
    De idee van de bestuurder om de functiebeschrijvingen aan te passen c.q. te harmoniseren komt voort uit de fusie. Daarmee is het een logisch vervolg op een eerdere strategische beslissing. Dat is van belang.
     
    Artikel 25 van de WOR stelt in lid 5 en 6 dat er voor die onderwerpen die volgen uit een fusie/overname een uitvoeringsbesluit kan worden gegeven op een later moment wanneer de impact op organisatie en medewerkers van de fusie helder geworden is.
     
    Normaal gesproken verwacht je dat regelingen (daaronder vallen personeelsbeleid, beoordelingssystematiek, opleidingsplan etc.) onder het instemmingsrecht vallen. In die gevallen gaat het dus over een bestaande organisatie waarin een wijziging optreedt in dat soort regelingen en op dat niveau.
    Maar op het moment dat het voortkomt uit een fusie/overname (samenvoeging ondernemingen) valt het onder het adviesrecht als een uitvoeringsbesluit. De manager P&O heeft het dus juist gezien; het gaat hier om Adviesrecht.
     
    Wat wel opvalt is dat er geen beoordelingscyclus of systematiek bestaat, maar wel functiebeschrijvingen, competenties en een protocol disfunctioneren. Dat komt vreemd over en lijkt inconsequent. Het ontbreekt mij aan informatie nu om daar meer over te zeggen.
     
    Ga als OR eens met de manager P&O praten over het HR-beleid en alle regelingen die daarvoor zijn ingericht. Het komt wat incompleet over nu.

  • Heeft de OR Instemmingsrecht bij inschakelen van een tweede bedrijfsarts t.b.v. een second opinion?

    De vraag:
    Het recht van de werknemer om voor een second opinion naar een tweede bedrijfsarts (buiten de organisatie) te gaan zal mogelijk per 1 juli 2017 wettelijk vastgelegd worden. Klopt het dat de OR hier een instemmingsaanvraag over moet ontvangen?
     
    Het antwoord:
    De ondernemingsraad krijgt instemmingsrecht bij de inschakeling van een tweede bedrijfsarts. Deze tweede bedrijfsarts, buiten de bestaande arbodienst om, is speciaal bedoeld voor het uitvoeren van een second opinion als een werknemer niet tevreden is met het advies van de eerste bedrijfsarts. Dat staat in twee nieuwe artikelen 2.14.d en 2.14.e van de Arbowet, die ingaan per 1 juli 2017. Het vroegtijdig vastleggen van de tweede bedrijfsarts moet ongewenste vertraging in de re-integratie voorkomen.
     
    Per se
    Voortaan moet in het contract met een arbodienst staan wie de second opinion verricht. Dat moeten per se een of meer bedrijfsartsen zijn buiten de gecontracteerde arbodienst. Zorg als organisatie/OR dat dit goed is geregeld. De tweede bedrijfsarts moet iemand zijn in wie werknemers vertrouwen hebben. Let bij uw keuze op de specifieke kennis van de (eerste en tweede) bedrijfsarts over de sector en veelvoorkomende beroepsziektes. In verband met een goede afspiegeling van het personeelsbestand kunt u ook de culturele achtergrond, genderspecifieke situatie en persoonlijke ervaring van de bedrijfsarts laten meewegen bij uw keuze.
     
    Redelijkheid
    De werknemer bepaalt overigens zelf of het advies van de tweede bedrijfsarts ook aan de eerste bedrijfsarts beschikbaar wordt gesteld. Mocht de werknemer een second opinion van een andere dan de tweede bedrijfsarts willen, dan blijft dat ook mogelijk na overleg met de werkgever. De werkgever mag de werknemer zo’n buitencontractuele second opinion in redelijkheid niet weigeren.

    NB: Zelfs wanneer het bestaande contract met de eerste bedrijfsarts zonder wijzigingen verlengd moet worden mag je als OR/organisatie instemming verlenen op de persoon en de huidige inhoud van het contract. Dus bij de toevoeging van een ‘2e’ bedrijfsarts (second opinion regeling) heb je zeker instemmingsrecht.

  • Wat is het procedure als een OR-lid tussentijds aftreedt?

    De vraag:
    Een van de OR-leden heeft te kennen gegeven zich terug te trekken uit de OR.

    Betrokkene heeft dit verder nog niet gecommuniceerd. Wat is het stappenplan/procedure die we als OR moeten doorlopen? Wie behoort dit te communiceren naar bestuurder en achterban? Hoe gaat het daarna verder? We willen het liefst iemand van de backoffice erbij. Mogen we mensen individueel polsen of mogen/moeten we een algemene oproep doen tot kandidaatstelling en degene die gehoor geeft benoemen, of moeten we officiële verkiezingen instellen?
     
    Het antwoord:
    De eerste actie van betrokkene is om de OR en de bestuurder te informeren over het beschikbaar stellen van de zetel door betrokkene. Dat kan mondeling of per mail en later in de overlegvergadering komt het dan formeel in het verslag.
     
    In de eerstvolgende nieuwsbrief kan het aftreden van het OR-lid komen te staan. Er is geen haast bij. Je kunt als OR ook een korte mail zenden aan iedereen, waarbij je dan wel moet weten of je daarin een algemene oproep doet om de vacante zetel in te vullen. Lees daarvoor hieronder even door.
     
    In de WOR vindt je geen bepalingen over hoe te handelen als OR in geval er een vacature ontstaat tijdens de zittingstermijn. De WOR zegt in artikel 10 dat de OR een huishoudelijk reglement moet opstellen waarin zij dat regelt. In het reglement mag de OR zelf bepalen wat zij doet wanneer er een vacature ontstaat.
     
    De eerste stap is het goed nalezen wat in het reglement is vastgelegd m.b.t. het ontstaan van een tussentijdse vacatures. Die stappen moet je nauwgezet doorlopen.
     
    Ik neem aan dat jullie een reglement hebben en dat daar in staat dat bij het ontstaan van een vacature de eerstvolgende op de kandidatenlijst van de laatst gehouden verkiezingen gevraagd wordt de zetel te vervullen. Als die er is, dan moet je die eerst vragen om de vrijgekomen zetel in te nemen.
     
    Daarbij gelden geen criteria vooraf in de zin van geschikt of niet geschikt volgens jullie of de bestuurder en ook niet uit welk onderdeel hij of zij komt. Tenzij er sprake was van kiesgroepen of lijsten.
     
    Als er geen rest-kandidaat meer is, dan moet de OR een algemene oproep plaatsen om de vacature te vullen. Vertel in die oproep wat het OR-werk inhoud, hoeveel tijd het kost, wat er van een OR-lid verwacht wordt, hoe interessant het is en hoe leuk en wanneer je vergadert etc. Geef dus informatie!
     
    Iedereen zich mag aanmelden. Je mag echter aangeven dat je hoopt (dus geen voorkeur) op een kandidaat vanuit de backoffice.  
     
    Wanneer zich meer kandidaten melden voor de vacante zetel moet je tussentijdse verkiezingen organiseren.  Zelf een keuze maken uit meerdere kandidaten is niet toegestaan.
     
    De bestuurder en HR kunnen ook een rol vervullen door in hun communicatie naar medewerkers het belang van het OR-werk te promoten en iets te delen van hun ervaringen met de OR.
     
    Afscheid nemen van het aftredende OR-lid
    Je kunt overwegen om met betrokkene een ‘exit’-gesprek voeren, met het doel om betrokkene te bedanken voor de inzet en de zittingsperiode te evalueren. Waarom stelt iemand zijn zetel ter beschikking? Heeft dat te maken met het OR-werk, weerstand van de werkvloer of om persoonlijke redenen.
     
    In het laatste geval is het spijtig dat iemand ermee stopt, maar als betrokkene met een positief gevoel op afgelopen periode terugkijkt, dan kan zo iemand wel als ambassadeur voor een OR optreden. Dat geeft een positieve impuls aan het wervingstraject voor nieuwe kandidaten.
     
    Ligt het aan het OR-werk, dan kun je daar misschien lering uit trekken en kijken wat je aan de pijnpunten kunt doen. Misschien ook eens polsen bij je andere OR-leden of zij het ook zo ervaren.
     
    Heeft het met weerstanden op de werkvloer te maken, dan kan je dat bij de bestuurder aankaarten, waarop hij het weer met de leidinggevende van betrokkene moet bespreken.

  • Mag een werkgever medewerkers ‘verplichten’ over te stappen naar een ander pensioenfonds?

    Situatie:
    In de afgelopen overlegvergadering van 30 november hebben we het gehad over de verplichting van de medewerkers om zich bij Pensioenfonds Y aan te sluiten. Wij vermoeden dat het geen verplichting is.

    De werkgever wacht nog op de officiële schriftelijke bevestiging. Daarna wil de directie het gesprek aangaan met alle betrokken medewerkers die nu nog bij Pensioenfonds X zijn aangesloten. 

    Elke individuele medewerker moet dan voor 1 januari beslissen over het al dan niet overstappen. Op onze vraag of dat wel reëel is binnen 4 weken, wordt geantwoord dat de nieuwe pensioenregeling voor iedereen gunstiger is dus dat die beslissing snel gemaakt kan worden.

    Hoe kunnen wij dit toch wel ‘last minute proces’ nog beïnvloeden? Staat een individuele medewerker in zijn recht om meer tijd te vragen zonder dat dat direct tot uitstel van een jaar leidt?

    Antwoord:
    Uit jullie vraag blijkt niet dat er medewerkers zijn geweest die zich in de afgelopen weken gemeld hebben bij de OR met vragen over deze wijziging van de pensioenregeling. Wanneer er wel medewerkers zijn gekomen met vragen is het van belang om vast te stellen waar die vragen over gaan. Over de inhoud? Blijkt er een gebrek aan kennis, informatie of toelichting te zijn over de regeling zelf en de gevolgen voor de deelnemers op termijn? Of zijn het vragen over het proces in de zin van onzorgvuldig, te snel en niet in een logische volgorde.

    Zolang er geen vragen komen van medewerkers kan je als OR vinden dat dit allemaal te snel wordt afgehandeld, maar hoef je niet per se in te grijpen.

    De tijd zal wel dringen voor de directie i.v.m. de contractverlengingsdatum van 1 januari. Voor nu zou ik wachten op wat er gaat gebeuren. Wacht op helderheid die de werkgever moet geven aan zijn medewerkers en wacht op hoe de medewerkers reageren op het aanbod wat ze gaan ontvangen voor een overstap. En of bij hen druk ontstaat door de korte tijdsduur waarbinnen zij moeten beslissen.

    Medewerkers zijn allereerst zelf verantwoordelijk. Als zij er niet uit komen met HR of in tijdnood geraken melden ze dat wel. Dan kan je als OR altijd nog last-minute ingrijpen.

    Als dit achter de rug is en de hectiek van het onderwerp voorbij is kan je als OR een evaluatie Pensioenoverdracht op de agenda zetten. Het doel is samen met de bestuurder terugkijken op de uitvoering van de bestuurder en de rol van de OR. Daarin mag je als OR ook naar je eigen rol en opstelling kijken. Ben je als OR te snel bezorgd of geneigd op de stoel van de zeggenschap te gaan zitten bijvoorbeeld.

    Jullie maken nu geen fouten. Dat sommige processen zorgvuldiger kunnen verlopen ondersteun ik wel. 4 weken om te besluiten over een overstap naar een ander pensioenfonds is kort. Maar enige verantwoordelijkheid laten bij hen die het aangaat (bestuurder, HR en betrokken medewerkers) heeft wel de voorkeur. Grijp alleen in als het faliekant mis dreigt te lopen en evalueer het proces met de bestuurder en HR als de spanning van het onderwerp weg is.

  • Moet je als OR een eerder ingeroepen nietigheid over een leaseregeling intrekken wanneer de bestuurder zijn besluit alsnog terugdraait?

    De aanleiding:
    Wij hebben een paar maanden geleden een nietigheidsverklaring aan de bestuurder gezonden. Zijn voornemen om de leaseregeling te wijzigingen kreeg van de OR geen instemming. De bestuurder legde die afwijzing naast zich neer en zond een brief aan alle medewerkers die in een leaseauto rijden. De OR heeft vervolgens nietigheid ingeroepen door de bestuurder een officiële verklaring te sturen. Vervolgens heeft de bestuurder eieren voor zijn geld gekozen en alle leaserijders opnieuw een brief gestuurd waarin hij zijn besluit terugdraait en excuses aanbood aan de medewerkers en de OR.

    De vraag:
    Nu vraagt de OR zich af of je dan de nietigheidsverklaring moet opheffen of intrekken en hoe zij de bestuurder daarvan op de hoogte moet stellen?

    Antwoord:
    Een nietig verklaring is een zwaar middel. Het toont van lef wanneer een OR die gebruikt. Maar wanneer de OR van mening is dat een bestuurder ten onrechte een maatregel doorzet zonder daarbij het instemmingsrecht van de OR te respecteren moet de OR wel. Door middel van de nietigheidsverklaring kan zij de uitvoering van de ongewenste regeling per direct stil laten leggen. Daaruit blijkt dan duidelijk dat het recht op instemming het zwaarste recht is van elke OR!
    De bestuurder die toch zijn wijziging van de leaseregeling wil doorvoeren heeft dan maar één optie: en dat is naar de rechtbank. 
    Gelukkig heeft de bestuurder voor gekozen om op zijn schreden terug te keren en de wijziging van de leaseregeling terug te draaien. Daarmee is de aanleiding en reden die de OR had om nietigheid in te roepen komen te vervallen. Het is goed om dat vast te leggen. Je kan er als OR voor kiezen dat je een tweede verklaring (brief) stuurt waarin je de bestuurder complimenteert met zijn herziening van zijn eerder genomen foutieve beslissing. De WOR kent geen stap die daar in voorziet, maar ik raad het de OR wel aan om het te doen.
    Het instemmingsrecht is zeer procedureel. Daarom adviseer ik een OR ook altijd om er procedureel mee om te gaan als de situatie wijzigt.
    Meld de bestuurder schriftelijk dat de OR haar nietigheidsverklaring intrekt en motiveer kort waarom dat is. Vermeld dat de actie van de bestuurder daartoe geleid heeft. Laat de brief terugkomen op de agenda van de eerstvolgende Overlegvergadering als ingekomen stuk. Daarmee wordt ook officieel gearchiveerd dat er sprake is geweest van een onjuist uitgevoerd verzoek tot instemming. Daar kan je als OR dan altijd op terug grijpen. Soms is vastlegging van gezette stappen en genomen besluiten of herziening daarvan belangrijk. Daar waar het gaat om het sterkste recht van de OR raad ik het zeker aan.

  • Is de OR bevoegd om bij een gedeeltelijke harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden voor de hele regeling opnieuw instemming te verlenen?

    De vraag:
    De OR heeft een instemmingsverzoek gekregen voor de gedeeltelijke wijziging van de arbeidsvoorwaardenregeling. Een deel van de wijziging is nodig door nieuwe wetgeving en een ander deel vanuit hernieuwde inzichten van de directie. De oude arbeidsvoorwaardenregeling is tot stand gekomen voordat er een OR was. Wij vragen ons af waarop we nu instemmingsrecht hebben? Alleen op de wijzigingen die de directie voorstelt of op het geheel?

    Het antwoord:
    De WOR is daar niet duidelijk in. Die zegt dat de OR gaat over de invoering, wijziging en opheffing van regelingen. De jurisprudentie laat een soort ‘historisch recht’ zien. Wanneer de OR eerder heeft ingestemd met een deel van de regeling dan ontstaat er een recht om dat daarna ook te mogen doen.
     
    Dat zou betekenen, dat je precies moet documenteren op welke onderdelen je instemmingsrecht hebt en waarop niet. Dat brengt een administratieve lastendruk met zich mee voor de OR en de bestuurder. Na een paar rondes van wijzigingen en aanvullingen kan het zo maar zijn dat je als OR en de directie de draad kwijt bent.
     
    Dus als er nu een verzoek komt om met de nieuwe regeling in te stemmen zou ik ervoor kiezen om over het geheel instemming te gaan geven. Dat is eenmalig misschien meer werk, maar maakt het later eenvoudiger. Kijk vooral of de voorgestelde aanpassingen van de directie passen in het algehele HR-beleid. Regel je met deze nieuwe voorwaarden wat je als ‘visie op medewerker’ wil uitdragen?
     
    De wijzigingen vanuit de nieuwe wetgeving is een opgelegde aanpassing. Daarover hoef je als OR in feite geen standpunt in te nemen. Zodra er op die momenten meer wijzigingen in de regeling worden aangebracht is het je verantwoordelijkheid als OR om naar het geheel te kijken.

  • Vanaf welk aantal medewerkers is er sprake van een groep en moet de OR instemming verlenen?

    De vraag:
    Hoe bepaal je in een kleine organisatie wanneer je er als OR iets mee moet? M.a.w. op hoeveel medewerkers moet een verandering minimaal impact hebben zodat de OR ermee aan de slag kan?

    In onze organisatie zijn 6 medewerkers die van Pensioenfonds A naar Pensioenfonds B switchen. Ze zijn ooit bij het verkeerde pensioenfonds ingedeeld. Kan de OR daar alleen iets mee als ze allemaal een vraag hebben aan de OR hebben? Of moet de OR proactief de betrokkenen informeren en informatie verzamelen? 

    Het antwoord:
    De WOR geeft geen exacte aantallen aan van betrokken of het door een maatregel geraakte aantal medewerkers. Ook procentueel (x % van de medewerkers) is geen norm die in de wet is opgenomen.
     
    Letterlijk staat in artikel 27 Instemmingsrecht (w.o. de wijziging van een Pensioenregeling valt):
     
    “……..een en ander voor zover betrekking hebbende op alle of een groep van de in de onderneming werkzame personen”
     
    De wet biedt ruimte om zelf als OR de omvang van de ‘groep’ die het betreft als groot genoeg te kwalificeren. Dus alles meer dan 1 werknemer die het betreft kan door de OR worden aangemerkt als ‘groep’ voor de wet.
     
    In jullie situatie betreft het 6 medewerkers die door een eerder gemaakte (administratieve fout) nu geconfronteerd worden met de overgang van Pensioenfonds A naar Pensioenfonds B.
     
    Het kan zijn dat er sprake is van een achteruitgang in voorwaarden voor deze medewerkers. Ook een wijziging van premie (hogere eigen bijdrage) of verlaging van de uitkeringszekerheid (werknemer gaat meer risico lopen) kan een belangrijke verandering zijn. Voor een OR dus voldoende reden om hier op eigen initiatief nog beter naar te kijken.
     
    Als OR heb je daarbij het voordeel van 2 routes:

    1. Als eerste de bestuurder. Stel vragen over de overgang van Pensioenfonds en de impact voor de organisatie en medewerkers.
    2. Als tweede kan je als OR contact zoeken met de betrokken medewerkers. Vraag hen of zij zich bewust zijn van het feit dat een overgang (financiële) consequenties kan hebben voor nu en later. Doe dat door ze individueel te benaderen, wanneer je weet om wie het gaat. Anders stuur je een mail gericht aan de functiegroep waarin zij vallen.
    Doe ook onderzoek naar de verschillen tussen de beide pensioenvoorzieningen en zet de pro’s en contra’s op een rijtje. Neem geen positie in over wat beter is en laat je niet verleiden tot een oordeel. De OR is geen pensioendeskundige immers.

    De rol van de OR in dit traject is vooral toetsen of bestuurder en betrokken medewerkers zich bewust zijn van de gevolgen van deze late overgang. En of zij voldoende informatie hebben gedeeld om een weloverwogen besluit te kunnen nemen.

  • Is accreditatie en registratie (BIG) de verantwoordelijkheid van de werkgever of de werknemer?

    De situatie:
    Om als arbeids-, bedrijfs- of fysiotherapeut geregistreerd te blijven staan moet je elke 5 jaar voldoende accreditatie punten behalen. De huidige periode loopt van 1 jan 2015 t/m 31 dec 2019.
     
    Tot nu toe zorgde de organisatie er middels interne opleidingen voor dat we die punten behaalden. Nu hebben we zonder vooraankondiging op 30 juni te horen gekregen dat we het van nu af aan zelf moeten regelen en zelf verantwoordelijk zijn. De organisatie wil wel faciliteren en ondersteunen.
     
    Dit zijn de nieuwe voorwaarden die de werkgever stelt:

    • De medewerker is zelf verantwoordelijk voor de herregistratie in het kwaliteitsregister.
    • De organisatie wil dat haar adviseurs minimaal als Arbeidsfysiotherapeut geregistreerd staan.
    • De organisatie betaalt de registratie kosten voor de registers Algemeen Fysiotherapeut, Arbeidsfysiotherapeut en Bedrijfsfysiotherapeut.
    • Er wordt geen bedrag vastgesteld per medewerker. Iedere aanvraag wordt besproken met de leidinggevende. Opleidingen met een hogere prijskaart worden in het MT besproken.
    Na de bekendmaking brak er veel onrust uit onder de medewerkers. Halverwege de lopende termijn en zonder vooraankondiging is dit ineens besloten.
     
    De vragen zijn:
    1. Kan dit zomaar zonder de OR te hebben geraadpleegd? Heeft de OR instemmingsrecht?
    2. Hoe kunnen we als OR hier het beste op reageren? Wat zijn onze mogelijkheden nu nog?
    3. Had met deze wijziging niet gewacht moeten worden tot de volgende herregistratieperiode?
    De antwoorden:
    1. Kan dit zomaar en is er recht op instemming voor de OR?
     
    De werkgever kan besluiten de verantwoordelijkheid voor het behalen van de punten bij de werknemer neer te leggen.
     
    Dit is een wijziging die valt onder het instemmingsrecht. Het is een wijziging in de bestaande regeling. Als OR kan je verwijzen naar artikel 27 lid1f en 1l waarin staat:
     
    27.1.f    een regeling op het gebied van de personeelsopleiding;
    27.1.l     een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen;
     
    2. Wat kan de OR nu nog doen?
    Als OR kun je alsnog vragen om een instemmingsverzoek. Mocht de bestuurder geen instemming vragen, dan mag je als OR het onderwerp op de agenda van de Overlegvergadering plaatsen en een aantal aanbevelingen doen. Die notuleer je dan in het vergaderverslag en je geeft aan dat je het over een jaar opnieuw op de agenda laat terugkomen.
     
    Er is op zich niets mis met het verhogen van de eigen verantwoordelijkheid. Medewerkers ervaren dan meer autonomie en regie over hun persoonlijke ontwikkeling. Die nieuwe koers (meer verantwoordelijkheid) moet dan wel goed voorbereid en gecommuniceerd worden vooraf. Medewerkers die tijdig goed geïnformeerd worden over de consequenties van een voor hen ingrijpende verandering kunnen daar prima mee omgaan. De gedachte om te gaan van ‘verzorgend’ naar ‘zelfvoorzienend’ kan een prima visie zijn vanuit HR-perspectief.
     
    Zoals het nu gaat kleven er risico’s aan. Een mogelijk te snel doorgevoerde cultuurverandering creëert onrust, verwarring en weerstand. Als de opleiding niet meer intern wordt verzorgd, moet het voor de medewerker duidelijk zijn bij welke opleidingsinstituten de medewerkers zich kunnen melden. Laat de werkgever dit vrij of selecteert hij een aantal opleiders die aan de criteria van de werkgever voldoen? Als dit onduidelijk is, kan de herregistratie van de medewerker in gevaar komen. En daarmee loopt de continuïteit van de organisatie gevaar, omdat er niet meer behandelt mag worden wanneer de registraties niet behaalt worden.
     
    3. Wat is het beste moment om de wijziging door te voeren?
    Het moment waarop de verandering wordt ingezet hoeft niet gekoppeld te zijn aan het verlopen van een bepaalde datum (contract etc.). Niet alle registraties zullen op dezelfde datum vervallen. Dus wat is dan het eind van een periode? Het is wel verstandig om als OR een tussenevaluatie voor te stellen na een jaar waarbij HR een overzicht verstrekt van de geslaagde herregistraties op functiegroep/soort. Dan kan je als OR/HR tijdig tussentijdse maatregelen nemen om de medewerkers en de organisatie te beschermen tegen mogelijk naderend onheil per 2019.

  • De wettelijke regeling omtrent vakantieverlof wordt 4,5 jaar na dato ingevoerd. Wat is daar nu nog de positie van de OR in?

    De achtergrond:
    Onderstaande mail ontving de hele organisatie. Wij als OR zijn niet meegenomen in het proces, laat staan de inhoud. We krijgen nu al veel vragen van de achterban over of dit zo maar kan. Veel mensen begrijpen het inhoudelijk ook niet. Volgens ons vergt verlofregeling instemmingsrecht, klopt dit?
     
    Hoe had het proces moeten gaan en wat kunnen wij nu nog doen om te zorgen dat er duidelijkheid komt naar de achterban. Ook over overuren, want daar wordt niets over gezegd en die maken mensen wel en compenseren deze dan ook weer.
     
    Is de door de bestuurder gestelde termijn van een half jaar ook gerechtvaardigd, of zou dit langer moeten zijn? (De directie heeft in een eerder overleg gezegd dat er een termijn van een jaar gehanteerd zou worden.)

    +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
    5 juni 2017

    Beste collega, 
     
    Met ingang van 1 januari 2012 is er een nieuwe vakantiewetgeving in werking getreden. De wet bepaalt dat er bij een fulltime dienstverband 20 vakantiedagen worden toegekend. Dit zijn wettelijke vakantiedagen. Daarnaast bestaan er bovenwettelijke vakantiedagen. Dit zijn vakantiedagen bovenop de wettelijke vakantiedagen. Voor de wettelijke vakantiedagen geldt dat deze komen te vervallen binnen een half jaar na het opbouwjaar.
     
    Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt dat deze vervallen na een periode van vijf jaar. Een fulltimer heeft 25 verlofdagen (200 uur waarvan 160 wettelijk en 40 bovenwettelijk). Voor een parttimer is dit beide naar rato.
     
    Bovenstaande was nog niet zo ingeregeld in ons systeem maar is nu met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2017 gecorrigeerd. Omdat het verlofsaldo tot en met april 2017 al was geboekt hebben we hier een correctie op gedaan en vanaf mei 2017 wordt maandelijks het verlof juist geboekt. Vanaf heden zijn dan ook je verlofuren opgesplitst in wettelijke uren en bovenwettelijke uren in het systeem met de juiste vervaldatum.
     
    Op dit moment zijn er dus een aantal medewerkers met wettelijke uren die dit jaar al op 30-06-2017 komen te vervallen. Aangezien dit zou betekenen dat dat je nog maar twee weken hebt om dit op te nemen hebben we besloten om eenmalig van deze uren de vervaldatum te verzetten, namelijk naar 31-12-2017.
     
    Jouw leidinggevende ontvangt een mail met jouw verlofuren die wettelijk gezien komen te vervallen op 30 juni 2017. Ook kun je al in het systeem kijken of je onder deze groep valt en uren op moet gaan nemen voor het einde van het jaar. 
     
    Groet,
    HR business partner
    +++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
     
    Het antwoord:
    De OR heeft instemmingsrecht op de invoering, wijziging en opheffing van een verlofregeling.

    In dit geval gaat het om wetgeving die per 2012 is ingegaan en pas 4,5 jaar later wordt ingevoerd in jullie organisatie.

    Het mag helder zijn dat de werkgever zeer nalatig is met zijn enorm verlate inrichting van deze wet. Dan is een zorgvuldige invoering door bestuurder en HR vereist.  

    De OR kan niet meer instemmen met iets wat 4,5 jaar geleden al om formele instemming vroeg. Daarbij komt dat het wetgeving is. Waar de OR nog wel over gaat is de manier waarop je de transitie van huidige opgebouwde uren en het opnemen daarvan laat verlopen naar de wettelijk onderbouwde aanpak.
    Om de rust en het vertrouwen te herstellen kan de bestuurder het volgende doen:

    • Excuses aanbieden aan medewerkers voor deze zeer verlate invoering van de wetgeving.
    • Informeren over wat de nieuwe regeling behelst.
    • Tijd inruimen om samen met de leidinggevende en de medewerkers te bezien of er ‘opname-problemen’ privé/werk gaan ontstaan. Moet een medewerker bepaalde (omzet)doelstellingen halen en ontstaat er daardoor mogelijk extra werkdruk of een lager variabel te behalen inkomen?
    • Tijd inruimen op teamniveau om samen te beoordelen of de dienstverlening, de bezetting en onderlinge vervanging haalbaar blijft?
    • Een richtlijn vastleggen voor schrijnende gevallen, waardoor zij bij wijze van uitzondering in plaats van een half jaar bijvoorbeeld een jaar mogen doen over de extra versnelde opname van vrije dagen.
    De OR moet dit proces niet overnemen. Laat de zeggenschap zijn werk doen (eerst).

    De opdracht om dit goed op te lossen ligt nu bij de bestuurder en HR. Werknemers die zich bij de OR melden dat ze de berichten van de werkgever niet begrijpen of er niet mee akkoord kunnen gaan, verwijs je in eerste instantie terug naar hun eigen leidinggevende. Laat ze dat gesprek vastleggen. 

    Wanneer blijkt dat HR niet adequaat reageert, is het verstandig om dit te agenderen voor de Overlegvergadering.

  • Als OR hebben we instemming gegeven voor de invoering van een nieuw rooster- en plansysteem. Moeten wij opnieuw instemming verlenen wanneer de bestuurder kiest voor een ander systeem?

    In maart 2016 hebben we als OR instemming gegeven voor de invoering van een nieuw rooster en plansysteem (XXX). De OR was destijds van mening dat er betere systemen op de markt waren, maar de organisatie wilde graag 1 integraal systeem (het elektronisch zorgdossier van XXX en hun andere modules waaronder de roosterplanningsmodule).

    Zie de tekst van onderstaande brief.
    +++++++++++++++++++++++++++
    Geachte Raad van Bestuur,
     Op 12 januari jl. heeft de OR uw brief ontvangen waarin u advies vraagt voor de aanschaf van het rooster- en planningsysteem XXX. Na het inwinnen van juridisch advies heeft de OR besloten deze aanvraag te behandelen als zijnde een instemmingsverzoek.

    Tijdens de overlegvergadering van 10 maart jl. is het voorgenomen besluit uitgebreid met u besproken. De OR is zich er van bewust dat er momenteel betere rooster- en plansystemen op de markt zijn maar vindt het van doorslaggevend belang dat de organisatie van acht naar één systeem kan overgaan.

    De OR besluit dan ook om in te stemmen met de aanschaf van het planning- en roostersysteem XXX met inachtneming dat bij de verdere inrichting van het systeem tijdig instemming wordt gevraagd aan de OR. De OR stelt als belangrijke voorwaarde, dat bij de verdere inrichting van het systeem daadwerkelijk wordt gerealiseerd, wat nodig is om efficiënt en gebruiksvriendelijk te kunnen plannen en (zelf)roosteren.

    Graag vernemen wij uw definitieve besluit.

    Met vriendelijke groet,
    Ondernemingsraad XYZ
    +++++++++++++++++++++++++++

    Inmiddels is dit project 2 jaar na dato uitgelopen op een mislukking en is de Raad van Bestuur voornemens om over te stappen op een ander systeem dat in onze thuiszorgpoot reeds in gebruik is. Dit systeem heet YYY. De OR heeft echter toestemming gegeven voor XXX en wil nu zeker een strakkere vinger aan de pols op het onderdeel roosterplanning omdat XXX 4 in werkelijkheid een stap terug in de tijd is en als veel te complex werd ingeschat door onze medewerkers.

    Belangrijkste vraag: moet de RVB het proces opnieuw opstarten en een nieuw instemmingsverzoek doen?
    Dit een goed voorbeeld van een OR die constructief, gedegen en gebruikmakend van de juiste rechten uit de WOR, meedenkt over oplossingen.

    Het instemmen destijds met de keuze van een implementatie van XXX is te begrijpen. Ook het verzoek om op een later tijdstip opnieuw betrokken te worden bij de daadwerkelijke invoering ook. De gestelde eisen aan gebruikersvriendelijkheid zijn dan ook zeer terecht.

    Nu de bestuurder heeft besloten om niet door te gaan met XXX  maar te kiezen voor YYY dient aan de OR inderdaad de aanvraag tot instemming opnieuw te worden voorgelegd.

    Het betreft hier immers een wijziging van een systeem met waarschijnlijk opnieuw impact op de organisatie (processen, werkwijze, taken, bevoegdheden, privacy data) en al haar medewerkers.
     
    ANTWOORD en ADVIES:
    Van belang zijn nog een aantal zaken:

    • Zorg altijd voor een zgn. Programma van eisen (PvE). Hierin moeten de "eisen" (criteria) waaraan moet worden voldaan zijn opgenomen en de "wensen" waaraan zo veel mogelijk moet worden voldaan. Stel dit op voordat er een pakketselectie plaatsvindt.
    • Stel een goede evaluatie op waarom en waardoor XXX niet heeft kunnen slagen (lessons learned).
    • Doe een toets van het systeem YYY aan de doelstellingen die in 2016 waren geformuleerd. (selectiecriteria bijstellen eventueel).
    • Organiseer een enquête/interview met de huidige gebruikers van YYY in de thuiszorgpoot om te achterhalen welke voor- en nadelen dit systeem kent (om kinderziektes te voorkomen).
    • Vraag om een herziening van de begroting. Gemaakte kosten XXX, kosten overhevelen XXX naar YYY, aanvangskosten YYY.
    • Vraag om communicatie naar de gehele organisatie vanuit de bestuurder en licht als OR in je nieuwsbrief toe over het niet slagen van de implementatie XXX,  de pakketselectie en keuze voor YYY. Wees transparant over gemaakte fouten om zo het draagvlak voor de omwisseling naar YYY te verkrijgen.

  • We krijgen als OR advies- en instemmingsaanvragen van een tussenholding. Stel dat het tot een conflict komt en de zaak komt voor de rechter, hebben wij juridisch dan bevoegdheden in de tussenholding?

    De bestuurder heeft onlangs een 'tussenholding' opgericht tussen de Holding en een werkmaatschappij. Wij zijn OR van de werkmaatschappij, maar worden nu ook gevraagd advies en instemming te verlenen aan de tussenholding. Hoe zit het met onze bevoegdheden? Lopen we risico?

    De situatie:

    Onder de holding van onderneming X hangen een viertal bedrijven. De OR heeft positief geadviseerd over de oprichting van een tussenholding tussen de holding en Bedrijf #1, één van de vier bedrijven onder de holding.
     
    De directie van Bedrijf #1 is nu de directie van de tussenholding. Ook de Raad van Commissarissen (RvC) van Bedrijf #1 is nu de RvC voor de tussenholding. De positie van de ondernemingsraad van Bedrijf #1 is ongewijzigd gebleven en overlegt met de directie van de tussenholding.
     
    Met de adviesprocedure is afgesproken dat er voor de OR niets zou veranderen en dat de OR al haar rechten zal behouden
     
    Antwoord:
    Hieronder volgt eerst een schets van de situatie.
     

     
    In de adviesprocedure is overeengekomen dat na tussenplaatsing van de TUSSENHOLDING de OR van Bedrijf #1 mandaat heeft over onder de WOR vallende rechten en plichten aangaande TUSSENHOLDING, Bedrijf #1 en overige activiteiten, waarbij sommige activiteiten worden voorzien van medezeggenschap in de vorm van een Onderdeel commissie (OC).

    Het eerste wat opvalt in het convenant wat u meezond is dat het een beperkte geldigheidsduur kent. De reden en of noodzaak daarvan is onduidelijk. Verder zijn er bepalingen in het convenant opgenomen die voorzien in een eenzijdige opzegging, hetgeen ongewenst is en ook niet naar de geest van de WOR.
     
    Het feit dat de directie (Raad van Bestuur) en toezicht (RvC) identiek zijn in én de TUSSENHOLDING én in Bedrijf #1 helpt daar niet aan mee. De WOR is daar heel duidelijk over. U kunt maar één overlegpartner hebben. Medezeggenschap moet zeggenschap volgen waar het gaat om het ontstaan van nieuwe entiteiten binnen een concern.
     
    Als het zo is dat de TUSSENHOLDING alleen de tussenholding is voor de daaronder getekende activiteiten, dan behoort de volgende OR haar naam te wijzigen in “OR Tussenholding”. Op dat niveau is de hoogste zeggenschap nu belegt en daar hoort dan ook de OR haar plaats en bijbehorende rechten en plichten te hebben. Dan kan het convenant wat voortkwam uit de plaatsing van de tussenholding (een begrip wat overigens juridisch geen enkele betekenis heeft) vervallen. Een goed huishoudelijk reglement voor de 'nieuwe OR Tussenholding' is dan een meer toekomst vaste en juridisch betere oplossing.
     
    Is er dan nu reden om direct zorgen te hebben over deze constructie? Nee! Zolang de zittingstermijn loopt kan alles blijven zoals het nu is. De jurisprudentie die verschenen is over soortgelijke situaties biedt voldoende borging om geen problemen te krijgen.
     
    Het advies is om er voorlopig pragmatisch mee om te gaan en elke adviesaanvraag die u ontvangt te behandelen. Verwijs in het advies ook altijd naar de gemaakte afspraken uit het convenant. In de zin van ‘ons mandaat als OR Tussenholding is vastgelegd in het HR en het convenant uit [jaartal]’.
     
    De jurisprudentie leert mede dat gekeken wordt naar de historie. Daaruit is af te lezen welke adviesvraag aan de OR zijn voorgelegd. Die gedragslijn leidt tot een soort mandaat vanuit gewoonte. Zie het als opgebouwde rechten.

  • Ik ben eigenlijk wel benieuwd vanaf wanneer onze organisatie (nu nog 12 vaste medewerkers) een OR zou moeten hebben?

    ANTWOORD:
    Die vraag is in eerste instantie eenvoudig te beantwoorden. Van een ondernemer met een onderneming waarin 50 of meer medewerkers werkzaam zijn (vast en flex tezamen) wordt verwacht dat hij een ondernemingsraad installeert.
     
    Jullie organisatie haalt dat aantal van 50 medewerkers (voorlopig) niet.
     
    Maar de WOR kent nog een tweede bepaling over de installatie van medezeggenschap voor organisaties kleiner dan 50 medewerkers. Die staat bekend onder de titel ‘personeelsvertegenwoordiging’. De tekst is te vinden in artikel 35 b t/m d van de WOR.
     
    Meer weten?
    Maak gebruik van de zoekbalk en voer daar het begrip ‘personeelsvertegenwoordiging’ in. Zo vind je eenvoudig alle relevante artikelen en jurisprudentie over dit onderwerp.

  • Mag je de taken van de Preventiemedewerker neerleggen bij meerdere medewerkers in de organisatie en of mag het hoofd Personeelszaken deze taken op zich nemen?

    ANTWOORD
    Elke wet kent een uitleg naar de letter en naar de geest. In de Arbowet (artikel 13) wordt er expliciet gesproken over het aanstellen van minimaal één preventiemedewerker. Volgens de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) moet de OR instemming verlenen aan de persoon en de plek in de organisatie.

    Met andere woorden het verdelen van de wettelijke en overige taken (zie hieronder het takenpakket van de Preventiemedewerker) over meerdere medewerkers is niet naar de geest van de wet. Elk bedrijf moet de vraag kunnen beantwoorden:

    'Wie is de preventiemedewerker in onze organisatie?'

    Elke onderneming moet 1 hoofdverantwoordelijke hebben die op alle taken m.b.t. een veilig en gezonde werkomgeving kan worden aangesproken.

    Dat die ene persoon - de preventiemedewerker - het daadwerkelijk uitvoeren van een deel van zijn takenpakket delegeert en her en der in andere functies als deeltaak onderbrengt is aan hem/haar. Maar ook over die delegatie ( het leggen van de verantwoordelijkheid op een niveau elders in de organisatie) heeft de OR instemmingsrecht.

    De idee dat in een  bedrijf de directeur of het hoofd P&O de preventiemedewerker is kan naar de letter van de wet. Maar dat betekent wel dat deze functionaris dan ook de contactpersoon is voor alle stakeholders en dus ook voor de OR om regelmatig te praten over zijn verantwoordelijkheid als preventiemedewerker.

    Een preventiemedewerker moet namelijk nogal wat leveren aan concrete producten: het uitvoeren van inspecties, bijhouden van registers, overleg met de bedrijfsarts etc. En doorgaans komt een directeur of hoofd P&O aan dergelijke taken niet toe. Daarnaast moet hij zich daarop ook scholen, de wetgeving bijhouden en van alle processen in de organisatie een RI&E kunnen uitvoeren.

    Dat een Hoofd P&O of een aantal managers/medewerkers goed is opgeleid voor deze specifieke taken en in staat zijn om de kennis daarover op peil te houden om adequate inspecties uit te voeren lijkt niet waarschijnlijk.
     
    De plek van de functie in de organisatie (plaats in het organogram) en de verdeling van de taken moet elke schijn van belangenverstrengeling voorkomen, zodat niet gesproken kan worden over “de slager die z’n eigen vlees keurt”.
     
    ADVIES:
    Zet u als OR in op het verlenen van instemming op de persoon (1 hoofdverantwoordelijke) en de positie (ophanging in het organogram) van de Preventiemedewerker.

    Maak deze verantwoordelijk voor het ontwikkelen van een visie op veilig en gezond werken, het opstellen van een Beleidsplan, de jaarlijks uitvoering van een RI&E in samenwerking met de OR, de jaarlijkse monitoring etc. Tevens moet er op worden toegezien dat deze medewerker de middelen en de faciliteiten krijgt om zijn functie naar behoren uit te voeren.

    7 vragen over de Preventiemedewerker

    1. Wat is een preventiemedewerker?
    Een preventiemedewerker verleend bijstand op het gebied van preventie en bescherming. Hij doet dit zelfstandig en onafhankelijk en kan ongevraagd adviezen geven, bijvoorbeeld over risico’s binnen het bedrijf. Hierdoor kunnen werknemers veilig en gezond werken. Werknemers kunnen daarnaast bij hem terecht met vragen over de Arbeidsomstandigheden (Arbo). Een ander woord voor preventiemedewerker is Arbo-coördinator.

    2. Is een preventiemedewerker verplicht?
    Een preventiemedewerker is verplicht op grond van artikel 13 van de Arbowet. In dat artikel staat dat een werkgever zich bij zijn arbobeleid moet laten bijstaan door één of meer deskundige werknemers. Daarbij wordt niet precies vermeld om hoeveel preventiemedewerkers het moet gaan. Wel moeten zij zodanig in aantal zijn dat zij hun werk naar behoren kunnen doen. Dat kan onder meer betekenen dat een bedrijf met meer of grotere risico’s een hoger aantal preventiemedewerkers moet aanstellen. Het hangt per bedrijf dus af van de situatie.

    3. Hoe wordt de preventiemedewerker aangesteld?
    Volgens de vernieuwde Arbowet (per 1 juli 2017) moet het personeel instemmen met een de preventiemedewerker en met zijn rol. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten schriftelijk worden vastgelegd. Ook voor preventiemedewerkers die al voor 1 juli 2017 waren aangesteld, moet alsnog toestemming worden gevraagd bij het personeel. Dit kan via een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Als die er niet is, moet de werkgever dit zelf afstemmen met de werknemers.

    4. Wat zijn de taken van een preventiemedewerker?
    Volgens de Arbowet heeft een preventiemedewerker in elk geval de volgende taken:
    • meewerken aan het verrichten en opstellen van een Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E)
    • adviseren aan of nauw samenwerken met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging over de maatregelen voor een zo goed mogelijk arbobeleid
    • adviseren aan en samenwerken met de bedrijfsarts en andere arbodienstverleners.
    • (mede) uitvoeren van deze maatregelen
    De taken hoeven zich overigens niet te beperken tot deze opsomming. Zo kan een preventiemedewerker ook zijn collega’s voorlichten over veilig en gezond werken. Daarnaast kan hij bij eventuele ongevallen assistentie verlenen aan de Inspectie SZW.

    5. Heeft een preventiemedewerker een cursus nodig?
    Een preventiemedewerker moet kunnen beschikken over voldoende deskundigheid en ervaring. Dit stelt hem in staat om naar behoren bijstand te verlenen. Het volgen van een cursus voor preventiemedewerkers kan daaraan bijdragen. Een dergelijke cursus maakt soms deel uit van een verzuimverzekering. Een verzekeringsadviseur kan daar meer over vertellen.

    6. Mag je iemand van buiten aanstellen als preventiemedewerker?
    Het is in principe niet toegestaan om iemand van buiten aan te stellen als preventiemedewerker. Het is namelijk belangrijk dat een preventiemedewerker goed op de hoogte is van risico’s in de onderneming. Dat is beter gewaarborgd als het gaat om een werknemer. Uitzonderingen zijn alleen toegestaan als de mogelijkheden onvoldoende zijn om bijstand binnen het bedrijf te organiseren.

    7. Wie is eindverantwoordelijk voor het arbobeleid?
    Hoewel een preventiemedewerker werkgever ondersteunt, blijf je als werkgever eindverantwoordelijk voor het arbobeleid. Daarbij is het belangrijk om te weten dat een preventiemedewerker dezelfde ontslagbescherming geniet als een OR-lid. Dat betekent onder meer dat het op grond van zijn taken, zijn positie in het bedrijf niet mag benadelen.

  • Valt de aanstelling van een functionaris gegevensbescherming onder het instemmingsrecht?

    De situatie:
    Onze organisatie is een joint venture van meerdere bedrijven en stelt voor om bij de invoering van de AVG gebruik te maken van de Preventiemedewerker van de joint venture-partij. Heeft de OR instemmingsrecht op de taken en bevoegdheden van deze ‘externe’ functionaris?
     
    Het antwoord:
    Het korte antwoord is: Jazeker, je mag onder de nieuwe wet AVG een Functionaris Gegevensbescherming delen met andere onderdelen van de organisatie.
     
    Er is wel een maar. Waar de functionaris organisatorisch zijn plek krijgt bepaalt niet of de OR instemmingsrecht heeft of niet. De OR heeft over het gehele privacy beleid - voor zover het de gegevensbescherming van het eigen personeel raakt - het instemmingsrecht. Zodra het gaat om de gegevens van cliënten en bezoekers gaat de OR er niet over.
     
    Er is veel onduidelijkheid over de invoering van de AVG en wat de OR ermee moet.
     
    Het instemmingsrecht van de OR over de AVG van 25 mei 2018
    Aan het aanstellen van een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) gaan een aantal keuzes vooraf. Dat is allereerst het beleid op Gegevensbescherming. Vanuit het beleid is te bepalen of de bescherming van data van cliënten en medewerkers met elkaar verweven zijn. Doorgaans is dat het geval omdat beide datasets zijn ondergebracht in IT-systemen die voor veel medewerkers toegankelijk zijn. Die vermenging is van belang omdat het instemmingsrecht wat de OR heeft op het beheer, gebruik en de bescherming van de gegevens van de medewerkers/collega’s als vanzelf in beeld komt bij de behandeling van een instemmingsverzoek over beheer, gebruik en bescherming van de cliëntgegevens.
     
    Nadat duidelijk is over welke dataset het gaat, kan gekeken worden naar de benodigde inrichting. Dat dit alleen online, digitaal en om geautomatiseerde gegevens zou gaan is een misvatting. In veel organisaties worden nog veel datasets in fysieke vorm opgeslagen (ordners, kaartenbakken, gespreksverslagen) ook. Daar gaat de AVG dus ook over!
     
    Waarop geeft de OR haar instemming?
    De OR gaat ook over het takenpakket, de bevoegdheden, de contractomvang, de plaats binnen of buiten de onderneming bij het aanstellen van een ‘eigen’ functionaris gegevensbescherming (FG).
     
    Deze keuzes maken onderdeel uit van de besluitvorming over het intern toezicht op gegevensbescherming. De vraag die de OR zich moet stellen is of de organisatie zich voldoende bewust is van de impact van de nieuwe wetgeving. En heeft de organisatie afdoend beleid geformuleerd en passende maatregelen genomen om de data van cliënten goed te beheren, gebruiken en beschermen.
     
    Op dat geheel aan maatregelen en keuzes die vaak worden vastgelegd in een plan van aanpak heeft de OR haar instemming te verlenen.
     
    Takenpakket van de Functionaris Gegevensbescherming (FG)
    Een FG zal vooral toezien op een veilige gegevensverwerking van derden (burgers, klanten, cliënten), echter dit ‘externe’ privacy beleid kan sterk verweven zijn met het interne privacy beleid door toegang van de FG tot persoonsgegevens van het personeel. En wanneer het gaat om datalekken kan dat zowel persoonsgegevens van derden als van het eigen personeel betreffen. Directiebesluiten over het interne toezicht dat ook gegevens van het personeel raakt of voorzieningen betreft die geschikt zijn voor het administratief of digitaal ‘volgen’ van personeel, zullen ter instemming aan de OR moeten worden voorgelegd.
     
    Welke criteria gelden voor de classificatie van de data (hoog vertrouwelijk, vertrouwelijk, laag vertrouwelijk), hoe het beheer is ingericht, op welke wijze de medewerkers geïnformeerd (gaan) worden over de vastlegging, beheer en gebruik van hun data. Helder moet zijn als het gaat over beheer van data wie daar eindverantwoordelijk voor is, wie de melding gaat doen bij calamiteiten en wie op het hele proces regelmatig gaat een audit uitvoert.
     
    Omdat de keuzes over de inhoud van de functie en de taken van de FG medebepalend zijn voor de verdere uitwerking van beleid en maatregelen, zullen ook die keuzes onderdeel van het instemmingsrecht van de OR zijn.
     
    Bovenstaande is de input voor een goede functieomschrijving en profiel. Tot zover reikt de verantwoordelijkheid van de OR. De selectie van de man/vrouw om deze functie in te vullen valt niet onder de verantwoordelijkheid van de OR.

  • Is de vervanging van een IT-systeem advies of instemmingsplichtig?

    Uitgebreide vraag:
    De laatste tijd zijn wij bezig met onderwerpen die naar onze mening advies- dan wel instemmingsplichtig zijn. De bestuurder is het hier regelmatig niet mee eens. Het laatste onderwerp is de vervanging van het eigen IT-systeem voor een vergelijkbaar landelijk IT-systeem. De bestuurder zegt hierover het volgende:
     
    “Als ik de sub-leden in artikel 25 lid 1 van de WOR naloop, vallen alle sub-leden van artikel 25 lid 1 met uitzondering van h en k zonder meer af. Maar er is ook geen sprake van een belangrijke investering of het invoeren of wijzigen van een technologische voorziening. De investering past binnen de begroting en in het meerjareninvesteringsplan en we voeren geen technologische voorziening in en wijzigen er ook geen. We vervangen gewoon het ene systeem (DDJGZ = digitale kind dossier) door een ander vergelijkbaar systeem”
     
    Wij merken dat bestuurder zich de laatste tijd steeds vaker bedient van de woorden ‘het is slechts een vervanging, dus hoeft de OR geen advies te geven’. In de toekomst gaat dit bijvoorbeeld ook spelen met telefonie. Naar aanleiding van de opmerking die bestuurder plaatst zien wij juist een rol voor de OR weggelegd. Klopt dit naar jouw mening? Zo ja, voor welke zaken wel en voor welke zaken niet? Welke onderbouwing zouden wij moeten kiezen om ons wel in deze rol te plaatsen?
     
    Antwoord en advies:
    Allereerst dit. De bestuurder doet het voorkomen of het nieuwe systeem gelijk is aan het huidige. Uit jullie vraag blijkt, dat het eigen systeem vervangen wordt door een landelijk systeem. Het is zeer onwaarschijnlijk dat dit exact hetzelfde systeem is. De bestuurder spreekt van “een vergelijkbaar systeem”. Er is dus sprake van een ander systeem. (Een vergelijkbare auto is een andere auto; beide kan je in rijden immers, maar toch kunnen ze van merk en comfort en bediening verschillen.)
     
    Het systeem zal in ieder geval technisch anders zijn. Denk daarbij aan de leverancier en mogelijk ook aan het beheer en gebruiksvoorwaarden. Waarschijnlijk zijn er ook inhoudelijke verschillen in beide systemen t.a.v. wat wordt geregistreerd (misschien meer of minder dan voorheen) en wie toegang hebben tot de gegevens (heeft “landelijk” een directe toegang tot de jullie gegevens?).
     
    Vervolgens. Het IT-systeem in jullie organisatie (DDJGZ = het digitale kind-dossier) is eigendom van de gemeente. Die is de opdrachtgever om over te gaan naar het landelijke systeem. Het gaat hier om een technologische voorziening (een digitaal hulpmiddel) waarmee de diensten die jullie leveren in beeld gebracht worden en dan niet alleen bij jullie zelf zoals voorheen.
     
    Er zijn een aantal punten van belang om vast te stellen of de OR hierover advies moet geven:

    1. Er is sprake van een begroting en een meerjareninvesteringsplan. Mogelijk hebben jullie daarover - dus op de begroting en het meerjarenplan - al eerder advies uitgebracht. Wellicht veronderstelt de bestuurder dat jullie al bekend waren met een post op de begroting c.q. in het meerjarenplan om het DDJGZ te gaan vervangen. Het is niet zo dat het adviseren over de begroting ook gelijk inhoudt dat je het met de uitvoering en de keuzes die binnen elke post op de begroting gemaakt worden ook eens bent.
       
    2. Mocht het zo zijn dat jullie eerder advies hebben uitgebracht op de begroting/meerjarenplan dan is de vraag of jullie in dat advies een ‘disclaimer’ hebben opgenomen. Daarmee kan je vastleggen dat over alle investeringen die worden gedaan vanuit de goedgekeurde begroting, er alsnog inhoudelijk advies gevraagd moet worden zodra deze investeringen gedaan wordt. Neem in elk advies wat je schrijft een disclaimer op. De WOR voorziet daar ook in.
       
    3. Een 'kale' vervanging is ook een wijziging in het kader van de WOR. De WOR komt in artikel 25 met een uitputtende lijst. Dat wil zeggen dat de WOR concreet benoemd wat onder advisering valt. Staat het niet in die opsomming dan valt het formeel niet onder het adviesrecht. Zo werkt de lijst met onderwerpen in artikel 27 Instemmingsrecht ook. De WOR gebruikt het woord 'uitputtend' en dat wil zeggen dat het in de lijst moet staan.

      ​Maar de WOR geeft ook veel vrijheid aan de medezeggenschap om met ‘opgaaf van redenen’ (=motiveren) aan te geven dat iets nu juist wel onder advies e.o. instemming zou moeten vallen omwille van de impact op de organisatie en haar medewerkers. 
    Het is aan te bevelen om als OR nu op de volgende punten helderheid te verkrijgen:
    • Wat is de aanleiding/reden om het huidige systeem te vervangen?
      Is die opgelegd door de gemeente?
      Heeft het te maken met landelijke ontwikkelingen, bijvoorbeeld koppeling van lokale DDJGZ aan een landelijk systeem?
      Wijzigingen in de techniek?
      Je zoekt naar de beweegreden c.q. de aanleiding.
       
    • Wat verandert er in het nieuwe systeem?
      Is het op dezelfde manier te gebruiken door medewerkers?
      Veranderen er rechten van medewerkers?
      Worden gegevens op dezelfde manier vastgelegd, verwerkt, uitgelezen, ter beschikking gesteld aan de interne organisatie en externe partijen?
      Hoe zit het met de privacy voor medewerkers? Denk aan de nieuwe wetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
      Hoe lang wordt zoekgedrag en gebruiksgedrag op het nieuwe systeem centraal bewaard en wie mag daarnaar kijken of het raadplegen?
      Zijn er aanpassingen van werkprocessen nodig intern of met derden?
      Is de beveiliging van het nieuwe systeem tegen datalekken, hack en cybercriminaliteit op hetzelfde niveau als in het oude systeem?
    Als er consequenties zijn van bovenstaande aard, dan kan je als OR daarover vragen stellen. Je kunt je dan een beeld vormen over eventuele risico’s en welke maatregelen zijn genomen om de risico’s te ondervangen. (Je wilt als organisatie bijv. niet in het nieuws komen omdat er cliëntgegevens op straat komen te liggen.)
     
    De hoofdvraag is wat de noodzaak is om het huidige systeem te vervangen voor een ander min of meer identiek systeem. Daarbij is het niet van belang of het al in de begroting was opgenomen of daarbinnen past. Het gaat erom of de vervanging van het IT-systeem impact heeft op de medewerkers en of organisatie.
     
    Welke WOR-artikelen doen ertoe?
    25 lid 1e 
    Mogelijk is er in het systeem sprake van een wijziging van bevoegdheden van interne functionarissen als het gaat om vastleggen, ontsluiten, uitlezen, hergebruik etc.
     
    25 lid 1k
    De invoering of wijziging van technologische voorzieningen. Als je het een ‘vervanging’ noemt en je installeert exact hetzelfde systeem, dan is er geen sprake van een wijziging. De vraag blijft dan overeind waarom je dat doet en wat je daar mee wint? De definitie van het begrip wijziging hoeft dus ook niet het (technische deel van het) systeem zelf te betreffen. Het kan ook zitten in het anders gaan gebruiken van het ‘nieuwe’ systeem.
     
    25 lid 3
    Gaat over de gevolgen voor medewerkers. Onder punt 2 zijn al een aantal mogelijke consequenties genoemd. Om adviesrecht te verkrijgen heb je er maar één nodig om te kunnen betogen dat er sprake is van impact voor medewerkers.
     
    27 lid 1k
    Die gaat om bescherming van persoonsgegevens van medewerkers. Dus niet om de gegevens die over cliënten worden vastgelegd, maar juist om de gegevens die het DDGJZ vastlegt over medewerkers. Naam, geboortedatum, functie etc. en wie er recht heeft om die te mogen inzien (denk hier dan wel aan kinderen en hun ouders, managers, gemeente, landelijke systemen die lokale systemen uitlezen).
     
    27 lid 1l
    Handelt over prestatie, gedrag van medewerkers. Misschien is het straks mogelijk om met het nieuwe systeem meer dan nu managementinformatie uit te lezen. Bijvoorbeeld hoelang elke medewerker bezig is met een behandeling, het aantal behandelingen per cliënt, etc. De behoefte aan big data is sterk toenemend en systemen worden daarop ingericht. Dat verandert niets in de manier waarop medewerkers werken of de bescherming van hun persoonsgegevens, maar maakt het voor de werkgever wel mogelijk om te beoordelen hoe efficiënt en effectief de medewerker is. Dit kan eventueel weer vergeleken worden met collega’s.
     
    23
    Het initiatiefrecht. Je mag als OR - met ‘opgaaf van redenen’ – bepalen welke onderwerpen je zijn minst besproken wilt hebben op een reguliere of extra overlegvergadering. Je moet voor jezelf helder uitschrijven WAAROM je deze vervanging juist wel willen bespreken.
     
    Jurisprudentie:
    Dan nog een stukje relevante jurisprudentie. Die vind je als je op WORonline in de zoekbalk het woord ‘investering’ intikt. Dan kom je uit bij jurisprudentie die gekoppeld is aan artikel 25. Het gaat om de toelichting onder de titel ‘Adviesrecht: bevoegd’ van 29 mei 2007. Die toelichting is inhoudelijk niet direct relevant voor jullie situatie, maar er staat wel een mooi advies/tip aan het eind:
     
    “Een pragmatische oplossing is dat je aan de bestuurder vraagt of hij toch advies wil vragen aan de OR, maar dan met een voorbehoud. Namelijk dat hij van mening blijft dat het voorgenomen besluit niet adviesplichtig is. Partijen kunnen zich dan concentreren op de inhoudelijke kant in plaats van op de procedurele kant van de zaak.”
     
    Hierbij komt het aan op de bereidwilligheid van de bestuurder. Stel dat de bestuurder dit mediation-achtige voorstel afwijst, dan mag je je als OR afvragen waar hij bang voor is.
     
    Toekomst:
    • Overweeg om in alle adviezen/instemmingen een heldere disclaimer op te nemen over (vervangings-)investeringen, in die zin dat die ook onder advies en of instemming vallen. Dus een advies op de begroting betekent niet automatisch dat er zomaar tot aanschaf overgegaan mag worden vanuit die begroting.
       
    • Als een bestuurder heel procedureel de uitputtende lijsten van de artikelen 25 en 27 afvinkt, kan dat iets zeggen over de relatie tussen bestuurder en OR. Heeft dat te maken met de bestuurder of heeft de OR boter op zijn hoofd door te veel en/of te vaak te willen adviseren over onderwerpen met marginale impact op organisatie en/of medewerker?
    Conclusie:
    De hoofdvraag of de vervanging van een IT-systeem wel of niet advies of instemming plichtig is kan als volgt worden beantwoord:
    • Dat een systeem wordt vervangen door exact hetzelfde systeem is zeer onwaarschijnlijk. Er zal een reden/aanleiding zijn voor de vervanging. De veranderingen oud/nieuw moeten in beeld gebracht worden. Beoordeel op basis daarvan de impact op de organisatie en/of de medewerkers. Gebruik de genoemde artikelen uit de WOR als leidraad.
       
    • Investeer in de relatie met je bestuurder. Kijk wat jullie relatie in de weg staat en probeer de oorzaken weg te nemen. Dat wil niet zeggen dat je nooit meer recht tegenover elkaar komt te staan, maar misschien minder vaak en misschien kom je makkelijker tot overeenstemming in volgende onderwerpen.

  • Mag een OR in haar Huishoudelijk Reglement vastleggen dat er een maximum van 2 aaneengesloten zittingstermijnen geldt?

    In de WOR zelf staat er niets over geschreven. De WOR verwijst voor alle zaken waar het gaat om kandidaatstelling, verkiezingen etc. naar het Huishoudelijk Reglement. De SER heeft ooit een voorbeeldreglement opgesteld. Let wel dit is een voorbeeld en geen geldende wet en regelgeving. Maar ook daarin staat niets over het maximumaantal zittingstermijnen.

    Er is wel jurisprudentie die gaat over wat een OR afwijkend mag regelen als het gaat om het aantal zetels, zittingstermijnen en verkiezingen.
     
    In al die uitspraken zie je een duidelijke lijn van redeneren:

    1. De OR doet een voorstel om haar eigen reglement aan te passen.
    2. Zij motiveert haar idee, onderbouwt het met bijvoorbeeld argumenten die wijzen op de goede doorstroming, vers bloed, goede demografische vertegenwoordiging, etc, en beoogt daarmee dat er effectieve medezeggenschap plaatsvindt. Dat laatste ‘effectieve medezeggenschap’ is namelijk het grote doel van de WOR.
    3. Zodra de OR heeft opgeschreven dat het beter is dat er na bijvoorbeeld 2 aaneengesloten zittingstermijnen minimaal een zittingstermijn sabbatical moet zijn, bespreekt ze dat intern en neemt er een voorgenomen besluit over tot het aanpassen van het Huishoudelijk Reglement op dat punt. Slim is om een paar andere punten ook mee te nemen in de aanpassing. De ervaring leert anders dat het onderwerp al snel terecht komt in een ‘ja’ of ‘nee’ discussie. Zorg dus dat het onderdeel is van het aantrekkelijker maken van de medezeggenschap in zijn geheel en het beter verspreiden van de medezeggenschap in de organisatie.
    4. Vervolgens leg je het ‘nieuwe’ reglement voor aan de bestuurder. Die geeft er zijn mening over. Het kan helpen als de bestuurder ook van mening is dat dit een goede maatregel is en als hij dat onderbouwt ook zelf.
    5. Dan neem je als OR het besluit om het reglement aan te passen per de eerstvolgende zittingstermijn. Je maakt het bekend in de organisatie en geeft de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen. Dat laatste is een verplichting wanneer je het Huishoudelijk Reglement op deze onderwerpen aanpast.
    6. Als niemand bezwaar heeft wijzigt het reglement per de eerstvolgende reguliere verkiezing. Vanaf daar heb je een reglement met daarin een maximum op het aantal aaneengesloten zittingstermijnen per OR-lid. Voorbije zittingstermijnen kunnen niet worden meegeteld.
    7. Een zittend OR-lid die zich na de wijziging alsnog weer kandidaat stelt nadat hij het maximum heeft overschreden kan niet als verkiesbaar worden ‘opgesteld’ en verdwijnt op aangeven van de verkiezingscommissie van de lijst met kandidaten. Zo’n medewerker kan dan bezwaar aantekenen natuurlijk maar krijgt geen gelijk want dat punt zijn we dan al gepasseerd in de vorige termijn van bezwaar.
    8. Mocht een OR-lid dan alsnog naar de kantonrechter of Ondernemingskamer stappen dan zal er een marginale toetsing (zorgvuldigheid gehanteerde procedure) worden verricht. Goede vastlegging van de aanpassing van het huishoudelijk reglement is daarom van groot belang.  
    De praktijk wijst uit…
    Ik ken voorbeelden van OR-en die werken met een maximum in aantallen zittingstermijnen. En die hebben altijd voldoende kandidaten! Het argument van zittende OR-leden dat er anders niet voldoende en ervaren kandidaten kunnen worden gevonden is een argument in de categorie self-full-filling. Ik heb herhaaldelijk gemerkt dat wanneer een bestuurder zijn best doet om in de OR goede en steeds nieuwe kandidaten te krijgen het nooit een probleem is om die nieuwe aanwas te krijgen.

    Effectieve medezeggenschap begint bij het zo optimaal mogelijk inrichten van de voorwaarden voor het uitoefenen van medezeggenschap. En daar gaat de bestuurder over en die moet dat regelen in zijn fte-bezetting en begroting.
     
    Even juridisch nog.
    De WOR laat ruimte om eigen afspraken te maken als OR en bestuurder. Dat geldt voor zaken waarbij de WOR expliciet aangeeft dat dit gewenst is of mag omdat de WOR er zelf niets voor regelt, maar ook voor die onderwerpen waar de WOR er helemaal niets over zegt en het derhalve bewust openlaat. (Zie de toelichtende tekst hieronder die is opgenomen in een toelichting die Sprengers Advocaten aanleverde voor WORonline.nl)
     
    Art. 8 WOR bepaalt dat de ondernemingsraad in een reglement de onderwerpen regelt die bij of krachtens de WOR ter regeling aan de ondernemingsraad zijn opgedragen of overgelaten. Alvorens het reglement vast te stellen, moet de ondernemingsraad de ondernemer in de gelegenheid stellen om zijn standpunt daarover kenbaar te maken. Zodra het reglement is vastgesteld, moet de ondernemingsraad onverwijld een exemplaar van het reglement aan de ondernemer verstrekken.
     

Lees onze brochure en bekijk alle voordelen van een lidmaatschap!

Met de vragenservice wordt uw vraag binnen 3 werkdagen beantwoord door een WOR expert. Alle voordelen van een jaarabonnement op WORonline vindt u in onze brochure!

Om u beter van dienst te zijn, maakt woronline.nl gebruik van cookies » Meer informatie